Projecten bij een klant

Een klant heeft vaak meer dan één klus: eerst een website, daarna onderhoud, later een webshop erbij. Daarvoor staat op de klantkaart het tabblad Projecten, direct na Facturen. Daar leg je vast wat je voor deze klant doet, zie je hoe lang elk project al loopt, en hang je facturen aan het project waar ze bij horen.

Een klant is een klant en een project een project. Een klant die onder een hoofdklant hangt, is een subklant: een eigen klant met een eigen pagina, eigen uren en eigen facturen. Dat staat op Klanten. Hier gaat het over de klussen binnen één klant.

Wat je bovenaan ziet

Bovenaan staat een kaart met het aantal projecten in de kop, zoals “3 projecten”, en de knop Project toevoegen. Die opent het venster Nieuw project, met deze klant al gekozen; zie Een nieuw project beginnen. In de kaart staat een tabel met per project:

• Project: de naam, als link naar zijn projectpagina;
• Stand: waar het project staat;
• Open: de open taken;
• de uren van deze maand, met de maand in de kop, zoals Uren okt. Zie je in een team alleen je eigen uren, dan zijn het je eigen uren;
• Omzet: de bedragen zonder btw van de facturen aan dat project die de deur uit zijn, dus verstuurd, vervallen of betaald. Een concept telt niet mee. Deze kolom zie je alleen als je bij het geld mag.

Heeft de klant nog geen projecten, dan staat er “Nog geen projecten voor” met de naam van de klant, en dat je er een kunt vastleggen zodra het werk begint, ook als er nog geen factuur uit is. Bij een gearchiveerde klant staat er geen knop Project toevoegen.

Daaronder staat de kaart Alle projecten, met de projecten als kaarten in de groepen Lopend, Doorlopend en Afgerond, en de link Projecten naar het overzicht van al je projecten. Bij een samenwerking staat op deze plek de kaart met de projecten waar dat bedrijf aan meewerkt.

De kaart Looptijd

Staat het onderdeel Tijdlijn uit, dan staat onder Alle projecten de kaart Looptijd. Staat de tijdlijn aan, dan staat dezelfde tijdas bovenaan het tabblad Tijdlijn, als Projecten op de tijdas, met de mijlpalen erop en, als Planning aan staat, de link Open in Planning. Op de tijdas staat een balk per project, in de kleur van de klant. Onder de kop Looptijd staat vanaf welke datum de as loopt, bijvoorbeeld “3 jan 2026 tot vandaag”; op het tabblad Tijdlijn staat er “Van de start tot vandaag”. Op de as zelf staan de maanden en een streep voor vandaag. De projecten staan in drie groepen:

• Loopt nog: projecten waar het vinkje Loopt nog aan staat en die geen doorlopend werk zijn.
• Afgerond: projecten waar Loopt nog uit staat. Doorlopend werk dat je hebt opgezegd staat dus ook hier.
• Doorlopend werk: hosting, onderhoud en SEO op fee-basis, dus werk dat blijft lopen zolang de klant klant is.

De naam van een project is een link naar zijn projectpagina, waar zijn tijdlijn, taken en uren bij elkaar staan. Aanpassen doe je hier verderop, in Vastleggen en corrigeren.

Een balk van een project dat nog loopt gaat tot vandaag, met streepjes erachter: er is nog geen einde afgesproken. Een afgerond project stopt bij zijn einde. Onder de projectnaam staat hoeveel facturen eraan hangen, de omzet, en “in het archief” als dat zo is. Rechts staat de looptijd, bijvoorbeeld “3 mnd 12 d”, met “sinds” en de startdatum of “tot” en de einddatum.

De as beslaat altijd minstens dertig dagen. Een project van vier dagen vult zo niet de hele breedte, maar ziet er ook echt kort uit.

Zo rekent de app de looptijd uit. Het begin is de startdatum. Heb je die leeg gelaten, dan telt de eerste factuur van het project die de deur uit is (verstuurd, vervallen of betaald), en anders de dag waarop je het project aanmaakte. Het einde is vandaag zolang Loopt nog aan staat. Staat het uit, dan is het einde de einddatum, of zonder einddatum de laatste factuur die de deur uit is.

Onder de kaart staat een korte uitleg. Mag je niet bij het geld, dan komt de looptijd alleen uit de start- en einddatum en tellen facturen niet mee. Een afgerond project zonder einddatum stopt dan op zijn startdatum.

De doeldatum staat niet op deze kaart. Die zie je op Projecten, waar de balk laat zien of een project over zijn doeldatum heen gaat.

