Planning

Het scherm Planning zet de fases van je projecten op een tijdlijn. Een fase is een stuk werk binnen een project met een begin en een eind, zoals ontwerp, bouw of oplevering. Je ziet in één beeld wat wanneer loopt, wat elkaar raakt en wie erop staat. Bovenaan staat hoeveel fases er vandaag lopen, of “Vandaag loopt er geen fase.”, met de link Zo werkt het planbord naar deze pagina.

Planning is een onderdeel dat in een nieuwe werkruimte uit staat. Zolang het uit staat, staat er “Planning staat nog uit in deze werkruimte. Zet hem aan om je fases in de tijd te zetten.” Aanzetten doe je onder Instellingen, zie Onderdelen uitzetten. Staat hij aan, dan vind je Planning in de zijbalk en op de projectpagina onder Meer acties de link Open in Planning.

Werk je in een team, dan ziet iedereen het bord, maar plannen doet de eigenaar of een beheerder: fases toevoegen, verzetten, mensen inplannen, aanbieden, definitief maken en weghalen. Een medewerker leest bovenaan “Plannen doet een beheerder. Jij ziet hier wanneer wat loopt.”

De strook met kerncijfers

Onder de kop staat een strook met de cijfers van je planning:

• Lopen vandaag: hoeveel fases er vandaag lopen, en in hoeveel projecten.
• Te laat: fases waarvan het einde voorbij is en die nog niet op Klaar staan. Is het er een of meer, dan staat het cijfer in rood.
• Zonder datum: fases die nog niet op het bord staan.
• Bezet deze week: welk deel van de werkdagen van maandag tot en met vrijdag deze week al gevuld is, zoals “Bezet deze week, 12 van 20 dagen”. Met teams tellen de actieve leden mee, zonder teams tel je zelf mee op de dagen met een fase die geen opdrachtnemer aannam.
• Open aanbod: alleen voor wie mag plannen. Hoeveel aanbiedingen er nog bij een opdrachtnemer liggen.

Elk cijfer is een knop. Lopen vandaag, Te laat en Open aanbod zetten een filter op het bord, met een regel die zegt wat je ziet, zoals “Je ziet alleen de fases die vandaag lopen.”, en een knop Toon alles om het bord weer heel te zien. Klik je er nog een keer op, dan gaat het filter ook uit. Zonder datum springt op de tijdlijn naar de kaart Zonder datum en filtert op Per status de fases zonder datum. Bezet deze week zet het bord op de tijdlijn, op een rij per persoon als dat kan, en op de schaal Week.

Weergave, rijen en schaal

Bovenaan het bord staan drie keuzes:

• Weergave: Tijdlijn zet de fases als stroken in de tijd, Per status zet ze in kolommen per status, zie hieronder.
• Rijen: Per project geeft een rij per project. Per persoon geeft een rij per mens, met onderaan de rij Niemand ingepland. Met teams staat deze keuze er altijd. Zonder teams staat hij er alleen als je een opdrachtnemer hebt die een klus aannam; je eigen rij staat dan bovenaan.
• Schaal: Week, Maand of Kwartaal, met de knop Vandaag die het bord terugbrengt naar vandaag. Op Per status staat de schaal er niet.

Elke rij begint met het embleem van de klant, de naam van het project en de klant, of “Zonder klant”. Boven het bord staan de maanden en de weken, zoals “week 41”, en daaronder de dagen, met het weekend in een andere tint. Vandaag staat als gouden lijn over het hele bord, met bovenaan het pilletje vandaag.

Onder de tijdlijn staat een legenda: Te plannen of ingepland, Bezig, Klaar, Nog niet definitief, Te laat, en voor de mijlpalen Mijlpaal gehaald, Mijlpaal niet gehaald en Mijlpaal komt nog.

De mijlpalen van een project staan als markering op het bord. Die zet je op het project zelf, zie Mijlpalen en Hoe staat het.

Een periode staat overal als bijvoorbeeld 3 tot en met 7 november: de laatste dag hoort erbij.

Per status

Op Per status staat elke status als kolom, met het aantal fases erboven; een nieuwe werkruimte heeft er vier: Te plannen, Ingepland, Bezig en Klaar. Een kolom toont eerst vijf fases, de rest klapt open met Toon alle. Elke kaart toont het embleem van de klant, het project, de datums of “Nog geen datum”, wie erop staat of “Nog niemand”, Definitief als de fase definitief is, en de uren: “12 van 16 uur” met een meter, of “16 uur begroot”. Een fase die nog niet definitief is heeft een gestippelde rand, een fase die te laat is een rode streep.

Wie mag plannen sleept een kaart naar een andere kolom, en de status volgt de plek. Een lege kolom zegt dan “Sleep een fase hierheen.” Met het toetsenbord zet Shift met de pijl de fase in de kolom ernaast.

Een fase die te laat is

Een fase is te laat als zijn einddatum voorbij is en hij nog niet op Klaar staat. Op de tijdlijn staat bij een rij hoeveel fases er te laat zijn, zoals 2 te laat. Bij het openen begint het bord niet bij vandaag maar schuift het terug tot het begin van de vroegste te late fase in beeld is, zolang vandaag er rechts nog op past. Een schermlezer noemt bij elke fase de naam, het project, de periode, de werkdagen, de status, en of hij definitief of te laat is.

Een te late fase telt ook mee in Hoe staat het van zijn project: dat staat dan op Achter op schema, met de knop Bekijk de tijdlijn, die je naar de tab Tijdlijn van het project brengt.

