Klanten · Zakenmaat documentatie

Klanten is de spil van Zakenmaat: uren, facturen, taken en checklists hangen allemaal aan een klant. Op de klantkaart komt dat weer bij elkaar, zodat je in één scherm ziet wat je voor iemand doet en wat het oplevert.

De klantenlijst

Bovenaan staat in één zin hoe het ervoor staat: hoeveel klanten en projecten er lopen, hoeveel er op pauze, afgerond of in het archief staan, hoeveel taken er open staan en bij welke klant de meeste. Staat er nergens een taak open, dan zegt die regel dat ook.

Rechtsboven, naast Nieuwe klant, staat Exporteer klanten als CSV. Die downloadt al je klanten als CSV-bestand voor Excel of Numbers, ook de klanten in het archief en wat je met een filter uit beeld had. Wat erin staat, staat op Je gegevens openen in Excel of Numbers.

De kerncijfers

Onder die zin staat een strook met kerncijfers. Drie ervan zijn een knop die de lijst filtert; klik je er nog eens op, dan staat het filter weer uit. Kies je een cijfer, dan wordt het zoekveld leeg, en zolang je zoekt staat het filter uit.

Klanten met een lopend project telt de klanten die aan staan en minstens één lopend project hebben. Een klant op pauze telt niet mee. Filtert de lijst.
Openstaand is het openstaande bedrag ex btw van al je klanten. Is een deel over de termijn, dan wordt het cijfer rood en staat er “waarvan” en het vervallen bedrag bij. Filtert op klanten met een openstaand bedrag.
Gemiddelde betaaltermijn is het gemiddelde aantal dagen tussen factuurdatum en betaaldatum, over wat het afgelopen jaar is betaald. Is er nog niets betaald, dan staat er “Nog niet”. Dit cijfer filtert niet.
Uren deze maand telt de uren van de lopende maand, in een team als “Uren deze maand, hele team”. Dit cijfer filtert niet.
Nieuw dit kwartaal telt de klanten en projecten die in het lopende kalenderkwartaal zijn aangemaakt. Filtert de lijst.

Openstaand en Gemiddelde betaaltermijn staan er alleen als je het geld mag zien, Uren deze maand alleen als je alle uren mag zien. Zonder dat recht laat Zakenmaat het cijfer weg, in plaats van een nul te tonen die niet klopt. Het archief telt in geen van de cijfers mee.

Welke cijfers in de strook staan en in welke volgorde, kies je zelf met Bewerken onderaan je zijbalk, onder Deze pagina in de groep Cijfers. Daar heten ze kort: Lopend project, Openstaand, Betaaltermijn, Uren deze maand en Nieuw dit kwartaal. Er blijft altijd minstens één cijfer staan. Zie Je scherm indelen met Bewerken.

De secties

De kaarten staan in secties, en een lege sectie laat de app weg. Onder de kop van elke sectie staat een korte uitleg en het aantal klanten en projecten dat erin staat.

Klanten, Eigen en Samenwerkingen volgen de soort die je een klant geeft.
Potentiële klanten zijn hoofdklanten die aan staan en geen subklanten hebben, met de status nieuw, offerte of prospect, of met de soort prospect. Op hun kaart staat het stadium. Hoe je ze opvolgt staat op Opvolgen.
Zonder hoofdklant zijn subklanten waarvan de hoofdklant op pauze staat, afgerond is of in het archief staat.
Op pauze en Afgerond zijn twee aparte secties voor wat je hebt uitgezet en wat klaar is.
Verloren houdt de leads die niet doorgingen, met de reden erbij. Hoe een lead daar komt staat op Opvolgen.
Deelnemers zijn de klanten met de soort deelnemer: wie meedoet aan je evenementen, met een eigen factuur. Ze staan niet in Opvolgen en niet bij Klanten zonder contact. Staat zo’n deelnemer op pauze of afgerond, dan staat hij in die sectie. Zie Evenementen.
Overig verschijnt alleen als een klant in geen van de andere past. Bewerk dan zijn soort, dan krijgt hij een plek.
Archief houdt de klanten die je hebt gearchiveerd, zie Een klant archiveren.

Met de knoppen boven de lijst toon je één sectie, en met Alle weer alles. Het getal op een knop telt de klanten en projecten in die sectie, de subklanten op een kaart meegerekend. Alle telt het archief niet mee; dat staat alleen bij zijn eigen knop.

Het zoekveld kijkt naar naam, contactpersoon, branche, platform en pakket, en zoekt ook in het archief. Zolang je zoekt staan de sectieknoppen uit en zie je alleen de Zoekresultaten. Vind je niets, dan zegt de lijst dat en brengt Wis de zoekopdracht je terug; anders maak je het zoekveld leeg.

Tegels of lijst

Rechts van het zoekveld wissel je tussen Tegels en Lijst. Je browser onthoudt je keuze. De lijst heeft een rij per klant, met een subklant als eigen rij direct onder zijn hoofdklant, en de kolommen Klant, Stand, Projecten, Openstaand (zonder geldrecht Open taken), Uren van de lopende maand (alleen als je alle uren mag zien) en Gesproken.

