Opvolgen

Opvolgen staat in de zijbalk direct onder Klanten. Het scherm beantwoordt twee vragen: wie moet ik nu bellen of mailen, en waar staat elke lead. Er komt geen tweede lijst bij. De stadia zijn de statussen die een klant al heeft, en de volgende stap is een gewone taak.

Onder de titel staat “Wie je nu moet bellen of mailen, en waar elke lead staat.”, met erachter een zin die bij de weergave hoort:

• in de lijst hoeveel er vandaag klaarstaan, bijvoorbeeld “5 leads staan vandaag klaar, 2 daarvan te laat. Bij actieve klanten nog 1.”;
• op het bord hoeveel leads je hebt, met geldrecht wat ze samen waard zijn en hoeveel daarvan in offertes zit, en met Tijdlijn aan hoeveel er warm en koud zijn, bijvoorbeeld “6 leads, samen €12.400, waarvan €4.200 in offertes. 2 warm, 1 koud.”;
• bij Per persoon hoeveel leads iemand hebben die ze trekt, bijvoorbeeld “4 van de 6 leads hebben iemand die ze trekt, 2 zijn van niemand.”

De kerncijfers bovenaan

Onder de kop staat een strook met vijf cijfers, en zes als het onderdeel Tijdlijn aan staat. Op de meeste cijfers kun je klikken: dan werkt het als filter op de lijst en het bord, en het cijfer licht op. Klik je er nog een keer op, dan staat het filter weer uit.

• Leads: hoeveel leads je hebt. In een team met Van mij heet het Leads van jou. Een klik zet het stadium op Leads, een tweede klik op Alles.
• Warm, van de zoveel leads: hoeveel leads nu warm zijn. Een klik laat alleen de warme leads zien. Alleen met Tijdlijn aan, want de warmte komt uit het laatste contact.
• Nu opvolgen: bij hoeveel klanten in het stadium dat je bekijkt de stap te laat is of vandaag moet, met een pil erachter als er iets te laat is. Een klik laat alleen die klanten zien.
• Open offertes: het bedrag zonder btw van de verstuurde offertes die nog geen antwoord hebben, bij de klanten die in Opvolgen staan. Alleen als je bij het geld mag. Een klik laat alleen het stadium Offerte zien, een tweede klik zet het filter terug op Leads.
• Geen volgende stap: leads waar niets voor gepland staat. Een klik laat alleen die leads zien.
• Gedaan, laatste 7 dagen: hoeveel stappen je de afgelopen zeven dagen hebt afgevinkt. Dit cijfer is geen filter.

Een lead bij Verloren telt in geen van deze cijfers mee.

Lijst, Bord of Per persoon

Onder de cijfers staat een balk. Links staan de stadia, zie De stadia als filter. Rechts kies je hoe je kijkt: Lijst, Bord of, in een team, Per persoon. Het scherm opent op Lijst.

• Lijst zet je klanten op volgorde van haast, met de stadia als filter. Zo werkt het grootste deel van deze pagina.
• Bord zet een kolom per stadium naast elkaar, met Verloren als laatste. Zie Het bord.
• Per persoon zet in een team elke lead bij wie hem trekt. Zie Per persoon.

Bij Bord en Per persoon staat boven de kolommen een rij met uitleg. Met Tijdlijn aan zijn dat eerst de drie warmtes als pil, elk met een korte regel, zoals “contact in 7 dagen en een stap”, “een van de twee” en “21 dagen stil”. Daarna volgt de link Warmte en geschatte waarde instellen, als je de werkruimte mag beheren. Die brengt je naar Instellingen, Opvolgen. Als laatste staat er hoe je een kaart verzet, met de toetsen erbij: op het bord “Sleep een kaart naar een ander stadium. Toetsenbord: Shift met pijl links of rechts.”, bij Per persoon “Sleep een kaart naar iemand anders om hem aan te geven, of naar een ander stadium. Toetsenbord: Shift met pijl omhoog of omlaag geeft hem aan de volgende.” Op een aanraakscherm staat er “Tik op het menu van een kaart en kies Zet op.”, en bij Per persoon “kies Geef aan of Zet op.”

Wie er in Opvolgen staat

Een lead is een klant met de status nieuw, offerte of prospect, of met de soort prospect. Dat is dezelfde regel als de sectie Potentiële klanten op je klantenlijst. Een lead staat in het stadium van zijn status. Is hij een lead alleen door zijn soort, met de status actief, dan staat hij bij Prospect.

