Kilometers

Rij je voor je zaak met je eigen auto, motor, scooter of fiets, dan mag je per kilometer een vast bedrag van je winst aftrekken. Die ritten leg je vast op Financieel, tabblad Kilometers. Zakenmaat telt ze mee in je winst, op Belasting, op Rendement en in je doelen, en maakt er een rittenstaat van voor je boekhouder.

Rij je nooit voor je werk, dan kan de eigenaar Kilometers uitzetten. Je ritten blijven bewaard, maar tellen niet meer mee. Staat juist Financieel uit en Kilometers aan, dan vind je Kilometers als eigen item in de zijbalk onder Tijd, zonder bedragen. Allebei staan op Onderdelen uitzetten.

Voor wie dit klopt

Zakenmaat kent je rechtsvorm niet en kan dus niet zelf zien of deze aftrek voor jou geldt. Lees daarom eerst welke van de drie op jou slaat.

Op het scherm Kilometers staat onder de twee tegels de link Voor wie dit klopt, die naar dit stuk wijst.

Het tarief per jaar

Zakenmaat rekent met het tarief van de Belastingdienst voor het jaar van de rit: 0,23 euro per kilometer in 2024 en 2025, 0,25 euro in 2026. Brandstof, onderhoud, verzekering, afschrijving en parkeren zitten daar allemaal in. Een rit in juni 2025 telt dus tegen 0,23, ook als je hem in 2026 invult.

Ritten vastleggen kan vanaf 1 januari 2024, want voor eerdere jaren heeft de app geen tarief. Staat het tarief van een jaar nog niet in de app, wat vooral begin januari speelt, dan rekent hij met dat van het laatst bekende jaar en zegt hij dat in de vaste regel onder de tegels: “Van je winst af: een indicatie op je eigen cijfers en de tarieven van 2026, geen fiscaal advies. De tarieven van 2027 zijn nog niet bekend. Controleer de bedragen met je boekhouder voordat je ze doorgeeft aan de Belastingdienst.”

Wat je op het scherm ziet

Bovenaan staat de titel Kilometers met één regel eronder, “Elke zakelijke kilometer haalt {tarief} van je winst af.”, met het tarief per kilometer op de plek van {tarief}. Staat Financieel uit, dan staat er “Je zakelijke ritten, voor je rittenstaat.”

Dan kies je het jaar met de pijlen, van 2024 tot het lopende jaar. Sta je op een ander jaar, dan brengt Nu je terug. Daaronder staan twee tegels: Gereden in het jaar, met het aantal ritten, en Van je winst af, met het tarief waartegen gerekend is. Onder de tegels staat de vaste regel bij een raming, met “Van je winst af” ervoor. De eerste keer dat je een raming ziet, opent eerst het venster Over deze bedragen, dat je sluit met Ik begrijp het; zie Belasting. Staat Financieel uit, dan staat er geen regel en geen venster.

Dan volgt het formulier Rit toevoegen, en daaronder Ritten in het jaar: een tabel per maand, de nieuwste maand bovenaan, met in de kop van elke maand de kilometers en het bedrag. Per rit zie je de datum, waar je heen reed met de klant en het project eronder, de afstand (met “heen en terug” als dat zo was), het bedrag en het doel.

Het jaartotaal rekent over al je kilometers samen en rondt één keer af. Tel je de maanden op, dan kan dat een paar cent schelen; staat er zo’n verschil, dan zegt een regel onder de tabellen dat ook.

Een rit vastleggen

1. Kies de Datum. Die staat op vandaag; kijk je naar een eerder jaar, dan is het veld leeg en kies je hem zelf. Een datum in de toekomst kan niet.
2. Reed je naar een klant, kies die dan bij Klant, optioneel. Heeft de klant een adres, dan vult Naar zich daarmee. Hoort de rit bij een project van die klant, kies het dan bij Project, optioneel; dat veld verschijnt zodra de klant projecten heeft.
3. Kijk Van na. Daar staat je vertrekadres, en heb je dat niet ingesteld, je bedrijfsadres. Typ je hier een ander adres, dan verschijnt het vinkje Onthoud dit als mijn vertrekadres.
4. Vul Naar in, als dat nog niet gebeurd is. Terwijl je typt stelt de app de adressen van je klanten en je eerdere ritten voor.
5. Vul bij Afstand enkele reis, in km de afstand van één kant op in, bijvoorbeeld 12,5.
6. Zet Heen en terug aan of uit. Rechts zie je meteen wat de rit oplevert, bijvoorbeeld “Heen en terug: 25 km, € 6,25”.
7. Vul een Doel in. Zonder klant is dat verplicht, zodat je de rit later kunt uitleggen; met een klant mag het leeg.
8. Klik op Rit opslaan.

