Taken

Taken is je werkvoorraad: alles wat nog moet, met of zonder datum, en alles wat ergens op wacht. Dit is het scherm waar je je werk beheert; Vandaag laat er één dag uit zien, per klant.

Bovenaan het scherm

Onder de kop staat in één zin hoe je voorraad ervoor staat, bijvoorbeeld “32 taken die je kunt oppakken, en 5 die ergens op vastzitten. Verdeeld over 9 van je 14 actieve klanten.”

Daaronder staat een strook met vijf cijfers waar je op kunt klikken. Elk cijfer zet de lijst op dat filter en scrolt naar de lijst:

• Te laat, met eronder bij welke klant het meest ligt of hoeveel dagen de oudste al ligt. Taken die ergens op vastzitten tellen hier niet mee.
• Vandaag, met de dag voluit: de taken met vandaag als deadline.
• Nog niemand pakt dit op, alleen in een team: de taken zonder persoon.
• Klaargezet voor je AI: de taken die op Mijn AI staan.
• Zit vast op een vraag of antwoord: scrolt naar Wat vastzit. Zit er niets vast, dan is dit cijfer grijs.

De cijfers tellen alles wat open staat. In een team gaat de lijst na een klik op Van iedereen staan, ook voor taken van je collega’s.

Staan er taken over hun deadline, dan staat onder de invoerregel ook een kaart die zegt hoeveel, bij welke klanten het zwaarst en hoe lang de oudste al ligt. Klik een klant op die kaart aan en de lijst toont alleen zijn taken die te laat zijn, als Lijst. Klik je hem nog een keer aan, dan gaat de klant eraf en blijft het filter Te laat staan. Is er niets te laat, dan staat er “Niets staat over zijn deadline.”

Het scherm indelen

Met Bewerken (onderaan je zijbalk, boven Instellingen) pas je dit scherm aan. Onder Deze pagina staan twee groepen:

• Cijfers: welke cijfers in de strook staan en in welke volgorde. In de lade heten ze kort: Te laat, Vandaag, Nog van niemand, Voor je AI en Zit vast. Er blijft altijd minstens één cijfer staan.
• Blokken: de volgorde van Wat aandacht vraagt, Wat vastzit en De takenlijst. De eerste twee kun je verbergen, de takenlijst staat er altijd.

Verberg je Wat aandacht vraagt in een team, dan blijven de taken die nog van niemand zijn en de taken van iemand die er niet meer is gewoon staan: daar ligt werk dat anders niemand ziet. Of je de lijst als Lijst, Bord, Week of Kalender bekijkt, hoort niet bij je indeling. Hoe Bewerken werkt staat op Je scherm indelen met Bewerken.

Snel een taak toevoegen

Daarna komt een regel waarin je meteen kunt typen. Vul de taak in, kies eventueel een klant, een project, een prioriteit, wie hem oppakt en wanneer hij moet, en klik op Toevoegen. Meer heb je voor de meeste taken niet nodig.

Bij Wanneer staat standaard Vandaag. Je kiest verder uit Morgen, Vrijdag (de vrijdag van deze week, alleen van maandag tot en met woensdag), Volgende week (de maandag van volgende week), Geen datum en Andere datum. Bij Andere datum verschijnt het datumveld, waarin je zelf een dag kiest.

Is de taak toegevoegd, dan staat onderin “Taak toegevoegd:” met de naam van de taak, en de knop Ongedaan maken, die precies die taak weer weghaalt. Je cursor staat meteen weer in het invoerveld, en Wanneer staat terug op Vandaag. Ging er iets mis, dan blijft je keuze staan.

Een deadline moet in een jaar tussen 2000 en 2100 vallen. Typ je bij Andere datum per ongeluk een jaar als 20266, dan slaat Zakenmaat niets op en zegt hij: “Kies een datum in een jaar tussen 2000 en 2100. Staat er een cijfer te veel in het jaar? Er is niets opgeslagen.” Dat geldt ook als je de deadline later aanpast met Bewerken, en ook voor je AI. De kalender bij elk datumveld in Zakenmaat laat je ook geen dag buiten dat bereik kiezen.

De klantknop staat standaard op Geen klant. Klik je erop, dan kun je zoeken, en staan de klanten met open werk bovenaan. De klanten zonder open werk klap je uit met de knop onderaan de lijst. Inactieve klanten staan er niet in.

Klant, project en prioriteit mogen leeg blijven, en wil je geen deadline, kies dan bij Wanneer Geen datum. Een taak zonder deadline telt niet mee in Nog te doen op Vandaag en niet in de teller naast Vandaag in de zijbalk. Op Vandaag telt hij alleen mee als “zonder datum” in de regel die je ziet als je de muis op de kaart van zijn klant houdt.

