Tijd en de timer

Uren zijn de grondstof van je factuur: wat hier niet staat, factureer je niet. Je boekt ze met de hand of je laat een timer meelopen, en allebei doe je op het scherm Tijd in de zijbalk. Dat scherm toont één maand tegelijk. Van boven naar onder staan er een korte samenvatting, de timer, de maandnavigatie, de signalen, zes tegels, twee grafieken, een blok om te factureren, je dagen met het formulier om uren toe te voegen ernaast (op een smal scherm eronder) en je weekpatroon. De knop Uren toevoegen rechtsboven in de kop springt naar dat formulier.

Er zijn nog twee andere manieren om uren te boeken, allebei met een eigen scherm. Op Uren boeken leg je in een paar tikken één blok vast, handig op je telefoon. Met Dag afsluiten geef je op hoeveel uur je die dag werkte en verdeelt de app dat over je klanten. Wat je daar boekt, komt hier op Tijd terecht.

Bovenaan staat in één zin hoeveel uur je deze week en vorige week hebt geboekt, en hoeveel in totaal sinds je eerste urenregel. Heb je nog geen actieve klant, dan staat er een blok Eerst een klant: uren boek je altijd op een klant.

Rechtsboven staat Exporteer uren als CSV. Die downloadt al je uren als CSV-bestand, van elke maand en niet alleen van de maand die je bekijkt, met klant, project en omschrijving per regel. Mag je in een team alleen je eigen uren zien, dan staan alleen die erin. Werk je met teams, dan staat de knop naast de keuze Uren van, maar de download volgt die keuze niet: de eigenaar en een beheerder krijgen altijd de uren van iedereen, met de kolom Geboekt door. Zie Je gegevens openen in Excel of Numbers.

De timer: Waar je nu aan werkt

De eerste kaart heet Waar je nu aan werkt. Loopt er niets, dan staat er een regel met drie velden: een keuzelijst voor klant en taak, een project en waar je aan werkt.

1. Kies in de lijst Taak voor de timer de klant. Elke klant staat er als groep in, met bovenaan “geen specifieke taak” en daaronder zijn open taken. De lijst staat al op je eerste klant.
2. Kies eventueel een taak uit die groep, en een project. De projectlijst past zich aan de klant aan, dus kies eerst je klant.
3. Typ bij Waar werk je aan? een korte omschrijving.
4. Klik op Start de timer.

In de klantenlijst staan alleen je actieve klanten. Een klant die op pauze staat, afgerond is of als verloren lead staat kun je hier niet kiezen, dus als je iemand mist is dat meestal de reden. Op Tijd kun je niet zonder klant starten: een uur zonder klant komt op geen enkele factuur terecht.

In de takenlijst staan de open taken van de klant die je koos, die van zijn hoofdklant en de taken zonder klant. Een taak van een andere klant kun je hier dus niet kiezen. Uren op een taak horen bij de klant van die taak, anders telt de klantkaart ze bij de verkeerde.

Lukt het starten niet, dan staat de melding in de kaart zelf en blijft wat je koos staan, ook de taak, zodat je het zo nog een keer probeert. Startte je intussen in een ander tabblad al een timer, dan zegt de kaart “Er loopt al een timer. Stop die eerst, dan kun je een nieuwe starten.” Die melding gaat weg zodra die andere timer stopt of je opnieuw start. Hoort de taak toch bij een andere klant, bijvoorbeeld omdat hij intussen naar een andere klant is verplaatst, dan zegt de kaart “Die taak hoort bij een andere klant. Kies de klant van de taak, of een taak van deze klant. Er is niets opgeslagen.” Kies je een andere klant, dan staat de taak weer op “geen specifieke taak”, want de taken horen bij de klant.