Alle andere klanten staan bij Actief. Een hoofdklant met subklanten is nooit een lead en staat dus ook bij Actief, wat zijn status ook is.

Een lead die niet doorging, staat bij Verloren, met de reden erbij. Die kolom zie je alleen op het bord; zie Een lead op Verloren.

Niet in Opvolgen staan subklanten (een klant onder een hoofdklant), klanten op pauze, afgeronde klanten, en klanten met de soort eigen, samenwerking of deelnemer. Een deelnemer van een evenement volg je niet op; zet je zijn soort op prospect, dan is hij een lead.

De volgende stap is een taak

De volgende stap van een klant is zijn eerste open taak met een datum. Hebben twee taken dezelfde datum, dan telt de oudste. Een taak zonder datum is geen volgende stap.

Er is dus geen apart veld om bij te houden. Een stap staat net zo goed op Taken en, als het zover is, op Vandaag. Plan je bij een klant een taak met een datum, dan is dat zijn volgende stap, ook als je hem op Taken aanmaakte.

De stadia als filter

Links in de balk staan de knoppen Leads, Nieuw, Offerte, Prospect, Actief en Alles, elk met het aantal erachter. Ze staan er in elke weergave. In de lijst filteren ze, op het bord bepalen ze welke kolommen open staan, en bij Per persoon welke stadia er als kolom staan. Het filter staat eerst op Leads. Afgerond staat er niet bij, want een afgeronde klant volg je niet op. Verloren ook niet: daar valt niets meer op te volgen, en die leads zie je op het bord.

Staat er in een stadium niemand, dan zegt het scherm dat, bijvoorbeeld “Bij Offerte staat nu niemand.” Bij Leads staat dan “Je hebt geen leads op dit moment. Een nieuwe lead begint bij Nieuw.”

Rechts naast de lijst staat de kaart Per stadium, met per stadium een staafje en het aantal. Een klik op een stadium zet hetzelfde filter, een tweede klik zet het terug op Leads. Mag je bij het geld, dan staat eronder een regel als “Open offertes: €4.200 bij Bakkerij Jansen en Studio Noord. De oudste is 12 dagen oud.” Is er niets open, dan staat er “Geen open offertes.”

Eerst wat nu moet

Binnen het filter staan de klanten in vier blokken, op volgorde van haast. Elk blok is een kaart met een teller in de kop. Een leeg blok laat de app weg.

• Nu opvolgen: de stap is te laat of moet vandaag, de oudste eerst. Staat er buiten je filter nog iets dat nu moet, bijvoorbeeld een actieve klant terwijl je op Leads kijkt, dan staat onder dit blok “Nog 2 bij actieve klanten.” met de knop Toon ze.
• Geen volgende stap: leads waar niets voor gepland staat. Een lead telt niet mee bij Klanten zonder contact op je dashboard, dus zonder stap komt hij nergens anders terug dan hier.
• Gepland: de stap ligt verder in de toekomst. Die komt vanzelf op Vandaag als het zover is.
• Zonder stap: klanten bij Actief waar nu niets voor gepland staat. Dat is geen signaal, gewoon een klant waar even niets loopt. Je ziet de eerste 50; de rest vind je op Klanten.

Elke klant is een rij. Links staat een rond vinkje om de stap af te vinken (zonder stap staat er geen vinkje), daarna het embleem van de klant: twee letters op een tint van zijn kleur. Dan komt de naam, als link naar zijn klantpagina, met zijn stadium als pil en bij een lead de warmte. Daaronder staat de stap, of “Nog niets gepland.”, en in een team “bij” met de naam van een collega als de stap bij die collega ligt. Heeft de stap een kanaal, dan staat het icoon ervoor: telefoon, mail, gesprek of bericht. De kleine regel eronder zegt wie de contactpersoon is en wat het laatste contact was, bijvoorbeeld “Offerte besproken, 3 dagen geleden”. Is er nog geen contact, dan staat er “Nog geen contact”. Die contactregel komt uit de tijdlijn, dus met de tijdlijn uit ontbreekt hij.

