Dashboard

Het dashboard is wat je ziet als je Zakenmaat opent. Het is bedoeld als één blik: wat speelt er vandaag, staat er geld open, en hoe lopen je weken. Je leest het vooral, maar welke blokken erop staan, in welke volgorde, en welke kerncijfers bovenaan, kies je zelf, zie Je dashboard indelen. Wil je weten bij welke klant je vandaag begint, dan is Vandaag de plek.

In een werkruimte met een team ziet niet iedereen hetzelfde dashboard:

• Een medewerker zonder toegang tot het geld ziet een dashboard zonder bedragen. De kerncijfers zijn Open taken en Lopende projecten, en meer zijn er voor hem niet te kiezen. Daaronder staan de timer, Stand van je projecten, de kaarten Urgente taken en Komende agenda, en het blok Productiviteit met Lopende checklists. Het blok Financieel, Openstaand per klant en Klanten zonder contact staan er niet.
• Een medewerker met geld ziet daarnaast de bedragen: Openstaande facturen, Omzet deze maand, het blok Financieel en Openstaand per klant. Als kerncijfer kan hij ook Winst dit jaar en Nog te factureren kiezen.
• Een medewerker ziet geen blokken die uren van iedereen tellen: het kerncijfer Uren deze week, Uren per klant, de nacalculatie en Klanten zonder contact. Die zouden alleen de eigen uren tellen en dan een vertekend beeld van het bedrijf geven. De blokken erna schuiven op.
• De tegel Verzette taken ziet alleen wie de werkruimte beheert. De standen Privé en Samen in het blok Financieel, het kerncijfer Btw dit kwartaal en het blok Zo begin je ziet alleen de eigenaar.
• Komende agenda toont bij iedereen alleen de eigen afspraken.
• Urgente taken en het kerncijfer Open taken tellen de taken van het hele team. Bij de taak van een ander staat van wie hij is.

Wat er per rol wel en niet in beeld komt, ook buiten het dashboard, staat op Wie wat ziet.

Staat Financieel uit, dan zie je op je dashboard geen bedragen. Staat de agenda uit, dan is Komende agenda weg, en met Checklists uit Lopende checklists. Wat er dan anders is staat hieronder per blok, en het hoe op Onderdelen uitzetten.

Bovenaan

Het dashboard begint met een groet voor het moment van de dag, met je voornaam erachter als die bekend is, en de zin “Hier is wat er vandaag speelt op” met de datum van vandaag. Daaronder staat de weeklat: een balk van maandag tot en met zondag die zich vult tot nu, met de dagen eronder (ma 19, di 20 en zo verder) en vandaag in goud. Hij laat in één blik zien hoe ver je in de week bent. Een schermlezer leest het weeknummer en de dag voor.

Je dashboard indelen

Het dashboard heeft geen eigen knop meer om het in te delen. Je doet het met Bewerken, dezelfde knop waarmee je je zijbalk en je andere schermen indeelt. Die staat onderaan je zijbalk boven Instellingen, in het menu achter je profiel en in de zoeker. Hoe Bewerken in het algemeen werkt, met de balk, Klaar en Annuleren, staat op Je scherm indelen met Bewerken. Hieronder staat wat er op het dashboard bij komt. Je indeling geldt alleen voor jou, en per werkruimte. Je collega’s houden hun eigen dashboard.

Kaarten verschuiven

1. Klik op Bewerken. Elke kaart en elke tegel van de kerncijfers krijgt midden op de bovenrand een pilletje met puntjes. Bij een kaart staan in dat pilletje ook twee pijltjes. Bovenin staat de balk met “Je past je dashboard en je zijbalk aan.”
2. Sleep een kaart aan de puntjes naar een andere plek. De andere kaarten schuiven meteen mee, zodat je ziet waar hij past en waar een gat valt. Met de pijltjes zet je hem een plek omhoog of omlaag. Klik je op de puntjes, dan krijg je Naar boven, Omhoog, Omlaag, Naar onderen en Verbergen.
3. Klik in de balk op Klaar. Je nieuwe indeling is dan bewaard, samen met wat je in je zijbalk veranderde.

De kaarten staan in één volgorde, van links naar rechts en dan de rij eronder. Twee smallere kaarten die een rij delen, blijven dus niet aan elkaar vast. Zet je het blok Financieel boven Kerncijfers, dan komt Kerncijfers ertussen en zakt Urgente taken, dat ernaast stond, naar de rij daaronder.

Een tegel van de kerncijfers schuift alleen binnen zijn eigen rij. Het blok Kerncijfers als geheel verschuif je met het pilletje van het blok, en dan gaan de tegels mee. In Bewerken doen de kaarten zelf niets: een link of knop erop werkt pas weer als je klaar bent, zodat je niet per ongeluk wegklikt van wat je verschoof. Ga je in Bewerken naar een ander scherm, dan blijft wat je op het dashboard verschoof staan tot je op Klaar of Annuleren klikt.