Loopt de timer, dan zegt de kaart sinds hoe laat hij loopt en hoeveel uur het wordt als je nu stopt, bijvoorbeeld “Loopt sinds 09:15. Bij stoppen wordt dit 1,50u op Bakkerij Janssen.” Daaronder staan de klant en wat je koos: je omschrijving, “gestart om” met de starttijd, “op taak” met de taak en “voor project” met de projectnaam als je die koos. Ernaast loopt een klok, en rechts staan de knop Stop en een kruisje. Rechtsboven in de kaart staat Loopt of Stil.

Er kan er maar één tegelijk lopen. Zolang er een timer loopt is het startformulier weg, met een regel die zegt dat je er maar één tegelijk laat lopen. Dat is met opzet: twee lopende timers betekent dat je dezelfde tijd twee keer boekt. De timer loopt op de server, dus hij telt door als je het scherm sluit.

Je kunt een timer ook starten vanaf een taak op Taken. Loopt er al een, dan opent het timerknopje bij een andere taak het venster Er loopt al een timer, met de klant en hoe lang hij al loopt. Met Stop die en start deze stop je de lopende, worden zijn uren geboekt en start de nieuwe; hoe dat precies gaat staat op Taken. De taak waar hij op loopt herken je aan “loopt sinds” met de starttijd in zijn rij, en daar stopt hetzelfde knopje hem, waarna de uren meteen geboekt worden. Op je dashboard zie je een lopende timer terug met alleen een knop Stop timer; starten doe je daar niet.

Wat er gebeurt als je stopt

Bij Stop wordt de verstreken tijd meteen als urenregel geboekt, met de klant, de taak, het project en de omschrijving die je bij het starten koos. Je hoeft niets meer te bevestigen.

Let op de datum die zo’n regel krijgt: dat is de dag waarop je stopt, niet de dag waarop je startte. Werk je door na middernacht, dan staan die uren dus op de nieuwe dag. Klopt dat niet met wat je wilt factureren, pas de datum dan achteraf aan.

Lukt het boeken een keer niet, dan krijg je dat te zien en zegt de melding erbij wat de stand is. Meestal loopt je timer gewoon door en kun je hem zo nog een keer stoppen. In het zeldzame geval dat de timer wél weg is maar de urenregel niet is aangemaakt, staat dat er met zoveel woorden bij, met het aantal uren en de dag waarop je begon: boek die tijd dan met de hand. Wat je nooit krijgt is een timer die zonder een woord verdwijnt.

Als je de timer vergeet

Dit is de bekendste manier waarop urenregistratie stukgaat, en Zakenmaat gaat ervan uit dat het je gewoon overkomt. Loopt een timer langer dan acht uur, dan zegt een signaal op Tijd op welke klant hij loopt en sinds hoe laat, zodat je kunt nagaan of dat klopt voor je stopt.

Stop je toch te laat, dan zit er een grens op: een timer boekt nooit meer dan 24 uur, ook al liep hij het hele weekend door. Wordt er afgekapt, dan zet de app dat in de omschrijving van de regel zelf, met de dag waarop de timer begon en het werkelijke aantal uren erbij. Je ziet dus in je lijst staan dat er iets niet klopt, in plaats van een keurige regel van 24 uur die je per ongeluk factureert.

Wat je dan doet: pas de regel aan naar de uren die je echt hebt gewerkt, of gooi hem weg en boek opnieuw. Schat liever dan dat je een afgekapte regel laat staan.

Merk je het op tijd, dan is weggooien en opnieuw boeken meestal het makkelijkst. Op Uren boeken en bij Dag afsluiten waarschuwt de app je als je timer op een eerdere dag startte, en biedt hij aan om hem weg te gooien. Bij Dag afsluiten kun je dan meteen de dag afsluiten waarop hij begon, als die binnen het aantal dagen valt dat je terug mag.

Een timer weggooien

Per ongeluk gestart, of vergeten te stoppen en de tijd klopt van geen kant? Het kruisje naast Stop gooit de timer weg zonder uren te boeken. Er komt eerst een vraag of je het zeker weet, want die tijd is daarna weg.

