Rendement

Rendement beantwoordt één vraag: waar gaan mijn uren heen en wat leveren ze op. Je vindt het op Financieel, tabblad Rendement. Het scherm zet elke klant af tegen een meetlat, het uurtarief dat je wilt verdienen, en zegt er eerlijk bij of je dat getal mag geloven.

De meetlat en de twee lenzen

Bovenaan staat de titel Rendement met de regel “Wat je per klant en per project overhoudt.” Daaronder kies je Per klant of Per project. Daarnaast staat de Meetlat, in euro per uur. Die begint op je uurtarief uit Instellingen › Jij, of op 50 euro als je daar niets hebt ingevuld. Verander je hem, dan rekent het hele scherm meteen mee. De meetlat ligt tussen 1 en 500 euro per uur; een getal daarbuiten wordt daarnaartoe gebracht. Het is een rekensom en geen instelling: de meetlat wordt niet bewaard en staat bij je volgende bezoek weer op je uurtarief.

In een team rekent Rendement met de uren van iedereen, niet alleen met de jouwe. Zodra er uren van een ander in staan, zegt een regel onder de meetlat dat alle uren tegen één uurtarief worden gerekend: “jouw uurtarief” voor de eigenaar, het uurtarief van de werkruimte voor een beheerder. Een uur van een collega kost je in werkelijkheid loon, en dat rekent dit scherm niet mee. Rendement staat alleen bij wie de uren van iedereen ziet, dus bij de eigenaar en een beheerder.

De zes tegels

Uren tegen omzet

De grafiek zet voor de tien grootste klanten twee staven naast elkaar: je uren en je omzet. De omzetstaaf is gedeeld door je meetlat, zodat de twee op dezelfde schaal staan. Zijn ze even hoog, dan verdien je precies je meetlat. Is de omzet hoger, dan verdien je meer. Het lichte deel van een omzetstaaf is omzet buiten de meting, daar hoort geen enkel uur bij. Ook in de lens Per project blijft de grafiek per klant.

Groot betekent hier: je uren maal je meetlat, of je omzet, wat van de twee het grootst is. Zo staat een klant met veel uren en nog geen factuur er ook in.

Startsaldo, het werk van voor je uren bijhield

Begon je je uren bij te houden toen een klant al liep, dan staat er omzet zonder uren. Het tarief van die klant lijkt dan veel hoger dan het is. De kaart Startsaldo noemt die klanten, met het bedrag en waarom het er staat, en geeft je per klant twee velden:

• uur: hoeveel uur dat eerdere werk je ongeveer heeft gekost. Het grijze getal in een leeg veld is een voorstel, de omzet zonder uren gedeeld door je meetlat. Typ er je eigen schatting overheen.
• vanaf: de dag waarop de meting begint. Alles ervoor telt dan niet mee. Dit is hetzelfde veld als Meet vanaf bij de klant.

Een veld wordt bewaard zodra je het verlaat, of met Enter. Het staat op de klant, dus het blijft staan. Het startsaldo mag tussen 0 en 5000 uur zijn; leeg betekent geen startsaldo. Typ je iets wat geen getal is, dan zegt de kaart dat en blijft het oude saldo staan. Een startsaldo telt mee in de uren van die klant, en in de lijst staat erbij hoeveel ervan startsaldo is.

Uren zonder rekening

Naast het startsaldo staat de kaart Uren zonder rekening: klanten waar je uren op hebt geboekt en nog niets hebt gefactureerd, met de meeste uren bovenaan. Per klant staat het aantal uur, wat dat waard is tegen je meetlat, en een korte reden als die er is: een geaccepteerde offerte die nog niet op een factuur staat, een offerte die niet doorging, een project dat loopt, of een pakket op no cure no pay. Dit is het omzetlek waar het hele product om draait.

Uren op eigen werk staan hier niet in. Onder de kaart staat hoeveel het er zijn.

Winst per klant

Onder je klanten staat de kaart Winst per klant. Die haalt van de omzet van elke klant de kosten af die bij hem horen. Hij rekent per kalenderjaar: bovenaan kies je het jaar, uit dit jaar en elk jaar waarin je hebt gefactureerd.

Een kost hoort bij een klant als je hem daar zelf aan hebt gehangen, met het veld Klant, optioneel op het tabblad Kosten. Denk aan een licentie of een stockfoto die je alleen voor die klant koopt. Zie Kosten. De meeste kosten hangen aan geen enkele klant: je laptop, je boekhouder, je eigen hosting. Dat is je overhead.