In de lijst staat rechts van Tegels en Lijst de knop Kolommen. Die zet Bewerken aan en opent Deze pagina bij de groep Kolommen. Daar zet je kolommen aan of uit en sleep je ze in de volgorde die jij wilt. “De naam van de klant staat er altijd.”, en een kolom die je weer aanzet komt achteraan. Op een breder scherm kun je in Bewerken ook de kolomkoppen zelf aan hun puntjes verschuiven; smaller dan 720 pixels gaat dat alleen via Deze pagina. Terug naar de standaard zet de kolommen terug zoals ze begonnen. Je kolommen bewaar je met Klaar in de balk. Tegels of Lijst is een manier van kijken en hoort niet bij je indeling.

Wat er op een kaart staat

Een kaart opent de klant als je erop klikt. Bovenaan staat een embleem met twee letters van de naam, op een tint van de kleur van de klant, met rechts de labels: Pauze, Afgerond, Verloren of Archief, bij een potentiële klant het stadium (Nieuw, Offerte of Prospect), en Eigen werk of Samenwerking. Daaronder staan de naam, de contactpersoon (of “Geen contactpersoon”) met de branche, de platforms en het pakket. Bij een verloren lead staat daaronder de reden, bijvoorbeeld “Verloren: te duur”.

Dan volgen twee of drie cijfers:

Projecten: “2 lopend”, “Doorlopend” of “Geen”.
Openstaand, rood zodra er iets van over de termijn is. Zie je het geld niet, dan staat hier Taken: “3 open” of “Geen open taken”, bij een klant met subklanten aangevuld met “groep 5 open”. Een gepauzeerde of afgeronde subklant telt daar niet in mee.
Uren van de lopende maand, als je alle uren mag zien.

Een subklant van een lopende hoofdklant krijgt geen eigen kaart, maar staat als regel op de kaart van zijn hoofdklant, met zijn aantal open taken.

Onderaan staat wanneer je de klant voor het laatst sprak: “Vandaag”, “Gisteren”, “12 dagen geleden” of “Nog niet gesproken”. Die tekst wordt rood als het langer geleden is dan de grens voor Klanten zonder contact op het Dashboard, standaard 14 dagen. Een klant op pauze of in het archief wordt niet rood. Als contact telt hier hetzelfde als op de klantpagina, over het afgelopen jaar. Naast die tekst staan een mail- en een belknop, als er een adres of een nummer is. Dat zijn gewone links die jouw eigen mailprogramma of telefoon openen, dus ze werken ook zonder mailkoppeling. Het adres is dat van de klant, of anders het eerste adres van een contactpersoon, en het nummer komt altijd van een contactpersoon.

Achter de drie puntjes op een kaart staan de acties: Subklant toevoegen (alleen bij een hoofdklant die aan staat), Bewerken, Op pauze zetten en Archiveren. Staat een klant op pauze, dan heet de pauzeknop Hervatten, en bij een afgeronde klant Weer actief maken; die zet de status ook terug op actief. Bij een verloren lead heet hij Terughalen als lead, en die zet hem terug op Nieuw. Bij een gearchiveerde klant staan er Terughalen uit het archief en Bewerken.

Een klant toevoegen

Klik op Nieuwe klant rechtsboven op de klantenlijst. Alleen de bedrijfsnaam is verplicht; de rest kun je later aanvullen. Bij een nieuwe klant zie je eerst alleen de bedrijfsnaam, de contactpersoon en een kleur. De overige velden staan achter Meer velden; bij het bewerken van een bestaande klant staat dat blok al open.

Je kunt geen tweede klant aanmaken die hetzelfde heet als een bestaande. Hoofdletters en witruimte tellen daarbij niet mee: spaties aan het begin of eind, een dubbele spatie midden in de naam of een regeleinde. “bakkerij janssen” met twee spaties geldt dus als dezelfde klant als “Bakkerij Janssen”, en Zakenmaat bewaart een naam altijd met enkele spaties. Dat is met opzet: twee klanten met dezelfde naam zie je op het scherm niet uit elkaar, en dan landen uren en facturen op de verkeerde zonder dat iets het meldt. Heb je echt twee klanten die zo heten, zet er dan iets onderscheidends bij, bijvoorbeeld de plaats. Dezelfde regel geldt bij het hernoemen, bij het importeren van klanten en uren en bij je AI-assistent.

Wil je meteen kunnen factureren, vul dan ook het factuuradres in (achter Meer velden) en, belangrijker nog, het e-mailadres. Het e-mailveld van de klant zelf staat niet in het venster waarin je de klant aanmaakt: je vindt het pas als je de klant daarna opent, op het tabblad Gegevens, achter Bewerken. Wel kun je in dat venster al contactpersonen met een e-mailadres toevoegen, en daar valt een factuur op terug als het e-mailveld leeg is.