Rechts zegt een pil hoe het ervoor staat: 1 dag te laat of 3 dagen te laat in rood, Vandaag in goud, of de datum van de stap. Bij een klant zonder stap en bij Zonder stap staat geen pil, want die vraagt nu niets. In een team staat naast de pil een rondje met de initiaal van een collega, in de kleur van die collega: bij een lead van wie hem trekt, ook als er nog geen stap is, en bij een klant bij Actief van wie de stap heeft. Een leeg rondje met een vraagteken betekent dat hij van niemand is. Daarachter staan de knoppen Gedaan (of Stap plannen), Zet op… en Details.

Met Details schuift er een paneel open. Bovenaan staan het embleem, de contactpersoon en de warmte, en als je bij het geld mag de waarde, zoals “Offerte van €2.400”, “Geschat op €1.500” of “Nog geen waarde”. Daaronder, van boven naar beneden:

• Stadium: een knop per stadium, met het huidige aangezet. Een klik zet de klant meteen in dat stadium. Bij een lead heet Actief hier Gewonnen, staat Afgerond er niet bij en staat er de knop Verloren; zie Een lead op Verloren.
• Volgende stap: de stap met zijn kanaal, wanneer hij moet (bij te laat ook wanneer hij gepland stond, zoals “2 dagen te laat, gepland op 20 okt.”) en in een team bij wie hij ligt, met de knop Gedaan of Stap plannen. Zonder stap staat er “Geen volgende stap.”, bij een lead met “Zonder stap komt deze lead nergens terug.”
• Laatste contact, alleen met Tijdlijn aan: wat het was en wanneer, met de knoppen Gebeld, Gemaild en Gesproken; zie Contact loggen zonder een stap af te vinken.
• bij een lead in een team Wie trekt hem, met een knop per collega en Niemand; zie Wie een lead trekt;
• bij een lead Inschatting, met de omvang en, als je bij het geld mag, de geschatte waarde; zie De waarde van een lead.

Bij een klant bij Actief zegt het paneel in een team bij Wie trekt hem wie de stap heeft. Onderaan staan Open klantpagina, die je naar de klant brengt, en Sluiten.

Een stap afvinken met Gedaan

Heeft een klant een stap, dan staat op zijn rij de knop Gedaan. Daarmee vink je de stap af, leg je het contact vast en plan je de volgende stap, alles in één keer.

1. Klik op de rij op Gedaan of op het ronde vinkje links. Er opent een blok in de rij.
2. Kies bij Was dit contact? hoe je contact had: Telefoon, Mail, Gesprek, Bericht of Geen contact. Heeft de stap een kanaal, dan staat dat al aangevinkt.
3. Vul bij Volgende stap in wat er nu moet, bijvoorbeeld “offerte nabellen”. Bij Wanneer staat al een datum een week na vandaag; pas die aan als het eerder of later moet.
4. Klik op Gedaan, stap plannen. Volgt er voorlopig niets, maak het veld Volgende stap dan leeg en klik op Gedaan.

Wat er dan gebeurt: de taak is afgevinkt, en de volgende stap staat als nieuwe taak bij dezelfde klant, aan hetzelfde project en met hetzelfde kanaal als de vorige. Koos je een manier van contact, dan komt er een contactmoment op de tijdlijn van de klant, met de naam van de stap en hoe je contact had. Bij Geen contact komt er geen contactmoment, alleen de gewone regel dat de taak is afgevinkt. Een typfout in een stap is immers geen contact.

Staat de tijdlijn uit, dan vraagt Gedaan niet naar het contact en legt hij ook niets vast. Was de stap een terugkerende taak, dan zet Zakenmaat de volgende keer klaar zoals bij elke herhalende taak op Taken.

Twee meldingen die je kunt tegenkomen:

• Typte je een volgende stap en klik je toch op Gedaan, dan bewaart de app niets en zegt hij: “Je hebt een volgende stap ingevuld. Kies Gedaan, stap plannen om hem te bewaren, of maak het veld leeg en kies Gedaan. Er is niets opgeslagen.” Zo verdwijnt wat je typte niet stilletjes.
• Was de stap intussen al afgevinkt, bijvoorbeeld in een ander tabblad of door je AI, dan krijg je: “Deze stap was al afgevinkt, bijvoorbeeld in een ander tabblad. Er is niets dubbel gelogd. Ververs de pagina om de volgende stap te zien.”