Een evenement staat hier als één regel met het label evenement. De facturen aan de deelnemers zijn zijn omzet, en de kosten die je op het evenement zette zijn directe kosten, geen overhead. Heb je evenementen, dan zegt de regel onder de tabel dat een kost “aantoonbaar bij een klant of evenement” hoort.

Onder de tabel staat hoeveel zakelijke kosten er in dat jaar lopen, hoeveel daarvan aan een klant hangt en hoeveel posten er aan geen klant hangen. Staat de schakelaar uit, dan zegt die regel ook hoeveel overhead er niet in de tabel zit.

Een klant zonder omzet in dat jaar krijgt geen overhead toegerekend. Anders zou hij meebetalen aan je kosten terwijl hij je niets heeft opgeleverd. Heb je in dat jaar helemaal geen zakelijke kosten ingevoerd, dan zegt de kaart dat ook: de kolom is dan gewoon je omzet.

Dit is een hulpmiddel om te zien welke klanten je geld kosten, geen winstberekening voor je aangifte. De verdeling van overhead naar omzet is een keuze, en je eigen uren tellen hier niet mee.

De signalen

Onder Winst per klant zet Zakenmaat de signalen die het ziet:

• Een klant staat buiten het rendement. Hij noemt de klant met de reden die je erbij zette, zodat er niets verdwijnt zonder dat je het ziet.
• Er ligt omzet of er liggen uren voor een meetdatum. Hij zegt hoeveel en vanaf welke dag elke klant wordt gemeten.
• Een klant staat op meer dan het dubbele van zijn meetlat, terwijl elke factuur binnen de periode van je uren valt. Dan ontbreken er waarschijnlijk toch uren, alleen verraden de datums het niet.
• Een factuur staat op een andere klant dan de offerte waar hij bij hoort, bijvoorbeeld omdat je de hoofdklant factureert. Dan staat er bij de ene klant werk tegenover te weinig omzet. Hang die klant onder de hoofdklant, dan telt de lijst ze samen.
• Je werkt op een klant ruim onder je meetlat: minder dan zestig procent, over minstens vier uur, bij een complete meting. Heeft de klant een eigen tarief, dan is het zestig procent daarvan.
• Een klant met een retainer zit deze maand over zijn budget. Dit signaal kijkt alleen naar deze maand en kent geen drempel van vier uur.

Elk signaal heeft een kruisje. Weet je het al, klik het dan weg. Het blijft weg, ook als je de pagina opnieuw laadt of op een andere computer inlogt, tot de tekst van het signaal verandert. Loopt het aantal uren op of verschuift een bedrag, dan is het een nieuwe mededeling en staat hij er weer.

Rendement per klant

De lijst onderaan toont elke klant met uren of omzet: Klant, Uren, Omzet, Per uur en Meting. Onder het tarief staat een balkje: het midden is je meetlat, naar rechts zit je erboven, naar links eronder. Een vraagteken achter het tarief betekent meer dan het dubbele van je meetlat. Een klant met een eigen tarief krijgt het labeltje eigen.

De lijst begint op gewicht, de grootste klant bovenaan. Een kolomkop is een knop: klik erop, of ga er met Tab naartoe en druk op Enter of de spatiebalk. Nog een keer draait de volgorde om. Een klant zonder tarief staat bij Per uur altijd onderaan. Er staan er eerst twaalf, met een knop Toon alle met het aantal erachter om de rest te tonen; dezelfde knop heet daarna Toon alleen de eerste 12.

Klik een rij aan en hij klapt open. Je ziet:

• Projecten: per project de naam, hoe lang het liep, de uren, de omzet en het uurtarief, op dezelfde manier gerekend als voor de klant. Staan er uren of facturen die aan geen project hangen, dan is de laatste regel Zonder project, en die heeft nooit een uurtarief: losse uren en losse bedragen horen niet bij elkaar.
• Onder deze klant: de subklanten, als die er zijn, met hun uren en omzet. Die zijn in de rij van de hoofdklant al opgeteld. Op het tabblad Overzicht van Financieel gaat dat net zo: de tegel Omzet per uur en de kaart Waar de omzet vandaan komt tellen de uren en facturen van een subklant bij zijn hoofdklant, en in die kaart staat er dan bijvoorbeeld “incl. 2 subklanten” achter. Klik je de hoofdklant aan, dan zie je op zijn eigen pagina alleen zijn eigen facturen.
• Uren per maand, van je eerste tot je laatste uur, hooguit drie jaar.
• een paar zinnen: van wanneer tot wanneer je uren boekte en wanneer de eerste factuur was, het startsaldo, tegen welk tarief de klant wordt afgezet, wat er betaald is en wat nog openstaat, wat er van geaccepteerde offertes nog niet is gefactureerd, en hoeveel van de omzet hosting en onderhoud is. Dat laatste trekt het tarief omhoog, want daar zitten geen uren onder.

