Checklists

Een checklist is voor werk dat je vaker precies zo doet: een site opleveren, een klant onboarden, een maandelijkse onderhoudsronde. Je legt de stappen één keer vast als sjabloon en start hem daarna per klant.

Het verschil met taken: een taak is één ding dat af moet, een checklist is een reeks stappen met een begin en een eind waarvan je de voortgang volgt.

De snelste route

1. Ga naar Checklists en open het tabblad Sjablonen.
2. Heb je er nog geen, klik dan op Voorbeeldsjablonen laden. Dat zet er drie klaar waar je meteen mee kunt werken.
3. Klik bij het sjabloon dat past op Gebruiken en kies de klant.
4. Zet de startdatum met Start tijd. Doe je dat niet, dan zet Zakenmaat hem zelf bij het eerste item dat je afvinkt, op de dag dat de checklist is aangemaakt.

Hoe een checklist is opgebouwd

Een checklist bestaat uit fases, en elke fase bevat items. Zo houd je een lange lijst leesbaar: bijvoorbeeld een fase Voorbereiding, een fase Bouw en een fase Oplevering, elk met hun eigen stappen.

Per item kun je een prioriteit zetten: hoog, middel, laag of doorlopend. Die laatste is voor stappen die niet af komen maar wel aandacht vragen. Een prioriteit zet je in het venster van het item, dat opent als je het item aanklikt. Daar staan ook de tekst, de fase, de AI-prompt en een Notitie. De notitie hoort bij alleen deze checklist: een sjabloon of een kopie neemt hem niet mee.

Sjablonen maken en gebruiken

Op het tabblad Sjablonen maak je de blauwdrukken. Een sjabloon hangt niet aan een klant; het is de lege vorm met alleen de fases en de items erin.

Bij elk sjabloon staat een knop Gebruiken. Daarmee start je een nieuwe checklist voor een klant, met alle stappen al ingevuld. Wat je daarna in die checklist aanvinkt of aanpast, verandert niets aan het sjabloon.

Ook andersom kan: heb je een checklist die goed werkt, dan zet je hem met Als sjabloon bewaren in de kop van de checklist om in een sjabloon, onder een naam die je kiest. Met Kopie voor een andere klant start je dezelfde stappen voor een andere klant, zonder er eerst een sjabloon van te maken. Een nieuw sjabloon begin je op het tabblad Sjablonen met Nieuwe sjabloon, met een titel en een korte beschrijving.

Loop je merkbaar vaak tegen een ontbrekende stap aan, pas dan het sjabloon aan. Dat geldt vanaf de volgende keer dat je hem gebruikt, niet met terugwerkende kracht.

De vier tabbladen

Bovenaan staan vier tabbladen, dus je ziet er altijd één tegelijk:

• Mijn checklists. Waar je mee bezig bent.
• Sjablonen. De voorbeelden en je eigen sjablonen, waar je nieuwe checklists uit start.
• Op pauze. Ligt stil, eventueel met een reden erbij. Handig als je op je klant wacht.
• Archief. Afgerond of niet meer nodig.

Boven de tabbladen staat een strook met vijf cijfers: Lopen nu (bij hoeveel klanten), Items open (en hoeveel daarvan prioriteit hoog hebben), Afgevinkt in de laatste zeven dagen, Op pauze en Sjablonen. Met de keuze Alle klanten filter je naar één klant, of naar Geen klant voor de checklists die bij niemand horen. Die keuze staat er alleen als er iets te kiezen valt. Staan er meer checklists op een tabblad, dan kies je ook de Volgorde: Minst af eerst, Bijna af eerst of Nieuwste eerst. Werk je in een team, dan kies je op elk tabblad ook tussen Van iedereen en Van mij. Van mij laat alleen de checklists zien waar jij in het team staat.

Elke checklist is een kaart. Bovenaan staan het embleem en de naam van de klant, of “Geen klant”, met daaronder het project of “Geen project”. Daaronder staan de titel, een ring, hoeveel items af zijn, en welk item Volgende aan de beurt is. Staat er een item met een AI-prompt open, dan zie je dat op de kaart. Bij een lopende checklist staat hoe lang hij al loopt, bijvoorbeeld “bezig sinds 10 dagen”. Die teller verschijnt zodra de checklist een startdatum heeft: tot die tijd staat er een knop Start tijd, waarmee je zelf een datum kiest. In een team staan onderaan de kaart de mensen uit het team van die checklist.

Het menu op de kaart heeft Openen, Pauzeren (of Hervatten) en Archiveren (of Terugzetten). Pauzeren opent een lade met Waarom op pauze? (optioneel), tot 300 tekens, en de knop Op pauze zetten. Een checklist op pauze telt niet mee bij je open items.

