Projecten

Projecten staat in de zijbalk onder Overzicht, direct onder Klanten. Bovenaan staat de knop Nieuw project, en daaronder zijn twee tabbladen. Projecten laat zien hoe lang je projecten al lopen; daar opent het scherm. Doelen laat zien hoe je weken gaan en of je op tempo ligt met wat je jezelf voor de maand en het jaar hebt voorgenomen.

Tot oktober 2026 heette dit scherm Projecten en doelen en stond het onder Zaken, met alles onder elkaar. Daarvoor stonden je doelen onder Financieel, tabblad Doelen. Heb je nog een oude link of bladwijzer naar je doelen, dan kom je vanzelf op de tab Doelen uit.

Staat Financieel uit, dan zie je op de tab Doelen alleen de doelen die uren, taken of je eigen telveld tellen. De doelen met een bedrag of een aantal facturen gaan uit beeld, maar ze blijven bewaard. Zie Onderdelen uitzetten.

De zin bovenaan

Onder de kop staat in één zin hoe je ervoor staat, bijvoorbeeld: “3 projecten lopen, het langste al ruim 2 maanden bij Bakkerij Janssen. Deze week 12,5u gewerkt en 8 taken af.” Loopt er niets, dan begint hij met “Er loopt op dit moment geen project.” Het stuk over deze week staat er alleen als je ook de tab Doelen hebt.

Een nieuw project beginnen

Een project hoort altijd bij een klant. Daarom vraagt het venster eerst de klant, en kun je die er ter plekke bij maken.

1. Klik op + Nieuw project bovenaan het scherm, of kies Nieuw project onder de knop Nieuw bovenin.
2. Kies bij Klant de klant. De lijst begint op “Kies een klant” en bevat je lopende klanten. Staat hij er nog niet in, kies dan + Nieuwe klant en vul de Naam van de nieuwe klant in. Heb je nog geen enkele klant, dan staat die keuze al klaar.
3. Vul de Naam van het project in, bijvoorbeeld “Nieuwe webshop”.
4. De Startdatum staat op vandaag. Begon het eerder of begint het later, pas hem dan aan.
5. Moet het op een vaste dag af, zet die dan bij Doeldatum. Leeg laten mag, en de doeldatum mag niet voor de startdatum liggen. Doet hij dat toch, dan zegt de app “De doeldatum ligt vóór de startdatum. Pas een van beide aan. Er is niets opgeslagen.”
6. Klik op Project maken. Je komt meteen op de pagina van het nieuwe project, waar je de rest invult, zoals mijlpalen. Zie De projectpagina.

Staat het onderdeel Evenementen aan, dan kies je bovenaan het venster eerst de Soort: Project of Evenement. Een evenement heeft meerdere deelnemers die ieder een eigen factuur krijgen; het venster heet dan Nieuw evenement, vraagt geen klant en de knop heet Evenement maken. Hoe dat verder gaat staat op Evenementen. Staat het onderdeel uit, dan ziet de eigenaar onder de velden “Meerdere deelnemers, ieder met een eigen factuur? Zet Evenementen aan bij Onderdelen.”

Maak je je eerste project, dan staat naast het venster een voorbeeld: “Zo staat het straks op je dashboard”. Dat is de kaart uit Stand van je projecten, die meeverandert met wat je typt. Er wordt geen nepproject voor aangemaakt.

Een nieuwe klant die je hier maakt heeft alleen een naam. De rest vul je later in bij Klanten. Bestaat er al een klant met die naam, dan maakt het venster er geen tweede bij en zegt het dat je de bestaande kunt kiezen. Lukt het project zelf niet, dan blijft er ook geen nieuwe klant achter.

Een project voor een klant die op pauze of in het archief staat, begin je op de pagina van die klant, op zijn tab Projecten. Ook voor een lopende klant kan dat; zie de tab Projecten bij een klant.

Heb je nog geen enkel project, dan staat er op de tab Projecten: “Nog geen projecten. Met Nieuw project hierboven kies je de klant en geef je het project een naam; ook vanaf de klant, op zijn tab Projecten, kun je er een beginnen.”

