Grenzen en remmen

Een assistent die in je administratie mag werken heeft grenzen nodig. Sommige stel je zelf in, andere zitten vast in de app. Deze pagina zet ze op een rij, inclusief wat er níet is, want dat is net zo goed iets om te weten.

De harde grenzen

Deze gelden altijd, ongeacht wat je in je rechten hebt gezet:

• Weggooien gaat per stuk. Er is geen opdracht die een hele lijst leegmaakt, dus een verkeerd begrepen vraag kost één item en geen tabel. Een klant weggooien kan helemaal niet, en een factuur met een nummer ook niet. Een klant archiveren kan wel, en terughalen ook.
• Instellingen zijn onbereikbaar. Je bedrijfsgegevens, je uurtarief, je mailkoppelingen en de rechten zelf kan hij niet wijzigen. Hij kan zichzelf dus geen ruimere rechten geven.
• Een concept versturen vraagt altijd eerst. Een factuur, offerte of creditnota krijgt dan zijn definitieve nummer en gaat naar je klant, en een nummer kan niet terug. Je AI vraagt dat eerst, ook als je Geld op “mag meteen” hebt gezet. Hetzelfde geldt voor een factuur of offerte mailen naar een adres dat niet bij de klant staat, en voor een terugkerende factuur die zelf verstuurt aanzetten. En een nieuw e-mailadres bij een klant vraagt hij altijd eerst, ook als je Bewerken op “mag meteen” hebt gezet: daar gaan je facturen heen.
• Een verstuurde factuur ligt vast. Alleen de status en de koppeling met een project of een offerte kunnen nog veranderen; het bedrag, de regels en het nummer niet meer. Die koppelingen staan niet op de factuur zelf, dus je klant merkt daar niets van.
• Een mail gaat alleen naar je eigen klant. Je AI mailt alleen naar een adres dat bij die klant of een van zijn contactpersonen staat. Een vrij adres kan niet, ook niet als je het hem in het gesprek noemt.
• Alles blijft in jouw werkruimte. Er is geen weg naar gegevens van iemand anders.

Grenzen op wat je invult

Deze vangen tikfouten op, van jou of van je assistent:

• Een factuurbedrag mag niet negatief zijn en niet boven een miljoen euro. Een kostenpost is strenger: die moet boven nul liggen, dus nul wordt geweigerd. Allebei landen ze in je winst en je belastingstand.
• Een urenregel gaat tot 24 uur en mag niet nul zijn. Een negatieve regel mag juist wel, want zo trek je te veel geboekte tijd recht. Dat kan sinds 12 augustus 2026 ook via je assistent; daarvoor kon het alleen in de app zelf.
• Een lijst geeft maximaal 500 regels terug, en bij checklists en documenten 200. Vraagt je AI om meer, dan krijgt hij er toch niet meer.
• Een timer die blijft lopen boekt nooit meer dan 24 uur, en zet in de omschrijving dat hij is afgekapt.
• Een dag afsluiten boekt hooguit 20 regels in één keer, elk tussen 1 minuut en 24 uur, en alleen voor vandaag of een dag zo ver terug als je bij Uren en je werkdag toelaat. Werk dat je je AI noemt en dat niet in de app staat, telt alleen op een actieve klant.
• Een btw-tarief moet 21, 9 of 0 procent zijn. Vraagt je assistent om iets anders, bijvoorbeeld 7, dan wordt dat geweigerd in plaats van stil op 21 gezet. Op een priveboeking telt btw sowieso niet mee; noem je daar een tarief, dan zegt je assistent erbij dat het op 0 is opgeslagen.
• Een datum moet echt bestaan. 31 februari wordt geweigerd, en het jaartal moet tussen 2000 en 2100 liggen, anders weigert je AI met de code datum-jaar en het bereik erbij. Dat geldt ook voor een afspraak: een begintijd van 25:00 uur schuift niet stil op naar de volgende dag maar wordt geweigerd. Een jaar met een cijfer te veel wordt niet meer afgekapt tot iets wat toevallig wel kan, maar geweigerd, en er is niets opgeslagen. Geeft je AI een datum met een tijd en een tijdzone, dan telt de Nederlandse dag (sinds koppeling 1.36.0). Een afspraak met een tijd in een andere tijdzone rekent Zakenmaat om naar de Nederlandse tijd, en een tijd in een vorm die hij niet kent weigert je AI met de code tijd-vorm. Het jaarbereik geldt ook voor de maanden van een kostenpost en de termijnen van een offerte (sinds koppeling 1.38.0).
• Een factuurdatum is strenger dan dat: die moet in een jaar liggen waarvan de nummerreeks nog loopt, dus in het lopende jaar en in januari ook nog in het vorige. Vraagt je assistent om een ander jaar, dan wordt dat geweigerd met de toegestane periode erbij en is er niets opgeslagen. Sinds 12 augustus 2026 geldt dat ook via de koppeling; daarvoor zat die grens alleen op het scherm. Zie Facturen maken.
• Staan er twee klanten met precies dezelfde naam, dan vraagt je assistent welke je bedoelt in plaats van er zelf een te kiezen. Anders zouden je uren op de verkeerde klant kunnen landen zonder dat iemand het merkt.
• Een mail aan een klant heeft een onderwerp op één regel van hooguit 200 tekens en een tekst van hooguit 10.000 tekens. Per persoon gaan er hooguit 50 mails per dag naar klanten, samen met wat je in de app met de knop Mail verstuurt. Een mail die niet weg kon telt niet mee. Is de grens bereikt, dan zegt je AI dat het morgen weer kan. Dezelfde mail aan hetzelfde adres op dezelfde dag gaat maar één keer weg. Dit kwam met koppeling 1.30.0, zie Wat je AI kan.
• Zonder btw-nummer bij je bedrijfsgegevens weigert de koppeling elke factuur te mailen. Offertes vallen daarbuiten. Dit is de grens waar je als eerste tegenaan loopt, dus vul dat veld in via Je bedrijfsgegevens.

