Account en werkruimte · Zakenmaat documentatie

Je account is waarmee je inlogt. Je werkruimte is waar je gegevens in zitten. Die twee zijn niet hetzelfde, en het verschil verklaart bijna alles wat je hierna tegenkomt.

Een werkruimte aanmaken

Op app.zakenmaat.nl klik je op Start je proef. Je komt op Maak je werkruimte aan, en daar gaat het in drie stappen: je adres, een code uit je mail, en dan de rest. Je geeft nergens betaalgegevens op.

Vul je E-mailadres in en klik op Stuur me een code. Met dat adres log je straks in, en daar gaat je herstellink heen als je je wachtwoord kwijt bent.
In je mail staat een code. Vul hem in bij Code uit de mail, in hetzelfde venster, en klik op Bevestig de code. Zo weet ik dat het adres van jou is.
Vul je Bedrijfsnaam in. Daarmee wordt je werkruimte aangemaakt en genoemd.
Heb je van mij een pilotcode gekregen, vul hem dan in bij Pilotcode (als je die van me kreeg). Zonder code start je een proef van 30 dagen.
Vul Je voornaam in en kies bij Kies een wachtwoord een wachtwoord van minstens acht tekens.
Zet de vinkjes voor de privacyverklaring, de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst; hieronder staat waarom het er drie zijn.
Klik op Maak werkruimte aan. Je bent dan meteen ingelogd en komt op je Dashboard uit, bij het blok Zo begin je.

Komt de code niet binnen, kijk dan eerst in je ongewenste post, en of het adres klopt dat boven het codeveld staat. Met Stuur een nieuwe code vraag je een nieuwe aan; vul dan de laatste in die je kreeg. Een nieuwe code naar hetzelfde adres kan pas na ruim een minuut, en drie keer per tien minuten. Tikte je het adres verkeerd, klik dan op Ander adres gebruiken.

Stond er op dat adres al een account, dan maakt de code geen tweede werkruimte aan. Je bent dan ingelogd met je bestaande account, en met Naar Vandaag ga je verder waar je was. Heeft dat account zijn adres nog nooit met een code bevestigd, dan kies je eerst een nieuw wachtwoord. Je andere apparaten worden dan uitgelogd, en een gekoppelde AI koppel je daarna opnieuw.

Drie vinkjes

Bij het afmaken staan drie verplichte vinkjes, en ze gaan bewust over drie verschillende dingen. Start je later vanuit een uitnodiging je eigen werkruimte, met Start je eigen werkruimte, dan staan dezelfde vinkjes erbij.

Het eerste is de privacyverklaring. Die gaat over jouw gegevens: je account, je bedrijfsgegevens, wat er wordt bewaard en hoe lang. Daar is Zakenmaat verwerkingsverantwoordelijke.

Het tweede zijn de algemene voorwaarden: “Ik gebruik Zakenmaat voor mijn bedrijf en ga akkoord met de algemene voorwaarden. Daarin staan de proef, betalen en opzeggen.” Dat is de afspraak tussen jouw bedrijf en mij over het abonnement.

Het derde is de verwerkersovereenkomst, en die gaat over de gegevens van jouw klanten. Daar ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is Zakenmaat verwerker. Dat is geen formaliteit: zonder die afspraak kun je Zakenmaat niet gebruiken zonder zelf in overtreding te zijn met artikel 28 AVG, en vraagt een klant van jou om een verwerkersregister, dan is dit het stuk dat je nodig hebt. Je kunt hem downloaden en bewaren; elke versie blijft beschikbaar, ook nadat je stopt.

Drie losse vinkjes en niet één zin over alles, want het zijn drie afspraken met elk een eigen rol. Eén vinkje op drie afspraken is bij een geschil geen akkoord op alle drie. Van elk akkoord wordt vastgelegd wanneer je het gaf, op welke versie en vanaf welk IP.