Looptijden

Op de tab Projecten staan bovenaan vijf kerncijfers en daaronder het blok Looptijden. Het zet je projecten als balken op een tijdas, gegroepeerd per klant. Met de keuze Welke projecten boven de lijst kies je welke je ziet, en achter elke knop staat hoeveel projecten erin zitten:

• Lopend: projecten die nog lopen, dus met elke status behalve Afgerond. Dit is de standaard.
• Doorlopend: werk zonder einde in zicht, zoals hosting, onderhoud of SEO op fee-basis. Het vinkje “Doorlopend werk” zet een project hier.
• Afgerond: projecten met de status Afgerond. Een doorlopend contract dat je stopzet, komt ook hier terecht.
• Archief: projecten die je met “In het archief” uit beeld hebt gezet. Archief wint van de andere drie. Op de tab Projecten van de klant blijven ze gewoon staan.
• Achter, voluit Achter op schema: de projecten waar Hoe staat het “Achter op schema” zegt, omdat een mijlpaal of de doeldatum voorbij is, of, met het onderdeel Planning aan, een fase van het planbord over zijn einddatum is. Loopt er niets achter, dan staat er “Geen project loopt achter op schema.” Deze knop staat er alleen als Hoe staat het aan staat, zie De stip en de streepjes.

Staat de teamfunctie aan, dan staat er naast die knoppen ook een keuze Verantwoordelijke: Iedereen, één persoon, of Nog van niemand. Wie verantwoordelijk is zet je op de projectkaart bij de klant, zie de tab Projecten bij een klant. Daarnaast staat de knop Van mij: die laat alleen de projecten zien die jij trekt of waar je in het team zit. Is er in die stand niets van jou, dan staat er “Niets van jou in deze stand.”, en bij Achter “Geen project van jou loopt achter op schema.”

Heb je evenementen en staat het onderdeel Evenementen aan, dan staat er ook de knop Alleen evenementen, die de gewone projecten even uit beeld haalt.

Een medewerker zonder toegang tot het geld ziet geen tabbladen, alleen de looptijden: geen weken, geen doelen en geen omzet.

Werk voor een klant van de soort samenwerking staat hier niet. Dat werk loopt via een partner, en dit scherm gaat over je eigen projecten. Op je dashboard, in het blok Stand van je projecten, staat het wel.

De kerncijfers bovenin

De strook bovenaan telt altijd al je projecten, niet alleen de stand die openstaat. Zonder projecten staat hij er niet. Drie cijfers zijn een knop die de lijst op zijn stand zet:

• Projecten: hoeveel er lopen. Kiest Lopend.
• Achter op schema: hoeveel er achterlopen. Dit cijfer staat er alleen als Hoe staat het aan staat, en het is rood zodra het boven nul is. Kiest Achter.
• Doorlopend: hoeveel werk zonder einde je hebt. Kiest Doorlopend.

De andere twee zijn alleen een cijfer. Met doeldatum telt de lopende projecten waarvan de doeldatum vandaag of in de komende drie weken valt. Langste looptijd noemt het lopende project dat het langst loopt, met zijn naam eronder; zonder lopend project staat er “geen”.

Doorlopend werk telt dus niet mee voor de langste looptijd, want het staat in zijn eigen stand. Op de tijdas van een klant staat doorlopend werk wel, met zijn eigen looptijd. Zie je daar een langere looptijd dan hier, dan is dat de reden.

Welke van deze cijfers in de strook staan en in welke volgorde, kies je met Bewerken onderaan je zijbalk: sleep een cijfer aan zijn puntjes, of zet het aan of uit onder Deze pagina in de groep Cijfers. Er blijft altijd minstens één cijfer staan. Andere delen van dit scherm doen niet mee. Zie Je scherm indelen met Bewerken.

