Kosten

Kosten leg je vast op Financieel, tabblad Kosten. Ze trekken van je winst af en bepalen daarmee wat je overhoudt en wat je opzij moet zetten voor de belasting. Zonder kosten laat Zakenmaat een winst zien die je niet hebt.

Wat je op het scherm ziet

Bovenaan staat de titel Kosten met één regel eronder: in de zakelijke lens “Wat je bedrijf elke maand kost, en wat daarvan btw is.”, in de privélens “Wat je privé nodig hebt om rond te komen, per maand.” Rechtsboven in de kop staat de goudkleurige knop Nieuwe kostenpost (in de privélens Nieuwe privépost). Ernaast staat Exporteer kosten als CSV: al je kostenposten als CSV-bestand, van elk jaar en uit beide lenzen, met categorie, herhaling, het bedrag ex en incl btw en de btw. Mag je in een team niet bij Belasting, dan staan de privéposten er niet in. Op een telefoon of tablet, smaller dan 900 pixels, is die exportknop een vierkant met alleen het icoon, en staan de knoppen op de plek van de regel onder de titel. Daaronder kies je de lens, Zakelijk of Privé, en het jaar met de pijlen. De lens Privé zie je alleen als je toegang hebt tot Belasting; zonder dat staat er alleen Zakelijk. Je bladert van het vroegste tot het laatste jaar waarin een post begint of eindigt. Sta je op een ander jaar dan dit, dan verschijnt de knop Nu, die je terugbrengt. Daaronder staan, van boven naar onder, de signalen, zes tegels, een grafiek per maand, twee kaarten, en de lijst met al je posten. Een post voeg je toe in een venster dat de knop Nieuwe kostenpost opent. Heb je in een lens nog geen enkele post, dan zie je alleen de lijst, met een lege staat en dezelfde knop.

In de zakelijke lens zijn de tegels Vaste lasten (wat er in de laatste maand die geweest is werd afgeschreven, met btw en per jaar erbij), Uitgegeven in het jaar, Grootste vaste post, Eenmalig (wat je in de maanden die geweest zijn los uitgaf, met eronder hoeveel daarvan in de maand van de tegel Vaste lasten viel), Btw (wat je over dat jaar tot nu toe terug kunt vragen) en Nog te gaan: de vaste lasten van de maanden die nog komen, plus de losse uitgaven die je daar al met een datum in hebt gezet. Dat is precies wat de lichte staven in de grafiek optellen. Kijk je naar een jaar dat voorbij is, dan staat daar Gemiddeld per maand, en bij een jaar dat nog moet beginnen Het hele jaar.

De grafiek heet in deze lens Kosten per maand en stapelt per maand je vaste lasten en je eenmalige uitgaven. Maanden die nog moeten komen zijn lichter gekleurd: daar staat wat er gepland is, niet wat er al is afgeschreven. In de privélens heet hij Vaste lasten per maand en stapelt hij per categorie.

Heb je ritten vastgelegd op Kilometers, dan staat er in de zakelijke lens onder de tegels een regel als “Plus € 412,50 aan kilometers dit jaar.”, met een link Naar Kilometers. Ritten tellen wel in je winst, maar ze staan niet in de tegels, de grafiek of de lijst van dit scherm. Werk je in een team en ben je niet de eigenaar, dan noemt de regel van wie de ritten zijn. Staat Kilometers uit, dan is deze regel er niet, want je ritten tellen dan niet mee.

De twee kaarten in de zakelijke lens zijn Waar je vaste lasten heen gaan, je lopende posten per jaar naast elkaar, en Kosten aan een klant koppelen, zie hieronder.

Signalen

Boven de tegels staat het blok Signalen bij je kosten, als er iets opvalt. Elk signaal heeft een icoon: een alarm bij iets om naar te kijken, een vraagteken op goud bij een uitleg. In de zakelijke lens zijn dat drie dingen, de eerste twee om naar te kijken en de derde als uitleg:

• twee lopende terugkerende posten met hetzelfde bedrag, interval en startmaand, en een woord van minstens vijf letters dat ze in hun omschrijving delen, zoals twee keer “Hostinger”, want dat lijkt een post die twee keer is ingevoerd. Een woord dat in meer dan twee omschrijvingen staat, zoals “domein”, telt daarbij niet;
• eenmalige uitgaven met dezelfde omschrijving en precies hetzelfde bedrag die meer dan eens voorkomen, want dat is eigenlijk een abonnement dat niet in je vaste lasten meetelt;
• vaste lasten die in het jaar dat je bekijkt met meer dan tien procent zijn gestegen, van de eerste maand met vaste lasten tot de laatste maand die geweest is. Dat rekent op het gemiddelde per maand, dus een jaarlijkse post die in één maand wordt afgeschreven telt hier niet als stijging. Loopt er een jaarpost, dan zegt de melding erbij dat de tegel Vaste lasten hem anders telt: daar alleen in de maand waarin hij afgaat.