Crediteren heeft een eigen grens. Je assistent maakt een creditnota alleen als concept, en ook hij kan nooit meer crediteren dan er op de factuur stond, de concepten meegerekend. Deelcrediteren mag in stappen. Het concept gaat pas de deur uit als jij het versturen goedkeurt.

De remmen die je zelf zet

Per groep bepaal je of iets meteen mag, eerst gevraagd wordt, of helemaal niet kan. Standaard staan bewerken, verwijderen, geld en mailen op “eerst vragen”, en dat is de belangrijkste rem die je hebt. Zie Wat de AI mag.

Daar bovenop kun je een koppeling altijd intrekken. Een sleutel intrekken of een verbinding loskoppelen werkt meteen, en dat is de noodrem als er iets gebeurt wat je niet wil.

De rem tegen een assistent die blijft doorgaan

Er zit een maximum op het aantal handelingen per uur, per persoon en per groep die iets wijzigt. Aanmaken en bewerken stoppen bij 120 per uur, geld bij 30, mailen bij 20 en verwijderen bij 10. Werk je met een team, dan geldt voor de hele werkruimte samen drie keer dat getal, dus 360, 90, 60 en 30. Verwijderen is de strengste met opzet: tien is ruim voor opruimen met de hand en krap voor een assistent die in een herhaling belandt. Terugzetten valt er niet onder, dat telt als aanmaken, want anders zou dezelfde rem die het weggooien stopt ook je herstel stoppen. Opvragen valt buiten deze uurrem, want daar gaat niets de deur uit en er verandert niets aan je administratie. Loopt je AI tegen een grens aan, dan krijgt hij een melding die zegt hoeveel er al gedaan is en dat hij even moet wachten.

Daaronder ligt sinds 12 augustus 2026 een tweede rem, en die telt wél alles mee, opvragen inbegrepen: 600 verzoeken per minuut per persoon, en in een team 1800 per minuut voor de hele werkruimte samen. 600 is tien per seconde, dus je haalt hem met gewoon werk nooit. Elke opdracht aan je AI wacht op een antwoord van het model, en zelfs een zware sessie blijft daarmee op enkele tientallen verzoeken over een paar minuten. Een assistent die in een lus is beland haalt tien per seconde wel, en die loopt er dan binnen seconden tegenaan. Gebeurt dat, dan krijgt je AI de melding dat er te veel verzoeken van jouw koppeling zijn, of van alle koppelingen in de werkruimte samen, en dat hij het over een minuut opnieuw moet proberen. De teller loopt per persoon en niet per sleutel, dus al je eigen koppelingen tellen bij elkaar op. Een collega met een assistent in een lus zet zo jouw koppeling niet dicht, en verkeer uit een andere werkruimte telt nooit mee. Werk je alleen, dan zijn persoon en werkruimte hetzelfde en blijft het 600.