Vastgelegd worden het moment, je e-mailadres en welke versie van die tekst je zag. Die versies kun je later terugvinden bij Instellingen › Gegevens, blok Je gegevens meenemen: daar staat per document met welke versie jij akkoord ging, en of de tekst sindsdien is bijgewerkt.

Eén klik wordt ook vastgelegd maar is geen akkoord: Ik begrijp het in het venster Over deze bedragen, de uitleg die je één keer krijgt bij je eerste belastingraming (zie Belasting). Daarvan bewaar ik het moment, je e-mailadres en de versie van de uitleg, zonder IP-adres. Het is het bewijs dat je de uitleg kreeg, niet dat je ergens mee instemt. Het staat niet bij Je gegevens meenemen, wel in je export, in de tabel akkoorden met kennisneming in de kolom handeling. Net als een akkoord blijft het bewaard, ook als je opzegt. De privacyverklaring zegt het sinds versie 2026-10-26 in het punt “Dat je de uitleg bij een raming zag”, en daarom vraagt de balk hieronder iedereen die versie opnieuw te tekenen.

Als een van die teksten verandert

Een akkoord op een tekst die daarna is gewijzigd zegt weinig, dus dan vraag ik je opnieuw. Boven aan je scherm verschijnt een balk met de kop Even iets tekenen, dan is het weg. Per document staat daar een regel met de versie waar jij op staat, de versie die er nu is, een link die de tekst in een nieuw tabblad opent (bijvoorbeeld Lees de privacyverklaring of Lees de algemene voorwaarden), en een knop als Ik ga akkoord met de privacyverklaring of Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden.

Welke regels je krijgt, hangt af van wie je bent. De privacyverklaring vraagt de balk aan iedereen. De algemene voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en de aanvulling voor teams gaan over je bedrijf, en die vraagt hij alleen aan de eigenaar van de werkruimte; een medewerker tekent niets voor het bedrijf. De aanvulling voor teams krijg je alleen opnieuw als je hem al eens tekende, dus als je een team hebt.

Die balk blokkeert niets. Je kunt gewoon doorwerken, je uren boeken en je factuur versturen terwijl hij er staat. Dat is met opzet: een venster dat je pas wegklikt als je akkoord gaat levert een klik op om ervan af te zijn, en dat is geen toestemming. Wegklikken kan hij daarom ook niet: hij blijft staan tot je tekent, anders is het een melding en geen vraag.

Er staat een aparte knop per document, om dezelfde reden als de losse vinkjes bij het aanmelden: elk document is een eigen afspraak. Ga je met de ene akkoord, dan verdwijnt die regel en blijft de andere staan.

Je oude akkoord wordt niet overschreven. Er komt een nieuwe regel bij met de nieuwe versie en het moment, en de oude blijft bewaard. Zo blijft na te lezen op welke tekst je wanneer akkoord ging, ook jaren later.

Heb je nooit een akkoord op een van die documenten gegeven, bijvoorbeeld omdat je registreerde voordat dat vinkje bestond, dan zegt de balk dat er ook zo. Er is met terugwerkende kracht geen akkoord voor je verzonnen.

Staat de app in twee tabbladen open en klik je in het tweede alsnog op de knop die daar nog stond, dan krijg je Je stond al op de huidige versie, dus er is niets bijgekomen. Ververs de pagina, dan is deze melding weg. Er komt dus geen tweede akkoord bij.

Wat een werkruimte is

Een werkruimte is de doos waar al je gegevens in zitten. Elke klant, elke taak, elk geboekt uur en elke factuur hoort bij precies één werkruimte. Er is niets in de app dat daarbuiten valt.

Bij je registratie is er één voor je aangemaakt, en zolang je alleen werkt blijft het daarbij. Er staat dan geen knop om te wisselen en geen lijst om uit te kiezen, want er valt niets te kiezen. Nodigt iemand je uit in een tweede werkruimte, dan verschijnt er in de zijbalk een kiezer Werkruimte; zie Je bent uitgenodigd. De bedrijfsnaam die je bij het aanmaken invulde is meteen de naam van je werkruimte, en datzelfde veld staat later bovenaan je factuur. Je vindt en wijzigt hem bij Je bedrijfsgegevens.

