De Outlook-koppeling valt weg

De Outlook-koppeling laat Zakenmaat facturen versturen vanuit jouw eigen mailbox. Gaat er iets mis, dan is het bijna altijd een van twee dingen: Microsoft heeft niet de toestemming gegeven die nodig is om de koppeling langer dan een uur te laten werken, of je werkaccount laat alleen een beheerder Zakenmaat toestaan.

Wat er nodig is

Bij het verbinden vraagt Zakenmaat drie dingen aan Microsoft: het recht om namens jou mail te versturen, het recht om je hoofdagenda te lezen en aan te vullen, en het recht om verbonden te blijven zonder dat je telkens opnieuw inlogt. Dat laatste heet offline toegang.

Zonder die tweede toestemming krijgt de app alleen een sleutel die een uur meegaat. Daarna is de koppeling dood, en dat merk je op het slechtst denkbare moment: als je een factuur wil versturen.

Daarom mislukt verbinden soms meteen

Zakenmaat accepteert een koppeling zonder die offline toegang niet. Komt hij niet mee, dan slaat de app niets op en krijg je de melding dat verbinden niet is gelukt, met het verzoek het opnieuw te proberen en toestemming te geven om namens jou mail te versturen.

Dat voelt als een fout, maar het is er een die je nú ziet in plaats van over een uur. Een koppeling die er wel staat en straks stilletjes stopt is een stuk vervelender.

Wat je doet

1. Ga naar Instellingen › Koppelingen, klik op de Outlook-kaart op Beheren, en verbind opnieuw.
2. Lees op het scherm van Microsoft wat er wordt gevraagd en geef akkoord op alles wat er staat. Klik niet iets weg.
3. Kom je terug in Zakenmaat en staat je adres er als verbonden, dan is het gelukt.
4. Klik daarna meteen op de knop om een testmail te sturen. Komt die aan, dan werkt de hele keten.

Blijft het misgaan, ontkoppel Outlook dan eerst en verbind daarna opnieuw. Ontbreekt er dan nog een toestemming, of is die ingetrokken, dan vraagt Microsoft er opnieuw om. Heb je Zakenmaat eerder alles gegeven, dan slaat Microsoft het toestemmingsscherm over en gebruikt het dat eerdere antwoord. Wel laat het je altijd eerst kiezen met welk account je verbindt, dus kies bij een privé- en een werkaccount het adres waarmee je mailt.

Als de testmail mislukt

Dan staat de koppeling wel, maar kan er niet mee verstuurd worden. De app zegt in dat geval zelf dat ontkoppelen en opnieuw verbinden de eerste stap is, en dat klopt: dat lost het meestal op.

Krijg je de melding dat de Outlook-koppeling nog niet is ingesteld op de server, dan ligt het niet aan jou. Dat is iets aan de kant van Zakenmaat.

Welk account je kunt gebruiken

Zowel een werk- of schoolaccount als een persoonlijk Outlook.com-account kan. Werkt je organisatie met strenge instellingen, dan mag een gewone gebruiker vaak geen agendatoegang aan een app geven. Zakenmaat herkent dat en meldt: “Outlook is niet verbonden. Bij je werkaccount mag alleen een beheerder Zakenmaat toegang geven tot je mail en agenda. Vraag je beheerder om Zakenmaat goed te keuren, en verbind Outlook daarna opnieuw.”

Onder die melding staat de link Zakenmaat goedkeuren als beheerder, met een knop Kopieer de link. Stuur die naar je beheerder, of open hem zelf als jij het bent. Na het goedkeuren komt de beheerder op een pagina die Zakenmaat is goedgekeurd zegt, en verbind jij Outlook daarna opnieuw. Zie ook Outlook verbinden. Lukt het met een agenda onder Jouw agenda niet, dan krijg je daar dezelfde melding met een eigen link, die alleen de agenda vraagt en geen mail.

Krijg je in plaats daarvan “Zakenmaat kreeg geen toestemming”, dan drukte je zelf op annuleren of weigerde Microsoft zonder beheerder te noemen. Verbind dan gewoon opnieuw.

Je hoeft niet op Outlook te wachten

Lukt het niet en moet die factuur weg, gebruik dan een andere weg. Zakenmaat kan ook via Gmail of via je eigen mailserver versturen, en je kiest zelf welke voorgaat bij Instellingen › Koppelingen, in de kaart Welke route standaard wint.

Of download de PDF via het PDF-icoontje in de factuurregel en stuur hem deze ene keer vanuit je eigen mailprogramma. Zie De factuurmail komt niet aan.

Waar je op moet letten

Je Outlook-koppeling geldt voor de hele werkruimte en niet per gebruiker. Verbreek je hem, dan verstuurt niemand meer via Outlook, ook je AI-koppeling niet.

Verander je van wachtwoord of zet je meervoudige verificatie aan bij Microsoft, dan kan een bestaande koppeling ongeldig worden. Verbind in dat geval gewoon opnieuw; je hoeft verder niets te herstellen.