Een taak aan een project

Een taak kan aan een project van zijn klant hangen. In de snelle regel staat daarvoor naast de klant een keuzelijst voor het project, en in het venster van een taak het veld Project. Zolang je geen klant hebt gekozen staat er “Eerst een klant”, en heeft de klant geen projecten, dan “Geen projecten bij deze klant”. De lijst staat dan op slot.

Eerst staan de projecten van de klant zelf, daarna die van zijn hoofdklant, met de naam van die klant erachter. Een afgerond project of een project in het archief kun je ook kiezen; daar staat “(afgerond)” of “(archief)” achter. Kies je een andere klant waar het project niet bij hoort, dan springt de lijst terug op Geen project.

Hangt een taak aan een project, dan staat de projectnaam bij de taak in de lijst, en een klik erop opent de projectpagina. Daar voeg je ook taken toe die het project en de klant al ingevuld hebben, en hang je open taken van de klant die nog aan geen project hangen in één keer aan het project met Koppel. Een herhalende taak houdt zijn project vast: de opvolger hangt aan hetzelfde project.

Wat er met een taak gebeurt, zoals aanmaken, afvinken, verzetten of aan een project hangen, komt in de tijdlijn van zijn klant, en met een project ook in die van het project. Een taak zonder klant komt in geen enkele tijdlijn.

Een prioriteit geven

Drie standen: Urgent, Normaal en Laag. Nieuw is standaard normaal.

Urgent doet iets zichtbaars: die taken worden apart geteld op je dashboard als er verder niets te laat is, en er is een filter voor. Gebruik het spaarzaam, want als alles urgent is zegt het niets meer.

Wie de taak oppakt

Bij elke taak staat wie hem doet: Zelf of Mijn AI. Je kiest het in de regel bovenaan als je een taak toevoegt, en je verandert het later in het bewerkscherm bij Doe je het zelf of je AI.

Staat een taak op je AI, dan krijgt hij in de lijst het label voor je AI, en in het venster van de taak staat bij Doe je het zelf of je AI het label Mijn AI, of Zelf. Zonder label voor je AI doe je hem zelf. Nieuwe taken staan standaard op Zelf, en dat geldt ook voor alle taken die je al had.

Laat een taak op Zelf staan als je twijfelt. Een taak die ten onrechte bij je AI ligt blijft liggen tot je hem zelf opmerkt, en andersom komt hij gewoon in je eigen lijst voorbij.

Van wie een taak is, in een team

Staat de teamfunctie aan, dan is elke taak van iemand, of nog van niemand. Wie hem oppakt, zoals hierboven, gaat daarna over die persoon: doet die het zelf of de eigen AI.

• Bij het toevoegen kies je in de snelle regel bij Van wie. Standaard is dat jij. In het venster van een taak staat hetzelfde veld.
• In de lijst staat per taak een rondje met de persoon. Klik erop, kies iemand anders, en de taak gaat meteen over. Onderin verschijnt vijf seconden een melding, zoals “Gegeven aan Femke.”, met Ongedaan maken. Houd je de muis erop, dan blijft hij staan.
• Iedereen kan een taak aan elk lid geven dat actief is, ook een medewerker. Wie een taak kreeg, ziet dat in de bel en bovenaan Vandaag.
• Een terugkerende taak komt terug bij dezelfde persoon. Is die er niet meer, dan komt de volgende bij niemand terecht.

Beheer je de mensen, als eigenaar of beheerder, dan zie je tussen de snelle regel en de lijst nog twee blokken. Nog van niemand staat er als je op Van mij kijkt, en toont de taken zonder persoon, met per taak Neem ik; na vijf staat er een knop om ze allemaal te tonen. Bij iemand die er niet meer is toont wat bleef liggen toen iemand uit de werkruimte ging, met Geef aan om het verder te geven. Dezelfde twee blokken staan ook op Vandaag.

Een taak laten terugkomen

Je kunt een taak dagelijks, wekelijks of maandelijks laten terugkeren. Jaarlijks staat niet in de keuzelijst in de app; je AI kan een taak wel jaarlijks laten terugkeren, en zo’n taak behoudt zijn herhaling als je hem bewerkt. Zo werkt dat:

• Er wordt niets vooruit ingepland. Er staat altijd maar één exemplaar open.
• Vink je hem af, dan maakt Zakenmaat op dat moment de volgende aan, met de deadline een dag, week, maand of jaar verder.
• De afgevinkte blijft staan als afgerond, dus je kunt terugzien dat je het hebt gedaan.
• De opvolger houdt vast wie hem oppakt. Een terugkerende taak die op je AI stond, staat volgende week weer op je AI.