Lijst of tegels

Rechtsboven in het blok Looptijden kies je de Weergave: Lijst met de balken, of Tegels. Je keuze staat in het adres, dus een gedeelde link of de terugknop geeft dezelfde weergave. Een tegel is dezelfde projectkaart als op je dashboard. Bovenaan staat de klant met zijn contactpersoon, of “Geen contactpersoon”, en rechts de stand als pil: Gepland, Loopt, Ter review, Wacht op klant of Afgerond. Daaronder de projectnaam. Heeft het project stappen, dan zie je een ring en een balk met “1 van 3 stappen” en de volgende stap, of “Alle stappen zijn af”. Ring en balk zijn rood als het project achterloopt of over de doeldatum is, oranje bij Let op en groen als alle stappen af zijn. Zonder stappen staat er “Nog geen stappen”, en bij doorlopend werk “Doorlopend”. Onderaan staat de doeldatum, zoals “Doel 21 nov, nog 29 dagen” of in het rood “15 dagen over, doel 8 okt”. Zonder doeldatum staat er sinds wanneer het loopt, en bij een afgerond project wanneer het af was. In een team staat rechts daarvan het team van het project, of een lege plek als het nog van niemand is. Een klik op de tegel opent het project.

De balk per project

Elk project krijgt een balk in de kleur van zijn klant, op een tijdas met de maanden en een streep bij vandaag. Wat je erop ziet:

• Het donkere stuk is wat er gelopen heeft, van de start tot vandaag, of tot het einde bij een afgerond project.
• Heeft het project een doeldatum, dan loopt er een lichter stuk door tot die datum, met een streepje op de doeldatum zelf. Dat is wat er nog gepland staat.
• Ben je voorbij de doeldatum, dan kleurt het stuk erna rood, en het streepje van de doeldatum ook.
• Loopt een project nog en heeft het geen doeldatum, dan eindigt de balk in een gestreepte staart: er is nog geen einde afgesproken.

Rechts van de balk staat hoe lang het project loopt, bijvoorbeeld “2 mnd 3 d”, met daaronder “nog 12 dagen” tot de doeldatum, of “5 dagen over” in rood als je erover bent. Zonder doeldatum staat er sinds wanneer het loopt. Bij een afgerond project staat er altijd tot wanneer het liep. Onder de projectnaam staan het aantal gekoppelde facturen en de omzet. Staat een project op de status Ter review of Wacht op klant, dan staat dat als label naast de naam; de andere statussen zie je al aan de balk.

De looptijd begint op de startdatum van het project. Zonder startdatum telt de eerste gekoppelde factuur die de deur uit is, en anders de dag waarop je het project aanmaakte. Een afgerond project loopt tot zijn einddatum, of zonder einddatum tot zijn laatste verstuurde factuur.

De naam van de klant boven een groep is een link naar de tab Projecten van die klant. Onder de lijst staat nog een keer hoe je een nieuw project begint: met Nieuw project, bovenaan deze pagina of in het Nieuw-menu. Zie Een nieuw project beginnen.

De stip en de streepjes

Staat het onderdeel Tijdlijn aan, met daarbij Toon Hoe staat het, dan laat Looptijden drie dingen meer zien. De balk van een lopend project krijgt de kleur van zijn stand, en onder de balken legt een legenda uit wat Loopt achter, Let op en Op schema zijn, naast Doeldatum en, als er mijlpalen op staan, Mijlpaal gehaald, niet gehaald en komt nog. Stip en streepjes komen uit Mijlpalen en Hoe staat het, en daar lees je ook wanneer een project achterloopt.

• Een stip voor de projectnaam, met de stand van het project: groen bij Op schema, een open ring in klei bij Let op, en gevuld rood bij Achter op schema. Geen stip betekent Geen planning, doorlopend werk zonder signaal, of een project dat afgerond of in het archief is. Staat het onderdeel Planning aan, dan tellen de open fases van het planbord mee: een project met fases heeft een planning, en een fase over zijn einddatum maakt het Achter op schema.
• Een streepje op de balk voor elke mijlpaal met een datum: groen als hij bereikt is, op de dag waarop dat gebeurde, rood als hij te laat is, en een ring als hij nog komt. Die ring is er zodat je een mijlpaal niet aanziet voor het streepje van de doeldatum. De tijdas loopt door tot de verste mijlpaal, dus er valt geen streepje van de balk.

Streepjes staan alleen op projecten die nog lopen: op een afgerond project is een mijlpaal geschiedenis. Staat er in de lijst minstens één, dan legt de noot onder Looptijden ze uit: “Een streepje op de balk is een mijlpaal: groen is bereikt, rood is te laat, een ring komt nog. De stip voor de naam is de stand van Hoe staat het.”