In de privélens staat er een uitleg als er iets bij komt: de posten met een startmaand in de toekomst, en van hoeveel naar hoeveel je vaste lasten per jaar dan gaan. Dat rekent netto, net als de tegel Nodig per maand: je toeslagen en inkomen gaan er al af. Een signaal klik je weg met het kruisje. Het blijft weg tot de tekst verandert.

Een zakelijke kostenpost toevoegen

Klik op Nieuwe kostenpost. Er opent een venster met dezelfde naam.

1. Typ een omschrijving, bijvoorbeeld “Hostinger hosting”. Dit veld is verplicht.
2. Kies of het terugkerend of eenmalig is, zie hieronder.
3. Koop je dit voor één klant, kies die dan bij Klant, optioneel. Anders laat je het op Geen klant staan. Hoort de kost bij een evenement, kies dat dan bij Evenement, optioneel; zie Een kost aan een evenement hangen.
4. Vul het bedrag exclusief btw in en kies het btw-percentage.
5. Klik op Toevoegen. Het venster sluit pas als de post is opgeslagen; ging er iets mis, dan blijft alles staan en staat de melding bovenin het venster.

Het bedrag moet boven nul liggen; een kostenpost van niets bestaat niet en wordt geweigerd.

Terugkerend of eenmalig

Het keuzelijstje Categorie heeft twee standen. Terugkerend is een abonnement of vaste last, Eenmalig een losse aankoop.

Kies je terugkerend, dan vul je een interval in, maandelijks of jaarlijks, en een vanaf-maand. Die vanaf-maand is verplicht: zonder startpunt weet de app niet vanaf wanneer de post meetelt. Elke maand bij een kostenpost, ook Tot en met, ligt in een jaar tussen 2000 en 2100. Anders zegt het venster “Kies een datum in een jaar tussen 2000 en 2100. Staat er een cijfer te veel in het jaar? Er is niets opgeslagen.”

Een jaarlijkse post valt in één keer in de maand dat hij van je rekening gaat, en dat is de vanaf-maand, elk jaar opnieuw. Een abonnement van 120 euro vanaf september telt dus voor 120 euro in september en voor niets in oktober. Zo staat er wat er echt is afgeschreven, en valt de btw erop in het kwartaal waar hij hoort. Begint zo’n post halverwege het jaar, dan telt hij dat jaar dus voor het hele bedrag.

Waar Zakenmaat toch uitsmeert, zegt hij dat erbij. Onder de kaart Waar je vaste lasten heen gaan staat wat je vaste lasten per maand gemiddeld zijn, en daarin telt die 120 euro als 10 euro per maand. De kolom Per jaar in de lijst en de totaalregel eronder rekenen per jaar.

Kies je eenmalig, dan geef je alleen een maand en een jaar op. Bij een nieuwe post kun je daarbij kiezen uit vorig jaar, dit jaar en volgend jaar. De post telt dan in die ene maand.

Een terugkerende post stoppen

Zeg je een abonnement op, verwijder de kostenpost dan niet. Open hem met het potloodje en zet bij Tot en met, optioneel een maand; die vind je alleen in het venster Kost bewerken en niet in het venster voor een nieuwe post. Er staat een knop Beëindig per nu die de huidige maand invult, en als je je bedenkt zet Heractiveer hem weer op onbeperkt.

Waarom niet verwijderen: een terugkerende post die je weggooit, verdwijnt ook uit alle voorgaande maanden. Je winst over vorig kwartaal verandert dan met terugwerkende kracht, terwijl je die kosten echt hebt gemaakt. Met een eindmaand blijft de historie kloppen en stopt hij alleen vooruit.

De eindmaand mag niet vóór de startmaand liggen; dat weigert de app.

Klik je toch op het prullenbakje bij een terugkerende post die al in eerdere maanden meetelt, dan vraagt de app eerst of je hem niet liever laat stoppen, en staat er naast Verwijderen een knop Bewerken die je meteen naar het venster met Beëindig per nu brengt. Bij een eenmalige post, een post die al gestopt is of nog moet beginnen, en bij een privépost vraagt hij alleen of je hem wilt verwijderen.

Een kost aan een klant hangen

Een zakelijke kost kan bij één klant horen: een plugin-licentie voor zijn site, een stockfoto voor zijn campagne, een domein dat je voor hem registreert. Kies die klant dan bij Klant, optioneel, in het venster Nieuwe kostenpost of later met het potloodje in het venster Kost bewerken. In de lijst staan je actieve klanten, en een klant die inmiddels op pauze staat blijft staan bij de posten die al aan hem hangen.