De pauze-reden is optioneel, maar wel de moeite waard om in te vullen. Over drie weken weet je niet meer waarom iets stil ligt, en dan is “wacht op aanlevering foto’s” precies het zinnetje dat je nodig hebt. Op het tabblad Op pauze staat de reden op de kaart, met sinds wanneer hij stil ligt.

Een checklist openen

Klik op de titel van een kaart en je ziet de checklist zelf. Het kruimelpad toont Alle checklists, de klant en het project. Onder de titel staan de klant, het project of “hangt niet aan een project”, en wanneer hij gestart is. Verder staan bovenaan de ring en een strook met Items afgerond, Nog open, Prioriteit hoog, Klaar voor je AI (items met een prompt) en Afgevinkt in de laatste zeven dagen. Klik je op Nog open, Prioriteit hoog of Klaar voor je AI, dan laat de lijst alleen die items zien. Hetzelfde kan met de keuze Toon: Alles, Open, Hoog of Voor je AI.

Items vink je gewoon af. Open je een afgevinkt item, dan staat onderaan op welke dag het is afgevinkt, en in een team ook door wie. In een team staat bij een item ook wie het toevoegde, als Toegevoegd door met de naam erachter; is die persoon geen lid meer, dan staat er Oud-lid. Een item dat er al stond voordat Zakenmaat dat bijhield, heeft die regel niet. Met Bewerken pas je de titel, de klant, het project, de fases en de items aan: een fase omhoog of omlaag zetten, weghalen, een Nieuwe fase toevoegen, en onder een fase een item typen bij Nieuw item. Klik je op Klaar, dan staat de checklist weer in de leesstand.

In het menu Meer acties staan onder meer Kopie voor een andere klant en Naar de klant. Is er een prompt, dan kopieer je ze hier ook allemaal in één keer als Alle 3 AI-prompts kopiëren. De kop heeft daarnaast Bewerken, Op pauze zetten (of Hervatten) en Als sjabloon bewaren. Staat de checklist op pauze, dan zegt een balk bovenaan sinds wanneer en waarom, en dat hij niet meetelt bij je open items. Is hij gearchiveerd, dan zegt de balk “Je kunt alles nog bekijken. Zet hem terug als er toch iets bij moet.”, met de knop Terugzetten. Een checklist verwijderen doe je ook in het menu en vraagt eerst om bevestiging: dat is definitief. Archiveren is veiliger als je twijfelt.

Rechts staat de kaart Wat er nog openstaat: per fase hoeveel er open is, met een meter, en onder Hierna de eerstvolgende items, die je daar ook meteen afvinkt. Is alles af, dan staat er de knop Archiveren.

Aan een project hangen

Een checklist kan aan een project hangen, bijvoorbeeld de opleverlijst aan het project van de nieuwe site. Dat doe je in Bewerken: zodra er een klant gekozen is, staat naast de klant de keuze Project, met Geen project en de projecten van die klant. Hangt de klant onder een hoofdklant, dan staan de projecten van de hoofdklant er ook bij. Een gearchiveerd project kies je hier niet. Kies je een andere klant waar het project niet bij past, dan laat de checklist het project los. Bij een nieuwe checklist kies je nog geen project; dat zet je daarna in Bewerken.

Onder de checklist staat dan een kaart met het project: Project en de naam, hoe ver het is (bijvoorbeeld “1 van 3 stappen af, doel 13 nov”), de status, en de link Open project. Hangt de checklist niet aan een project, dan staat er Hangt niet aan een project, met “Deze checklist staat los bij” de klant en een link naar de klant. Daaronder staan de Andere checklists bij dezelfde klant, met hoe ver ze zijn.

Activiteit

Naast de checklist staat de kaart Activiteit, met wat er gebeurde, het nieuwste bovenaan: wanneer de checklist startte, welk item is afgevinkt, bij welk item een notitie kwam, en of hij op pauze ging (met de reden) of is gearchiveerd. Je ziet er zes; met Alles tonen zie je de rest. Werk je alleen, dan staat er geen naam bij en staat onder de kop “Wat er is afgevinkt”. In een team staat bij elke regel wie het deed, met onder de kop “Wie vinkte wat af”.

Een vinkje dat je weer uitzet en een tekst die je aanpast, komen er niet in. En wat er gebeurde voor 22 oktober 2026 staat er zonder naam, want toen legde Zakenmaat dat nog niet vast.

De AI-prompt per stap

Bij een item kun je een prompt bewaren: een instructie voor je AI, bijvoorbeeld “schrijf een SEO-titel voor [pagina]”. Je gebruikt daarin plaatshouders tussen blokhaken voor wat per keer verschilt.

Dat maakt van een checklist meer dan een afvinklijst: het is de plek waar je opslaat hóe je een stap doet, zodat je die instructie niet elke keer opnieuw hoeft te bedenken. Je kopieert hem naar je AI-client met Kopieer prompt; de app stuurt zelf niets.