Het gevolg voor later: kom je gegevens tegen die je niet herkent, dan is er niets kwijt. Dan ben je ingelogd met een ander account, of zit je in een andere werkruimte dan je dacht. Ik zie de verkeerde gegevens loopt dat na.

Inloggen en uitloggen

Inloggen gaat met je e-mailadres en wachtwoord op Inloggen. Daarna kom je op je dashboard.

Rechtsboven staat je profiel. Daar zie je in één oogopslag hoeveel klanten en open taken je hebt en welk uurtarief er staat, en daar zitten ook Instellingen en Uitloggen. Je voornaam vul je in onder Instellingen › Jij, kaart Jouw naam. Zakenmaat gebruikt hem in de begroeting op je dashboard, en verder nergens.

Na tien inlogpogingen binnen tien minuten word je tijdelijk geweigerd. Elke poging telt mee, ook een geslaagde, en de teller loopt per internetverbinding, dus op kantoor deel je hem met je collega’s. Kom je er niet in, wacht dan even in plaats van door te blijven proberen.

Zakenmaat op je telefoon

Zet je Zakenmaat op het beginscherm van je telefoon, dan open je hem met één tik en zonder adresbalk, en kom je op Vandaag uit. De stappen staan ook in de app, onder Instellingen › Jij, op de kaart Zakenmaat op je telefoon.

Op een iPhone: open Zakenmaat in Safari, tik op Deel (het vierkantje met de pijl omhoog; zie je het niet, tik dan eerst op de drie puntjes naast het adres), kies Zet op beginscherm en tik op Voeg toe.
Op Android: open Zakenmaat in Chrome, tik rechtsboven op de drie puntjes, kies Toevoegen aan startscherm en daarna Installeren.

Open je Zakenmaat al vanaf je beginscherm, dan staat er op die kaart “Je gebruikt Zakenmaat al vanaf je beginscherm.” Op Android houd je het icoon ingedrukt voor twee snelkoppelingen: Uren boeken en Dag afsluiten.

Je uurtarief

Onder Instellingen › Jij staat onder Jouw naam de kaart Uurtarief. Daaronder volgen Uren en je werkdag, de kaart Wachten, in een team de kaart Agenda, en als je ritten boekt de kaart Ritten, die op Kilometers staat uitgelegd. Het uurtarief is het getal waar de app op rekent zodra er uren tegenover een klant staan. Heb je er nog geen, dan staat er een rode melding boven het veld die zegt dat de bedragen bij je uren en je rendement leeg blijven tot je er een zet.

Ga naar Instellingen › Jij, kaart Uurtarief.
Vul bij Uurtarief, excl. btw je bedrag per uur in, bijvoorbeeld 75.
Klik op Opslaan.

Het tarief moet boven 0 liggen en mag niet hoger zijn dan 100.000 euro. De app rondt je bedrag eerst af op hele centen en toetst dan: een leeg veld, 0 of een bedrag dat tot 0 afrondt (zoals 0,004) slaat ze niet op, en je krijgt de melding Vul een uurtarief boven 0 in. Zit je boven de 100.000 euro, dan krijg je een eigen melding: “Een uurtarief kan tot 100.000 euro. Staat er een nul te veel? Er is niets gewijzigd.”

Terwijl je typt, rekent de zin onder het veld al mee, met hetzelfde afronden op centen als Opslaan. Wijk je af van wat er bewaard is, dan staat er wat dat verschil scheelt over je uren van dit jaar. Staat er nog niets bewaard, dan staat er wat je uren van dit jaar tegen dit tarief waard zijn. Is het veld gelijk aan wat er bewaard is, dan zegt de zin voor hoeveel klanten het tarief geldt, en hoeveel klanten op Rendement met een eigen uurtarief worden gemeten. Er verandert pas iets als je op Opslaan klikt.