Sneller gaat het met de kaart Kosten aan een klant koppelen. Daar staan de posten die al een klant hebben, plus de posten die zelf een domein noemen, zoals “Hosting bakkerijjanssen.nl”, allemaal op jaarbedrag met de hoogste bovenaan. Zakenmaat herkent domeinen op .nl, .com, .net, .eu, .be, .de, .io en .dev. Staat dat domein bij een klant als website of als Search Console-site, dan zet Zakenmaat die klant direct onder Geen klant in de keuzelijst, met “, uit het domein” erachter, ook als er al een klant op de post staat. Is dat een andere klant dan de gekozen, dan staat hij ook als “voorstel” in de regel onder de naam van de post. Een klant in het archief stelt hij zo niet voor. Kies je een klant in die lijst, dan staat hij er meteen, en Zakenmaat bewaart de keuze zodra je hem even laat staan, de lijst verlaat of het scherm wisselt; er is geen knop om op te slaan. Blader je met de pijltjestoetsen door de lijst, dan wordt alleen de klant bewaard waar je op uitkomt. Herlaad of sluit je de pagina terwijl er nog een keuze wacht, dan vraagt je browser eerst of je weg wilt; ga je naar een ander tabblad of een andere app, dan wordt de keuze meteen bewaard. Onder de kaart staat bij Toegerekend, wat nu loopt wat er aan klanten hangt, per jaar en gemiddeld per maand. Daarin telt alleen een terugkerende post die nu loopt, dus geen eenmalige, geen gestopte en geen die nog moet beginnen. Een post zonder domein in de naam koppel je met het potloodje in de lijst.

In de tabel staat de klant in de kolom Klant. Bij een post op een evenement staat daar de naam van het evenement, bij een post zonder klant en zonder evenement “algemeen”. Met het filter Zonder klant boven de lijst zie je alleen die algemene posten, handig om na te lopen of er iets tussen zit dat eigenlijk bij een klant hoort.

Aan je totale winst en je btw verandert dit niets: een kost telt precies even zwaar mee met of zonder klant. Wat verandert is Winst per klant op Rendement. Een kost met een klant gaat van de omzet van die klant af, een kost zonder klant telt daar als overhead.

Hang alleen een kost aan een klant als hij er aantoonbaar bij hoort. Je eigen hosting, je laptop en je boekhouder zijn overhead, ook als je die ene klant het vaakst spreekt.

Een kost aan een evenement hangen

Organiseer je evenementen, dan hebben het venster Nieuwe kostenpost en het venster Kost bewerken het veld Evenement, optioneel. Daarin staan alleen je evenementen, met Geen evenement bovenaan. Het veld staat er alleen als het onderdeel Evenementen aan staat en je minstens één evenement hebt. De zaalhuur, de catering of de drukker van dat evenement hang je zo aan het evenement zelf.

Kies je een evenement, dan valt Klant, optioneel weg en staat er “Telt bij het resultaat van het evenement, niet bij een klant.” Een kost op een evenement draagt dus nooit een klant: hij gaat van de opbrengst van het evenement af, op de projectpagina van het evenement en op Rendement. Probeer je toch allebei, bijvoorbeeld via de AI-koppeling, dan zegt de app “Een kost op een evenement draagt geen klant; hij telt bij het resultaat van het evenement. Laat de klant weg. Er is niets opgeslagen.”

Een privépost kan niet op een evenement; het veld staat alleen bij zakelijke posten.

De lijst

De lijst heet Alle zakelijke posten of Alle privéposten en is je hele register: hij beweegt niet mee met het jaar bovenaan, want een post loopt vaak over meerdere jaren. Elke post krijgt zijn stand: het interval als hij loopt, eenmalig, begint later of gestopt. Een privépost is altijd maandelijks, dus daar staat loopt, of komt binnen bij een toeslag of inkomen.

Met de knoppen boven de lijst filter je in de zakelijke lens op Alles, Terugkerend, Eenmalig, Gestopt of Zonder klant, en in de privélens op Alles, Kosten of Wat binnenkomt. Terugkerend laat gestopte posten weg. Alle posten staan op jaarbedrag met het hoogste bovenaan, ook wat gestopt is of later begint; een gestopte post staat lichter. Na veertien posten klapt de lijst in; Toon de andere laat de rest zien.

Onder de zakelijke lijst staan twee totalen: Terugkerend, wat nu loopt per jaar en Eenmalig in dit filter totaal, elk met de btw ernaast en het bedrag onder elkaar in de kolom Per jaar. Onder de privélijst staat Netto per maand gemiddeld, wat nu loopt: je lopende lasten min wat er binnenkomt.