Het e-mailadres, en waar een factuur heen gaat

Een klant heeft één e-mailveld op het tabblad Gegevens, en daarnaast een lijst met contactpersonen die elk hun eigen adres kunnen hebben. Dat onderscheid bepaalt of je kunt factureren.

Beide wegen kiezen het adres op dezelfde manier: eerst het e-mailveld van de klant zelf, en is dat leeg of staat er geen apenstaartje in, dan het eerste contactpersoon-adres dat er wel een heeft. Heb je geen van beide, dan opent het verzendvenster niet en krijg je de melding dat er geen adres bekend is.

Zakenmaat bewaart alleen een adres waar het naartoe kan mailen: één adres met een apenstaart en een punt erna, zoals jan@bakkerij.nl, zonder spatie of komma. Zet je in het e-mailveld van de klant of bij een contactpersoon iets anders, bijvoorbeeld “n.v.t.”, een streepje of jan@here2hear, dan slaat het venster de klant niet op. Je krijgt dan de melding “Naar dit e-mailadres kan Zakenmaat niet mailen”, of bij een contactpersoon “Naar het e-mailadres van een van je contactpersonen kan Zakenmaat niet mailen”, en er is niets opgeslagen. Haakjes, punthaken, aanhalingstekens en een punt of komma aan het eind haalt Zakenmaat zelf weg. Wil je geen adres opgeven, laat het veld dan leeg.

Stond er al zo’n tekst, bijvoorbeeld uit een oude import, dan blijft die staan zodat je de rest van de klant nog kunt wijzigen. De app slaat hem bij het mailen en factureren over en pakt de contactpersoon.

Vul het gewoon in als je het hebt, dan hoef je hier verder niet over na te denken.

Een klant mailen

In de kop van de klantpagina staat, naast Bewerken, de knop Mail. Daarmee stuur je de klant een mail vanuit de mailbox van het bedrijf: de mailkoppeling bij Instellingen › Koppelingen, dus Gmail, Outlook of je eigen mailserver. Het is dezelfde weg als die van je facturen, in de volgorde die je bij Welke route standaard wint koos. Lukt de eerste niet, dan probeert Zakenmaat de volgende.

De knop staat er alleen als drie dingen kloppen: het onderdeel Opvolgen staat aan, jij mag mailen, en de klant heeft minstens één bruikbaar adres. Werk je alleen, dan mag jij mailen. In een team mag de eigenaar het altijd, en een ander alleen als de eigenaar Mag mailen aanzette bij Mensen.

Klik in de kop van de klantpagina op Mail. Er opent een venster met de kop “Mail aan” en de naam van de klant.
Kijk bij Aan naar wie hij gaat. Heeft de klant meer dan één adres, kies er dan een uit de lijst; achter elk adres staat de naam van de persoon.
Vul het Onderwerp in, op één regel en hooguit 200 tekens.
Schrijf je Bericht, hooguit 10.000 tekens. Zakenmaat zet er niets onder, dus sluit af zoals je dat in je eigen mail doet.
Klik op Versturen naar, met het adres erachter.

Lukt het, dan sluit het venster en staat onder de kop van de klant bijvoorbeeld “Mail aan info@bakkerijjansen.nl verstuurd.”

Je klant krijgt de mail uit de mailbox van het bedrijf, en antwoordt dus ook naar die mailbox. Bovenin het venster staat welke dat is, bijvoorbeeld “Je bedrijf verstuurt mail via Gmail, ingesteld door jou.” Zakenmaat bewaart de tekst van je mail niet: je vindt hem terug bij Verzonden in die mailbox.

Alleen naar adressen van de klant

Je mailt alleen naar adressen die bij de klant staan: het e-mailveld op het tabblad Gegevens en de adressen van zijn contactpersonen. Een veld als “n.v.t.” telt niet mee. Wil je een ander adres, zet het dan eerst bij de klant of bij een contactpersoon; het venster zegt dat ook. Zo mailt niemand vanuit de mailbox van het bedrijf naar een willekeurig adres.

Hooguit 50 per dag

Per persoon gaan er hooguit 50 mails per dag naar klanten, gerekend van middernacht tot middernacht. Wat je AI namens jou aan klanten mailt, telt daarbij mee. Zit je eraan, dan zegt het venster: “Je hebt vandaag al 50 mails aan klanten gestuurd vanuit Zakenmaat, en meer gaat er per dag niet. Morgen kan het weer; tot dan mail je vanuit je eigen mailprogramma. Er is niets verstuurd.”

Nooit twee keer dezelfde mail

Een tweede druk op de knop wordt nooit een tweede mail. Weet het venster niet of de mail weg is, bijvoorbeeld omdat je verbinding wegviel, dan zegt het dat, en druk je in hetzelfde venster gewoon nog eens op Versturen. Een nieuw venster weet niet wat het vorige deed, dus open er dan geen nieuw.