Konden je ritten niet gelezen worden, dan staat er geen formulier maar de vraag de pagina opnieuw te laden. Dat voorkomt dat je een rit dubbel boekt terwijl je lijst alleen leeg lijkt.

Op een telefoon staat er in plaats van het formulier een knop Rit toevoegen, die het formulier van onderen openschuift. Je kunt ook bovenin de app Nieuw kiezen en dan Nieuwe rit; dat item ziet alleen wie ritten mag vastleggen. Op een telefoon staat Nieuw niet bovenin zolang de snelbalk onderin er is: zoek dan op “rit” met het vergrootglas in de snelbalk.

Waarom je de afstand van één kant invult

De afstand vul je één keer in, voor de enkele reis, en Heen en terug verdubbelt hem. Zo zoek je hem maar één keer op. Leg je daarna een rit vast met hetzelfde Van en dezelfde klant, of met hetzelfde Van en hetzelfde Naar, dan vult de afstand zich vanzelf in, met eronder van welke rit hij komt: “zoals je rit op 3 september”. Die herinnering kijkt twee jaar terug. Typ je zelf een getal, dan geldt dat.

Boven de 1000 kilometer enkele reis weigert de app de rit, met de vraag of het getal klopt. Dat vangt een getal als 12000 af waar je 120 bedoelde.

Rij je meestal niet heen en terug, zet het vinkje dan uit en klik op Altijd zo. Dan begint elke nieuwe rit zo. Hetzelfde stel je in op Instellingen › Jij, kaart Ritten, samen met je vertrekadres.

Van klant naar klant doorrijden

Reed je op één dag naar twee klanten zonder tussendoor thuis te komen, dan zijn het geen twee ritten heen en terug. Staat er voor die dag al een rit en heb je Heen en terug aan, dan vraagt de app: “Je reed vandaag ook naar {adres}. Reed je daarvandaan door?” (kies je een andere dag dan vandaag, dan staat er “op {datum}” in plaats van “vandaag”). Klik je op Ja, doorgereden, dan komt dat adres in Van en gaat Heen en terug uit.

De app past de eerste rit niet zelf aan, want hij weet niet of je tussendoor thuis was. Hij zegt wel wat je nog moet doen: zet de eerste rit ook op enkele reis, en voeg de weg naar huis toe als laatste rit.

Een rit herhalen, bewerken of weggooien

Achter elke rit staan drie knoppen. Nog een keer zet dezelfde rit opnieuw in het formulier, met de datum van vandaag, zodat je een vaste route met één klik herhaalt. Bewerken opent de rit in het formulier, dat dan Rit bewerken heet; je bewaart met Wijziging opslaan. Het prullenbakje gooit de rit weg, na een vraag of je dat zeker weet. Op een telefoon staan die drie achter het menu met de puntjes.

Gooi je een klant of een project weg, dan blijven de ritten die eraan hingen staan. De naam verhuist naar het doel, bijvoorbeeld “Overleg (klant: Bakkerij Smit)”, zodat je rittenstaat ook dan nog zegt waar je heen reed.

Liet je je AI een project weggooien en zet hij het weer terug, dan hangt hij de ritten er weer aan en haalt hij de naam weer uit het doel. Heb je het doel intussen zelf aangepast, dan laat hij dat staan. Hang je zelf een rit aan een project, dan blijft het doel zoals je het typte.

Wat je niet ook als kosten boekt

Rij je in je eigen auto, dan zitten brandstof, onderhoud en verzekering al in het tarief per kilometer. Boek die bonnen dan niet ook op Kosten, want dan trek je ze twee keer af. De app ziet dat niet zelf, want een kostenpost heeft geen categorie; daarom staat de zin onder het formulier.

De btw op die bonnen mag je voor het zakelijke deel wel terugvragen. Dat rekent Zakenmaat nog niet voor je uit, dus vraag het je boekhouder, anders laat je dat geld liggen.

Waar je ritten meetellen

Een rit telt als zakelijke kost in het jaar en de maand van zijn datum. Op Belasting staat onder Zakelijke kosten hoeveel daarvan kilometers zijn. Op Kosten staan de ritten niet in de lijst en niet in de tegels; daar zegt een regel onder de signalen hoeveel er nog aan kilometers bij komt, bijvoorbeeld “Plus € 412,50 aan kilometers dit jaar.” Op Rendement trekt een rit bij een klant af van wat die klant oplevert.

