De projectpagina

Elk project heeft een eigen pagina. Bovenaan staat de kop met de status en hoe ver het project is, daaronder een strook met vijf cijfers en de mijlpalen, en dan de tabbladen met de tijdlijn, de stappen, de taken, de uren en de facturen. Rechts staat een kolom die altijd in beeld blijft, met de volgende stap, hoe het ervoor staat en wie je belt bij de klant. Wat er bij een project gebeurde zoek je dus niet meer bij elkaar op vier schermen.

Je komt er op meer plekken:

• op Projecten, via Open projectpagina in het venster van een project;
• op een klantpagina, tabblad Projecten, via de naam van het project;
• op je dashboard, in het blok Stand van je projecten, via de rij van het project;
• via het projectlabel bij een taak op Taken en op het tabblad Taken van een klant;
• via de zoekbalk bovenin, groep Projecten.

Begin je een project met Nieuw project, dan kom je er meteen op uit.

Bovenaan staat het kruimelpad: Alle projecten, de klant en het project. Met Alle projecten ga je terug naar de lijst.

De kop

Boven de naam van het project staat de klant, als link naar zijn klantpagina. Onder de naam staat een regel met:

• de status: Gepland, Loopt, Ter review, Wacht op klant of Afgerond. Staat het project in het archief, dan staat er Archief, wat de stand ervoor ook was;
• is de doeldatum voorbij en is het project niet af, een rode pil als 4 dagen over, doel 12 okt;
• wanneer het project loopt, zoals “1 okt tot 13 nov”, “1 okt tot nog geen doel” of bij doorlopend werk “Sinds 1 okt, doorlopend”, met erachter hoe lang het al loopt of over hoeveel dagen het begint;
• werk je met een team, wie verantwoordelijk is, of Nog van niemand.

Links van de naam staat een grote ring met hoeveel procent van de stappen af is. Die ring hoort bij de tijdlijn, een onderdeel dat niet elk account heeft; zonder tijdlijn staat er het embleem van de klant. De ring is rood als de doeldatum voorbij is of een stap te laat, groen als alle stappen af zijn of het project is afgerond, en anders goud. Heeft het project geen stappen, dan staat hij op nul procent, of op honderd als het afgerond is.

De status

De status zet je in Bewerken, met de keuzelijst Status:

• Gepland of Loopt volgt uit de startdatum: ligt die nog in de toekomst, dan staat er Gepland, anders Loopt. Je ziet er dus altijd maar een van de twee.
• Ter review en Wacht op klant zet je zelf, bijvoorbeeld als het werk ter keuring ligt of als je niet verder kunt tot de klant iets aanlevert. Wacht op klant geeft een signaal in Hoe staat het.
• Afgerond zet het project op klaar, zoals het vinkje Loopt nog uitzetten op de klantpagina.

Ter review en Wacht op klant kan alleen bij een project dat loopt en niet in het archief staat. Rond je het af of zet je het in het archief, dan vervallen ze vanzelf. Een afgerond project zet je eerst weer op Loopt. Elke wissel naar of van Ter review en Wacht op klant komt in de tijdlijn, zoals Status naar Wacht op klant of Status terug naar Loopt.

Rechts staan de knoppen. Bewerken opent hetzelfde venster als op Projecten. Met de tijdlijn aan staat er ook Mijlpaal toevoegen. Achter de drie puntjes, bij Meer acties, staan Exporteer als CSV (zie verderop), Open in Planning (alleen als Planning aan staat) en Archiveren. Staat het project in het archief, dan staat daar Uit het archief halen en toont een balk bovenaan: “Dit project staat in het archief. Het telt niet meer mee in Projecten en op het dashboard.” Met Terugzetten in die balk haal je het eruit.

Onder de strook met cijfers volgt de strook Mijlpalen, met de stappen die een datum hebben. De kaart Hoe staat het staat in de kolom rechts. Die twee hebben een eigen pagina: Mijlpalen en Hoe staat het.

De strook met cijfers

Onder de kop staan vijf cijfers. Een klik op een cijfer brengt je naar het tabblad dat erbij hoort.