Antwoordde de mailbox niet op tijd, dan krijg je de melding dat niet zeker is of de mail aankwam. Kijk dan eerst in Verzonden; bij Outlook kan dat een paar minuten duren. Kwam hij niet aan, sluit het venster en open Mail opnieuw: je tekst staat er nog, zolang je op de klantpagina blijft.

Nog geen mailbox gekoppeld

Het venster opent dan wel, maar Versturen naar staat uit, en het venster zegt dat er nog geen mailbox gekoppeld is. Ben je eigenaar of beheerder, dan staat er een link naar Instellingen, Koppelingen. Die opent in een nieuw tabblad: koppel daar de mailbox, kom terug naar dit tabblad, en je tekst staat er nog. Ben je medewerker, dan zegt het venster dat de eigenaar of een beheerder de mailbox koppelt.

De mail op de tijdlijn

Staat de tijdlijn aan, dan komt er na het versturen een contactmoment op de tijdlijn van de klant, met “Mail aan”, het adres en het onderwerp. De tekst van de mail staat er niet in. In een team ziet iedereen die regel, ook wie niet bij het geld mag. Hij telt mee als contact, dus Laatst gesproken in de kaart Contact schuift mee, en bij een lead het cijfer Sinds het laatste contact. Lukt die regel niet, dan is de mail wel verstuurd en zegt de melding dat je hem er zelf bij kunt zetten.

Antwoorden van je klant komen niet vanzelf in Zakenmaat binnen, want Zakenmaat leest geen mailbox. Wil je een mailwisseling met een klant toch op zijn tijdlijn, laat je eigen AI hem dan lezen en erop zetten; zie Een werkdag met je AI. Ook je AI zelf kan een klant mailen, met dezelfde grenzen als de knop.

Wat er op de klantkaart staat

Bovenaan de klantpagina staat het kruimelpad Alle klanten met de naam van de klant. Daaronder staat het embleem, twee letters op een tint van de kleur van de klant, met de naam en een regel met de contactpersoon (of “Geen contactpersoon”), de branche en de plaats. Eronder staan labels: Pauze of bij een potentiële klant het stadium, Eigen werk of Samenwerking, de platforms, het pakket, Hoge prioriteit, SEO (als er een Search Console-site bij de klant hoort en SEO aan staat), Archief, Afgerond of Verloren, bij een subklant Onder met de naam van de hoofdklant, en je tags.

Rechts staan de knoppen: Bel (als een contactpersoon een nummer heeft), Bewerken, Mail en een menu met drie puntjes met Taak toevoegen, Notitie toevoegen, Op pauze zetten of Hervatten, en Archiveren. Een gearchiveerde klant heeft dat menu niet.

Onder de kop kan een balk staan. Een gearchiveerde klant heeft de balk “In het archief” met de knop Terughalen. Een klant op pauze heeft “Op pauze” met de knop Hervatten. Is de klant een potentiële klant, dan staat er “Lead in Opvolgen, stadium Offerte”, of het stadium Nieuw of Prospect. Staat Opvolgen aan, dan staat daar ook de volgende stap bij, bijvoorbeeld “Volgende stap: bel terug, 3 dagen te laat”, of “Er staat nog geen volgende stap”. De knop Naar Opvolgen brengt je naar Opvolgen. Een verloren lead heeft een balk met de reden en de datum, bijvoorbeeld “Verloren lead: koos een ander”, met je toelichting erachter en de knop Terughalen als lead. Die balk staat er ook als Opvolgen uit staat.

De strook met cijfers

Onder de kop staat een strook met cijfers. Een cijfer dat bij een tabblad hoort, is een knop die dat tabblad opent: Openstaand en Totale omzet openen Facturen, de uren openen Uren en Open taken opent Taken. Welke cijfers er staan, hangt van de klant af.

Een gewone klant: Openstaand, rood en met “waarvan” en het bedrag erbij als er iets over de termijn is; de uren van deze maand, zoals Uren in oktober; de uren sinds de eerste dag bij deze klant, zoals Uren sinds 3 maart; Totale omzet; en Open taken, met erbij hoeveel er te laat zijn en vandaag moeten. Staan er alleen uren na vandaag, dan heet het derde cijfer “Uren, alleen na vandaag”. Openstaand en Totale omzet zie je alleen als je bij het geld mag, en bij eigen werk staat er geen omzet. Zie je in een team alleen je eigen uren, dan heet het tweede cijfer Jouw uren in oktober, en zegt het derde “van iedereen samen”.
Een potentiële klant: de Open offerte of “Nog geen offerte” (met geldrecht), het Stadium in Opvolgen, Open taken, Sinds het laatste contact (“Vandaag”, het aantal dagen of “Nog niet”, in klei als het langer is dan je grens voor Klanten zonder contact) en Lead sinds.
Een samenwerking: de projecten waar dit bedrijf aan meewerkt, Sinds het laatste contact, Open taken en Samen sinds.

Staat de klant op pauze, dan staat op de plek van de uren van deze maand Op pauze, sinds het laatste contact, met het aantal dagen.

