Facturen versturen

Een factuur staat in Zakenmaat pas echt op de deur als je hem verstuurt. Tot dat moment is het een concept dat je nog vrij kunt aanpassen. Deze pagina gaat over die stap: hoe je hem de deur uit krijgt, wat je klant precies ontvangt, en waar het in de praktijk misgaat.

Voor je verstuurt

De drie harde stops staan hierboven; zonder die drie gebeurt er niets. Er zijn er nog twee, en die raken alleen bepaalde concepten. Ligt de datum buiten de periode die je nu nog mag kiezen, zoals een concept van december dat je in februari wilt versturen, dan weigert de app hem. Zet de datum eerst op vandaag, zie Facturen maken. En staat er btw verlegd of een intracommunautaire levering op, dan moet het btw-nummer van je klant bij zijn klantgegevens staan, want dan is dat nummer wettelijk verplicht op de factuur. Loop daarnaast deze twee dingen na op de factuur zelf. Ze kosten samen een halve minuut en ze voorkomen de creditnota die je anders moet sturen.

• Staat het juiste btw-percentage erop? Nieuw staat het op 21 procent. Heeft de factuur regels, kijk dan per regel of hij op 21 of 9 procent staat; op het vel zie je het tarief in de kolom Btw en de btw per tarief onder het subtotaal. Kies je 0 procent, dan geldt dat voor de hele factuur en moet je een reden kiezen bij Waarom geen btw? (verplicht), en bij verlegging of een intracommunautaire levering hoort het btw-nummer van je klant erbij. Zonder dat nummer gaat hij niet de deur uit.
• Klopt het adres van je klant? Dat staat op de klantkaart en hoort op een geldige factuur, zie Klanten. Mist de straat, de postcode of de plaats, dan staat dat in het verstuurvenster in rood boven de tekst, zolang de factuur nog een concept is.

Het factuurnummer hoef je niet te controleren: de app kent dat zelf toe op het moment van versturen en je kunt er geen gat in maken.

Je KvK-nummer, je adres en je IBAN houden het versturen niet tegen, die geven alleen een waarschuwing op het vel. Neem die wel serieus, want ze doen elk iets anders: zonder je KvK-nummer en je adres is je factuur niet geldig, en zonder IBAN is hij wel geldig maar weet je klant niet waarheen hij moet overmaken.

Versturen

Zoek je factuur in de lijst, open het menu Acties (de drie puntjes) in die regel en kies Versturen. Ligt de factuur open in de lade, dan staat dezelfde knop onderaan. Je krijgt een venster met het ontvangeradres, het onderwerp en de begeleidende tekst. Het onderwerp en de tekst kun je aanpassen; laat je ze staan, dan vult de app ze bij het versturen zelf in. De knop onderaan het venster heet Versturen naar met het adres erachter.

Na het versturen heet die keuze in het menu Opnieuw versturen, tot de factuur betaald is. Is hij over zijn vervaldatum, dan staat er Stuur herinnering, met een eigen tekst, zie Facturen opvolgen.

De kolom Deellink ernaast vult zich zodra je de factuur mailt: dat is de link naar de online versie die je klant in zijn mail krijgt. Hangt er al een eigen ontwerp aan de factuur, bijvoorbeeld een document dat je via je AI hebt laten opslaan, dan wijst de link daarheen. Wat zo’n link is en hoe je hem intrekt staat bij Wat de AI kan.

Het adres kun je hier niet aanpassen, het staat er alleen ter controle. Zakenmaat pakt eerst het veld E-mailadres op de klantkaart, en is dat leeg of staat er geen apenstaartje in, dan het eerste contactpersoon-adres dat er wel een heeft. Wil je naar een ander adres versturen, wijzig het dan eerst bij de klant. Is er nergens een adres, dan opent dit venster niet eens en krijg je de melding dat er geen adres bekend is; ook dan is de klantkaart de plek waar je het oplost.

Zet je in dat e-mailveld iets wat geen adres is, bijvoorbeeld “n.v.t.” of een streepje, dan slaat de app het over en pakt hij de contactpersoon. Netter is het om het veld gewoon leeg te laten. Meer daarover op Klanten.