Bij een evenement staat er een eigen strook, als je bij het geld mag: Opbrengst, gefactureerd, excl. btw (op het kasstelsel Opbrengst, betaald, excl. btw), Kosten op dit evenement, excl. btw, Resultaat, opbrengst min kosten en de uren. Staan er uren op het evenement, dan zegt het resultaat wat het per uur opleverde. Zie Kosten en resultaat.

De kolom rechts

Deze kolom blijft naast elk tabblad staan. Op een smal scherm staat hij onder de tabbladen.

• Volgende stap: de eerste open stap in de volgorde van het tabblad Stappen, met zijn datum of “Nog geen datum”. Is de dag voorbij, dan staat er hoeveel dagen; komt hij binnen een week, dan “vandaag” of “over 3 dagen”. In een team staat erbij wie hem trekt en de hoeveelste stap het is. Met Vink af zet je hem op af (de melding heeft Ongedaan maken), met Verzet geef je hem een andere naam of datum. Zijn alle stappen af, dan vraagt de kaart of het project klaar is, met de knop Zet op Afgerond; bij een afgerond project staat er Heropen het project. Heeft het project geen stappen, dan staat er de eerstvolgende taak, met Open de taak, of de knop Taak toevoegen.
• Hoe staat het, als dat aan staat, met daarin ook het geld. Zie Mijlpalen en Hoe staat het.
• Geld, als losse kaart, alleen als er geen kaart Hoe staat het is en je bij het geld mag: Aan uren gewerkt met de waarde, Gefactureerd, Openstaand (rood als een factuur over de vervaldatum is), Nog niet gefactureerd en het Budget met een meter, alles exclusief btw.
• Team, alleen als je met een team werkt. Zie Het team van een project.
• Contact bij de klant: de contactpersonen van de klant met hun rol, met knoppen om te mailen of te bellen, en hun mailadres, telefoon en plaats. Heeft de klant er geen, dan staat er “Geen contactpersoon bij” de klant, met een link naar de klant. Bij een evenement staat deze kaart er niet: dat hangt aan de vaste organisator van je werkruimte, niet aan iemand die je belt.

De tabbladen

Het eerste tabblad is Tijdlijn, daarna Stappen, Taken, Uren en Facturen. Tijdlijn en Stappen horen bij de tijdlijn, een onderdeel dat niet elk account heeft, en Facturen staat er alleen als je bij het geld mag. Staat de tijdlijn uit, dan begint de pagina bij Taken. Een apart tabblad Planning is er niet meer: de fases uit Planning staan op het tabblad Tijdlijn.

Bij een evenement is Deelnemers het eerste tabblad, en daar opent de pagina ook. Op de tab Facturen staan dan de facturen aan de deelnemers; in plaats van Factuur maken en Koppel staat er Naar de deelnemers, want de facturen van een evenement maak je bij de deelnemers. Zijn er nog geen, dan staat er “Nog geen facturen voor dit evenement. Maak ze bij Deelnemers: per deelnemer met Maak factuur, of voor iedereen tegelijk met Facturen maken.”

Achter elke tabnaam staat een getal: bij Stappen hoeveel er af zijn van het totaal, zoals 1/3, bij Taken het aantal open taken, bij Uren het totaal aan uren, zoals 12,5u, en bij Facturen het aantal facturen.

Tijdlijn

Bovenaan het tabblad Tijdlijn staat de kaart Tijdlijn: het project op een tijdas, met de maanden en de weken erboven. De eerste rij is Looptijd, van de start tot het doel. Staat Planning aan, dan volgt een rij per fase, met zijn status en datums; klik op een fase en er schuift een lade open met de status, wanneer, de duur en of hij definitief is. Een fase verzetten, verlengen of aan iemand geven doe je in Planning, met Open in Planning. Heeft het project nog geen fases, dan zegt de rij Fases dat, met een link om ze in Planning te plannen. De laatste rij is Stappen: elke stap met een datum als ruit. Klik op een ruit om de stap te wijzigen.