Met het toetsenbord of op een aanraakscherm

Met Tab ga je van greep naar greep. Op de puntjes zetten de pijltjes de kaart een plek terug of verder, Home zet hem vooraan en End achteraan. Enter of de spatiebalk opent het menu met verplaatsen en verbergen.

Op een aanraakscherm houd je de puntjes even vast, daarna sleep je. Op een telefoon, waar alle kaarten onder elkaar staan, zet je een kaart vaak makkelijker met de pijltjes een plek omhoog of omlaag dan door te slepen.

Blokken tonen of verbergen, en kerncijfers kiezen

1. Klik op Bewerken en dan in de balk op Deze pagina. Rechts opent een lade met twee groepen: Kerncijfers en Blokken. Dicht zie je bij elke groep hoeveel er aan staat, zoals “3 van 8”.
2. Open Kerncijfers, zet de schakelaar aan bij de cijfers die je bovenaan wilt zien, twee tot vier, en zet ze aan de puntjes in volgorde.
3. Open Blokken en zet de schakelaar uit bij een blok dat je niet wilt zien. Het blijft in de lijst staan, zodat je het later weer aanzet. Ook hier sleep je aan de puntjes, of klik je erop voor het menu.
4. Klik in de balk op Klaar. Wat je in de lade koos, zie je meteen op het dashboard erachter, maar het is pas bewaard na Klaar.

Onder de kerncijfers staat “Er staan er twee tot vier bovenaan. Wil je er geen, verberg dan het blok Kerncijfers.” Staan er twee aan, dan gaan die twee schakelaars niet uit. Zet je er een vijfde aan, dan blijft het bij vier en staat er “Er passen hooguit vier kerncijfers bovenaan. Haal er eerst een weg.” Welke cijfers er zijn en wat ze tellen staat bij De kerncijfers.

De blokken in de lade, elk met een korte uitleg erbij, zijn Kerncijfers, Timer, Stand van je projecten, Financieel, Urgente taken, Openstaand per klant, Komende agenda, Klanten zonder contact, Productiviteit, Taken-verdeling, Uren per klant, Taken per week, Nacalculatie en Lopende checklists. Een blok dat je rol of de onderdelen van je werkruimte niet tonen, staat er niet tussen. Komt het later wel in beeld, dan komt het terug op de plek waar het stond. De groet, de melding over je AI-koppeling en Zo begin je zijn geen blokken: die staan altijd bovenaan zolang ze er zijn.

Onder de blokken staat Terug naar de standaard. Die zet de blokken terug in de volgorde waarmee Zakenmaat begint, met alles aan, en de kerncijfers die bij je rol horen. Er staat dan “De standaardindeling staat er weer. Klaar in de balk bewaart hem.” Pas na Klaar is je dashboard ook echt zo bewaard.

Elk blok heeft een vaste breedte: een hele rij, twee derde, de helft of een derde. De blokken vullen de rijen in de volgorde die je kiest. Belandt een blok alleen op een rij, dan wordt het breder tot de rij vol is, zodat er geen gat blijft als je iets verbergt. Op een scherm smaller dan een flinke laptop staan ze allemaal onder elkaar. De timer neemt alleen plek in als er een loopt.

Verberg je alle blokken, dan staat er Je dashboard is leeg met de knop Blokken tonen of verbergen. Die zet Bewerken aan en opent meteen de lade bij Blokken. Lukt het niet om je indeling te laden, dan doet het dashboard niet mee met Bewerken, en staat er in de modus bovenaan “Je dashboard aanpassen kan nu even niet: ik kon je indeling niet laden. Ververs de pagina.”

Een melding over je AI-koppeling

Heb je een AI verbonden en komt er een versie van de koppeling waarvoor hij zijn lijst met handelingen opnieuw moet ophalen, dan staat er onder de weeklat een melding met het kopje AI-koppeling. Hij noemt de versie, zegt hoe je bijwerkt en heeft één link: gebruik je claude.ai, dan naar je connectors daar, anders naar Instellingen › Koppelingen. Heb je bijgewerkt, klik hem dan weg met het kruisje. Hij blijft weg tot de volgende versie waarvoor je moet bijwerken. Hoe dat bijwerken per AI gaat staat op Je AI koppelen.