Een fase toevoegen

Klik op Fase toevoegen bovenaan het bord, of op het plusje in de rij van een project. In het venster Nieuwe fase kies je het project, geef je de fase een naam en vul je een begin en een eind in. Laat je de datums leeg, dan komt de fase bij Zonder datum.

Zonder datum

Op de tijdlijn staat onder het bord de kaart Zonder datum, met rechts hoeveel fases erin staan. Per fase zie je het embleem van de klant, de naam, het project, de klant en de begrote uren. Met de muis sleep je een fase naar het bord. Je kunt ook bij Kies een week een week kiezen en op Inplannen klikken; op een telefoon is dat de manier. Het potlood opent de details. Staat alles op het bord, dan zegt de kaart “Alles staat op het bord.”, en hebben projecten nog geen fases, dan noemt hij hoeveel.

Een fase verzetten

Met de muis sleep je een fase naar een andere plek, of je trekt aan zijn rand om hem langer of korter te maken. Op een telefoon sleep je niet, want dat botst met scrollen: daar tik je op de fase en kies je in het menu, bijvoorbeeld Een werkdag eerder, Begin een werkdag eerder, Een werkdag langer of Van het bord halen. Op Maand en Kwartaal verzet het menu per week. Met het toetsenbord verzet Shift met de pijl naar links of rechts de fase, en Enter opent het menu.

Raakt een fase daardoor een fase erna in hetzelfde project, dan schuift die mee. De melding zegt hoeveel fases er meeschoven en heeft een knop Terugzetten.

Het fasepaneel

Klik op een fase en rechts opent het paneel met alles over die fase:

• Status: in een nieuwe werkruimte Te plannen, Ingepland, Bezig of Klaar. Zet je een fase die op Te plannen staat op het bord, dan wordt hij Ingepland, en haal je hem eraf, dan weer Te plannen. Bezig en Klaar blijven staan.
• Wanneer: het begin en het eind.
• Gegevens: de naam, Uren begroot, Mensen nodig en een notitie.
• Mensen: wie erop staat, met hoeveel plekken er gevuld zijn, bijvoorbeeld “1 van 2 plekken gevuld.” Een collega plan je in, een opdrachtnemer bied je de klus aan. Bij elke opdrachtnemer staat waar het aanbod is: Nog niet verstuurd, Wacht op antwoord, Aangenomen of Laten liggen. Een aanbod gaat pas de deur uit als de fase definitief is. Dan krijgt de opdrachtnemer ook een mail, via de mailkoppeling van het bedrijf, met als onderwerp de naam van je werkruimte en de fase, bijvoorbeeld “Studio Heidelicht biedt je een klus aan: Ontwerp”, en een link Bekijk de klus. De melding zegt wat er met die mail gebeurde. Is er nog geen mailkoppeling, dan staat er dat hij geen mail kreeg; laat het dan zelf even weten, of koppel je mail bij Instellingen. Een opdrachtnemer die zijn link nog niet gebruikte krijgt deze mail niet: die komt binnen via de link die je hem stuurde en ziet het aanbod daarna vanzelf.
• Mijlpalen: de mijlpalen die erbij horen. Die zet je op het project.
• Definitief: “Een definitieve fase gaat niet meer naar Zonder datum. Dat draai je niet terug.” Een fase zonder datum maak je niet definitief; plan hem eerst in. Wie je als opdrachtnemer had voorgesteld, krijgt bij Definitief maken het aanbod en de mail.
• Weghalen: zie hieronder.

Een fase weghalen

“Weghalen zet je niet terug. De tijdlijn van het project onthoudt de naam en de datums.” Voor je bevestigt met Ja, haal weg, zegt Zakenmaat wat er gebeurt: wie de klus aannam ziet hem niet meer bij Je klussen en krijgt geen bericht, dus laat het zelf weten. Een aanbod dat nog open stond vervalt, en de mijlpalen blijven op het project staan, zonder fase.

Een definitieve fase verzetten

Verzet je een definitieve fase waar een opdrachtnemer al ja op zei, dan noemt de melding wie de nieuwe datums opnieuw moet aannemen. Klik je binnen het uur op Terugzetten in die melding, dan staat de fase weer op zijn oude datums en heeft die opdrachtnemer de klus weer. Sleep je hem zelf terug, of doet je AI het, dan blijft het aanbod open en moet hij opnieuw ja zeggen.

Opdrachtnemers

Een opdrachtnemer is iemand buiten je werkruimte die klussen van je aanneemt, zoals een vaste zzp’er. Hij wordt geen lid en ziet alleen de klussen die je hem aanbiedt. Met de knop Opdrachtnemers naast Fase toevoegen open je het venster waarin je er een toevoegt: je maakt een uitnodiging en stuurt de link zelf door, in een chat of een mail. Daar maak je ook een nieuwe link of stop je met een opdrachtnemer; zijn link werkt dan meteen niet meer.

De opdrachtnemer ziet zijn klussen op zijn eigen pagina, met Neem de klus aan en Laat toch liggen. Heeft hij zelf ook een werkruimte in Zakenmaat, dan staat Je klussen onderin zijn zijbalk, boven Instellingen, in elke werkruimte en bij elke rol. Aangenomen klussen kan hij in zijn eigen agenda zetten, zie Klussen uit je planning.

Je AI en de planning

Je AI leest het bord met planning_lijst, met dezelfde kerncijfers als de strook bovenaan, en plant met fase_opslaan, fase_verschuiven, fase_aanbieden en fase_verwijderen. Plannen vraagt dezelfde rechten als in de app, en staat Planning uit, dan heeft je AI deze tools niet. Zie Wat de AI kan.