Je eigen AI kan sinds koppeling 1.35.0 ook zelf met checklists werken: hij maakt er een, leeg, uit een sjabloon of als kopie voor een andere klant, vinkt items af, voegt fases en items toe, wijzigt of verplaatst ze en haalt ze weg. Ook pauzeren, archiveren en de sjablonen vallen eronder, met de prompt en de notitie per item. Sinds koppeling 1.37.0 leest hij ook de Activiteit, en in een team zet hij wie een item doet en past hij het team aan. Sinds koppeling 1.39.0 ziet hij aan welk project een checklist hangt en hangt hij hem aan een project of laat hij hem los. Maakt hij een checklist voor een project zonder klant te noemen, dan krijgt de checklist de klant van het project. Verplaatst hij een checklist naar een klant waar het project niet bij past, dan laat hij het project los en zegt hij dat in zijn antwoord. Wat hij mag zie je op Wat je AI mag.

In een team

Staat de teamfunctie aan, dan heeft elke checklist een eigen team en kan elk item van iemand zijn. Werk je alleen, dan zie je hier niets van.

• Wie het item doet. Op de regel van een item kies je wie het doet, of Nog van niemand. Dat kan ook in het venster van het item, bij Wie doet het; klik je daar nog eens op wie gekozen is, dan doet niemand het. Je kunt alleen iemand kiezen die nu in de werkruimte zit.
• Het team. Naast de checklist staat de kaart Team, met per persoon hoeveel van zijn items nog open en af zijn. Met Aanpassen zet je mensen erbij of haal je ze eruit, met een klik op hun naam; dat geldt meteen. Items houden wie ze al hadden. Op een gearchiveerde checklist staat Aanpassen er niet.
• Wie er vanzelf in komt. Wie de checklist aanmaakt, staat in het team, en wie een item krijgt komt erbij. Je ziet dan bijvoorbeeld “Sanne doet nu: Teksten aanleveren. Sanne staat ook in het team.” Een checklist van voor 22 oktober 2026 heeft de eigenaar in zijn team.
• Nooit leeg. De laatste persoon haal je er niet uit. Je ziet dan “Een checklist heeft altijd iemand die hem trekt. Zet eerst iemand anders erbij.”
• Een team is geen slot. Iedereen in de werkruimte ziet en opent elke checklist, ook als hij niet in het team staat. Het team zegt wie eraan werkt, en daarop filtert Van mij.
• Sjablonen en kopieën dragen geen mensen. Als sjabloon bewaren en Kopie voor een andere klant nemen niet mee wie een item doet; een kopie trekt wie hem maakt.

Haalt de eigenaar of een beheerder iemand uit de werkruimte, of gaat iemand zelf weg, dan verdwijnt die persoon van de kaart Team. Zijn items houden zijn naam tot je iemand anders kiest. Komt hij terug, dan staat hij weer in dezelfde teams. Kies je een item voor iemand die er net niet meer is, dan zegt de app: “Die persoon zit niet meer in deze werkruimte, dus daar kan dit item niet naartoe. Kies iemand die er nog is.”

Waar checklists nog meer opduiken

Op de klantkaart staat een tabblad Checklists met wat er voor die klant loopt. Op het dashboard staan onder Lopende checklists de checklists die je bent begonnen en nog niet af zijn, met een ring die laat zien hoe ver ze zijn. Een gepauzeerde checklist staat daar niet bij. Op Vandaag staan geen checklists.

Je kunt een taak aan een checklist koppelen, zodat je vanuit je takenlijst bij de bijbehorende stappen komt.

Checklists kunnen uit

Werk je niet met checklists, dan kan de eigenaar ze uitzetten bij Instellingen › Onderdelen. Ze verdwijnen dan uit je zijbalk, van je dashboard, van de klantkaart en uit het menu Nieuw, en je AI kan er niet meer bij. Taken uit een checklist blijven op Taken staan, alleen zonder de link naar de checklist. Je checklists en sjablonen blijven bewaard. Zie Onderdelen uitzetten.

Waar je op moet letten

Een checklist hoort bij een klant, maar dat is niet verplicht. Laat je het leeg, dan is het een lijst voor jezelf; hij verschijnt dan alleen niet op een klantkaart, en een project kies je er dan niet bij. Een project moet van de klant van de checklist zijn, of van zijn hoofdklant: een project van een andere klant weigert Zakenmaat.

Voortgang wordt geteld over alle items in alle fases samen. Een fase die je overslaat blijft dus meetellen als onafgerond werk; haal hem weg als hij niet van toepassing is.

Er zit geen deadline op een checklist en er komt geen herinnering. De teller “bezig sinds” is het enige wat je vertelt dat iets lang blijft liggen, dus kijk daar af en toe naar. Vink je eerste item af of zet de startdatum met Start tijd, want zonder startdatum is er ook geen teller.