Zo begin je

Ben je nieuw, dan staat er een blok met zeven stappen, “van je eerste klant tot je eerste factuur”: een klant toevoegen, je eerste project beginnen, je eerste taak maken, uren boeken, je bedrijfsgegevens invullen, een factuur of offerte maken, en je AI verbinden. Elke stap is een link naar het scherm waar je hem doet, en vinkt zichzelf af zodra hij gedaan is. De bedrijfsgegevens staan pas op gedaan als je KvK-nummer, btw-nummer, adres, IBAN en uurtarief er alle vijf staan, want zonder die gegevens is je factuur niet geldig. De laatste telt een sleutel en ook een koppeling via inloggen. Dit pad is voor de eigenaar van de werkruimte. Op andere schermen dan het dashboard staat in de balk bovenin een knop Zo begin je met je stand erop (bijvoorbeeld 3/7), die hetzelfde stappenplan in een paneel opent.

Staat Financieel uit, dan zijn het er vijf: de bedrijfsgegevens en de factuur vallen weg, want die zijn er voor je factuur.

Heb je ze allemaal gedaan, dan verdwijnt het blok vanzelf. Wil je het eerder kwijt, dan klik je het weg met het kruisje rechtsboven in het blok. Dat geldt alleen voor jou en niet voor je collega’s in dezelfde werkruimte, en het verandert niets aan de stappen zelf. Wegklikken kun je niet terugdraaien. Het blok blijft weg, ook als er nog stappen open staan.

Wat je per stap invult staat op Je eerste week.

Wie via een uitnodiging in een werkruimte komt, krijgt een eigen, korter pad van twee stappen: “Boek je eerste uren” en “Vink je eerste taak af”. Die tellen alleen wat jij zelf deed: uren van een collega maken jouw stap niet gedaan.

De kerncijfers

Bovenaan staan twee tot vier kerncijfers, uit acht waaruit je kiest bij Blokken tonen of verbergen, en kerncijfers kiezen. Koos je nog niets, dan zijn het Open taken, Openstaande facturen, Omzet deze maand en Uren deze week. Wat je kunt kiezen hangt af van je rol en van wat er aan staat: zonder geld vallen de bedragen weg, zonder de uren van iedereen Uren deze week, en Btw dit kwartaal is er alleen voor de eigenaar.

Elke tegel is een link naar de lijst achter het getal: Open taken naar Taken, Openstaande facturen en Nog te factureren naar Facturen, Omzet deze maand en Winst dit jaar naar Financieel, Uren deze week naar Uren, Lopende projecten naar Projecten en Btw dit kwartaal naar Belasting. In Bewerken doen de tegels niets.

De eerste vijf hieronder hebben een lijntje over de laatste acht weken. Beweeg je muis over dat lijntje, dan tonen het getal en de regel eronder die week. Winst dit jaar, Nog te factureren en Btw dit kwartaal zijn een stand van vandaag en hebben geen lijntje: daar bestaat geen geschiedenis per week van.

Staat Financieel uit en koos je nog niets, dan zijn het er drie: Open taken, Uren deze week en Lopende projecten. Koos je wel, dan blijven de cijfers uit je keuze staan die geen bedrag zijn. Blijft er dan minder dan twee over, dan vult de app aan uit die drie.

Welke omzet je hier ziet

De tegel Omzet deze maand en de grafiek hieronder tellen omzet op dezelfde manier als Financieel, Belasting en je doelen: volgens je instelling “Wanneer telt een factuur als omzet”. Staat die op het factuurstelsel, de standaard, dan telt een verstuurde factuur al mee. Staat hij op het kasstelsel, dan pas als hij betaald is. Voor dezelfde maand noemen die schermen dus hetzelfde bedrag.

Let wel op welke datum daarbij telt. Op het factuurstelsel is dat de factuurdatum. Op het kasstelsel telt een betaalde factuur in de maand waarin hij betaald is: een factuur van januari die je in februari int, telt dan in februari. Staat bij een betaalde factuur geen betaaldatum, dan valt de app terug op de factuurdatum. Zie Belasting voor die instelling.

De timer

Loopt er een timer, dan zie je hem hier staan met de klant, waar je aan werkt en hoe lang hij loopt, plus de knop Stop timer. Starten kan hier niet; dat doe je op Tijd of vanaf een taak.

Stand van je projecten

Direct onder de kerncijfers en de timer staat het blok Stand van je projecten, over de hele breedte: “Hoe ze staan en wat er hierna komt”. Het toont tot zes projecten die nog lopen, en een klik op een rij opent de pagina van dat project. De link Projecten rechtsboven brengt je naar het scherm Projecten.