De zijkolom

Naast elk tabblad staat rechts een kolom met drie kaarten.

Contact toont de contactpersonen met hun rol en een mail- en een belknop, of “Geen contactpersoon”, en de Search Console-site als die er is. Onderaan staat wanneer je de klant sprak, bijvoorbeeld “Laatst gesproken 12 dagen geleden, 9 okt: factuur 2026-014”, of “Nog niet gesproken.” Is het langer geleden dan de grens voor Klanten zonder contact, dan wordt die regel rood en staat er “Langer dan 14 dagen geen contact” (of jouw grens). Bij een klant op pauze blijft hij neutraal. Bovenin de kaart staat de knop Notitie, behalve bij eigen werk.
Wat er nu speelt noemt de pauze, de volgende stap uit Opvolgen (alleen als dat aan staat en er een stap is), de Eerstvolgende deadline (de eerste doeldatum van een lopend project) en de Open taken, met hoeveel er te laat zijn en welke het oudst is, of welke de eerstvolgende is. Een regel zonder inhoud valt weg, de open taken staan er altijd. Elke regel is een link naar de taak, het project of het tabblad Taken. In een team staan bovenin de rondjes van wie er aan de lopende projecten van deze klant werkt.
De stand geeft Openstaand, Over de termijn, Betaaltermijn, Te factureren (de uren die nog op geen factuur staan), Gemiddeld uurtarief en Klant sinds, met een link naar Facturen. Het uurtarief is de omzet gedeeld door alle uren; heb je minder dan vijf uur gemeten, dan zegt de kaart dat erbij. Ligt het ver onder je tarief, dan staat eronder dat werk dat nog niet gefactureerd is dit getal drukt. Die kaart staat er alleen als je het geld mag zien, en niet bij een potentiële klant of een samenwerking. Zie je in een team alleen je eigen uren, dan staat Te factureren er niet.

Klant sinds is de vroegste dag met een urenregel, een factuur, een taak of een notitie, tot en met vandaag. Een klant die je vandaag aanmaakt is dus klant sinds vandaag, en een datum na vandaag telt niet mee. Het laatste contact is de laatste dag waarop er iets bij de klant gebeurde: een urenregel, een afgevinkte taak, een notitie, een factuurdatum, of een notitie of contact in de tijdlijn, als die aan staat. Een open taak telt niet, en ook geen datum na vandaag: een vooruit gedateerde urenregel of factuur is nog geen contact.

Het tabblad Overzicht

De eerste tab, Overzicht, opent als eerste. Links bovenaan staat een kaart die bij de klant past:

bij een gewone klant Uren en omzet, per maand wat je voor deze klant deed en wat het opbracht, met de knoppen 6 maanden en Dit jaar. Met de knoppen Uren en Omzet bij de grafiek zet je een van de twee aan of uit. Op kasbasis staat een betaalde factuur in de maand waarin hij betaald is, niet in die van zijn factuurdatum. Deze kaart zie je alleen als je bij het geld mag en de uren van iedereen ziet;
bij een potentiële klant de weg Van lead naar klant, of De offerte als er een is, met de stappen van aanvraag tot besluit en knoppen als Bekijk de offerte of Offerte opstellen;
bij een samenwerking de projecten waar dit bedrijf aan meewerkt, met de regel “Een samenwerking factureert jou. Wat je inkoopt staat in Kosten, niet hier.”

Rechts daarvan staat Recente activiteit, de bovenkant van de tijdlijn van deze klant, met de link Hele tijdlijn die de tab Tijdlijn opent. Werk je in een team en zie je alleen je eigen uren, dan staan van de uren alleen die van jou erin. Staat de tijdlijn uit, dan zet de kaart de laatste notities, taken, facturen en uren onder elkaar.

Heeft de klant subklanten, dan staat daaronder een kaart met elke subklant, zijn open taken, uren en omzet, met een regel als “Samen 4 open taken, 12,0u en €3.200,00 omzet. Die tellen niet mee in de cijfers hierboven.” Daaronder staat Lopende projecten, met een kaart per project: of het loopt, doorloopt of af is, sinds wanneer en wie het trekt, de stappen als ring, de doeldatum en in een team het team. Met Project maak je er een bij, en Alle projecten opent de tab Projecten. Loopt er niets, dan heet de kaart Projecten en staat er “Er loopt nu niets”. Bij een deelnemer staat in die kaart ook de groep Als deelnemer, met de evenementen die nog komen; heeft hij geen lopend project, dan zegt de kaart “Geen lopend project, wel deelnemer aan” met het aantal evenementen.

De tabbladen

Onder de strook staan tot tien tabbladen, met Overzicht als eerste. Het getal achter een tab telt wat erin staat; Overzicht, Tijdlijn en Gegevens hebben geen getal. Je wisselt ook met de pijltjes. Zie je geen bedragen, omdat Financieel uit staat of omdat je in een team niet bij het geld mag, dan is er geen tab Facturen. Staat Checklists uit, dan is er geen tab Checklists, met Tijdlijn uit geen tab Tijdlijn, en met Sites uit geen tab Sites. Op een telefoon breekt de rij tabbladen naar een volgende regel.