Bij maandelijks wordt de dag netjes teruggezet als hij niet bestaat: een taak van 31 januari komt terug op 28 of 29 februari en niet op 3 maart.

Staat er al een openstaande opvolger met dezelfde naam en dezelfde datum, dan wordt er geen tweede gemaakt. Dubbel afvinken levert dus geen dubbele taken op.

Een taak laten wachten

Ligt de bal bij iemand anders, dan laat je de taak wachten. Dat doe je in het bewerkscherm met vier velden:

Vul je Wacht op wie of Waarop in, dan kun je geen deadline meer kiezen. Een taak die wacht krijgt geen datum, want je weet niet wanneer het antwoord komt. Een datum die er al stond gaat eraf zodra je opslaat.

In hetzelfde scherm staat ook Geschatte duur in minuten, van 1 tot 1440. De duur staat daarna bij de taak, bijvoorbeeld “45 min” of “1u30”.

Wat vastzit

Taken die wachten staan niet in je lijst maar in drie kolommen erboven, gegroepeerd per persoon en klant:

• Vragen die jij moet stellen, waar een vraag-taak klaarstaat. Stuur je hem vanochtend, dan heb je vandaag antwoord.
• Waar jij op wacht, waar de ander aan zet is. Hier stuur je een herinnering. Staat er bij een groep “geen vraag ingepland”, dan wacht je zonder dat er een vraag-taak aan hangt. Staat er “vraag-taak weg”, dan is de taak met de vraag verwijderd.
• Wie op jou wacht, werk dat vastzit op je eigen werk of op een andere taak. Een taak die op een voorganger wacht staat hier onder de naam van zijn klant, met “na:” en de naam van de voorganger eronder.

Elke groep die op iemand wacht laat zien hoeveel dagen hij al wacht. Duurt het langer dan jouw wachtdrempel, dan springt dat getal eruit. Standaard is dat veertien dagen. Je stelt het zelf in bij Instellingen, op het tabblad Jij, in de kaart Wachten: het veld Wachten duurt lang na neemt een getal van 3 tot 60 dagen. De drempel is van jou alleen, ook in een team, en je AI kan hem voor je zetten. Hij werkt op Taken en op Vandaag. Klik een groep open voor de taken erin; een klik op een taaknaam opent hem.

Komt het antwoord binnen, klik dan bij de taak op de knop Antwoord binnen, het afspeelicoontje. De wachtvelden gaan eraf, en taken die op deze taak wachtten, als vraag of als voorganger, komen ook vrij. Heeft een vrijgekomen taak geen datum, dan krijgt hij de datum van vandaag en staat hij dus op Vandaag. Bij een taak die op een voorganger wacht staat in plaats daarvan een pijl die de voorganger opent. Met het kruisje laat je een taak vervallen; die wordt dan verwijderd.

De lijst

Je kunt je taken tonen als Lijst, Bord, Week of Kalender, met de knoppen bij Weergave in de kop van de lijst. Welke je koos onthoudt de browser per apparaat. Daarnaast staan vaste filters, elk met het aantal taken erachter: Open, Urgent, Te laat, Deze week, Zelf doen, Voor mijn AI en Alles. Alleen Alles laat ook afgevinkte taken zien. Deze week is hier de kalenderweek, maandag tot en met zondag. Ga je naar Bord, Week of Kalender, dan springen Te laat en Deze week terug naar Open. Staat er een filter aan, dan zegt een balk boven de week, de kalender of het bord hoeveel van je open taken je ziet, met Wis filters.

Zijn er meerdere mensen, dan staat er ook een regel Wie met een knop per persoon en Niemand: kies er een of meer, dan zie je hun taken.

Het bord

Het Bord zet je taken in vijf kolommen: Te laat, Vandaag, Deze week (de zes dagen na vandaag), Later (ook taken zonder deadline) en Klaar. Je verzet een taak door de kaart naar een andere kolom te slepen, met de muis. Op een telefoon of tablet sleep je niet: daar open je de taak en gebruik je Naar volgende week of Bewerken.