Uren zonder project worden nooit aan een project toegerekend, ook niet als er bij de klant maar één project loopt. Wil je ze wel bij een project zien, koppel ze dan: op het scherm Tijd zet het potloodje achter een urenregel er alsnog een project bij, en een signaal daar wijst per maand aan welke regels nog los staan. Een factuur koppel je bij de klant, op de tab Projecten.

Uren en facturen bewerken

Onderaan een opengeklapte klant staat de knop Uren en facturen bewerken. Die opent een venster met de urenregels van die klant en zijn subklanten, nieuwste eerst. Datum, omschrijving, project en uren pas je daar direct aan: elke wijziging wordt meteen opgeslagen en telt meteen door. Met het kruisje achter een regel gooi je hem weg, na een bevestiging. Eronder voeg je een regel toe. Tijd die je nooit hebt bijgehouden zet je erbij als correctieregel, en negatieve uren mogen ook, om te veel geboekte tijd recht te trekken. Onderaan staan de facturen en offertes van de klant; klik er een aan om hem op het facturenscherm te openen.

Rendement per project

In de lens Per project staat elk vastgelegd project met uren of omzet als eigen rij: Project, Klant, Looptijd, Omzet, Uren en Per uur. Het project met de meeste omzet staat bovenaan. Uren en facturen zonder project staan hier niet, die vind je in de lens Per klant. Klik een rij aan en het venster voor de uren van die klant gaat open.

Voor een project gelden dezelfde meetregels als voor zijn klant. Staat de klant buiten het rendement of meet je vanaf een datum, dan geldt dat ook voor zijn projecten. Een project in het archief telt gewoon mee: rendement gaat over wat er gebeurd is, niet over wat er nu in beeld staat.

Evenementen

Heb je evenementen, dan staat er een kaart Evenementen: “Opbrengst min kosten per evenement, excl. btw. De facturen aan deelnemers tellen hier en niet in je tarief.” Per evenement staat er een regel met “Opbrengst” en “kosten”, de uren en het resultaat. Een klik op de naam opent het evenement.

Daardoor staan je deelnemers niet in Rendement per klant als klanten met omzet en nul uren, en trekt een evenement je uurtarief niet scheef.

Waarom dit niet je winst is

Dit is het misverstand dat je één keer moet lezen. Rendement rekent met wat je factureert, niet met wat je overhoudt. Je kosten zitten er niet in.

Je hosting, je abonnementen, je laptop: die staan op het tabblad Kosten en verlagen je winst, maar ze verlagen je rendement niet. Een klant die op papier 80 euro per uur oplevert, kan na aftrek van wat je voor hem inkoopt een stuk minder waard zijn. Wat er per klant overblijft zie je onderaan dit scherm, in Winst per klant. Voor wat je in totaal overhoudt is er het tabblad Overzicht.

Ook je eigen tijd zit er niet in: uren die je niet boekt bestaan hier niet. Administratie, acquisitie en dat halve uur bellen tellen alleen mee als je ze ergens op hebt geschreven.

Een klant anders meten

Niet elke klant past in dezelfde som. Bij een klant open je daarom het tabblad Gegevens, en onder het kopje Rendement staan drie velden die alleen dit scherm raken. Je facturen en uren blijven precies zoals ze zijn.

Een klant die onder een hoofdklant hangt, neemt over wat hij zelf niet heeft van die hoofdklant. Zet je een hoofdklant buiten het rendement, dan gaan de klanten eronder mee. Heeft zo’n klant zijn eigen tarief of datum, dan wint die van de hoofdklant.

Waar je op moet letten

Creditnota’s tellen mee en verlagen het bedrag van die klant, maar pas zodra je ze verstuurt, en op hun eigen datum. Crediteer je een factuur van 630 euro voor 130,50, dan zie je hier 499,50 staan op het moment dat die creditnota op verstuurd gaat. Zolang hij concept is verandert er niets. Daarna zakt ook je effectieve uurtarief mee, en dat is precies de bedoeling: je hebt die uren wel gemaakt maar niet betaald gekregen.

Uren zonder klant komen samen op één rij met de naam Zonder klant. Die rij heeft geen knop om te bewerken. Zie je hem groeien, dan boek je te veel uren zonder ze aan iemand te hangen.

Een klant die je op afgerond zet verdwijnt niet uit dit overzicht. Dat is de bedoeling: wat je vorig jaar aan hem verdiende blijft onderdeel van je cijfers. Wil je hem er toch uit hebben, zet hem dan buiten het rendement.