Met Annuleren of de Escape-toets sluit je het blok zonder iets te bewaren.

Een stap plannen

Heeft een klant geen stap, dan staat op zijn rij Stap plannen.

1. Vul bij Volgende stap in wat er moet, bijvoorbeeld “bellen over de offerte”. Bij Wanneer staat al een datum een week na vandaag. Allebei de velden zijn verplicht, want een stap zonder datum is geen volgende stap.
2. Kies in een team bij Wie bij wie de stap komt. Daar staat al wie de lead trekt, of jij als niemand hem trekt.
3. Kies bij Hoe het kanaal: Telefoon, Mail, Gesprek, Bericht of Geen kanaal.
4. Klik op Stap plannen.

De stap wordt een gewone taak bij de klant. Werk je alleen, dan staat Wie er niet en komt de stap bij jou.

Het kanaal van een stap

Een stap kan een kanaal hebben: bellen, mailen, langsgaan voor een gesprek of een bericht sturen. Het icoon staat voor de stap, in de lijst, op het bord en in Details. Een stap zonder kanaal, en elke stap van voor 23 oktober 2026, heeft geen icoon. Vink je een stap af met Gedaan, dan staat zijn kanaal al aan bij Was dit contact?, en de volgende stap die je daar plant, krijgt hetzelfde kanaal.

Contact loggen zonder een stap af te vinken

Belde je een lead tussendoor, of sprak je hem op een borrel, dan leg je dat vast zonder de stap af te vinken. Op elke kaart op het bord staan daarvoor onderaan drie knoppen: Gebeld, Gemaild en Gesproken. Dezelfde knoppen staan in Details bij Laatste contact. Op de rijen in de lijst en op de kaarten bij Per persoon staan ze niet; daar gebruik je Details.

Een klik zet een contactmoment met dat kanaal op de tijdlijn van de klant. De volgende stap blijft gewoon staan. Daarna staat er bijvoorbeeld “Gebeld gelogd bij Bakkerij Jansen, staat op de tijdlijn. Nu warm”, als de warmte daardoor omslaat. Met Ongedaan maken in die melding haal je precies dat contactmoment weer weg.

De knoppen zijn er alleen als het onderdeel Tijdlijn aan staat, want het contact komt op de tijdlijn. Bij een lead op Verloren staan ze er niet.

Doorschuiven met Zet op

Met Zet op… op de rij zet je een klant in een ander stadium. Je kiest uit Nieuw, Offerte, Prospect, Actief en Afgerond; het stadium waar hij nu staat, kun je niet kiezen. Een klik bewaart meteen.

In de lijst sleep je niet, met opzet: op een telefoon botst slepen met scrollen, en dan zet je een klant per ongeluk in het verkeerde stadium. Slepen kan wel op het bord, met de muis.

• Zei een lead nee, zet hem dan op Verloren, met de knop Verloren bij Stadium in Details of op het bord. Dan bewaar je waarom. Verloren staat niet bij Zet op, omdat het een reden vraagt.
• Kies je Afgerond, bijvoorbeeld voor een klant waarmee je stopt, dan verdwijnt de klant uit Opvolgen en komt hij in de sectie Afgerond van je klantenlijst.
• Zet je een klant met de soort prospect op Actief, dan wordt zijn soort ook klant. Anders bleef hij door zijn soort een lead en sprong hij terug naar Prospect.

Het bord

Kies je Bord, dan staat er een kolom per stadium: Nieuw, Offerte, Prospect, Actief en Verloren. Afgerond is geen kolom. Welke kolommen open staan, volgt het stadium dat je links in de balk kiest:

• Leads opent Nieuw, Offerte en Prospect, en Actief alleen op een breed scherm, vanaf 1560 pixels;
• een stadium, zoals Offerte, opent alleen die kolom;
• Alles opent alles behalve Verloren.

Verloren staat altijd ingeklapt tot je hem openklikt. Een ingeklapte kolom klik je open met het pijltje, en Actief klap je ook weer in. Kies je een ander stadium in de balk, dan bepaalt dat weer welke kolommen open staan.

