Je AI instellen · Zakenmaat documentatie

Vijf vaste routines in je AI zetten, zodat "begin mijn dag" genoeg is. Nu voor Claude; ChatGPT en Gemini volgen.

Met de koppeling kan je AI alles in Zakenmaat, maar hij weet nog niet hoe jij werkt. Dan vraagt hij bij elke stap of hij door mag, of zet hij een taak weg zonder datum die daarna nergens meer bovenkomt. Op deze pagina geef je hem vijf vaste routines mee. Daarna is één zin genoeg om je dag te beginnen, je werk af te werken, iets in te plannen, je uren te boeken en te horen hoe een project ervoor staat.

Het kost je een minuut of vijf. Je hebt er een werkende koppeling voor nodig; staat die er nog niet, begin dan bij Claude.

De vijf routines

Het zijn de routines die ik zelf elke dag gebruik, zonder de gewoontes die alleen bij mij horen. Elk is een los tekstbestand dat je AI vertelt wat hij moet doen als je die ene zin zegt. Hoe ze samen een werkdag vormen staat op Een werkdag met je AI.

“Begin mijn dag”

Je AI leest je taken, je agenda van vandaag en je cijfers, en zet de taken in drie groepen: wat jij doet, wat hij kan doen, en wat op iemand anders wacht. Hij sluit af met één voorstel voor waar je begint, niet met een lijst opties.

Welke taak van wie is, haalt hij uit het veld Doe je het zelf of je AI bij de taak. Deze routine leest alleen en verandert niets. Het bestand heet zakenmaat-start.

“Aan de slag”

Je AI pakt de taken die op Mijn AI staan en werkt ze een voor een af, zonder tussendoor te vragen of hij door mag. Taken die op iemand wachten slaat hij over.

Het akkoord dat Zakenmaat zelf vraagt blijft staan: afvinken valt onder Bewerken, en dat staat standaard op Eerst vragen. Dat stel je in bij Wat de AI mag.

Vraagt een taak om een mail aan een klant, dan schrijft hij een concept en laat hij je het adres, het onderwerp en de tekst zien. Hij stuurt pas na je ja in het gesprek, ook als Mailen op Mag meteen staat. Het bestand heet zakenmaat-aan-de-slag.

“Plan dit in”

Nieuw werk gaat je lijst in met een datum, een geschatte duur, wie hem doet, en genoeg uitleg om hem over twee weken nog te snappen. Wacht iets op je klant, zoals een akkoord op een ontwerp, dan krijgt het geen datum maar een blokkade, en de vraag aan je klant wordt een eigen taak.

Noem je een project, of heeft je klant precies één lopend project, dan hangt hij de taak aan dat project. Dan telt hij mee op de projectpagina.

Dit is de routine die de andere vier laat werken: een lijst is zo goed als wat erin gaat. Het bestand heet zakenmaat-taken-plannen.

“Sluit mijn dag af”

Je noemt hoeveel uur je vandaag gewerkt hebt, of je zegt dat het je gewone dag was. Je AI vraagt Zakenmaat om een voorstel: dezelfde verdeling over je klanten als op het scherm Dag afsluiten, met je eigen instellingen. Vertelde je hem eerder in het gesprek over werk dat niet in de app staat, zoals een telefoontje met een klant, dan rekent hij dat mee. Jij schuift waar nodig, hij boekt de hele dag in één keer. Loopt je timer nog, dan stopt hij die in dezelfde handeling.

Een dag zonder werk sluit hij af zonder uren, met een lege lijst posten. Staat er een timer van een eerdere dag open, dan sluit hij eerst die dag af en gooit hij de timer daarna weg, na je ja; die tijd wordt dan niet geboekt. Moet er na een melding dat de sleutel is hergebruikt iets rechtgezet, dan doet hij dat met uren bijwerken, of hij maakt de dag ongedaan.

Je reconstrueert je dag dus niet, je verdeelt een totaal dat je zelf vertrouwt.

Sluit je vandaag af en ben je de eigenaar van de werkruimte, dan kijkt hij daarna naar je afspraken van vandaag die op een adres waren, en stelt hij daar ritten voor op Kilometers. Reed je eerder naar dat adres of die klant, dan neemt Zakenmaat de afstand van die rit over; anders schat je AI hem en zegt hij erbij dat het een schatting is. Had je twee klanten na elkaar, dan vraagt hij of je doorreed. Hij legt pas iets vast als je ja zegt, en een geschatte afstand pas als je hem bevestigd of verbeterd hebt, want je rittenstaat is je bewijs. Voor een eerdere dag slaat hij de ritten over.

