Evenementen

Organiseer je een netwerkborrel, een groepstraining of een workshop, dan heb je niet één klant maar tien of veertig, en krijgt ieder een eigen factuur. Daarvoor is een evenement: een project met een lijst deelnemers. Je houdt bij wie meedoet, maakt in één keer de facturen, en ziet wat het evenement opleverde na aftrek van de kosten.

Evenementen aanzetten

Evenementen is een onderdeel dat in elke werkruimte uit staat tot je hem aanzet. Dat doe je als eigenaar bij Instellingen › Onderdelen, onder Evenementen: “Projecten met meerdere deelnemers, ieder met een eigen factuur, zoals een netwerkevent of een groepstraining.” Hoe uitzetten werkt en wat er dan wegvalt, staat op Onderdelen uitzetten.

Zolang het uit staat, zie je als eigenaar in het venster Nieuw project de regel “Meerdere deelnemers, ieder met een eigen factuur? Zet Evenementen aan bij Onderdelen.”

Een evenement maken

1. Klik op Nieuw project en kies bij Soort voor Evenement. Het venster heet dan Nieuw evenement.
2. Typ de Naam van het evenement, bijvoorbeeld “Netwerkborrel”.
3. Kies de Datum van het evenement. “Die komt als leverdatum op elke factuur.”
4. Vul de Deelnameprijs excl. btw in en kies het Btw-tarief: 21, 9 of 0 procent. “Leeg laten mag: dan geef je elke deelnemer zijn eigen bedrag.”
5. Klik op Evenement maken.

Het jaartal komt vanzelf achter de naam, uit de datum die je kiest, of je de datum nu voor of na de naam invult. Kies je een andere datum, dan verandert het jaartal mee; wis je de datum, dan gaat het eraf. Een jaartal dat je zelf typte blijft staan. Bestaat de naam al, dan stelt de app de volgende editie voor, bijvoorbeeld “Netwerkborrel 2027 bestaat al. Bedoel je Netwerkborrel 2028?”

Een evenement hangt niet aan een van je klanten. De app zet het op een vaste organisator van je werkruimte: een eigen klant met de naam Evenementen, die hij bij je eerste evenement zelf aanmaakt. Die klant kun je een andere naam geven, maar niet weggooien zolang er evenementen aan hangen. Op de projectpagina van een evenement staat daarom ook geen kaart Contact: de organisator is niemand die je belt.

Kies je 0 procent btw, dan zet de app geen vaste reden op de facturen. “Bij 0 procent kies je op elke factuur zelf waarom er geen btw op staat”, en dat moet voor je hem verstuurt. Zie Facturen op 0 procent btw.

Deelnemers toevoegen

Een evenement opent op de tab Deelnemers, de eerste tab van de projectpagina. Bovenaan typ je de naam van de deelnemer en zijn e-mailadres (dat mag leeg), kies je de stand, Aangemeld of Bevestigd, en klik je op Voeg toe. Enter werkt ook.

Is de deelnemer al klant bij je, kies hem dan bij Of kies een klant die je al hebt. Typ je een naam die al bij een klant hoort, dan biedt de app Gebruik de bestaande klant aan, zodat je geen dubbele klant maakt.

Een nieuwe deelnemer wordt een klant met de soort deelnemer. Op Klanten staat hij in de eigen sectie Deelnemers, niet in Opvolgen en niet bij Klanten zonder contact op je dashboard.

Per deelnemer kun je een notitie bijhouden, bijvoorbeeld dat hij later komt. Onder het veld staat: “Zet hier geen medische of dieetgegevens. Die vraagt de locatie zelf uit.”

De deelnemerslijst

De lijst heeft de kolommen Naam, Stand, Bedrag excl. btw en Factuur. De stand is Aangemeld, Bevestigd of Afgemeld. Een leeg bedrag volgt de deelnameprijs; een eigen bedrag geef je met Bedrag en notitie in het menu van de deelnemer.

In de kolom Factuur staat een pil: Geen, Concept, Verstuurd, Betaald, Over termijn of Gecrediteerd. Gecrediteerd betekent dat verstuurde creditnota’s het hele bedrag terugdraaien; een creditnota die nog concept is, telt niet mee.

Boven de lijst staan de tellers Bevestigd, Gefactureerd, Betaald en Open, met bij Open het bedrag dat nog openstaat. Op een telefoon staan ze twee bij twee. Het filter Nog niet betaald laat alleen zien wie nog moet betalen; heeft iedereen betaald, dan staat er “Iedereen die meedoet heeft betaald. Zet het filter uit om de hele lijst te zien.” Daarboven staat de deelnameprijs met het tarief; met Prijs pas je hem aan.

Op een smalle kaart, op je telefoon of naast de zijkolom, wordt de tabel een lijst. Daar heet de pil Geen Geen factuur.

Het menu per deelnemer heeft Zet op een andere stand, Bedrag en notitie, Naar de klant en Van de lijst halen. Van de lijst halen vraagt eerst of het zeker is, bijvoorbeeld “Joop de Vries van de lijst halen? De klant blijft bestaan, alleen de deelname gaat weg.”

Facturen maken

Met Facturen maken boven de lijst maak je in één keer een concept voor iedereen die een factuur moet krijgen. Eerst opent een voorbeeld, zodat je ziet wat er gaat gebeuren.