Taken: één kaart met de taken voor deze klant, met Alle taken en Taak toevoegen in de kop. Taken die op iets of iemand wachten staan erboven in een blok Geblokkeerd. De open taken staan per dag: Te laat, Vandaag, Deze week, Later en Zonder datum. Elke rij heeft een vinkje, de naam, het project (of “Geen project”) met wanneer, zoals “2 dagen te laat” of “Morgen”, in een team het rondje van wie hem doet, een klokje om de timer te starten, een potloodje om te bewerken en een prullenbak. Onderaan staat Afgerond, waarvan de eerste acht meteen te zien zijn. Ook een afgeronde taak heeft het potloodje.
Facturen: bovenaan Openstaand op ouderdom, het openstaande bedrag verdeeld naar hoe lang het over de termijn is (Nog binnen de termijn, 1 tot 30 dagen over en Meer dan 30 dagen over, geteld vanaf de vervaldatum). Een factuur zonder vervaldatum telt als nog binnen de termijn. Staan er uren klaar om te factureren, dan zegt een balk hoeveel en wat ze samen waard zijn, met de knop Concept maken. Daaronder staan Alle facturen en offertes, met in de kop het aantal, de totale omzet en wat er nog uit een geaccepteerde offerte moet komen, en de knop Factuur of offerte. Klap een offerte open om te zien wat er al uit gefactureerd is en wat nog niet. Is er een factuur over de termijn, dan staat er een knop Herinnering klaarzetten. Die opent hetzelfde mailvenster als de knop Mail, met een concept dat je leest en aanpast; er gaat niets weg zonder dat jij op Versturen drukt. De knop staat er onder dezelfde voorwaarden als de knop Mail.
Projecten, de klussen die je voor deze klant doet, met per project de stand, de open taken, de uren van deze maand en de omzet. Met Project toevoegen maak je er een bij. Zie Projecten bij een klant. Doet de klant mee aan evenementen, dan staat hier ook de kaart Deelnemer aan met het aantal evenementen, met “Stand, bedrag en factuur per evenement. Je past ze aan op de tab Deelnemers van het evenement.” Zie Evenementen.
Tijdlijn: bovenaan Projecten op de tijdas, van de start tot vandaag, met de mijlpalen erop, en daaronder alles wat er bij deze klant gebeurde, nieuwste boven, met het project erachter als een regel aan een project hangt. Met Schrijf in de tijdlijn zet je er zelf een notitie, besluit of contact bij, en onder de lijst staat Exporteer als CSV. Ook een mail met de knop Mail, een stap die je op Opvolgen afvinkt met het contact erbij, en een contact dat je daar met Gebeld, Gemaild of Gesproken logt, komen hier als contactmoment. Het werkt zoals de tijdlijn op de projectpagina, waar ook staat wat er per klant anders is.
Uren: Uren per maand met een staaf per maand voor de laatste zes maanden en, als er oudere uren zijn, een eerste staaf voor alles van daarvoor, dan de uren van deze maand per project, in een team met wie ze boekte, en daaronder Alle regels van deze maand, per dag, nieuwste eerst, met het totaal van de maand onderaan. Oudere regels vind je op Tijd. Staan er uren klaar om te factureren, dan staat ook hier de balk met Concept maken. Met Uren boeken boek je op deze klant. Zie je in een team alleen je eigen uren, dan staan hier alleen die van jou, met erbij hoeveel er van iedereen samen op staat.
Checklists met hun voortgang, met Alle checklists en Start een checklist bovenin. Ze staan in twee groepen: Loopt, en Gearchiveerd en gepauzeerd.
Notities: één kaart met wat je over de klant moet onthouden, nieuwste eerst en vastgemaakte bovenaan. Bovenin schrijf je een nieuwe, hooguit 5000 tekens, en klik je op Notitie toevoegen. Vanaf zes notities staat er een zoekveld. Bij elke notitie staan Vastmaken of Losmaken, Bewerken en Verwijderen. In een team staat bij een notitie ook wie hem schreef, met zijn rondje en de datum; bij notities van voor 23 oktober 2026 staat alleen de datum, want toen hield Zakenmaat dat nog niet bij. Met de tijdlijn aan staan je notities als Klantnotitie ook in de tijdlijn, onder het filter Notities, maar bewerken doe je hier.
Sites, de websites die je voor hem beheert, met een label als je er een geeft. Achter elke site staat een menu met Open de site, SEO van deze klant (als SEO aan staat) en Site verwijderen, en onderaan voeg je een site toe. Een adres van meer dan 300 tekens, of een adres dat geen webadres is, weigert Zakenmaat met een melding, en je blijft op deze tab. Deze tab staat er alleen als het onderdeel Sites aan staat; in een nieuwe werkruimte staat het uit. Zie Sites uit.
Gegevens: eerst een leesweergave met wat Zakenmaat van de klant weet (onder meer soort, stadium, contactpersonen, tenaamstelling, adres, KvK, btw-nummer, retainer en, met het geldrecht, het Uurtarief dat op je factuur komt, de Meetlat voor Rendement en de betaaltermijn, zie hieronder). Met Bewerken in de kop opent het formulier met alle velden om aan te passen.

