Mensen uitnodigen en beheren

Wie er in je werkruimte zit, regel je onder Instellingen, in de groep Jij en je bedrijf, bij Mensen. Dat scherm staat er alleen als de teamfunctie voor je werkruimte aan staat, en alleen de eigenaar en een beheerder zien het. Bovenaan staat hoeveel plekken bezet zijn, bijvoorbeeld “3 van de 10 plekken in Studio Heide zijn bezet”. Zit de werkruimte vol, dan staat er “Studio Heide zit vol: 10 van de 10 plekken zijn bezet”.

Het scherm heeft drie tabbladen: Leden, Uitnodigingen en Logboek.

De drie rollen

Per scherm uitgeschreven staat dat bij Wie wat ziet.

Iemand uitnodigen

1. Ga naar Instellingen, Mensen en klik op Nodig iemand uit.
2. Vul het E-mailadres in. De link werkt alleen voor dat adres.
3. Kies de rol. Ben je beheerder, dan staat er alleen Medewerker, met de regel “Alleen de eigenaar maakt iemand beheerder.”
4. Vink Mag bij het geld aan als deze persoon de facturen moet zien. Bedenk dat die persoon dan ook je ritten ziet, met je vertrekadres.
5. Nodig je als eigenaar voor het eerst iemand uit, vink dan “Ik ga akkoord met de aanvulling op de verwerkersovereenkomst” aan. Dat vraagt het venster bij je eerste uitnodiging, en opnieuw als de tekst van de aanvulling verandert. Dat gebeurde op 24 oktober 2026: tekende je een eerdere versie, dan vink je het bij je volgende uitnodiging opnieuw aan, en staat de aanvulling tot dan ook in de balk boven aan je scherm. Een beheerder kan pas weer uitnodigen als de eigenaar de nieuwe versie tekende; tot dan krijgt die “Niet uitgenodigd: de eigenaar tekent eerst de aanvulling op de verwerkersovereenkomst, of de nieuwe versie ervan, bij een uitnodiging die de eigenaar zelf maakt. Daarna kun jij ook mensen uitnodigen.”
6. Klik op Maak de uitnodiging en stuur de link door.

Je ziet de link maar één keer. Met Kopieer de link zet je hem op je klembord, en stuur je hem zelf door in een chat of een mail. Heb je een mailkoppeling voor de werkruimte, dan staat er ook Mail hem vanuit je eigen mailbox; de mail heeft dan als onderwerp “Uitnodiging voor Studio Heide in Zakenmaat”. Antwoordt je mailkoppeling niet op tijd, dan zegt het venster dat niet zeker is of de uitnodiging aankwam; vraag het dan eerst na bij die persoon voor je hem opnieuw stuurt. Zakenmaat stuurt zelf geen uitnodigingsmail. Met Klaar sluit je het venster; daarna zie je de link niet meer terug.

Een link werkt zeven dagen en één keer. Wie hem opent, krijgt eerst een code op het adres dat je invulde. Een doorgestuurde link helpt een ander dus niet.

Een werkruimte kan twintig uitnodigingen tegelijk open hebben staan, en er komen er hooguit twintig per uur bij, wie ze ook maakt. Zit de werkruimte vol, dan zegt het venster dat meteen. Haal dan eerst iemand weg, of mail Sepp voor meer plekken.

Uitnodigingen die nog open staan

Op het tabblad Uitnodigingen staat elke link die nog niet gebruikt is, met in de kolom Stand “open tot” en een datum, of “verlopen”. Een verlopen uitnodiging houdt het adres vast tot je hem intrekt of een nieuwe link maakt.

• Maak een nieuwe link: de oude link werkt niet meer, en je krijgt een verse voor zeven dagen. Dit doe je ook als je de link kwijt bent.
• Trek in: de link werkt meteen niet meer en het adres komt vrij.

Slaat iemand de uitnodiging af met Nee, bedankt, dan verdwijnt hij uit deze lijst en krijg je een melding in de bel. In het logboek staat dan “De uitnodiging voor” met het adres, “is afgeslagen.”

Een rol wijzigen

Op het tabblad Leden staat per persoon de naam met het e-mailadres eronder en de rol, met daaronder in één zin wat die persoon mag. Een medewerker zonder vinkjes krijgt “Ziet alleen de eigen uren en mag niet bij het geld.”, een beheerder “Ziet de uren van iedereen, mag bij het geld, beheert de mensen en regelt de bedrijfsinstellingen, SEO en de export.”, en de eigenaar “Mag alles.” Die zin komt uit dezelfde regels als wat de app toelaat, dus hij verandert mee zodra je een rol of een vinkje wijzigt. Klik op Wijzig rol, kies de nieuwe rol en zet Mag bij het geld aan of uit. Bewaar de rol en het geldt meteen, ook voor de AI van die persoon. Wie je een andere rol gaf, ziet dat in de bel.

Mag mailen

Ben je de eigenaar, dan staat in het venster van Wijzig rol ook het vinkje Mag mailen, met de uitleg “Mailt vanuit de mailbox van het bedrijf, naar de adressen van een klant.” Wie het heeft, ziet op de klantpagina de knop Mail en mag een klant mailen vanuit de mailbox van het bedrijf, ook via zijn eigen AI. Zie Een klant mailen.