1. Kies bij Voor wie: Bevestigd staat aan, Aangemeld kun je aanvinken. “Wie afgemeld is krijgt nooit een factuur.”
2. Kijk het voorbeeld na. Per concept staat de klant, het bedrag en het tarief. Heeft een klant geen e-mailadres of geen adres, dan staat dat erbij; om het adres vraagt de app bij het nummeren.
3. Kijk wie er overgeslagen wordt, met de reden: afgemeld, aangemeld en niet aangevinkt, “Heeft al een factuur voor dit evenement”, “Geen bedrag: geen eigen bedrag en geen deelnameprijs” of “Bedrag is 0”. Een factuur van nul euro maakt de app niet.
4. Klik op Maak 1 concept of Maak 12 concepten, met het aantal dat erbij hoort. Zolang het voorbeeld laadt, staat de knop uit.

Elk concept krijgt één regel, zoals “Deelname Netwerkborrel 2027, 14 maart 2027”, en de datum van het evenement als leverdatum. Daarna zegt het venster: “Je vindt ze bij Facturen. Kijk ze na en verstuur ze zoals elke factuur.” Hoe je een concept nakijkt en verstuurt, staat op Facturen maken.

Een factuur die helemaal gecrediteerd is, telt niet meer als factuur. Die deelnemer krijgt bij de volgende ronde dus een nieuw concept.

Eén deelnemer apart factureren kan ook: klik op Maak factuur in de kolom Factuur, ook naast de pil Gecrediteerd. Maak je bij Facturen zelf een factuur voor een deelnemer op dit evenement, dan wordt die zijn factuur, ook als zijn vorige helemaal gecrediteerd is.

Facturen op 0 procent btw

Staat het evenement op 0 procent, dan zegt het voorbeeld er nog iets bij: “Op 0 procent kies je per concept zelf waarom er geen btw op staat, voor je hem verstuurt.” De app zet geen vaste reden, ook niet de kleineondernemersregeling. Op elk concept kies je bij Facturen een reden uit de lijst: btw verlegd, intracommunautaire levering, uitvoer buiten de EU, of vrijgesteld via de KOR. Zonder reden kun je de factuur niet versturen.

Een deelnemer afmelden

Zet je een deelnemer op Afgemeld, dan hangt wat er gebeurt af van zijn factuur.

• Geen factuur: hij staat op afgemeld, verder gebeurt er niets.
• Een concept: de app vraagt of je het concept weggooit. Kies Gooi het concept weg of Laat staan; laat je het staan, dan vind je het bij Facturen.
• Een verstuurde of betaalde factuur: er opent een lade om te crediteren. Vul het Te crediteren bedrag excl. btw (€) in en de Reden op de creditnota, standaard “Afgemeld voor” en de naam van het evenement. Reken je annuleringskosten, crediteer dan alleen een deel. Klik op Crediteer; de creditnota staat daarna als concept klaar bij Facturen, en daar verstuur je hem. Met Laat staan blijft de factuur gewoon open.

Een factuur die helemaal gecrediteerd is, telt niet als gefactureerd en niet als open.

Kosten en resultaat

Bovenaan de projectpagina van een evenement staat een eigen strook: Opbrengst, gefactureerd, excl. btw, Kosten op dit evenement, excl. btw, Resultaat, opbrengst min kosten en de uren. Werk je met het kasstelsel, dan heet de eerste tegel Opbrengst, betaald, excl. btw. Heb je uren op het evenement geboekt, dan staat bij het resultaat ook wat het per uur opleverde. Uren gaan nooit als euro’s van de opbrengst af.

De zaalhuur, de catering of de drukker hang je aan het evenement met het veld Evenement, optioneel bij een kostenpost; zie Kosten. Kilometers tellen niet bij een evenement.

Op de tab Facturen staan de facturen aan de deelnemers, het nieuwste bovenaan. De knop Naar de deelnemers brengt je naar de lijst. Zijn er nog geen facturen, dan staat er “Nog geen facturen voor dit evenement. Maak ze bij Deelnemers: per deelnemer met Maak factuur, of voor iedereen tegelijk met Facturen maken.”

Op Rendement staat elk evenement als één regel in de kaart Evenementen, en bij Winst per klant als één regel met het label evenement. Je deelnemers staan daar dus niet los als klanten met omzet en nul uren.

In een team

Iedereen in je werkruimte kan deelnemers toevoegen, hun stand zetten en ze van de lijst halen. Mag je niet bij het geld, dan zie je per deelnemer alleen de naam en de stand, en boven de lijst hoeveel deelnemers er op de lijst staan. Het bedrag, de factuurpil, de tellers, Facturen maken en de strook met het resultaat zie je dan niet, en bij Nieuw evenement vul je geen prijs of tarief in. Zie Wie wat ziet.

Wat een evenement niet doet

• Er is geen inschrijfformulier: deelnemers zet je er zelf op, of je AI doet het voor je.
• Vrijgestelde facturen, zoals voor onderwijs met een CRKBO-registratie, maakt het niet.
• Een evenement factureert altijd op naam van deze werkruimte. “Organiseer je op naam van een stichting of VOF, dan hoort die in een eigen werkruimte.”

Met je AI

Je AI kan de deelnemers van een evenement lezen, toevoegen, bijwerken en van de lijst halen, en de facturen maken. Ook dan ziet hij eerst het voorbeeld en maakt hij de concepten pas na jouw ja. Welke handelingen het zijn, staat op Wat de AI kan.