Zet de eigenaar Hoe staat het uit, of het hele onderdeel Tijdlijn, dan verdwijnen de stip, de streepjes en de knop Achter. Je mijlpalen blijven bewaard. Zie Onderdelen uitzetten.

Een project openen

Klik op de rij van een project en er opent een venster. Bovenaan staan de naam, de klant en wanneer het project begon, met daaronder de link Open projectpagina. Die brengt je naar de eigen pagina van het project, met de taken, de uren en, als het onderdeel Tijdlijn aan staat, de tijdlijn en Hoe staat het. Zie De projectpagina.

Daaronder staan vier cijfers:

Daaronder staat dezelfde projectkaart als op de tab Projecten van de klant: de naam, met de teamfunctie aan de Verantwoordelijke, dan Start, Eind, Doeldatum, de keuzelijst Status en de vinkjes Doorlopend werk en In het archief. Bij Status kies je Gepland of Loopt, Ter review, Wacht op klant of Afgerond; Gepland staat er in plaats van Loopt zolang de startdatum nog moet komen, en Ter review en Wacht op klant alleen bij een lopend project dat niet in het archief staat. Afgerond is wat op de tab Projecten van de klant het vinkje Loopt nog uitzetten is. Elk veld slaat zichzelf op zodra je het verlaat of aanvinkt; er is geen knop Opslaan. Wat die velden precies doen en hoe je een factuur koppelt, lees je bij de tab Projecten bij een klant.

Onder de kaart vertaalt een zin je doeldatum, zolang het project nog loopt: “Dan heb je nog 12 dagen. Het project loopt dan 3 mnd in totaal, en daarvan is 87 procent voorbij.” Ligt de doeldatum al achter je, dan zegt hij hoeveel dagen geleden dat was: “Zet hem opnieuw, of zet de status op Afgerond.”

Open je dit venster met Bewerken op de projectpagina, dan staan er ook Budget in uren en, als je het geld mag zien, het Uurtarief van dit project in. Vanuit de lijst hier staan die twee er niet; zie De projectpagina.

Onderaan staan twee knoppen. Project weggooien vraagt eerst of je het zeker weet; uren, facturen, terugkerende facturen, taken, afspraken, ritten en regels op de tijdlijn blijven staan en raken alleen hun koppeling met het project kwijt. De mijlpalen van het project gaan wel mee weg. Naar met de naam van de klant erachter brengt je naar zijn tab Projecten.

Ben je een veld aan het wijzigen en druk je op Escape, dan zet dat eerst alleen dat veld terug. Een tweede Escape sluit het venster.

Het ritme van je weken

Op de tab Doelen staat links een staafgrafiek over de laatste twaalf weken, met je weektarget als lijn erdoor. Met Uren zie je hoeveel je per week gewerkt hebt, met Taken af hoeveel taken je per week afvinkte. De staaf van deze week springt eruit. Ga je met de muis over een week, dan zie je het getal en de target van die week.

De uren zijn al je urenregels, met en zonder klant: dit gaat over hoeveel je werkt, niet over wat je kunt factureren. Een taak telt in de week van de dag waarop je hem afvinkte.

Deze week

Rechts daarnaast staan drie weekdoelen, van maandag tot en met zondag, met vandaag erbij: Uren gewerkt, Taken afgerond en Facturen verstuurd. Per doel zie je de stand tegenover je target, een balk en het percentage, of “Gehaald” als je er al bent.

Zolang je zelf niets instelt, staat er een voorstel: 45 uur, 140 taken en 4 facturen. Dat zijn geen afspraken maar een begin, en de noot onder het blok zegt hoeveel van de drie nog een voorstel zijn. Past het niet bij hoe jij werkt, zet dan je eigen getal:

1. Klik in het veld target onder het doel.
2. Typ het getal dat bij jouw week past, 1 of hoger.
3. Druk op Enter of klik ergens anders, en het getal is opgeslagen. Bedenk je je voordat je het veld verlaat, druk dan op Escape en het oude getal staat er weer.

Vanaf dat moment is het een echt weekdoel dat elke week opnieuw meetelt. De lijn in de ritmegrafiek volgt altijd het getal dat hier staat, ook zolang het nog een voorstel is. Verstuurde facturen tellen op hun factuurdatum, en alleen echte facturen die verstuurd, betaald of verlopen zijn.