De status van een factuur zet je op het tabblad Facturen met het keuzelijstje, net als op het facturenscherm. Ook hier wacht het bewaren tot je even stilstaat of het lijstje verlaat, en vragen betaald zetten en terugzetten van betaald eerst een venster, met bij betaald het veld Betaald op. Hoe dat gaat staat op Facturen opvolgen.

Lukt afvinken, verwijderen of een statuswissel van een factuur niet, dan blijf je op de klant en staat de reden bovenin het tabblad: bij Taken voor afvinken en verwijderen, bij Facturen voor de status. Het keuzelijstje springt dan terug naar de status die er stond.

Retainer-uren bijhouden

Zet je bij een klant een aantal retainer-uren, dan houdt Zakenmaat bij hoeveel je er deze maand van hebt verbruikt. Dat staat in de strook bij de uren van deze maand, als “Uren in oktober, retainer 12,0u, nog 3,5u over”. Je zet de retainer op het tabblad Gegevens, achter Bewerken, in het veld Retainer of strippenkaart.

Ga je eroverheen, dan zegt dat cijfer hoeveel uur je boven de retainer zit, bijvoorbeeld “2,5u boven de retainer van 12,0u”. Dan is het tijd om meerwerk te bespreken of te factureren. Datzelfde signaal verschijnt op Rendement.

De teller kijkt naar de lopende kalendermaand en begint elke maand opnieuw. Er wordt niets doorgeschoven naar de volgende maand.

Soort en status

Een klant heeft een soort: klant, eigen, samenwerking, prospect of deelnemer. Daarmee houd je je eigen projecten en samenwerkingen uit je klantcijfers. Deelnemer krijgt een klant vanzelf als je hem op de lijst van een evenement zet, zie Evenementen.

En een status: nieuw, offerte, prospect, actief, afgerond of verloren. Zet je iemand op afgerond, dan verdwijnt hij uit de keuzelijsten waar je uren op boekt en komt hij in de sectie Afgerond. Zijn cijfers blijven wel gewoon in je rendement staan, want dat werk heb je gedaan.

Verloren is voor een lead die niet doorging, en vraagt een reden. Daarom kies je hem niet in het bewerkvenster maar op Opvolgen; bij een klant die al verloren is, staat hij wel in de keuzelijst. Een verloren lead verdwijnt net als een afgeronde klant uit de keuzelijsten waar je uren op boekt.

Andere statussen zijn er niet: zet iets toch een andere, bijvoorbeeld je AI, dan weigert Zakenmaat dat. Nieuw, offerte en prospect zijn de stadia van een lead op Opvolgen, en daar schuif je een klant met Zet op… door zonder het bewerkvenster te openen.

Los daarvan kun je een klant op pauze zetten, met Op pauze zetten in het menu van zijn kaart of in het menu met de drie puntjes in de kop van zijn pagina. Zijn status blijft dan staan, maar hij verdwijnt net zo goed uit de keuzelijsten voor uren, en een terugkerende factuur voor hem wordt niet gemaakt tot je hem hervat.

Subklanten: een klant onder een hoofdklant

Een klant is een klant en een project een project. Werk je voor meer bedrijven onder één opdrachtgever, bijvoorbeeld de vestigingen van een keten, dan hang je die klanten onder de opdrachtgever. De opdrachtgever is dan de hoofdklant, en elke klant eronder een subklant. Een klus die je voor één klant doet, is geen subklant maar een project; zie Projecten bij een klant.

Een subklant maak je met Subklant toevoegen in het menu van de kaart van de hoofdklant. Bij een nieuwe klant kies je de hoofdklant achter Meer velden, of je laat het op “Geen, dit is een hoofd” staan. Bij een bestaande klant zet je hem op het tabblad Gegevens, achter Bewerken, bij Hoofdklant (voor een subklant). Een klant die op pauze staat, afgerond is of in het archief staat is geen keuze meer als hoofdklant.

Er is één niveau. Een subklant kan geen eigen subklanten hebben, en een hoofdklant die al subklanten heeft kan niet zelf onder een andere klant. Probeer je dat toch, dan zegt Zakenmaat “Deze klant heeft zelf subklanten en kan daarom geen subklant worden. Er is niets gewijzigd.” Haal eerst de subklanten onder hem weg of hang ze elders onder.

Een subklant is een eigen klant met een eigen pagina, eigen uren en eigen facturen. Een project op het tabblad Projecten is een klus binnen één klant. Een project van een hoofdklant kun je wel kiezen als je uren of een factuur boekt op een klant die eronder hangt.