Welke mailkoppeling wordt gebruikt

Standaard probeert Zakenmaat je koppelingen in deze volgorde: eerst Gmail, dan Outlook, dan je eigen mailserver. De eerste die is ingesteld wordt gebruikt. Zie De Outlook-koppeling valt weg als Outlook vastloopt op de toestemming.

Heb je er meer dan één, dan kies je zelf welke voorgaat. Dat doe je bij Instellingen › Koppelingen, in de kaart Welke route standaard wint, met de keuzelijst “Mail versturen via”. Je hoeft dus geen koppeling te verbreken om via een andere te versturen.

De andere koppelingen blijven daarbij de terugval: lukt het via je eerste keuze niet, dan probeert de app het alsnog via de volgende. Alleen als vaststaat dat er niets weg is, bijvoorbeeld omdat de koppeling verlopen is of de server de mail meteen weigerde. Antwoordt je koppeling niet op tijd of valt de verbinding weg, dan kan de mail al bij je klant zijn, en dan probeert de app geen tweede weg: anders kreeg je klant hem twee keer, van twee adressen.

In dat geval staat er dat het niet zeker is of de mail aankwam. Kijk in Verzonden van je mailbox; bij Outlook kan het een paar minuten duren voor hij daar staat. Verstuur je via je eigen mailserver, vraag het dan je klant. Kwam hij niet aan, wacht dan vijf minuten en verstuur hem opnieuw met dezelfde knop. Tot die vijf minuten om zijn staat de factuur op slot, zodat hij niet per ongeluk twee keer gaat. Was het een concept, dan staat de factuur al op verstuurd met een definitief nummer; maak dan geen nieuwe factuur aan.

Wat je klant ontvangt

Een mail met de factuur als PDF-bijlage. Die PDF komt uit precies hetzelfde vel als wat jij opent via het PDF-icoontje in de factuurregel of de knop Pdf in de lade, dus wat jij op je scherm hebt is wat er aankomt.

In de mail staat ook de link Bekijk de factuur online. Die opent de factuur zonder dat je klant hoeft in te loggen, en werkt negentig dagen. Een herinnering later gebruikt dezelfde link en zet die negentig dagen opnieuw in, dus ook een herinnering na een kwartaal opent de factuur nog. Heb je de link ingetrokken, dan blijft hij dicht: de volgende mail krijgt een nieuwe link. Tot 29 september 2026 kwam je klant via die link op het inlogscherm van Zakenmaat terecht, tenzij er een eigen ontwerp aan de factuur hing.

De afzender is het adres van de koppeling die is gebruikt, niet het adres dat in je bedrijfsgegevens staat. Dat verschil valt op zodra een klant op de factuurmail antwoordt en het antwoord ergens anders binnenkomt dan je verwacht.

Na het versturen

De factuur springt naar de status Verstuurd, en stond de vervaldatum nog leeg dan wordt die nu gezet: je betaaltermijn na vandaag, of na de factuurdatum als die later ligt. Een aparte verstuurdatum krijg je niet te zien; die bestaat niet als veld op de factuur. Vanaf dit moment kun je de factuur en zijn regels niet meer aanpassen, en liggen de uren die je erop haalde vast. Klopt er iets niet, dan maak je een creditnota en daarna een nieuwe factuur; je past een verstuurde factuur niet met terugwerkende kracht aan.

Wat er daarna gebeurt staat op Facturen opvolgen.

Als de mail niet aankomt

Dit is de meest gemelde storing, en meestal is het een van deze drie:

1. Er staat geen enkele mailkoppeling actief. Controleer dat bij Instellingen › Koppelingen, op de drie kaarten onder Mail en agenda.
2. Het verbinden met Outlook is destijds mislukt. Zonder de toestemming om verbonden te blijven slaat Zakenmaat de koppeling niet op, dus controleer of Outlook er echt als verbonden staat. Zie De Outlook-koppeling valt weg.
3. De mail is aangekomen maar in de ongewenste post beland. Vraag je klant daar te kijken voor je opnieuw verstuurt, anders krijgt hij hem twee keer.

Uitgebreider: De factuurmail komt niet aan.