• Het vinkje staat standaard uit, voor beheerders en medewerkers. De eigenaar mag altijd mailen.
• Alleen de eigenaar ziet en zet het, en alleen bij Wijzig rol. Bij het uitnodigen staat het er niet; geef het nadat iemand er is.
• Heeft iemand het, dan staat “mag mailen” in de zin onder de rol.
• Wie het vinkje krijgt of kwijtraakt, ziet dat in de bel.
• Lukt de rol wel en het vinkje niet, dan zie je “De rol is bewaard, maar Mag mailen niet. Probeer het opnieuw.”

Zonder het vinkje staat de knop Mail er voor die persoon niet. Staat Opvolgen uit, dan mailt niemand vanuit een klant, ook de eigenaar niet.

Iemand uit de werkruimte halen

Klik bij de persoon op Haal uit de werkruimte. Er wordt niets gewist: geboekte uren, afgevinkte taken en wat er in het logboek staat blijven staan, op de naam van wie het deed. Die persoon kan alleen niet meer in je werkruimte.

Het venster telt eerst wat er nog aan die persoon hangt, en vraagt per soort wat er mee moet:

• Wie krijgt dat werk? De open taken en de projecten waar de persoon verantwoordelijk voor is, gaan naar een ander lid, naar jou, of naar Nog van niemand.
• Koppelingen die deze persoon voor de werkruimte instelde, zoals de mail of de agenda van het bedrijf: Laat hem staan of Ontkoppel hem.
• Terugkerende facturen die deze persoon aanmaakte en die nog lopen: Laat hem doorlopen of Zet hem op pauze.
• Deellinks die deze persoon naar een document maakte: Laat hem werken of Trek hem in.

Een paar dingen gebeuren zonder vraag: een lopende timer stopt en wordt geboekt, de AI-koppelingen van die persoon sluiten, de eigen agendakoppelingen van die persoon verdwijnen, en open uitnodigingen die deze persoon maakte of die naar het adres van die persoon gingen, worden ingetrokken. Onderaan het venster staat een link om eerst te exporteren wat van die persoon is.

Uit het team van een project of een checklist verdwijnt die persoon van het scherm. Een item op een checklist houdt zijn naam tot iemand een ander kiest.

Daarna blijft de persoon in de lijst staan met het label “niet meer actief”, en telt niet meer mee voor de plekken. Een taak die toch nog bij die persoon staat, zie je op Taken in het blok “Bij iemand die er niet meer is”, met Geef aan erachter.

Iemand terughalen

Bij iemand die niet meer actief is staat Haal terug. Die persoon komt terug als medewerker, zonder toegang tot het geld, en ziet je werkruimte meteen weer. Een nieuwe uitnodiging naar hetzelfde adres werkt ook; dan geldt de rol uit die uitnodiging. Had hij Mag mailen, dan is hij dat kwijt. Meer rechten geef je daarna met Wijzig rol. Het werk dat bij het weghalen naar een ander ging, blijft bij die ander. In de teams van projecten en checklists waar hij in stond, staat hij weer. Terughalen kost een plek, dus het kan niet als de werkruimte vol zit.

Het eigendom overdragen

Alleen de eigenaar ziet onder Leden de kaart Eigendom overdragen. Het eigendom gaat altijd naar een beheerder, dus maak eerst iemand beheerder als dat nog niet zo is; tot die tijd staat dat op de kaart in plaats van een knop. Jij wordt daarna zelf beheerder.

1. Klik op de kaart op Draag het eigendom over. Er opent een venster.
2. Kies bij Aan wie de beheerder die eigenaar wordt.
3. Vul Je wachtwoord in.
4. Klik in het venster nog een keer op Draag het eigendom over. Met Annuleren gebeurt er niets.

Wat jij op Belasting invulde gaat niet mee: dat is van jou, en het komt in je eigen export. Je ritten gaan wel mee, want die horen bij de werkruimte; daarna tellen ze in de cijfers van de nieuwe eigenaar, terwijl jij ze reed. Het venster zegt daarom: “Je ritten blijven in deze werkruimte staan. Download eerst je rittenstaat, die hoort bij jouw aangifte.” Doe dat op Kilometers voor je overdraagt. Terugdraaien kan alleen als de nieuwe eigenaar het eigendom teruggeeft.

Het logboek

Het tabblad Logboek laat zien wie wat deed met de mensen, de rollen en het geld: wie wie uitnodigde, wie een andere rol of toegang tot het geld kreeg, wie mocht gaan mailen of dat weer kwijtraakte, wie eruit ging of terugkwam, wie het IBAN of het plafond voor de AI wijzigde, en wie uren boekte voor een ander. Per regel staat wanneer, wie en wat, bijvoorbeeld “Liet Sanne mailen vanuit de mailbox van het bedrijf.” of “Haalde het mailen weg bij Sanne.” Je ziet de laatste tweehonderd regels. Alleen wie de mensen beheert, ziet dit tabblad.