• Naar Vandaag: de deadline wordt vandaag.
• Naar Deze week: de deadline wordt een dag in de komende zes dagen, vandaag niet meegerekend.
• Naar Later: de deadline schuift naar over zeven dagen of later. Een taak zonder deadline blijft zonder.
• Naar Klaar: de taak is afgevinkt. In die kolom staan er hooguit acht, met daaronder “en nog N, onder Alles in de lijst”.
• Naar Te laat kan niet: dat bepaalt de deadline. Je krijgt dan “Te laat bepaalt de deadline, sleep hem naar een dag.”

Zodra je sleept verschijnen er twee vlakken om op te laten vallen: Klaar en Volgende week. In de Week-weergave sleep je een taak naar een dag. Een taak die wacht krijgt geen deadline, dus die verzet je niet.

Naar volgende week

Bij een taak staat in de lijst een pijl, en in het venster een knop Naar volgende week. Hij zet de deadline op dezelfde dag volgende week. Is de taak al te laat, of heeft hij geen deadline, dan wordt het de maandag van volgende week. Ligt de deadline al in volgende week of later, dan schuift hij zeven dagen op. Je ziet een melding als “Bellen staat nu op maandag 26 oktober”, met Ongedaan maken. Voor een taak die wacht werkt het niet: “Deze taak wacht nog, dus hij krijgt geen datum. Kies Antwoord binnen, dan plan je hem.”

Week en Kalender

De Week-weergave heeft een kolom per dag, maandag tot en met zondag, met daarnaast Later en Geen deadline, en knoppen om een week terug of vooruit te gaan. De Kalender is een maand met hooguit drie taken per dag en “+N meer”; klik op een dag om die dag te openen.

De lijst zelf

Zelf doen en Voor mijn AI splitsen je open taken op wie ze doet. Alleen een taak die op Mijn AI staat valt onder Voor mijn AI, al het andere staat onder Zelf doen, dus elke open taak staat in precies één van de twee. In de week en de kalender werken ze net zo.

In een team staat er nog een keuze naast: Van mij, Van iedereen en Nog van niemand. Taken opent op Van mij. Heb je zelf niets open maar je collega’s wel, dan staat er “Geen open taken van jou”. Liggen er taken bij niemand, dan staat erbij hoeveel, met de knop Toon die van niemand, want dat is werk dat nog iemand zoekt. Anders staat er hoeveel er bij anderen liggen, met Toon die van iedereen. Los daarvan blijven Zelf doen en Voor mijn AI gaan over wie een taak doet: jij of je AI.

De lijst is per dag ingedeeld: Vandaag, Morgen, dan de dagen erna, met taken zonder datum onderaan. Een dag die voorbij is heet bijvoorbeeld “3 dagen te laat”. Wat na deze zondag valt is ingeklapt; je klapt het uit met de knop Toon de 4 taken die verder weg liggen onder de lijst. Vink je een taak af, dan verdwijnt hij uit de lijst en kun je hem met Zet terug meteen terughalen. Is een van die taken intussen ergens anders weggegooid, bijvoorbeeld in een ander tabblad, dan zet Zakenmaat de rest gewoon terug en meldt hij “Eén taak kon niet terug, want die bestaat niet meer.”

Klik op de naam van een taak en hij opent in een venster, met onder meer de deadline, van wie hij is, het project, de herhaling, de duur en de notitie, en de knoppen Bewerken, Start timer, Naar volgende week en Sluiten. Verwijderen staat daar links, los van de rest, en vraagt eerst “Deze taak verwijderen?”. Daarna kun je het vijf seconden terugdraaien met Ongedaan maken, onder de melding “De taak is verwijderd.”

Bewerken opent het venster Taak bewerken. Op een computer verschijnen de timer, de pijl voor Naar volgende week, het potlood en de prullenbak pas als je de muis over de regel houdt. Op een telefoon staan ze niet op de regel zelf: daar tik je op de regel en doe je het in dat venster.

Ook met duizenden taken laadt de lijst ze allemaal. Lukt dat een keer niet helemaal, dan staat er bovenaan: “Een deel van de lijst kon niet geladen worden, dus hieronder ontbreekt mogelijk iets. Ververs de pagina; blijft het misgaan, dan is de database even niet bereikbaar.” Wat je dan ziet is niet alles, dus ga er niet van uit dat een taak weg is.

Er is ook een zoekveld. Dat kijkt naar de naam van de taak en naar de klantnaam, niet naar de notitie eronder. Weet je nog wel wat je hebt opgeschreven maar niet meer bij welke taak, dan helpt dit veld je dus niet; gebruik daarvoor de zoekbalk bovenin de app. Die zoekt wel in de notitie van een taak, en toont de taak dan in de groep Taken.