Vandaag staat als lijn met het pilletje vandaag, het doel als lijn met een vlag, zoals doel 13 nov. Fases zonder datum staan onder Nog te plannen, met Plan in. Onder de tijdas staat een legenda: Klaar, Bezig, Ingepland, Nog niet definitief, Stap af, Stap open, en hoeveel onderdelen over hun datum zijn.

Daaronder staan Komt eraan en het logboek van het project, zie De tijdlijn als logboek.

Stappen

Stappen zet alle stappen van het project onder elkaar, ook die zonder datum. Je vinkt ze daar af, voegt er een toe en legt ze op volgorde. Hoe het werkt staat op Mijlpalen en Hoe staat het.

Taken

Taken toont de taken van dit project, met bovenaan hoeveel er open en te laat zijn. Met de keuze Welke taken kies je Open (standaard), Af of Alle, elk met het aantal erachter. Met Taak toevoegen maak je er een die meteen aan deze klant en dit project hangt. Heeft de klant open taken die aan geen project hangen, dan staat naast Taak toevoegen de knop Koppel; ga erop staan en je ziet hoeveel het er zijn. Die opent Taken koppelen: vink aan wat bij dit project hoort, of vink Alles aan, en klik op Koppel, met het aantal erachter (Koppel 3). Er staat niets vooraf aangevinkt.

Uren

Uren zegt bovenaan hoeveel regels er zijn, in een team van hoeveel mensen, en als je bij het geld mag tegen welk uurtarief. Staan er uren, dan volgen twee panelen:

• het totaal, zoals 32,0u met “van 40u budget” of “geen budget”. Eronder staat “Nog 8,0u over.”, hoeveel uur je erover zit, “Geen budget gezet. Dat doe je in Bewerken.” of bij doorlopend werk “Doorlopend werk zonder budget.” Mag je bij het geld, dan staat erbij wat die uren waard zijn, zoals “Waarde €2.400 aan uren.”, tegen het uurtarief van het project, anders dat van de klant, anders dat van je werkruimte. De balk is groen tot 85 procent, daarboven klei, en rood boven het budget. In een team staat eronder wie hoeveel uur heeft;
• Uren per maand: een staaf per maand over de laatste zeven maanden, de huidige maand in goud.

Daaronder staan de uren per maand, de eerste opengeklapt, met per dag de regels. Werk je in een team en mag je alle uren zien, dan schakel je om naar Per persoon: een tabel met per persoon de uren van de laatste vier maanden, het aantal regels, het totaal en het aandeel, en wie het trekt. Met Uren boeken boek je uren voor jezelf op dit project en deze klant: je vult Omschrijving, Uren en Datum in en klikt op Boeken. Open in Tijd brengt je naar het tijdscherm. Een urenregel bewerken of weghalen doe je op het tijdscherm, niet hier. Staan er geen uren, kies dan het project als je uren boekt op het tijdscherm.

Facturen

Facturen toont wat aan dit project hangt, exclusief btw en het nieuwste bovenaan. Bovenaan staan vier cijfers: Gefactureerd, Betaald, Openstaand (rood als een factuur over de termijn is) en Nog niet gefactureerd: wat de uren waard zijn tegen het uurtarief, min wat al gefactureerd is en wat in een concept staat. Met Factuur maken begin je een factuur voor deze klant, met de projectnaam al als omschrijving. Heeft de klant facturen die aan geen project hangen, dan staat ernaast Koppel: in het venster Factuur koppelen kies je er een. Een factuur hang je er ook aan door het project te kiezen als je hem maakt, of later via Bewerken.

Budget en uurtarief in Bewerken

Bewerken op de projectpagina opent het venster met de projectkaart. Onder de projectkaart staan daar twee velden die je alleen vanaf de projectpagina ziet, niet in het venster op Projecten:

• Budget in uren: hoeveel uur er voor dit project staat, boven nul en tot 99.999, met hooguit twee cijfers achter de komma. Leeg is geen budget. Dit veld zie je ook zonder toegang tot het geld.
• Uurtarief van dit project: alleen als je bij het geld mag. Een bedrag boven nul en tot 1000 euro. Leeg betekent dat het tarief van de klant geldt, of anders dat van je werkruimte. Dit tarief gebruikt ook Haal open uren op als je een factuur maakt, zie Facturen maken.