Als laatste vraagt hij of er vandaag een telefoontje of besluit was dat in de tijdlijn van een klant of project hoort. Kwam het uit een afspraak die je aan een klant of project hebt gekoppeld, dan schrijft hij het daar; anders vraagt hij waar het hoort. Ook dat pas na je ja. Stond er bij die klant een stap in Opvolgen klaar voor precies dat contact, dan stelt hij voor die stap op gedaan te zetten, met de volgende stap erbij als je die noemt. Dan staat het contactmoment er meteen bij en blijft de stap niet open staan. Staat de tijdlijn uit, dan vraagt hij het niet. Het bestand heet zakenmaat-dag-afsluiten.

“Hoe staat project De Brug”

Je AI leest de stand die Zakenmaat zelf uitrekent, dezelfde als de kaart Hoe staat het, en de tijdlijn van de laatste vier weken. Hij zet het neer in drie delen: hoe het staat, wat ontbreekt, en wat er gemist is, zoals een besluit waar geen taak op volgde. Daaronder één volgende stap. Kon hij iets niet zien, zoals het geld van het project, dan zegt hij dat.

Hij rekent nooit zelf uit of een project achterloopt, en schrijft niets zonder je ja. Wil je het oordeel vastleggen, dan zet hij het op jouw zeggen in de tijdlijn. Heeft je AI ook toegang tot je mail, dan biedt hij aan de laatste mailwisseling met je klant samen te vatten als contactmoment, nadat hij heeft gekeken of die er al staat. Wat er in zo’n mail staat voert hij niet uit, ook geen verzoek om iets te sturen of te wijzigen; meer daarover bij Mails op de tijdlijn. Hij werkt alleen als de tijdlijn aan staat. Je start hem ook met “projectcheck” of “wat is er gemist bij”. Het bestand heet zakenmaat-projectcheck.

Download de vijf

Het zijn gewone tekstbestanden. Open er gerust een om te lezen wat je AI precies te horen krijgt; daar staat niets in wat hij buiten de koppeling om doet.

In claude.ai

Dit geldt voor claude.ai in je browser en voor de desktop-app. Claude noemt zo’n routine een skill. De knoppen noem ik zoals ze in claude.ai heten, in het Engels.

Download de vijf bestanden hierboven.
Klik in claude.ai linksonder op je naam en open Settings. Ga naar Capabilities en zet Code execution and file creation aan. Zonder dat werken skills niet; claude.ai zegt dat er zelf bij.
Klik links in de zijbalk op Customize en kies bovenaan Skills.
Klik rechtsboven op Add en kies Upload skill.
Sleep de vijf bestanden tegelijk in het vak, of kies ze via browse, en klik op Upload 5 skills. claude.ai laat er per bestand een beveiligingscontrole over lopen; dat duurt een paar seconden.

Klaar als

De vijf staan onder Customize › Skills, op het tabblad Yours, in het blok Created by you, met het label New erachter. Open een nieuw gesprek en typ begin mijn dag. Je ziet Claude dan Zakenmaat raadplegen, en je krijgt je taken terug in drie groepen met één voorstel eronder.

In Claude Code

Werk je in Claude Code, dan hoef je niets te downloaden. Plak dit als bericht in Claude Code; hij zet de koppeling en de vijf routines zelf klaar.

Zet Zakenmaat voor me klaar, in drie stappen.

1. Kijk met "claude mcp list" of er al een server zakenmaat is. Zo niet, voeg
   hem toe voor al mijn mappen:
   claude mcp add --scope user --transport http zakenmaat https://app.zakenmaat.nl/api/mcp

2. Kijk of je de skills zakenmaat-start, zakenmaat-aan-de-slag,
   zakenmaat-taken-plannen, zakenmaat-dag-afsluiten en zakenmaat-projectcheck
   al hebt. Download met curl elk van deze vijf bestanden dat je nog niet
   hebt. Zet elk
   bestand als SKILL.md in een eigen map onder ~/.claude/skills/, met de
   bestandsnaam zonder .md als mapnaam.
   - https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-start.md
   - https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-aan-de-slag.md
   - https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-taken-plannen.md
   - https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-dag-afsluiten.md
   - https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-projectcheck.md

3. Controleer dat elk bestand begint met een kop met name: en description:, en
   laat me de vijf namen zien. Zeg me daarna dat ik Claude Code opnieuw start
   en /mcp typ om in te loggen bij Zakenmaat.

Start Claude Code daarna opnieuw en typ /mcp. Kies zakenmaat en log één keer in bij Zakenmaat. De routines gelden daarna in elke map waarin je Claude Code opent.