Er staat ook een rem op verzoeken met een sleutel die wordt afgekeurd, en die kijkt naar het internetadres waar ze vandaan komen in plaats van naar de sleutel. Dat is de rem tegen iemand die sleutels zit te raden, en bij normaal gebruik merk je er niets van: zodra er vanaf jouw adres één geldige sleutel binnenkomt, gaat je verkeer er niet meer langs.

Die getallen liggen ruim boven wat je met een assistent doet. Dertig taken laten aanmaken uit een gespreksverslag is gewoon werk en komt er niet aan. De rem is er voor het geval waarin een AI in een herhaling belandt, want die vraagt niet één keer te veel maar honderden keren achter elkaar. Geld en mailen staan lager omdat daar echt iets naar buiten gaat: een verstuurde factuur of mail ligt bij je klant. Twintig mails per uur is ruim als je een rij leads naloopt, en krap genoeg dat een assistent in een herhaling niet je hele klantenlijst bereikt voor je het ziet.

Loop je er bij gewoon werk tegenaan, laat het me weten. Dan staat de grens te laag, en dat is iets om te veranderen en niet iets om omheen te werken.

Wat er wel en niet terug te draaien is

Op twee dingen na is er geen ongedaan-maken. De eerste is weggooien: wat je AI weggooit kan hij twaalf maanden lang terugzetten, met het id uit zijn antwoord. Dat werkt alleen op wat via de koppeling is weggegooid, en niet op een losse tijdlijnregel, een mijlpaal of een item uit een checklist. De tweede is een afgesloten dag: je AI draait die terug zoals Ongedaan maken op Dag afsluiten, waarna de regels van die afsluiting uit je urenlijst gaan en de dag weer open staat. Een klant die je AI archiveerde haal je terug met klant_terughalen.

Al het andere is definitief zodra het gebeurd is. Een overschreven klantgegeven komt niet terug, een verstuurde factuur of mail ligt bij je klant, en wat je zelf in de app weggooit is meteen weg. Je herstelt dat op dezelfde manier als wanneer je het zelf verkeerd had gedaan.

De rem hierboven begrenst dus vooral hoeveel er mis kan gaan voordat het stopt. Zet daarom niet alles op “mag meteen” omdat het even sneller werkt: “eerst vragen” blijft de rem die er echt toe doet.

Als een opdracht verkeerd wordt begrepen

Dit is de meest waarschijnlijke manier waarop het misgaat, en het is geen storing maar de aard van taal. Wat er dan gebeurt hangt af van de groep.

Bij opvragen kost het niets: je krijgt een antwoord op de verkeerde vraag en stelt hem opnieuw.

Bij aanmaken staat er iets te veel of iets verkeerds in je administratie. Vervelend maar goed te overzien: je ziet het staan en je haalt het zelf weg in de app.

Bij bewerken is het lastiger, want daar is iets overschreven. Staat die groep op “eerst vragen”, dan zie je vooraf precies wat er gaat veranderen en kun je nee zeggen. Staat hij op “mag meteen”, dan is je oude gegeven weg voor je het doorhebt.

Bij geld is het het duurst, want een verstuurde factuur is bij je klant. Dat is precies waarom die groep standaard op “eerst vragen” staat.

Bij mailen geldt hetzelfde: een mail die weg is, haal je niet terug. In de vraag om akkoord staan het adres en het onderwerp. Lees die, want een mail naar de verkeerde contactpersoon is net zo weg als een goede.

Wat je zelf kunt doen

Wees concreet in je opdracht: noem het bedrag, de datum en de klantnaam voluit. “Boek de uren van gisteren” laat meer ruimte dan “boek 3 uur op Bakkerij Janssen van 27 juli”.

Lees de bevestiging als je er een krijgt. Daar staat de exacte inhoud in, dus dat is het moment waarop je een misverstand nog gratis kunt afvangen.

Laat bewerken en geld op “eerst vragen” staan zolang je aan het uitproberen bent. Je kunt ze later altijd losser zetten; andersom is het herstellen van een fout meer werk.

Controleer na een sessie waarin je veel hebt laten doen even je lijsten. Een blik op je uren en je facturen kost een halve minuut en laat meteen zien of er iets is gebeurd dat je niet bedoelde.