Elk veld slaat zichzelf op zodra je het verlaat. Typ je iets wat niet kan, dan zie je bijvoorbeeld “Het budget is een aantal uren boven nul en tot 99.999, met hooguit twee cijfers achter de komma, of leeg voor geen budget. Er is niets opgeslagen.”

Het team van een project

Werk je met een team, dan staat in de kolom rechts de kaart Team: wie aan dit project werkt. De verantwoordelijke staat bovenaan, met het label trekt het, daarna de anderen in de volgorde waarin ze erbij kwamen. Jezelf herken je aan “(ik)”. Onder elke naam staan zijn uren op dit project, zoals “3,5u op dit project” of “Nog geen uren hier”. Mag je niet alle uren zien, dan zie je alleen je eigen uren.

Onder Iemand toevoegen of weghalen staat iedereen die actief in de werkruimte zit als knop. Klik op een naam om hem in het team te zetten, en nog een keer om hem eruit te halen. Iedereen in de werkruimte mag dat. Vijf seconden lang staat er een melding met Ongedaan maken, en in de tijdlijn komt een regel als Sanne toegevoegd aan het team.

Wie het project trekt, kan niet uit het team: kies je die, dan zegt de kaart “Sanne trekt dit project. Kies via Bewerken eerst iemand anders”. Kies je in Bewerken een nieuwe verantwoordelijke, dan komt die vanzelf in het team. Gaat iemand uit de werkruimte, dan gaat hij ook uit het team.

Het team is een overzicht, geen slot: iedereen in de werkruimte kan het project nog steeds openen. Op Projecten laat de knop Van mij alleen de projecten zien die jij trekt of waar je in het team zit.

De tijdlijn als logboek

Onder de tijdas op het tabblad Tijdlijn staat het logboek van het project: wat er gebeurde, per dag, het nieuwste boven. Boven de dagen staat een kop per maand, zoals Oktober met het aantal regels erachter, en buiten dit jaar met het jaartal. Elke dag heeft een kop, zoals Vandaag, Gisteren of di 7 oktober. Per regel zie je wat er gebeurde en hoe laat. Werk je in een team, dan staat erbij wie het deed.

Onderaan laadt Toon ouder de volgende vijftig regels.

Wat er vanzelf in komt

Het meeste schrijf je niet zelf. Zakenmaat zet erin:

• dat het project is aangemaakt, bewerkt of afgerond;
• taken die erbij komen, worden afgevinkt of een andere deadline krijgen;
• je uren, opgeteld per dag per persoon, zoals 3 uur gewerkt;
• offertes en facturen: verstuurd, gemaild, geaccepteerd, betaald;
• mijlpalen die erbij komen, verzet of bereikt worden;
• afspraken uit je agenda die aan het project hangen, zodra ze begonnen zijn. Ook hier zie je alleen je eigen afspraken.

Komt iets niet uit de app zelf, dan staat er rechts een klein teken. Ga erop staan en je leest waar het vandaan komt: Via je AI-koppeling, Via een API-sleutel, Door Zakenmaat zelf of Aangevuld uit wat Zakenmaat al wist.

Bundels

Vink je vijf taken achter elkaar af, dan krijg je geen vijf regels maar een, zoals 5 taken afgevinkt. Met Toon ze klap je hem open. Een bundel ontstaat alleen als dezelfde persoon op dezelfde dag direct na elkaar hetzelfde deed, op dezelfde manier. Notities, besluiten, contact, oordelen, uren, klantnotities, afspraken en weggehaalde regels worden nooit gebundeld.

Filter en zoeken

Boven het logboek staan de filters:

Op een telefoon is het filter een keuzelijst. Ernaast staat het veld Zoek in de tijdlijn. Het zoekt zodra je even stopt met typen. Filter en zoekterm komen in het adres van de pagina, dus een gefilterde tijdlijn kun je als link bewaren.

Werk je in een team zonder recht op alle uren, dan zie je van de uren alleen je eigen. Dat staat er dan ook bij.