Elk project is een kaart, dezelfde als de tegel op Projecten. Op de kaart zie je:

• De klant met zijn embleem, twee letters op een zachte tint van zijn kleur, en eronder de contactpersoon, of “Geen contactpersoon”.
• Rechtsboven de stand van het project als pil: Gepland, Loopt, Ter review of Wacht op klant.
• De projectnaam, en als het project stappen heeft een voortgangsring met “2 van 5 stappen”, de eerste open stap in de volgorde van het tabblad Stappen (“Volgende: Livegang”, of “Alle stappen zijn af”) en een balkje. Ring en balk zijn rood als het project achterloopt of over de doeldatum is, oranje bij Let op van Hoe staat het, en groen als alle stappen af zijn. Met Planning aan tellen de fases mee, dus een te late fase kleurt ze rood. Zie Mijlpalen en Hoe staat het.
• Heeft het project geen stappen, dan staat er een zin over wat er hierna komt: het eerste signaal van Hoe staat het, anders de open fase die het eerst af moet (“Bouw moet op 20 november af zijn”, alleen met Planning aan), anders de doeldatum.
• Onderaan de doeldatum, zoals “Doel 21 nov, nog 29 dagen”, “Doel vandaag” of in het rood “15 dagen over, doel 8 okt”. Zonder doeldatum staat er sinds wanneer het loopt, zoals “Sinds 11 sep, geen doeldatum”. In een team staan rechts daarvan de verantwoordelijke en de mensen in het team van het project.

Bovenaan staat wat achterloopt, dan wat aandacht vraagt, en dan de rest, op doeldatum en daarna op naam. Het blok telt dezelfde projecten als het kerncijfer Lopende projecten: wat loopt, zonder doorlopend werk en zonder het archief, en ook de projecten bij een klant van de soort samenwerking. Die laatste staan niet op Projecten, wel bij de klant.

Onder de lijst staat wat er niet in past. Doorlopend werk staat nooit in de lijst zelf. Lopen er meer dan zes, dan staat er bijvoorbeeld “Nog 2 lopende projecten en 3 doorlopende projecten op Projecten.”, en heb je alleen doorlopend werk ernaast, dan “Plus 3 doorlopende projecten op Projecten.” Staan er bij een samenwerking nog projecten buiten beeld, dan zegt een tweede zin dat je die bij de klant vindt. Loopt er niets, dan staat er “Er loopt nog geen project.”, met de link Begin er een met Nieuw project.

Het blok staat bij iedereen aan, ook op een dashboard dat je zelf had ingedeeld voordat het blok er was. Wil je het niet zien, zet het dan uit met Bewerken en Deze pagina; zie Blokken tonen of verbergen.

Financieel

Dit blok is er niet als Financieel uit staat.

Een grafiek over zes maanden, met de lopende maand gestreept omdat die nog niet af is. Bovenin kies je tussen drie standen:

• Zakelijk: omzet, kosten en winst per maand, exclusief btw. Met Btw te betalen zet je er een vierde lijn bij; die staat standaard uit. Staat hij aan, dan staat onder de grafiek de vaste regel bij een raming, met “Btw te betalen” ervoor.
• Privé: je vaste lasten tegenover de toeslagen die eraf gaan, met de netto lasten.
• Samen: wat er binnenkomt, wat eruit gaat en wat overblijft. Binnen telt hier altijd alleen betaalde facturen, ook op het factuurstelsel, want een factuur die nog openstaat is nog niet op je rekening.

De bedragen boven de grafiek zijn die van deze maand; beweeg over een maand in de grafiek en ze tonen die maand. Met de knoppen daaronder, net boven de grafiek, zet je een lijn aan of uit, maar er blijft er altijd één aan. Met Openen ga je naar het tabblad Overzicht van Financieel.

Welke stand en welke lijnen je hier kiest, onthoudt het dashboard niet: het blok begint elke keer op Zakelijk. Op Financieel zelf blijven je keuzes wel staan, zie Wat Financieel onthoudt.

Op het factuurstelsel zijn de omzet in Zakelijk en wat er binnenkomt in Samen dus twee verschillende getallen voor dezelfde maand. Dat klopt: het eerste is wat je verdiende, het tweede wat er al betaald is.

De vier kaarten

Productiviteit

Dit blok gaat over hoe je met je taken omgaat, en het is het eerlijkste deel van het scherm. Bovenaan drie tegels:

• Afgerond deze week, met deze maand erbij.
• Verzette taken, hoe vaak je deze week de deadline van een taak naar een andere dag hebt gezet, eerder of later, met deze maand erbij.
• Doorlooptijd, de mediaan van het aantal dagen dat een taak open stond voor je hem afvinkte. Een mediaan en geen gemiddelde, zodat één taak die een half jaar bleef liggen het getal niet naar weken trekt.

Daarna komen de grafieken. Elk is een eigen blok, dus je kunt ze los verplaatsen of verbergen:

Waar je op moet letten

Alles op dit scherm komt uit je eigen administratie. Boek je geen uren, dan blijft de urentegel op nul staan; dat is geen storing maar een lege lijst.

De cijfers tellen over de hele werkruimte. Er zit geen filter op klant op; wil je dat, ga dan naar het scherm van die module.

De zoekbalk, de bel en de knop Nieuw staan niet op dit scherm maar in de balk bovenin, op elke pagina. Wat ze doen staat op Wat Zakenmaat is.