Doelen voor de maand en het jaar

Onderaan staan je eigen doelen, elk op een kaart. Met de knoppen boven de kaarten filter je op Alles, Op koers, Achter en Behaald.

Een kaart laat zien waar je staat, bijvoorbeeld “€12.400 van €40.000”, met een balk. Over die balk loopt een markering: waar je nu zou moeten staan als de periode gelijkmatig verloopt. Zestig procent van een jaardoel eind september ziet er goed uit, maar de markering staat dan op driekwart en zegt dat je achterloopt. Bij een gehaald doel staat die markering er niet, en ook niet als de periode nog moet beginnen of op zijn laatste dag is.

Op koers betekent: nog niet gehaald, maar minstens zo ver als het deel van de periode dat voorbij is. Vandaag telt daarbij als verstreken dag. Alles wat daaronder zit staat bij Achter.

Onder de balk staat een zin die het voor je uitrekent:

• Bij een bedrag: “Op tempo, €800 voor. Nog €4.200 in 36 dagen.” of “€800 achter op tempo. Nog €4.200 in 36 dagen.”
• Bij een aantal of uren: “Nog 3 in 36 dagen. Dat is voor op schema.” of “Nog 3 in 36 dagen. De markering op de balk is waar je nu zou staan.” Een halve factuur bestaat niet, dus hier staat de achterstand niet als getal.
• Gehaald: “Behaald.”, of met wat je erboven zit: “Behaald, €1.200 boven het doel.”
• Is de periode voorbij zonder dat je het haalde, dan zegt hij hoeveel je tekortkwam. Moet hij nog beginnen, dan zegt hij wanneer.

De balk loopt tot 100 procent. Haal je meer, dan staat dat in die zin en niet in een balk die over de kaart heen schiet. Heb je een beloning ingevuld, dan staat die onderaan de kaart, bij een gehaald doel met “Behaald, trakteer jezelf:” ervoor.

De drie weekdoelen van hierboven staan niet nog een keer in deze lijst. Een weekdoel op een andere metric wel, want dit is de enige plek waar je hem ziet.

Een doel maken

1. Klik op de tab Doelen op Nieuw doel rechtsboven de doelen, of kies Nieuw doel onder de knop Nieuw bovenin. Dan opent de tab Doelen met het venster al open.
2. Geef het een titel, bijvoorbeeld “Jaaromzet 2026”.
3. Kies een Metric: wat er gemeten wordt. Het venster opent op Vrij telveld.
4. Vul je Target in, het getal dat je wil halen. Het moet boven 0 liggen.
5. Kies een Periode: Jaar, Kwartaal, Maand of Elke week. Bij de eerste drie kies je ook het jaar, en waar nodig het kwartaal of de maand.
6. Optioneel een Beloning bij 100%, zoals “iPad Air met Apple Pencil”.
7. Klik op Opslaan.

Kies je een metric met een bedrag terwijl de target nog onder de 100 staat, dan zet de app hem op 1000. Zo bewaar je niet per ongeluk een omzetdoel van tien euro.

Maak je hier een doel met Elke week op Uren gewerkt, Taken afgerond of Verstuurde facturen, en staat er op die metric nog geen weekdoel, dan komt hij bovenaan bij Deze week te staan. Staat er al een, dan blijft de oudste bovenaan en komt de nieuwe in de lijst eronder.

Een doel pas je aan met het potloodje rechtsboven op de kaart. Het kruisje ernaast verwijdert hem, na een bevestiging.

De metrics die zichzelf bijhouden

Acht van de tien metrics rekent Zakenmaat zelf uit over de periode van dat doel. Op de kaart staat dan “rekent zichzelf uit”.

• Omzet excl btw en Omzet incl btw.
• Brutowinst, dus je omzet min je kosten.
• Netto besteedbaar, wat er na de belastingberekening overblijft. Dit loopt door dezelfde rekensom als het tabblad Belasting, dus lees daar wat er wel en niet in zit. Zet je dit als maand- of kwartaaldoel, lees het getal dan als een indicatie: de winst van dat stuk jaar gaat door een jaartarief-berekening, dus het is geen echte netto-maandstand. Kent de app de tarieven van het jaar van je doel nog niet, dan staat op de kaart met welk jaar er gerekend is.
• Betaalde facturen, het aantal dat nu op betaald staat.
• Verstuurde facturen, het aantal dat ooit de deur uit is gegaan. Betaald en verlopen tellen daarin mee, want ook die zijn verstuurd.
• Uren gewerkt, al je geboekte uren in de periode, met en zonder klant.
• Taken afgerond, het aantal taken dat je in de periode hebt afgevinkt, geteld op de dag van het afvinken.