Dat kan alleen met je eigen timer, nooit met die van een collega. Je AI-koppeling kan een timer starten, stoppen en weggooien, maar bij weggooien vraagt hij eerst om jouw bevestiging, want de tijd is daarna niet terug te zetten. Zie Wat de AI mag.

Een maand kiezen

Onder de timer staat de maandnavigatie: de naam van de maand met een pijltje terug en een pijltje vooruit. Ben je niet in de lopende maand, dan staat er ook een knop Deze maand. Eronder staat van welke dag tot welke dag er in die maand uren staan, en hoeveel het in de maand ervoor was.

Alles hieronder volgt de maand die je kiest, behalve het weekpatroon onderaan. Er is geen lange lijst meer met al je urenregels onder elkaar: oudere uren vind je door een maand terug te gaan.

Signalen

Onder de maandnavigatie staan hooguit drie signalen bij je uren. Dit zijn ze:

• Een timer loopt al meer dan acht uur.
• Een afgelopen week in deze maand is leeg, bijvoorbeeld “Week 37 is leeg.” Een week die nog loopt telt daar niet mee.
• Meer dan de helft van de regels in deze maand is automatisch aangemaakt bij het afsluiten van een werkdag, dus de omschrijving zegt niets over het werk zelf. Dit gaat over regels waarvan de omschrijving met “Werkdag” begint, zoals die uit een oudere urenadministratie die je overzette. Regels uit Dag afsluiten tellen hier niet mee: die krijgen een omschrijving uit wat je die dag deed.

Regels bij een klant die projecten heeft, maar die aan geen enkel project hangen, zijn geen signaal meer maar een eigen balk boven de signalen, met het aantal regels en hun uren samen. Die balk heeft geen kruisje maar een knop Laat zien: die klapt alle dagen met zo’n regel open, haalt een klantfilter weg en scrolt naar je dagen. In de dagenlijst heeft zo’n dag een klein puntje bij de weekdag. Het potloodje achter de regel zet het project er alsnog bij, zie hieronder.

Elk signaal heeft een kruisje. Klik je het weg, dan blijft het weg, ook na herladen, tot de tekst van het signaal verandert. Komt er bijvoorbeeld een lege week bij, dan staat het er weer.

De zes tegels

Hoeveel je werkt en waar het heen ging

De kaart Hoeveel je werkt is een staafgrafiek over al je uren. Met Per week en Per maand wissel je de staven. De staven van de gekozen maand lichten op; een week hoort bij de maand van zijn donderdag. Klik op een staaf, dan zet je het hele scherm op die maand.

Daaronder staat Waar je uren heen gingen, een ring met je uren per klant in deze maand. Klik een klant aan in de lijst naast de ring, dan toont de dagenlijst verderop alleen die klant. Klik hem nog een keer aan om alles terug te zien. Werkte je in een maand voor meer dan acht klanten, dan telt de laatste regel de rest samen, en die kun je niet aanklikken.

Van uren naar factuur

Het blok Klaar om te factureren zet per klant de uren van deze maand onder elkaar die nog op geen factuur staan, met wat ze waard zijn en een knop Factureer. Uren die al op een factuur staan, ook op een concept, tellen hier niet meer mee. Staan al je uren van de maand op een factuur, dan zegt het blok “Alle uren staan op een factuur.”

Elk uur telt tegen het uurtarief van zijn project, anders dat van de klant, anders dat van je werkruimte; dezelfde volgorde als op de factuur. Is er voor sommige uren nergens een tarief, dan noemt het blok hoeveel uur dat is, en zonder enig tarief staat er geen bedrag bij. Waar je die tarieven zet staat op Facturen maken.