Voeg je een post toe, dan zet de lijst zich terug op Alles, klapt open en licht de nieuwe regel even op.

Het prullenbakje verwijdert een post na een vraag. Daarna staat er een melding met Ongedaan maken, die dezelfde post terugzet.

Het potloodje opent een zakelijke post in het venster Kost bewerken. Een privépost bewerk je in het venster Privépost bewerken; een nieuwe privépost maak je in het venster Nieuwe privépost.

Wisselen naar de privélens

Bovenaan kun je wisselen tussen Zakelijk en Privé. Die tweede is geen boekhouding maar een rekenhulp: hier zet je wat je privé per maand kwijt bent, zodat je kunt zien hoeveel je uit je bedrijf moet halen om rond te komen.

Privéposten werken anders dan zakelijke. Ze zijn altijd per maand, er komt geen btw aan te pas, en je kiest een categorie uit een vaste lijst: Wonen, Auto, Telefoon & internet, Zorg, Sport, Boodschappen & eten, Leuk & kleding, en Overig. Met Vanaf, optioneel zet je een post in die pas later begint, zoals een hogere huur vanaf volgend jaar.

Bij Soort kun je een post ook als Toeslag of inkomen markeren. Dat telt dan negatief mee, dus zorgtoeslag of het salaris van je partner verlaagt wat jij maandelijks nodig hebt.

De tegels in deze lens rekenen met het gemiddelde per maand, want de vraag is hier hoeveel je elke maand nodig hebt. Het zijn Vaste lasten, Wat binnenkomt, Nodig per maand (je lasten min wat er binnenkomt), dan een tegel voor straks, Grootste post (de zwaarste categorie) en Per jaar. De tegel voor straks heet naar de maand waarin de eerste nieuwe post begint, bijvoorbeeld Vanaf jan 2027, en laat zien wat je vanaf dan per maand nodig hebt. Staat er niets ingepland, dan heet hij Straks. Per jaar is dat bedrag voor straks keer twaalf.

De kaarten zijn Waar je geld heen gaat, per categorie, en Wat er nog aan komt, en wat er binnenkomt: de posten die ingepland staan maar nog niet lopen, en je toeslagen en inkomen, elk met het bedrag per maand. Eronder staat wat de ingeplande posten samen per jaar kosten.

Deze cijfers staan los van je zakelijke administratie en komen niet op een factuur, in je omzet of in je btw terecht. Een privépost hangt daarom ook nooit aan een klant.

Wat er met de btw gebeurt

Je vult het bedrag exclusief btw in en kiest daarnaast het percentage: 21, 9 of 0. De btw die je over je kosten betaalt, trekt de app af van de btw die je hebt ontvangen op je facturen. Hoeveel btw je over je kosten hebt betaald staat op dit scherm in de tegel Btw. Wat overblijft na aftrek is wat je ongeveer moet afdragen. Per kwartaal staat dat op Belasting, in de tabel Btw per kwartaal, en het kwartaal waarvan de aangifte openstaat kun je als kerncijfer Btw dit kwartaal op je dashboard zetten. Per maand zie je het op het tabblad Overzicht, lens Zakelijk: zet boven de grafiek de lijn Btw aan, dan staat het bedrag per maand in de uitleg die verschijnt als je over de grafiek beweegt. Die lijn blijft aan staan, ook bij je volgende bezoek.

Let op dat 0 procent iets anders is dan geen btw invullen. Laat je het veld met rust, dan staat er 21 procent, en dat is bewust: dat is het gewone tarief, en een stille nul in je btw-berekening is een fout die je pas bij je aangifte ontdekt.

Waar je op moet letten

Zakenmaat beoordeelt niet of een kostenpost zakelijk is. Alles wat je hier invult telt mee als aftrekpost, ook als de Belastingdienst daar anders over denkt. Wat wel en niet mag is geen knoppenvraag, dus daarvoor kijk je in de kennisbank op zakenmaat.nl of bij je boekhouder.

Rij je voor je zaak in je eigen auto, boek je tankbonnen, onderhoud en verzekering dan niet hier. Die zitten al in het tarief per kilometer, en als kosten trek je ze dan twee keer af. De btw op die bonnen mag je voor het zakelijke deel wel terugvragen; dat rekent Zakenmaat nog niet uit. Zie Kilometers.

Er zit geen bonnetjes-opslag in. Je legt hier het bedrag vast, niet het bewijs; je bonnen bewaar je gewoon zoals je dat nu doet.

Het effectief uurtarief op Rendement kijkt alleen naar omzet en uren, ook als je kosten aan een klant hangt. Wat een klant na aftrek van zijn kosten oplevert staat in de kaart Winst per klant, op hetzelfde scherm.