De kop van een kolom is een pil met de naam van het stadium. Ernaast staat hoeveel klanten erin staan, en hoeveel daarvan te laat zijn, vandaag moeten, gepland staan of als lead nog geen stap hebben. Mag je bij het geld, dan staat er ook wat de kolom waard is: de som met “samen”, “± geschat” als alles erin een schatting is, of “Nog geen waarde”. Met Tijdlijn aan staat er ook hoeveel leads in de kolom warm zijn, zoals “2 warm”. Bij Verloren is dat het bedrag dat je misliep, of “Niets misgelopen”.

Een kaart op het bord toont de naam, de contactpersoon, de waarde met waar die vandaan komt (offerte, eigen schatting of geschat), de warmte, de volgende stap met de datum of “Nog niets gepland.”, en wanneer je de klant laatst sprak. Een klik op de stap opent Details met het plannen of afvinken. Heeft de stap een kanaal, dan staat het icoon ervoor, en in een team “bij” met de naam als de stap bij een collega ligt. Rechtsonder staat in een team het rondje van wie de lead trekt, in de kleur van die collega. Met Tijdlijn aan staan onderaan de kaart de knoppen Gebeld, Gemaild en Gesproken; zie Contact loggen zonder een stap af te vinken.

Staat er in een kolom niemand, dan zegt hij dat, bijvoorbeeld “Bij Offerte staat nu niemand.”, met in een leadkolom de knop Nieuwe lead die dat stadium al kiest. Actief zegt “Sleep een lead hierheen als hij klant wordt.” en Verloren “Sleep een lead hierheen als hij niet doorgaat.” Staat er een kerncijfer als filter aan, dan staat er “Niets dat hierbij past.”

Bij een actieve klant zonder offerte staan op de plek van de waarde de uren van deze maand, zoals “6,0u in oktober”, of “Nog geen uren in oktober”. De kop van Actief telt die uren dan op in plaats van een bedrag. Het zijn de uren van iedereen op die klant, dus in een team zie je ze alleen als je alle uren mag zien. Zonder dat recht staat er wat er bij de andere kolommen staat.

Een kaart zet je op drie manieren in een ander stadium:

• Slepen met de muis naar een andere kolom. Met Escape breek je het slepen af.
• Met het toetsenbord: geef de kaart de focus en druk Shift met pijl links of rechts.
• Met het menu van de kaart, de drie puntjes. Dat is de weg op een telefoon, want daar scrolt je vinger het bord. Het menu heeft Details en een keuze per kolom, zoals Zet op Offerte. Bij een lead heet de keuze voor Actief Gewonnen, zet op Actief.

Sleep je een klant bij Actief naar Verloren, dan bewaart de app niets en zegt hij dat Verloren voor leads is, en dat je een klant waarmee je stopt op Afgerond zet. Wat er net gebeurde, staat in een regel boven het bord, bijvoorbeeld “Bakkerij Jansen staat nu bij Offerte.”

Een lead op Verloren

Gaat een lead niet door, dan zet je hem op Verloren. Daarmee telt hij niet meer mee, en bewaar je waarom, zodat je later ziet waar je leads op stranden.

1. Kies Verloren bij Stadium in Details, sleep de kaart op het bord naar Verloren, of kies Zet op Verloren in het menu van de kaart.
2. Er opent een paneel met de kop “is verloren” achter de naam. Kies bij Waarom ging het niet door? een reden: Te duur, Koos een ander, Geen budget nu, Geen reactie meer, Past niet bij het bedrijf of Anders. Een reden is verplicht.
3. Vul eventueel bij Toelichting, mag leeg iets in, hooguit 1000 tekens.
4. Klik op Zet op Verloren.

Daarna staat er bijvoorbeeld “Studio Noord staat bij Verloren: koos een ander.” De volgende stap van de lead vervalt: die taak gaat weg, en het paneel noemt hem vooraf. Andere open taken bij de klant blijven staan. Met Ongedaan maken in de melding gaat de lead terug naar het stadium waar hij stond, met de stap die verviel.

Alleen een lead kan op Verloren. Een klant bij Actief waarmee je stopt, zet je op Afgerond. Een verloren lead staat verder in de sectie Verloren van je klantenlijst, en verdwijnt net als een afgeronde klant uit de keuzelijsten waarin je uren boekt.

Een verloren lead terughalen

Bij Verloren staan de kaarten met de jongste bovenaan, met de reden als pil en de dag waarop hij verloren ging. Komt een lead toch terug, dan haal je hem terug:

• sleep de kaart naar een andere kolom, of kies in het menu Haal terug naar met het stadium erachter;
• of open Details: daar staan Waarom verloren en bij Haal terug de knoppen Nieuw, Offerte, Prospect en Actief.