De knop Factureer opent een nieuwe factuur met de klant en een omschrijving als “Uren september 2026” al ingevuld. Daar zet Haal open uren op de uren als regels op de factuur, met hun uren en hun tarief. Let op: dat pakt alle open uren van die klant tot en met vandaag, niet alleen die van de maand die je hier bekijkt. Uitzondering: heeft de klant precies één open offerte, dan hangt het formulier de factuur daaraan en vult het de volgende termijn als bedrag in. Horen deze uren niet bij die offerte, kies dan Losse factuur bij Hoort bij offerte. Zie Facturen maken.

Na een klik staat er “gezet” in plaats van de knop. Dat vinkje is een aantekening van dit tabblad in je browser en staat nergens in je boeken: sluit je het tabblad, dan is het weg. Of de uren echt op een factuur staan, zie je pas als je ze hebt opgehaald: dan verdwijnen ze uit dit blok. Uren zonder klant staan niet in dit blok.

Staat Financieel uit, dan is dit blok er niet en zie je geen bedragen bij je uren. Je boekt en ziet je uren verder precies zoals hier staat. Zie Onderdelen uitzetten.

Je dagen in de maand

De kaart Je dagen in met de naam van de maand erachter zet elke dag met uren onder elkaar, met het totaal en de klanten van die dag. De laatste acht dagen staan er meteen, de rest haal je erbij met de knop eronder, die het aantal noemt, bijvoorbeeld Toon de andere 5 dagen van deze maand. Daarna heet hij Toon alleen de laatste 8 dagen.

Klik op een dag om hem open te klappen. Dan zie je de losse regels: de omschrijving, de klant, het project met een mapje ervoor, de taak, en de uren. Regels die een oudere werkdagafsluiting automatisch aanmaakte, staan er als “automatisch verdeeld over de werkdag”. Achter elke regel staan een potloodje om hem te bewerken en een kruisje om hem weg te gooien. Weggooien vraagt eerst of je het zeker weet.

Uren toevoegen

Voor werk dat je niet hebt getimerd staat verderop de kaart Uren toevoegen. Onderaan die kaart staan naast Toevoegen de link Snel boeken, naar Uren boeken, en de knop Dag afsluiten, naar Je dag afsluiten.

1. Kies bij Klant voor wie je werkte.
2. Kies eventueel een taak bij Taak, optioneel en een project bij Project, optioneel. Bij Taak staan de taken van die klant, van zijn hoofdklant en de taken zonder klant.
3. Typ bij Wat heb je gedaan een omschrijving.
4. Vul bij Uren het aantal in en controleer de Datum. Die staat al op vandaag.
5. Klik op Toevoegen.

Daarna springt het scherm naar de dag waarop je boekte, klapt hem open en laat die dag even oplichten. Boek je op een dag in een andere maand, dan gaat het scherm naar die maand.

Het aantal uren mag met een punt of een komma, dus 2.5 en 2,5 zijn allebei goed. Terwijl je typt rekent de regel onder het formulier uit wat het waard is tegen je uurtarief. Per regel kun je maximaal 24 uur boeken en nul uur wordt geweigerd. Negatieve uren mogen wel, om te veel geboekte tijd recht te trekken. Werk je aan één klant verspreid over een week, boek dan per dag en niet één regel van veertig uur: je kunt later terugzien wat je wanneer deed.

In de klantenlijst staan hier ook alleen je actieve klanten.

Hier boek je altijd op een klant. Op Uren boeken en bij Dag afsluiten kan het ook zonder klant. Zulke regels staan in je dagen met “zonder klant”, en in Uren bewerken staat de klant dan op “Geen klant”. Kies je daar alsnog een klant, dan kan het uur op een factuur.

Het projectveld

Bij Project, optioneel staan de projecten van de klant die je koos, en daaronder die van zijn hoofdklant, met “, van” en de naam van die hoofdklant erachter. Een afgerond project staat er met “(afgerond)” achter, een project in het archief met “(archief)”. Heeft de klant geen projecten, dan staat het veld op slot met de tekst “Geen projecten bij deze klant”. Projecten leg je vast op de klantkaart, zie Projecten bij een klant.