De rittenstaat voor je boekhouder

Staan er ritten in het jaar, dan staat rechtsboven de lijst Download je ritten van het jaar als CSV. Het bestand heet naar het jaar en je werkruimte, bijvoorbeeld ritten-2026-studio-heide.csv, en opent zo in Excel of Numbers: puntkomma’s tussen de kolommen, een komma in de getallen.

Per rit staan erin: de datum, van, naar, de enkele reis, of het heen en terug was, de kilometers, de klant, het project, het doel, het tarief en het bedrag. Onderaan staan het totaal van het jaar en een slotzin: dat het totaal over al je kilometers samen op centen is afgerond, dezelfde vaste regel als op het scherm (zonder label ervoor) en de versie van het rekenmodel, “Rekenmodel 2026.1”. Werk je met een team, dan komt er een kolom Geboekt door bij.

Heb je intussen in een ander tabblad een andere werkruimte geopend, dan krijg je toch de ritten van de werkruimte waarin je op de knop drukte, met de naam van die zaak in de bestandsnaam. Zo krijgt je boekhouder nooit de ritten van de verkeerde zaak.

Wil je de ritten van alle jaren in één bestand, zonder het totaal onderaan, gebruik dan Download CSV bij Ritten op Instellingen › Gegevens, kaart Openen in Excel of Numbers. Het bedrag staat daar per rit op drie decimalen, zoals de aftrek het rekent.

Wie in een team boekt

Een rit is kilometeraftrek in de aangifte van de eigenaar van de werkruimte. Daarom legt alleen de eigenaar ritten vast, bewerkt ze en gooit ze weg.

• Een beheerder en een medewerker met Mag bij het geld zien Kilometers wel, maar zonder formulier. In plaats daarvan staat er: “Ritten hier tellen als kilometeraftrek van {eigenaar}. Reed je zelf voor de zaak, dan krijg je een kilometervergoeding, en die wordt als kosten geboekt.”
• Een medewerker zonder Mag bij het geld ziet geen ritten, net zoals hij geen kosten ziet.

Wie in je team bij het geld mag, ziet ook je ritten, met de adressen en je vertrekadres, en dat is vaak je woonadres. Een beheerder krijgt de ritten bovendien mee in de export van de hele werkruimte, op Instellingen › Gegevens, blok Je gegevens meenemen. In Exporteer mijn gegevens staan ze niet, want ze horen bij het bedrijf en niet bij één persoon. Denk daaraan voor je iemand Mag bij het geld geeft.

Reed een medewerker voor de zaak, dan is dat geen rit in jouw rittenstaat. Je betaalt hem een kilometervergoeding, en die boek je als kosten.

Draag je de werkruimte over aan een nieuwe eigenaar, dan blijven de ritten erin staan en tellen ze daarna in zijn cijfers, terwijl jij ze reed. Download daarom eerst je rittenstaat; het venster voor de overdracht zegt dat ook. In de CSV staat daarna bij elke rit wie hem vastlegde, zodat de boekhouder van de nieuwe eigenaar ze niet nog een keer aftrekt.

Wat je AI ermee kan

Via de AI-koppeling kan je assistent je ritten opvragen, een rit vastleggen en een rit bijwerken. Noem je geen afstand, dan neemt hij die van een eerdere rit naar dezelfde klant of hetzelfde adres. De routine Sluit mijn dag af stelt ritten voor uit je afspraken van vandaag die op een adres waren; een afstand die hij niet kent, schat hij en noemt hij een schatting, en hij legt pas iets vast als je ja zegt. Bij je ritten krijgt hij ook mee waar de aftrek op rust, wat erin zit en wat niet, zodat hij het voorbehoud in zijn eigen woorden doorgeeft. Meer op Wat de AI kan en Je AI instellen.

Waar je op moet letten

Bij een controle moet je je zakelijke kilometers kunnen aantonen. Een rittenstaat met per rit de datum, waar je vandaan en naartoe reed, de afstand en het zakelijke doel is daarvoor de gangbare vorm, en dat is precies wat dit scherm vraagt. Vul het doel dus ook in als het mag ontbreken, zodat je over twee jaar nog weet waarom je ergens was.

Zakenmaat zoekt de afstand niet op en stuurt geen adres naar een routedienst. Wat je invult is wat er staat.