Onder het veld staan twee tegels, Waarde deze maand en Waarde dit jaar: al je geboekte uren tegen het tarief in het veld, als je alles zou factureren. Zonder tarief staat er “geen tarief” met het aantal uren eronder.

Het blok Waar dit getal doorwerkt noemt de vier plekken die het tarief raakt:

Dashboard: de tarieflijn in de nacalculatie, en de zin die je uurbedrag ertegen afzet.
Tijd: de tegel Wat dat waard is, de bedragen bij Klaar om te factureren, en het bedrag als je uren boekt. Zie Tijd en de timer.
Rendement: de meetlat begint hierop, behalve bij een klant met een eigen uurtarief. Zie Rendement.
Het accountmenu: het staat als derde kengetal onder je naam.

Je belasting rekent niet met je uurtarief, maar met je echte omzet en kosten.

In een team staat deze kaart alleen bij wie bij het geld mag. Het tarief is dan dat van de werkruimte: pas je het aan, dan rekent de app voor iedereen met dat getal.

Uren en je werkdag

De kaart Uren en je werkdag onder Instellingen › Jij gaat over hoe jouw werkdag eruitziet: hoe lang, op welke dagen en hoe fijn je boekt. Uren boeken en Je dag afsluiten rekenen ermee. Wat je hier zet geldt alleen voor jou, in deze werkruimte; iedereen in een team heeft zijn eigen kaart.

Bovenaan staan de vier instellingen die je het vaakst nodig hebt:

Je gewone dagtotaal: hoeveel je op een gewone dag werkt, van 30 minuten tot 24 uur, bijvoorbeeld 7u. Leeg laten mag: dan kies je het per dag. Bij het afsluiten van een dag staat dit totaal klaar.
Je werkdagen: maandag tot en met vrijdag, tenzij je het aanpast. Op een dag die geen werkdag is krijg je geen herinnering, maar afsluiten kan wel. De agenda toont in Week standaard alleen je werkdagen, en telt alleen daarop je vrije middagen.
Herinner me op Vandaag, met Vanaf erbij, standaard 16:00. Dan staat er op Vandaag een regel om je dag af te sluiten, en een regel als een werkdag nog leeg staat. Er komt geen melding in de bel.
Kleinste eenheid: een kwartier, een half uur of een uur. Hierop rondt het voorstel af als je je dag afsluit, en zoveel schuiven de min en de plus. Standaard een half uur.

Onder Meer staat de rest. Heb je daar iets veranderd, dan staat er achter Meer hoeveel instellingen afwijken van de standaard.

Hoe ver terug je een dag afsluit: alleen vandaag, 1 dag, of tot 7 dagen. Standaard tot 7 dagen. Een dag die verder terug ligt boek je op Tijd.
Hoe zwaar een spoor telt, in minuten: de gewichten waarmee de dagafsluiting verdeelt, elk van 0 tot 240. Standaard een afgevinkte taak 30, een checklist-stap 15, een factuur of offerte 15 en een notitie bij een klant 10. Het zijn schattingen: telt een taak bij jou zwaarder, zet hem dan hoger. De checklist-stap staat er niet als Checklists uit staat, de factuur niet als Financieel uit staat. Werk je met meer mensen in je werkruimte, dan staat alleen de taak, met de uitleg dat de app daar niet weet wie een notitie, factuur of checklist-stap maakte.
Een taak met een eigen duur telt die duur: standaard aan. De duur zet je op de taak zelf.
Een afspraak in je agenda is vaste tijd: standaard aan. Dan gaat de duur van een afspraak eerst naar zijn klant, en wordt de rest verdeeld. Deze staat er alleen als Agenda aan staat.
Duurknoppen op het boekscherm: twee tot zes duren, met een komma ertussen, bijvoorbeeld 15m, 30m, 1u, 2u. Standaard 15m, 30m, 1u, 2u en 4u.
Snelkeuzes voor je dagtotaal: twee tot zes, elk minstens 30 minuten. Standaard 4u, 6u, 7u en 8u.
Vaste klanten op het boekscherm: tot zes klanten. Kies je er geen, dan staan op het boekscherm je vijf meest geboekte klanten van de laatste 30 dagen.

