De factuurmail komt niet aan

Je hebt op versturen geklikt en je klant zegt dat er niets is. Loop deze vier stappen af, in deze volgorde; het is bijna altijd een van de eerste twee.

1. Is de factuur wel verstuurd

Kijk eerst in je facturenlijst wat de status is. Staat hij op Verstuurd en heeft hij een nummer, dan heeft de app hem echt de deur uit gedaan. Staat hij nog op concept, dan is er niets vertrokken en klik je opnieuw.

Kreeg je een melding dat de factuur wel is geboekt maar de mail niet wegging, dan is dat een bijzonder geval: de factuur heeft dan zijn definitieve nummer en staat op verstuurd, terwijl er geen mail is. Maak dan géén nieuwe factuur aan. Los de oorzaak hieronder op en verstuur dezelfde factuur opnieuw met dezelfde knop.

2. Klopt het adres

Het adres komt uit het veld E-mailadres op de klantkaart, tabblad Gegevens. Controleer daar of het klopt en of er geen typefout in zit; de app kan dat niet voor je nakijken.

Kon je de factuur helemaal niet versturen omdat de knop een melding gaf over een ontbrekend adres, dan is er nergens een adres te vinden. Zakenmaat pakt eerst het e-mailveld van de klant, en is dat leeg of staat er geen apenstaartje in, dan het eerste contactpersoon-adres dat er wel een heeft. Een contactpersoon met adres helpt dus wel degelijk, precies zoals de melding zegt. Staat er in het klantveld iets wat geen adres is, zoals “n.v.t.”, dan slaat de app dat over en gaat hij door naar de contactpersoon.

3. Staat er een werkende mailkoppeling

Zonder koppeling gaat er niets weg. Er zijn drie mogelijkheden, en de app probeert ze standaard in deze volgorde: Gmail, Outlook, je eigen mailserver. Alle drie staan ze klaar; je hoeft alleen te koppelen wat je wilt gebruiken. Loopt Outlook vast op de toestemming, zie dan De Outlook-koppeling valt weg.

Alle drie koppel je op dezelfde plek: Instellingen › Koppelingen, onder Mail en agenda, elk op zijn eigen kaart. Klik op de kaart op Verbinden of Beheren, dan opent een venster met de stappen, de velden en de testmail erin. Gmail hangt aan de Google-koppeling, dus die geeft meteen ook toegang tot je agenda en je zoekcijfers. Of Zakenmaat daar iets mee doet, hangt af van wat er aan staat bij Instellingen › Onderdelen; SEO staat in een nieuwe werkruimte uit.

Heb je er meer dan één, dan kies je in de kaart Welke route standaard wint welke voorgaat, en blijven de andere de terugval. Alleen als vaststaat dat er niets weg is, bijvoorbeeld omdat de koppeling verlopen is of de server de mail meteen weigerde. Antwoordt je koppeling niet op tijd of valt de verbinding weg, dan kan de mail al bij je klant zijn, en dan probeert de app geen tweede weg: anders kreeg je klant hem twee keer, van twee adressen.

Zegt de melding dat niet zeker is of de mail aankwam, kijk dan eerst in Verzonden, of vraag het je klant bij je eigen mailserver. Verstuur hem pas opnieuw als hij echt niet aankwam, en na vijf minuten. Zie Facturen versturen.

Krijg je de melding dat het via elke koppeling is geprobeerd en overal mislukt, dan ligt het niet aan één koppeling maar aan iets wat ze alle drie raakt. Controleer of ze nog kloppen en of je tokens niet zijn verlopen.

Test het los van een factuur. Alle drie de kaarten hebben achter Beheren een knop Testmail sturen, ook Google. De uitslag verschijnt bovenin datzelfde venster, dus je hoeft er niet uit. Komt de testmail niet aan, dan is de koppeling het probleem en niet de factuur.

Wat de testmail terugzegt bij je eigen mailserver

Mislukt de testmail, dan krijg je geen algemene melding maar een van deze vijf. Ze wijzen elk een andere kant op, dus lees welke er staat voor je velden gaat aanpassen.

• De servernaam is niet op te zoeken. Zakenmaat komt niet eens tot een verbinding, want de naam die je invulde levert geen adres op. Dat is meestal tijdelijk en gaat vanzelf over, dus probeer het over een minuut nog een keer voor je iets aanpast. Blijft het staan, kijk dan of de naam goed gespeld is. Zegt de melding in plaats daarvan dat het adres geen publiek adres is, dan is het iets anders: een IP-adres of een naam die alleen binnen je eigen netwerk bestaat wordt geweigerd, en daar helpt wachten niet.
• De verbinding liep dood. Het pakket komt niet eens aan bij je mailserver. Controleer de server en de poort. Draait de app bij een hostingpartij die uitgaande mail dichtzet tegen spam, dan lukt deze weg sowieso niet en werkt de Gmail-koppeling wel. Dat is op dit moment bij Zakenmaat zelf het geval, dus dit is de melding die je het vaakst zult zien.
• De beveiliging klopte niet. De verbinding kwam tot stand, maar poort en beveiliging passen niet bij elkaar. 587 hoort bij STARTTLS, 465 bij SSL. Omgekeerd werkt niet, en dit is de melding die je dan krijgt.
• De server luistert niet op die poort. Je mailserver is bereikbaar, maar niet op het nummer dat je invulde. Meestal is het 587 of 465; kijk na welke je provider opgeeft.
• Inloggen lukte niet. De verbinding staat, je gebruikersnaam of wachtwoord klopt niet. Veel providers willen hier een app-wachtwoord in plaats van het wachtwoord waarmee jij inlogt.

Staat er iets anders, dan gaf je mailserver een antwoord dat de app niet kent. Dat volledige antwoord staat in de serverlog en niet op je scherm; laat het me weten, dan kijk ik mee.

4. Zoek in de ongewenste post

Is de factuur verstuurd, het adres klopt en de koppeling werkt, dan is de mail vertrokken en ergens onderweg blijven hangen. Vraag je klant in zijn ongewenste post te kijken voordat je opnieuw verstuurt, anders krijgt hij hem straks twee keer.

Let daarbij op de afzender: de mail vertrekt vanuit de mailbox van de koppeling die is gebruikt, en dat is niet per se het adres dat in je bedrijfsgegevens staat. Verstuur je via Gmail terwijl je klant jouw andere adres kent, dan komt de mail van een afzender die hij niet herkent, en dat is precies wat een spamfilter opmerkt.

Wat je verder kunt doen

De PDF die je klant zou krijgen kun je zelf openen via het PDF-icoontje in de factuurregel. Werkt dat, dan is het document in orde en zit het probleem in de verzending.

Blijft het misgaan, stuur de factuur dan een keer buiten Zakenmaat om vanuit je eigen mailprogramma. Download de PDF en hang hem aan een gewone mail. Je klant is dan geholpen, en de koppeling kun je daarna rustig uitzoeken.

Wat de app niet doet

Er is geen bezorgbevestiging. Zakenmaat weet of het versturen is gelukt, niet of de mail is aangekomen of gelezen; daar komt geen melding van.

Er gaat ook geen kopie naar jezelf. Verstuur je via Gmail of Outlook, dan staat de mail wel in de Verzonden-map van die mailbox, en dat is meteen de beste plek om te controleren of hij echt weg is.