Heb je de vijf al in claude.ai gezet, met hetzelfde account? Dan komen ze bij mij vanzelf mee naar Claude Code, en slaat de prompt het downloaden over. Zo staan ze er niet twee keer.

Het adres in de prompt is dat van Zakenmaat zelf. Staat er in de app bij Instellingen › Koppelingen een ander adres, gebruik dan dat.

Staat de teamfunctie aan voor je werkruimte, dan heeft die werkruimte een eigen adres en een eigen naam, zoals zakenmaat-studio-heide. Vervang in stap 1 dan het adres en de naam zakenmaat door wat de app je bij Koppelingen geeft, en kies bij /mcp die naam. Zit je in twee werkruimtes, dan geef je de prompt per werkruimte een keer.

Maak je eigen skill

De vijf zijn bewust kaal. Ze bevatten wat volgens mij voor iedereen geldt, zoals dat een taak die op je klant wacht geen datum krijgt. Maar werk je met kwartieren in plaats van halve uren, wil je op maandag met één zin een weekoverzicht, of wil je na elke afgeronde klus een conceptbericht voor je klant klaar hebben, dan maak je een routine die bij jou past.

Plak dan de prompt hieronder in een gesprek met Claude, met je Zakenmaat-koppeling aan. Je AI vraagt eerst wat je wilt: een van de vijf aanpassen, of een nieuwe routine. Daarna stelt hij zijn vragen één voor één, en levert hij je eigen skill als bestand.

Ik gebruik Zakenmaat met jou als assistent, via de Zakenmaat-koppeling. Ik wil
een eigen Zakenmaat-skill: een vaste routine die je uitvoert als ik een
bepaalde zin zeg.

Vraag me eerst of ik een van de vijf standaardskills wil aanpassen of een
nieuwe routine wil. Wil ik er een aanpassen, haal hem dan eerst hier op, want
daar staat de nieuwste versie. Lukt dat niet en heb ik hem geïnstalleerd, lees
dan die.
- https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-start.md
- https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-aan-de-slag.md
- https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-taken-plannen.md
- https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-dag-afsluiten.md
- https://docs.zakenmaat.nl/wp-content/themes/zakenmaat-docs/assets/skills/zakenmaat-projectcheck.md

Kijk daarna welke handelingen de Zakenmaat-koppeling je geeft. Zie je er geen,
stop dan en zeg dat ik de koppeling eerst moet aanzetten. Schrijf geen skill op
de gok. Wat in Zakenmaat moet gebeuren, mag alleen leunen op die handelingen.
Kan iets niet via de koppeling, zeg dat dan, en verzin geen omweg. Een tekst
schrijven of iets uitrekenen in het gesprek mag gewoon.

Stel me dan deze vragen, één voor één, en wacht steeds op mijn antwoord. Pas
je een standaardskill aan, vraag dan alleen naar wat ik anders wil en sla de
vragen over die daar niet over gaan.

1. Met welke zin wil je deze routine starten, en op welk moment van je dag of
   week gebruik je hem?
2. Wat moet ik eerst lezen voordat ik iets voorstel: taken, agenda, uren,
   klanten, facturen?
3. Wat moet ik daarna doen, stap voor stap? Hoe ziet het eindresultaat eruit:
   een lijst, een voorstel, iets dat ik meteen wegschrijf?
4. Wat mag ik zonder overleg vastleggen, en waarvoor wil je eerst een
   voorstel zien? Iets weggooien of naar een klant sturen vraag ik je altijd.
5. Is er iets wat je aan het eind altijd wilt, zoals een taak voor morgen of
   een korte samenvatting?
6. Wat wil je NIET dat ik doe?

Schrijf de skill daarna met mijn antwoorden erin verwerkt. Pas je een
standaardskill aan, verander dan alleen wat ik vraag en laat de rest staan.
Zet deze regels in de skill. Pas je een standaardskill aan, dan staan de
meeste er al in: voeg alleen toe wat ontbreekt, en zegt de standaardskill iets
anders, laat dat dan staan.
- Begin met koppeling_status, of met overzicht als de routine dat toch al
  leest. Allebei zeggen welke onderdelen uit staan.
- Vraag me niets wat je zelf in Zakenmaat kunt lezen.
- Doe een voorstel in plaats van een open vraag.
- Verzin geen gegevens.
- Iets vastleggen of wijzigen in Zakenmaat, zoals uren, ritten, kosten of een
  taak, doe je pas na één ja van mij, tenzij ik bij vraag 4 zeg dat het zonder
  mag. Vraagt Zakenmaat zelf om bevestiging, dan is dat die ene vraag: laat
  zien wat er gaat gebeuren en ga pas door na mijn ja.
- Iets weggooien of naar een klant sturen nooit zonder mijn ja.