Klik op Opslaan als je klaar bent. Terug naar de standaard zet alle velden terug op de standaard, maar slaat nog niets op: dat gebeurt pas als je daarna op Opslaan klikt.

Wachten

Onder Instellingen › Jij staat na Uren en je werkdag de kaart Wachten, met het veld Wachten duurt lang na. Daar zet je in dagen, van 3 tot 60 en standaard 14, vanaf wanneer iets waar jij op wacht te lang duurt. Het wordt dan oranje, bij Taken en op Vandaag. Het geldt alleen voor jou, in deze werkruimte, en je AI kan het ook voor je zetten. Klik op Opslaan; een getal buiten 3 tot 60 geeft “Een wachtdrempel is een heel aantal dagen van 3 tot 60. Er is niets gewijzigd.”

Je agenda in een team

Staat de teamfunctie aan, dan staat onder Uren en je werkdag de kaart Agenda. Daarmee kies je of je de agenda ziet in deze werkruimte: in je zijbalk, op je dashboard, op Vandaag en bij je AI. Kies Aan of Uit en klik op Opslaan.

De eigenaar bepaalt de standaard voor iedereen, door Agenda bij Onderdelen aan of uit te zetten. Onder je keuze staat of je die standaard volgt, of dat je de agenda voor jezelf hebt aan- of uitgezet. Kies je hetzelfde als de standaard, dan volg je de standaard weer.

Wachtwoord kwijt

Klik op Wachtwoord vergeten? onder het inlogformulier, vul je e-mailadres in en klik op Stuur herstellink. In je mailbox staat een link waarmee je een nieuw wachtwoord kiest, opnieuw minstens acht tekens. Daarna ben je meteen ingelogd.

Let op de melding die je krijgt: er staat altijd dat er een link is verstuurd als het adres bekend is. Dat is met opzet, want anders zou het scherm verklappen welke adressen een account hebben. Je krijgt dus geen bevestiging dat je het juiste adres hebt getypt.

Ook hier zit een rem op: vijf herstelmails per uur per internetverbinding. Komt er niets binnen, kijk dan eerst in je ongewenste post voor je het nog een keer probeert. Ik ben mijn wachtwoord kwijt gaat verder waar dit ophoudt.

Weet wel dat een nieuw wachtwoord je op je andere apparaten uitlogt. Op het apparaat waarop je het instelt blijf je ingelogd, de rest moet er opnieuw in. Ook je AI-koppeling gaat dicht: je sleutels worden ingetrokken en je AI moet opnieuw verbinden. Dat is met opzet, want anders zet een nieuw wachtwoord iemand die al binnen was niet buiten.

Waar je op moet letten

Werk je met anderen samen, deel dan geen account en geen wachtwoord. Een werkruimte kan meer mensen hebben, elk met een eigen account en een rol. Die teamfunctie staat per werkruimte aan; Sepp zet hem aan als je erom vraagt. Hoe dat gaat staat in Met een team.

Er staat standaard geen uurtarief ingevuld. Dat is een keuze en geen omissie: liever een leeg bedrag dan een bedrag dat jij nooit hebt bevestigd maar waar de app wel je uren en je rendement op baseert. Zolang het leeg is blijven die bedragen leeg. Hoe je het zet staat hierboven.

Laat mij meekijken

Loop je ergens op vast, dan kun je me een paar dagen laten meelezen. Dat doe je onder Instellingen › Gegevens, in het blok Laat mij meekijken. Alleen de eigenaar van een werkruimte ziet dat blok. Schrijf bij Waar moet ik naar kijken? wat er misgaat, kies bij Hoe lang? 1 dag, 3 dagen of 7 dagen, en klik op Geef mij leestoegang. Laat me daarna even weten dat je toegang hebt gegeven.