Zelf in de tijdlijn schrijven

Bovenaan het logboek staat een notitieveld, “Schrijf een notitie, een afspraak of wat je besprak”. Typ je tekst en klik op Opslaan: het wordt een notitie van vandaag. Wil je een besluit, een contactmoment of een andere dag vastleggen, gebruik dan Schrijf in de tijdlijn.

Wat je met een klant afsprak staat nergens anders. Daar is Schrijf in de tijdlijn voor.

1. Open het tabblad Tijdlijn en klik op Schrijf in de tijdlijn.
2. Kies bij Wat schrijf je? voor Notitie, Besluit of Contact. Bij Contact kies je ook hoe: Telefoon, Mail, Gesprek of Bericht.
3. Schrijf wat er gebeurde. Er passen 4000 tekens in.
4. Was het niet vandaag, zet dan bij Wanneer de dag. Een datum in de toekomst kan niet: iets voor later zet je als taak of mijlpaal.
5. Klik op Zet in de tijdlijn.

Kies je een eerdere dag, dan krijgt de regel geen tijd. Schrijf je hem meer dan een dag na de datum die je koos, dan staat erbij wanneer je hem schreef, zoals geschreven op 14 oktober.

Mag je bij het geld en staat Financieel aan, dan zie je ook Alleen voor wie bij het geld mag. Vink dat aan voor een notitie over een bedrag. Wie niet bij het geld mag, ziet de regel dan niet. Bij jou staat hij met het label Geld.

Bewerken en weghalen

Bij een regel die je zelf schreef staan Bewerken en Weghalen. Regels die Zakenmaat zelf schreef, en regels van iemand anders, kun je niet bewerken.

De tekst kun je altijd aanpassen. De regel krijgt dan het woord bewerkt. De datum kun je alleen in de eerste 24 uur wijzigen, daarna ligt hij vast.

Weghalen doe je met Weghalen en dan Haal weg. De tekst verdwijnt, maar er blijft een regel staan dat hij is weggehaald, met de naam van wie het deed en de datum. In een team haal je je eigen regels weg. Een regel van een ander weghalen kan alleen de eigenaar of een beheerder.

Weghalen is definitief: de tekst komt niet terug. Wil je iets rechtzetten, gebruik dan Bewerken.

Komt eraan

Tussen de tijdas en het logboek staat Komt eraan, met je volgende drie afspraken aan dit project. Een tik op een afspraak opent die week in je agenda, en Naar de agenda brengt je er ook. Je ziet alleen je eigen afspraken, en alleen die nog moeten beginnen. Heb je er geen, dan staat het blok er niet. Een afspraak aan een project hangen doe je in de agenda, zie Agenda.

Exporteer als CSV

Exporteer als CSV in het menu Meer acties in de kop downloadt de tijdlijn van het project als een bestand dat je in Excel of Numbers opent. Er staat in wat jij mag zien, met de uren per dag per persoon, en het nieuwste bovenaan. Een filter of zoekterm telt niet mee: je krijgt alles. De kolommen zijn:

datum;tijd;soort;actie;wat;wie;bron;tekst;project

In de kolom bron staat hoe een regel erin kwam: app, AI-koppeling, API-sleutel, Zakenmaat, aangevuld of agenda.

Wat “aangevuld” betekent

De tijdlijn bestaat sinds oktober 2026. Wat daarvoor gebeurde, heeft Zakenmaat aangevuld uit wat het al wist: wanneer een project is aangemaakt, taken die erbij kwamen of zijn afgevinkt, deadlines die verschoven, de datum van je offertes en facturen, en betalingen. Die regels hebben het teken Aangevuld uit wat Zakenmaat al wist.

Wat Zakenmaat niet bewaarde, staat er ook niet in: wanneer een offerte is geaccepteerd of geweigerd, wanneer je iets mailde, en betalingen van voor 24 september 2026. Waar de aangevulde regels beginnen staat een streep met de zin Hiervoor staat alleen wat Zakenmaat al wist. Een betaling van vóór 24 september staat er niet in.

De tijdlijn bij een klant

Een klantpagina heeft ook een tabblad Tijdlijn. Daar staat alles van al zijn projecten bij elkaar, met het project bij elke regel, plus de notities bij de klant zelf. Zie Klanten.