Vastleggen en corrigeren

Onderaan het tabblad staat het blok Vastleggen en corrigeren. Rechtsboven staat “Elk veld slaat zichzelf op”, en dat is letterlijk zo: er is geen opslaanknop. Een nieuw project voeg je ook bovenin dit blok toe:

1. Typ de naam in het veld Naam van het project.
2. Kies de startdatum. Die staat al op vandaag.
3. Klik op Project toevoegen.

Een nieuw project begint met Loopt nog aan. Daaronder krijgt elk project een eigen kaart met deze velden:

Een project weggooien

Rechtsboven op elke projectkaart staat een kruisje. De app vraagt eerst of je het zeker weet. Weggooien laat de uren, facturen, terugkerende facturen, taken, afspraken en ritten van het project staan: ze raken alleen hun koppeling met dit project kwijt. De mijlpalen van het project gaan wel mee weg. Wat er in de tijdlijn van het project stond, blijft in de tijdlijn van de klant staan, met een regel dat het project is weggegooid. Wil je een project alleen uit beeld hebben, zet dan liever het vinkje In het archief. Dan blijft je historie kloppen.

Een factuur aan een project koppelen

Onderaan elke projectkaart staan de facturen die eraan hangen, achter een regel als “2 facturen gekoppeld” die je openklikt. Het kruisje achter een factuur maakt hem los van het project. Hangt er nog niets aan, dan staat er dat dat mag: de looptijd komt dan van de startdatum.

Heeft deze klant facturen die nog aan geen enkel project hangen, dan staat er onder de lijst een keuzelijst om er een te koppelen:

1. Kies in de lijst Een factuur zonder project koppelen de factuur die bij dit project hoort. Je ziet de datum, het nummer en de omschrijving. Een concept heeft nog geen nummer, dus daar zie je alleen de datum en de omschrijving.
2. Klik op Koppelen.

Dat werkt ook bij een factuur die al verstuurd is. Alleen het project verandert, de factuur zelf blijft zoals hij was en je klant merkt er niets van. In de lijst staan facturen en creditnota’s, ook van klanten die onder deze klant hangen. Offertes staan er niet in, want die tellen op dit tabblad nergens mee.

Maak je een nieuwe factuur, dan kun je het project meteen kiezen in het veld Project, intern, zie Facturen maken. Een creditnota neemt het project over van de factuur die hij crediteert, en een factuur die je van een offerte maakt dat van de offerte. Die hoef je hier dus niet zelf te koppelen.

Uren hang je niet hier aan een project maar op het scherm Tijd, bij het boeken of met het potloodje achter een regel. Zie Tijd. Een taak hang je aan een project bij de taak zelf, zie Taken.

Looptijd tegenover langst lopend op Vandaag

Op Vandaag staat in het blok Klanten en projecten per klant de looptijd van zijn langstlopende project, met “langst lopend” eronder. Daar tellen alleen projecten die nog lopen, en doorlopend werk telt bewust niet mee. Onderhoud loopt zolang de klant klant is, dus anders stond elke klant met een onderhoudscontract bovenaan en zei dat blok niets meer over welk project blijft hangen.

Op de tijdas van de klant staan doorlopend en afgerond werk wel, elk met zijn eigen looptijd. Een klant met een websiteproject van 24 dagen en onderhoud sinds januari 2025 staat op Vandaag met 24 d, en op zijn tijdas met een balk van ongeveer 20 maanden voor het onderhoud. Dat is geen fout.

Waar je projecten nog meer ziet

• De projectpagina zet alles van één project bij elkaar: de tijdlijn, de taken, de uren en, met Financieel aan en als je bij het geld mag, de facturen.
• Projecten zet de projecten van al je klanten onder elkaar, met de doeldatum op de balk. Een klik op de klantnaam brengt je terug naar dit tabblad. Daar begin je met Nieuw project ook een project voor elke lopende klant, zie Een nieuw project beginnen.
• Een evenement, met meerdere deelnemers die ieder een eigen factuur krijgen, hangt niet aan een van je klanten maar aan de vaste organisator van je werkruimte, de klant Evenementen. Bij een deelnemer staat het op zijn tab Projecten in de kaart Deelnemer aan.
• Op Tijd kies je bij uren en bij de timer een project. Hangen er uren van een klant met projecten aan geen enkel project, dan wijst een signaal ze daar per maand aan.
• Op Rendement klap je een klant open en zie je per project de uren en de omzet. Daar telt een openstaande factuur wel mee, en uren en facturen zonder project staan apart op de regel “Zonder project”.