Ik kan alleen lezen en niets wijzigen. Ik zie de naam en een paar instellingen van je werkruimte, je team (namen, rollen en rechten), je klanten, projecten en mijlpalen, taken, uren en lopende timers, facturen, offertes en terugkerende facturen, checklists en de tijdlijn. Notities, mails, documenten, e-mailadressen, je agenda, kosten, ritten, belasting, je IBAN en je koppelingen zie ik niet.

Zolang de toegang loopt, staat in het blok tot wanneer en waarvoor. Met Trek toegang in sluit je hem meteen, en anders gaat hij na de termijn vanzelf dicht. Onder Wat ik heb bekeken zie je per keer wanneer ik wat opende. Oudere regels staan in de export van je werkruimte.

Als je wilt stoppen

Onder Instellingen › Gegevens staat onderaan een apart omkaderd blok Gevarenzone, met daarin Stoppen met Zakenmaat. Typ je OPZEGGEN, dan wordt de datum vastgelegd. Er wordt op dat moment niets gewist: je houdt 30 dagen om gewoon in te loggen en alles te exporteren, en je ziet in dat blok tot en met welke dag dat is en hoeveel dagen je nog hebt.

In die export zit ook de tijdlijn: het logboek van je projecten en klanten, met de mijlpalen. Dat geldt ook als je het onderdeel Tijdlijn had uitgezet, want Zakenmaat houdt hem dan toch bij. Werk je met een team, dan staan in Exporteer mijn gegevens alleen de regels die jij in de tijdlijn schreef of deed, en de mijlpalen die jij aanmaakte. In de export die de eigenaar of een beheerder met Exporteer wat van een collega maakt, staat de tijdlijn niet: Zakenmaat maakt geen overzicht per persoon. Alle regels staan in de export van de hele werkruimte.

Bedenk je je? Dan staat er een knop Toch niet stoppen. Die vraagt geen bevestiging, want terugdraaien maakt niets kapot.

In een werkruimte met een team staat de Gevarenzone alleen bij de eigenaar. Zegt de eigenaar op, dan zien de anderen bovenaan een balk met de laatste dag en een link om hun eigen gegevens te exporteren. Zelf uit een werkruimte stappen doe je bij Instellingen › Jij, onder Weggaan; zie Je bent uitgenodigd.

Na die 30 dagen wordt je werkruimte gewist, op de facturen en creditnota’s met een nummer na, die onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar vallen. Hun regels blijven ook, net als de klanten die eraan hangen. De tijdlijn en de mijlpalen gaan helemaal weg, ook bij die bewaarde klanten. Exporteer dus eerst als je het logboek wil houden. Dat wissen gebeurt met de hand en niet door een script, dus het kan een paar dagen na die datum zijn. Dat is met opzet: wissen is niet terug te draaien, en daar hoort een mens tussen te zitten. Wil je meteen weg, gebruik dan de knop Wis alle data in hetzelfde blok, of zeg het even.

Je abonnement

Welk plan je werkruimte heeft, tot wanneer het loopt en wat het kost, staat onder Instellingen › Abonnement. Alleen de eigenaar ziet die pagina. Begon je zonder pilotcode, dan staat daar je proef van 30 dagen; doe je mee aan de pilot, dan staat er Gratis, voor altijd. Je abonnement stopzetten is iets anders dan stoppen met Zakenmaat hierboven, en leegmaken of wissen laat je abonnement staan. Alles daarover staat op Je abonnement.

Waar je verder gaat

Op je dashboard staat het blok Zo begin je, met de stappen van je eerste klant tot je eerste factuur. Wat je per stap invult staat op Je eerste week. Wil je een factuur sturen, vul dan eerst Je bedrijfsgegevens in, want zonder KvK-nummer en btw-nummer is hij niet geldig.