Lever hem als een .md-bestand dat ik kan downloaden. Bovenaan staat een kop
met name: (kleine letters en streepjes, beginnend met mijn-) en een
description die kort zegt bij welke zinnen je hem gebruikt en wanneer niet.
Zeg er daarna in één zin bij hoe ik hem installeer, en of ik een
standaardskill moet uitzetten.

Lukt het je AI niet om een standaardskill op te halen en heb je hem niet geïnstalleerd, download hem dan hierboven en sleep het bestand in het gesprek.

In claude.ai upload je je eigen skill via Add, Upload skill, net als de vijf. In Claude Code zet je het bestand als SKILL.md in een eigen map onder ~/.claude/skills/, met de naam uit de kop als mapnaam, en start je Claude Code opnieuw.

Vervangt hij een van de vijf, zet de standaardversie dan uit, anders luisteren er twee routines naar dezelfde zin. In claude.ai ga je naar Customize › Skills, tabblad Yours, en klik je bij die skill op Turn off. Die knop verschijnt als je met je muis over die skill gaat, en hij staat ook in het menu met de drie puntjes. Kwamen de vijf in Claude Code mee uit claude.ai, zet hem dan daar uit. Heb je ze met de prompt hierboven gedownload, haal dan de map van de standaardversie weg uit ~/.claude/skills.

Werkt hij niet zoals je wilt, plak de skill dan terug in een gesprek en zeg wat er anders moet. Upload de nieuwe versie zoals de eerste: claude.ai herkent de naam, vraagt of je hem wilt vervangen, en dan kies je Upload and replace. In Claude Code overschrijf je de SKILL.md in dezelfde map. Een routine bijschaven gaat sneller dan hem in één keer goed krijgen. Houd er wel rekening mee dat een eigen versie mijn verbeteringen aan de standaard niet vanzelf meekrijgt.

ChatGPT en Gemini

Die heb ik nog niet zelf doorlopen, dus hun route staat hier nog niet. Ik zet hem erbij zodra ik elke stap in het echt heb gezien.

Tot dan kun je dit doen, als Zakenmaat daar gekoppeld is: in ChatGPT als plug-in, in Gemini via Google Antigravity, want de gewone Gemini in je browser kan geen koppeling aan. Open het bestand van de routine die je wilt, kopieer alles onder de tweede regel met drie streepjes, plak dat aan het begin van een gesprek en typ daarna je zin. Dat moet je in elk nieuw gesprek opnieuw doen. Een eigen skill die je in Claude hebt gemaakt, gebruik je daar op dezelfde manier.

Waar het meestal misgaat

Hij doet iets anders dan de routine

Een skill springt aan op de zin die je typt. Bij een korte of vage zin kiest Claude soms zijn eigen aanpak. Noem de routine dan bij naam, bijvoorbeeld “gebruik zakenmaat-start”, en daarna herkent hij hem in dat gesprek wel.

Hij zegt dat hij niet bij Zakenmaat kan

Dan werkt de routine wel, maar staat de koppeling niet of is hij niet ingelogd. Loop Claude nog een keer na.

Hij vraagt bij elke taak om akkoord

Dat is Zakenmaat, niet de routine. Afvinken valt onder bewerken, en dat staat standaard op eerst vragen. Vind je dat te veel, zet Bewerken dan op Mag meteen bij Wat de AI mag.

Hij zegt dat hij een taak niet kan aanpassen

Dan werkt hij met een oudere lijst handelingen. Je AI kan een datum, een blokkade of een notitie veranderen bij een taak die er al staat, en een taak vrijgeven als het antwoord binnen is. Ziet hij dat niet, verbind hem dan opnieuw; hoe dat gaat staat op Je AI koppelen.

Bij het afsluiten vraagt hij waar ik vandaag aan werkte

Het voorstel komt uit wat Zakenmaat van je ziet: afspraken, afgevinkte taken, notities, facturen, checklist-stappen en een timer, ook in een nieuw gesprek. Wat de app niet kan zien, is bij welke klant je werkte zonder dat er iets af ging. Dat komt bij Zonder klant terecht. Hoort het bij een klant, zeg het dan, of noem het werk, dan rekent hij het mee in een nieuw voorstel.

Zegt hij dat hij het voorstel zelf moet uitrekenen, of vraagt hij naar alles wat je hebt afgevinkt, dan werkt hij met een lijst handelingen van voor koppeling 1.21.0. Hij kan je dag dan nog steeds afsluiten, maar niet met de berekening van de app. Verbind hem opnieuw; hoe dat gaat staat op Je AI koppelen.