Taken van één klant

Klik je bij Begin hier op Vandaag een klant aan terwijl je naar een eerdere dag kijkt, dan opent Taken met alleen die klant. Op vandaag zelf filtert diezelfde klik de lijst op Vandaag, zie Begin hier. Met de link Alle taken op de klantpagina kom je ook hier met alleen die klant. Boven de lijst staat dan Alleen met de klantnaam, en met filter weghalen gaat de klant eraf. Klik je op de achterstandskaart een klant aan, dan krijg je hetzelfde filter plus Te laat; dat laatste blijft aan als je de klant weghaalt.

De volgende stap van een klant

De eerste open taak met een datum bij een klant is zijn volgende stap op Opvolgen. Daar hoef je niets extra voor bij te houden: geef een taak bij een klant een datum en hij staat daar. Een taak zonder datum telt niet als volgende stap.

Vink je zo’n stap op Opvolgen af met Gedaan, dan is het dezelfde taak die hier afgevinkt raakt, met een contactmoment op de tijdlijn van de klant erbij als je dat kiest. De nieuwe stap die je daar plant, staat hier als gewone taak.

De timer vanaf een taak

Bij een taak kun je meteen een timer starten met het timerknopje. De klant en de omschrijving worden dan overgenomen uit die taak, dus je hoeft niets opnieuw in te typen.

Loopt de timer, dan staat er in de rij van die taak “loopt sinds 09:15”, zodat je ziet dat hij liep. Startte hij op een eerdere dag, dan staat de weekdag erbij, zoals “loopt sinds vrijdag 18:04”, en na een week de datum, zoals “loopt sinds 1 okt 18:04”. Zo valt een vergeten timer op. Lukt het starten niet, dan staat de melding bovenaan Taken.

Stop je die timer, dan worden de uren geboekt op die klant. Zie Tijd en de timer.

Van timer wisselen

Er loopt er maar één tegelijk. Klik je op het timerknopje van een taak terwijl er al een timer loopt, dan opent het venster Er loopt al een timer. Daarin staat waar hij op loopt en hoe lang al, bijvoorbeeld “Je timer op Bakkerij Janssen loopt sinds 09:12, nu 7u12.” Klik op Stop die en start deze: de lopende timer stopt, zijn uren worden geboekt, en de timer op deze taak start. Met Annuleren blijft alles zoals het was.

• Een timer van een eerdere dag wisselt niet. Stoppen zou al die uren op vandaag boeken, en bij een vergeten timer klopt dat bijna nooit. Het venster zegt dan “Sluit eerst” met die dag “af en gooi de timer daar weg”, en de knop Open Dag afsluiten brengt je naar Dag afsluiten. Daarna start je hier gewoon.
• De wissel stopt alleen de timer die je zag. Startte je intussen in een ander tabblad, op je telefoon of via je AI een andere, dan stopt hij niets, start hij niets, en toont het venster de timer die nu loopt. Kies dan opnieuw.
• Loopt de timer al op deze taak, dan staat er dat er niets te wisselen is.
• Lukt het stoppen niet, dan is er niets geboekt en niets gestart en loopt je timer gewoon door. Is hij wel gestopt maar startte de nieuwe niet, dan heet het venster “De nieuwe timer startte niet” en staat erbij hoeveel uur er geboekt is. Sluit het venster en klik nog een keer op het timerknopje van de taak.

Wat er verder in een taak kan

• Een categorie: werk, persoonlijk, thuis of overig. Er is geen filter op categorie; de vaste filters splitsen op wie de taak doet.
• Een notitie van maximaal 5000 tekens, voor uitleg die niet in de taaknaam past. Dit veld is vooral bedoeld om je AI-koppeling een volledige instructie mee te geven.
• Een koppeling aan een checklist, met het veld Gekoppelde checklist, zie Checklists. In de lijst staat er dan een label ✓ checklist bij de taak dat naar die checklist gaat. Staat Checklists uit, dan is dat label weg; de koppeling blijft bewaard en komt terug als Checklists weer aan gaat. Zie Onderdelen uitzetten.

Waar je op moet letten

De taaknaam kan 500 tekens bevatten, maar een lijst met lange regels leest niet. Zet de kern in de naam en de rest in de notitie.

Afvinken is geen verwijderen. Een afgevinkte taak blijft bestaan en telt mee in je productiviteitscijfers op het dashboard, zoals doorlooptijd en afgerond per week.

Verzet je een deadline, dan wordt dat geteld. Op je dashboard staat hoe vaak je taken hebt verzet, en op Vandaag krijgt een taak die drie keer of vaker is verzet het aantal keer erbij. Dat is geen straf maar wel een eerlijke spiegel.