Op de klantpagina en in het menu van zijn kaart op Klanten staat Terughalen als lead, ook als Opvolgen uit staat. Dat zet hem terug op Nieuw. Bij terughalen gaan de reden, de toelichting en de datum weg.

De warmte van een lead

Bij elke lead staat of hij Warm, Lauw of Koud is, met drie streepjes. Ga je er met de muis op staan, dan zegt de pil waarom.

• Warm: contact in de laatste 7 dagen en een volgende stap gepland.
• Koud: 21 dagen of langer geen contact. Had je nog nooit contact, dan telt de dag dat de lead erbij kwam.
• Lauw: alles daartussen, dus wel een stap of wel recent contact, maar niet allebei.

De 7 en de 21 zijn de standaard; je verzet ze bij Instellingen, Opvolgen. Het laatste contact komt uit de tijdlijn, dus staat de tijdlijn uit, dan toont Opvolgen geen warmte.

De waarde van een lead

Mag je bij het geld, dan heeft een lead een bedrag. Zakenmaat kijkt daarvoor naar drie bronnen, in deze volgorde:

1. het bedrag zonder btw van een open offerte;
2. het bedrag dat je zelf bij de lead invulde;
3. de schatting uit je waarderegels, met een ± ervoor.

Je eigen bedrag en de omvang zet je in Details bij Inschatting: kies bij Omvang Klein, Middel of Groot, of Nog niet ingeschat, vul bij Geschatte waarde, mag leeg een bedrag in, en klik op Opslaan. Laat je het bedrag leeg, dan volgt de lead weer je regels. Zonder geldrecht zie je alleen de omvang.

Een klant bij Actief toont alleen zijn open offerte. Een verloren lead houdt zijn bedrag, als “misgelopen”.

Instellingen, Opvolgen

Bij Instellingen › Opvolgen zet je hoe de warmte en de waarde worden berekend. Die pagina is er voor wie de werkruimte beheert, en alleen als Opvolgen aan staat.

Op de kaart Warmte van een lead staan twee velden:

• Warm bij contact in de laatste zoveel dagen, van 1 tot 30, standaard 7. Er moet ook een volgende stap gepland staan.
• Koud na zoveel dagen zonder contact, van 7 tot 90, standaard 21.

Koud moet verder weg liggen dan warm. Klopt dat niet, dan zegt de app: “Warm kan van 1 tot 30 dagen en koud van 7 tot 90, en koud ligt verder weg dan warm. Er is niets opgeslagen.”

Mag je bij het geld, dan staat eronder de kaart Geschatte waarde van een lead. Daar leg je regels vast, elk met een soort, een waarde en een bedrag bij Dan geschat op:

• Als het pakket is: het pakket van de klant, bijvoorbeeld Basispakket. Hoofdletters tellen niet.
• Als de omvang is: Klein, Middel of Groot, zoals je die bij de lead kiest.
• Als de tekst bevat: een woord in de naam van de klant of in de tekst van zijn volgende stap, bijvoorbeeld webshop.

Met Regel toevoegen zet je er een bij, met het kruisje haal je er een weg, en met Opslaan bewaar je de lijst. De eerste regel van boven die past, telt. Verander je een regel, dan verandert elke schatting mee. Er passen hooguit 50 regels in de lijst. Zonder regels krijgt een lead pas een waarde als je hem zelf invult of als er een offerte openstaat.

Recent afgevinkt

Rechts onder Per stadium staat de kaart Recent afgevinkt met de laatste zes stappen van de afgelopen zeven dagen, de nieuwste eerst: de stap, de klant en wanneer. Het icoon ervoor zegt hoe je contact had (telefoon, mail, gesprek of bericht), of is een vinkje als er geen contact was of de tijdlijn uit staat. Is er niets afgevinkt, dan staat er “De laatste zeven dagen niets afgevinkt.”

Waar je rij heen ging

Na Gedaan, Stap plannen of Zet op verhuist een kaart vaak naar een ander blok, of uit het filter waar je naar kijkt. Op de plek waar hij stond, blijft dan een regel staan die zegt wat er gebeurde, bijvoorbeeld “Bakkerij Jansen staat nu bij Offerte.” of dat de stap gedaan is en wanneer de volgende komt.