De cijfers bovenaan de pagina van een hoofdklant gaan over de hoofdklant zelf. Op het tabblad Overzicht staat daaronder een kaart met elke subklant en het totaal van de subklanten, met de regel “Die tellen niet mee in de cijfers hierboven.” Zo stuur je per klant en zie je toch wat de hele relatie oplevert.

Hoe een klant meetelt op Rendement

Op het tabblad Gegevens, achter Bewerken, staat een blok Rendement met drie velden: een eigen uurtarief, alleen als meetlat, een datum bij Meet vanaf, en het vinkje Buiten het rendement met een regel voor de reden. Het eigen uurtarief kun je ook meteen invullen in het venster waarin je de klant aanmaakt. De datum bij Meet vanaf moet in een jaar tussen 2000 en 2100 liggen, net als elke andere datum.

Een project neemt over wat het zelf niet heeft van zijn hoofdklant. Zet je een hoofdklant buiten het rendement, dan gaan zijn projecten mee. Wat de drie velden doen staat op Rendement.

Je AI-assistent kan deze drie velden ook lezen en zetten, met dezelfde controle als het tabblad. Het eigen uurtarief alleen als jij het geld mag zien; zie Wat de AI kan.

Het uurtarief op een factuur

Het eigen uurtarief hierboven is een meetlat en komt nooit op een factuur. Wat je een klant per uur rekent, is een ander getal: dat gebruikt Haal open uren op als je uren op een conceptfactuur zet. Zakenmaat neemt het uurtarief van het project, anders dat van de klant, en anders het uurtarief bij Instellingen › Jij.

Het uurtarief van een klant zet je in het veld Uurtarief op je factuur: in het venster waarin je de klant aanmaakt, achter Meer velden, of op het tabblad Gegevens achter Bewerken, onder Factuurgegevens. Laat je het leeg, dan geldt je gewone tarief. Het is een bedrag boven nul en tot 1000 euro; anders zegt Zakenmaat “Het uurtarief van een klant is een bedrag boven nul en tot 1000 euro, of leeg voor je gewone tarief. Er is niets opgeslagen.” Het veld staat er alleen als jij het geld mag zien, en je AI-assistent kan het ook zetten. Het tarief van een project zet je op de projectpagina.

Waar je op moet letten

Het factuuradres op de klantkaart is het adres van je klant, niet dat van jou. Ontbreekt de straat, de postcode of de plaats, dan waarschuwt Zakenmaat je op het factuurvel, in het verstuurvenster van een concept, en in de vraag die komt voordat een factuur zijn definitieve nummer krijgt. Dat laatste geldt ook als je een factuur vanaf de klantkaart op verstuurd zet. Het blijft een waarschuwing: doorgaan kan, maar daarna zet je het adres er niet meer bij.

Verhuist je klant of krijgt hij een nieuwe naam, pas het dan gewoon aan op de klantkaart. Facturen en offertes die al een nummer hebben, houden de gegevens die erop stonden toen het nummer viel. Alleen concepten en nieuwe documenten krijgen het nieuwe adres.

Bij Platform of systeem zet je de systemen waarin je voor deze klant werkt, bijvoorbeeld WordPress, Exact of Canva. Meer dan één mag, met een komma ertussen. Een naam die er twee keer staat, telt één keer. Op de klantkaart krijgt elk platform zijn eigen label.

De velden branche, platform, pakket en tags doen niets aan de cijfers. Het zoekveld boven je klantenlijst kijkt naar naam, contactpersoon, branche, platform en pakket. Tags niet: die staan alleen als labels op de klantkaart en maken je lijst dus niet doorzoekbaar. Met drie klanten kun je dit allemaal rustig leeg laten.

Een klant archiveren

Een klant verwijderen kan niet meer; hij gaat naar het archief. Klik op Archiveren, in het menu van zijn kaart of in het menu met de drie puntjes in de kop van zijn pagina, en Zakenmaat vraagt eerst of je het zeker weet. De vraag zegt wat er gebeurt: de klant verdwijnt uit je lijsten en keuzemenu’s, en projecten, uren, facturen en notities blijven bewaard. Heeft hij subklanten, dan gaan die mee, en staan er nog open taken, dan blijven die open en vind je ze onder Taken.

Na het archiveren staat er vijf seconden een melding met Ongedaan maken. De klant staat daarna in de sectie Archief, en zijn pagina heeft de balk “In het archief” met de knop Terughalen. Eén klik en hij staat weer bij je klanten, met de subklanten die mee gingen. Een gearchiveerde klant telt niet mee in de kerncijfers en staat niet meer in de keuzelijsten voor uren, taken en facturen, maar het zoekveld op de klantenlijst vindt hem wel.

Wil je alleen even rust, zet de klant dan Op pauze: dan staat hij nog bij je klanten en kun je hem met Hervatten zo weer aanzetten. Je AI-assistent kan een klant ook archiveren en terughalen. Een klant zelf weggooien kan ook de AI niet.