Bij Verstuurde facturen bepaalt de factuurdatum in welke periode een factuur valt. Bij Betaalde facturen hangt het af van je instelling Wanneer telt een factuur als omzet, net als bij de omzetdoelen. Op het factuurstelsel telt ook hier de factuurdatum: een factuur van eind juni die in juli binnenkomt, telt mee in je juni-doel. Op het kasstelsel telt de dag waarop hij betaald is, dus diezelfde factuur telt in juli. Heeft een betaalde factuur geen betaaldatum, omdat hij al op betaald stond voordat de app die dag bijhield, dan telt de factuurdatum.

Bij deze doelen hoef je niets bij te werken. Verstuur je een factuur, boek je uren of vink je een taak af, dan schuift de balk vanzelf op.

De twee die je zelf bijhoudt

Wil je iets meten dat de app niet kent, kies dan Vrij telveld voor een aantal of Vrij geldbedrag voor een bedrag. Denk aan tien nieuwe klanten benaderen, of drie blogposts schrijven. Op de kaart staat dan “handmatig”.

De stand houd je zelf bij, op de kaart: met de min en de plus tel je er één af of bij, en in het veld ertussen typ je een ander getal, dat opslaat zodra je het veld verlaat. Bewerk je het doel, dan staat die stand er ook als veld Huidige waarde, maar niet in het venster waarin je het doel aanmaakt. Zakenmaat rekent aan zo’n doel niets uit. Je AI kan een doel wel aanmaken en opvragen, maar die stand niet bijwerken.

Hoe de periode werkt

Een doel meet alleen binnen zijn eigen periode. Een maanddoel voor juni kijkt naar 1 tot en met 30 juni, een kwartaaldoel naar die drie maanden, een jaardoel naar het hele jaar. Een doel met Elke week meet de week waar je nu in zit en begint elke maandag opnieuw.

Dat betekent ook dat een doel uit een afgelopen periode blijft staan zoals het was. Een maanddoel voor juni verandert in juli niet meer, dus je kunt teruglezen of je het gehaald hebt.

Waar je op moet letten

De automatische doelen met een bedrag volgen je instelling Wanneer telt een factuur als omzet, op Instellingen › Belasting. Op het factuurstelsel, de standaard, telt een factuur mee zodra je hem verstuurt, op zijn factuurdatum. Op het kasstelsel telt hij pas als hij betaald is, en dan in de periode van de dag waarop het geld binnenkwam. Zo noemt je omzetdoel voor een periode hetzelfde bedrag als de rest van de app. Zie Belasting.

Hier zit een verschil tussen de twee soorten doelen, en het is de moeite waard om te kennen. De doelen die facturen tellen kijken alleen naar echte facturen: offertes tellen niet mee, ook niet als ze geaccepteerd zijn, en creditnota’s evenmin. Heb je een factuur gecrediteerd, dan blijft hij dus meetellen in je aantal.

De doelen met een bedrag erin, dus omzet, brutowinst en netto besteedbaar, doen dat anders. Die slaan alleen offertes over. Een creditnota heeft een negatief bedrag en verlaagt je omzetdoel dus wel degelijk. Crediteer je een factuur van duizend euro, dan zakt je omzetdoel met duizend euro terwijl je aantal-doel op hetzelfde getal blijft staan.

Een doel dat je verwijdert is weg, en je kunt het niet terugzetten. Wil je bewaren wat je vorig jaar hebt gehaald, laat het doel dan staan: het kost niets, het leest prettig terug, en met het filter Behaald zie je in één keer wat je allemaal hebt gehaald.

Waar dit naast staat

Doelen zeggen of je op koers ligt, niet waar het geld vandaan komt. Voor dat laatste is Rendement de plek, met ook een uitsplitsing per project, en voor wat er onder de streep overblijft het tabblad Overzicht onder Financieel.