Een project erbij is niet verplicht, maar uren zonder project rekent de app nooit vanzelf aan een project toe. Op Rendement staan ze apart, en bij een klant met projecten wijst een signaal ze aan.

Uren corrigeren

Het potloodje achter een regel opent het venster Uren bewerken met de velden Klant, Omschrijving, Project, optioneel, Uren en Datum. Klik op Opslaan als je klaar bent. Corrigeren is de normale gang van zaken en niets om je voor te schamen, want achteraf weet je vaak beter wat er werkelijk in zat dan op het moment zelf.

Wissel je in dat venster van klant, dan valt een project dat niet bij de nieuwe klant hoort weg. Het veld staat dan op “Geen project”, of op slot met “Geen projecten bij deze klant” als die klant er geen heeft. Wissel je terug, dan kies je het project opnieuw.

Hangt de regel aan een taak die bij een klant hoort, dan mag je alleen wisselen naar de klant van die taak of naar een subklant daarvan. Kies je een andere klant, dan staat in het venster “Die taak hoort bij een andere klant. Kies de klant van de taak, of een taak van deze klant. Er is niets opgeslagen.” en blijft de regel zoals hij was.

Bedenk wel dat een factuur niet meeverandert met je uren, ook een concept niet. Haal open uren op neemt het aantal uren over op het moment dat je ophaalt. Corrigeer je daarna een uur op een concept, dan blijft de regel op de factuur staan zoals hij was: pas hem zelf aan, of haal de regel weg, klik op Opslaan en haal de uren opnieuw op.

Staat een uur op een factuur die verstuurd is, dan ligt het vast. De omschrijving mag je nog aanpassen, maar de datum, de uren, de klant en het project niet, en weggooien kan ook niet. Probeer je het toch, dan zegt het venster “Deze uren staan op een verstuurde factuur en liggen vast. Een omschrijving mag nog, de datum, de uren, de klant en het project niet.” en blijft de regel zoals hij was. Klopten die uren niet, dan is de route een creditnota, zie Facturen opvolgen.

Hoe je week eruitziet

Onderaan staat een kaart over al je uren sinds je eerste regel, niet alleen deze maand. Onder Per week staan je drukste week, het gemiddelde en je rustigste week. Weken zonder een enkel uur tellen daar niet mee, en de kaart zegt hoeveel dat er zijn. Onder Per weekdag zie je hoeveel uur er op elke dag van de week staat, en op hoeveel van die dagen.

In een team

Staat de teamfunctie aan, dan staat elk uur op iemands naam: die van jou, of van de collega voor wie je het boekte, en je timer is van jou alleen. Je collega’s hebben elk hun eigen timer.

• Eigenaar en beheerder zien bovenaan de keuze Uren van. Standaard staat die op Iedereen: de samenvatting zegt dan hoeveel er is geboekt, en bij elke regel staat van wie hij is. Kies je één persoon, dan zie je alleen diens uren. Bij Uren toevoegen staat dan Voor wie als eerste veld, zodat je uren voor een collega kunt boeken. Dat komt in het logboek bij Mensen.
• Een medewerker ziet en boekt alleen de eigen uren. Zonder toegang tot het geld valt de tegel met wat je uren waard zijn weg.
• Het blok Klaar om te factureren staat alleen bij wie alle uren en het geld ziet, dus bij de eigenaar en een beheerder.

Waar je op moet letten

Een maand op Tijd is strikt de kalendermaand van de datum op de regel. Boek je uren van 31 juli op 1 augustus, dan tellen ze mee in augustus. Dat is meestal geen probleem, tenzij je per maand factureert. Haal open uren op kijkt niet naar de maand maar pakt alle open uren van de klant tot en met vandaag. Wil je een maand apart factureren, haal de uren dan op voordat je uren van de volgende maand op die klant boekt. Je AI kan bij het ophalen wel een laatste dag meegeven, zie Wat je AI kan.

Een week loopt van maandag tot en met zondag, ook als je week anders loopt.