Staat de kaart nog op dit scherm, dan brengt Naar de kaart je ernaartoe. Is hij weg, bijvoorbeeld omdat hij nu Afgerond is of buiten je filter valt, dan staat er Open met de naam van de klant, en dat opent zijn klantpagina. Kies je een ander filter of open je een andere kaart, dan verdwijnt de regel.

Een nieuwe lead

Met Nieuwe lead rechtsboven in de kop opent het venster waarin je een klant toevoegt, met de status al op Nieuw. Op Klanten begint datzelfde venster op Actief. Na het opslaan staat boven de nieuwe kaart “Plan meteen de eerste stap”, zodat je lead niet zonder stap blijft liggen.

Staat er nog niemand in Opvolgen, dan zie je Nog niemand om op te volgen, met de knop Nieuwe lead toevoegen.

Mailen en antwoorden

Opvolgen verstuurt zelf geen mail. Mailen doe je met de knop Mail op de klantpagina, vanuit de mailbox van het bedrijf; zie Een klant mailen. Na zo’n mail plan je hier de volgende stap.

Antwoorden van je klant komen niet vanzelf in Zakenmaat binnen, want Zakenmaat leest geen mailbox en ontvangt geen mail. Wil je een mailwisseling toch op de tijdlijn, laat je eigen AI hem dan lezen en erop zetten, zoals staat in Een werkdag met je AI.

In een team

In een team staat rechts boven de lijst en het bord de keuze Van iedereen en Van mij. Bij Van mij zie je alleen de klanten die jij trekt, en tellen de cijfers en Recent afgevinkt alleen jouw stappen. Kwam je via Toon in de lijst bij Per persoon, dan staat op die plek Alleen met de naam van die collega; een klik daarop laat iedereen weer zien. Trekt nog niemand een klant, dan telt bij wie zijn volgende stap ligt. Zonder trekker en zonder stap is een klant van niemand en valt hij dan weg.

Iedereen in de werkruimte ziet Opvolgen, en ieder kan een stap afvinken, plannen of een klant doorschuiven. Ligt een stap bij een collega, dan staat er “bij” met diens naam achter de stap.

Een volgende stap die je met Gedaan plant, komt bij wie de vorige stap had. Is die persoon niet meer actief in de werkruimte, dan komt hij bij jou. Een contactmoment dat je zo vastlegt, ziet iedereen in de tijdlijn, ook wie niet bij het geld mag. Zie Wie wat ziet.

Wie een lead trekt

In een team heeft elke lead iemand die hem trekt: de collega die hem binnenhaalt. Je kiest die in Details bij Wie trekt hem, met een knop per collega en Niemand. Een klik bewaart meteen. Alleen een actief lid van de werkruimte kan een lead trekken. Vertrekt iemand, dan zijn zijn leads van niemand.

Een stap die je met Stap plannen zet, komt standaard bij wie de lead trekt; bij Wie kies je een ander. Werk je alleen, dan trek je alles zelf en zie je dit niet.

Per persoon

Kies je Per persoon, dan krijgt elke collega een rij, en als laatste Nog van niemand als er leads zonder trekker zijn. De kolommen volgen het stadium in de balk: bij Leads zijn dat Nieuw, Offerte en Prospect, bij Alles komt Actief erbij, en kies je een stadium, dan staat alleen dat er. In de kop van elke kolom staat hoeveel er in staan, en met geldrecht wat ze samen waard zijn, behalve bij Actief.

Links in elke rij staan het rondje en de naam van de collega, met eronder de rol, zoals “jij, eigenaar”, “beheerder” of “teamlid”. Daaronder staan pillen als er iets opvalt: Druk vanaf vier open stappen, 2 te laat als er stappen bij die persoon te laat zijn, en Ruimte bij wie geen leads trekt en hooguit één stap open heeft. Dan volgen de cijfers:

• Leads: hoeveel leads die persoon trekt, welk stadium je ook kiest;
• In de pijplijn: de som van de waarde van die leads, alleen als je bij het geld mag;
• Stappen open: hoeveel volgende stappen er bij die persoon liggen, van leads en van actieve klanten;
• Te laat: hoeveel van die stappen te laat zijn.

Het balkje eronder zet de open stappen af tegen wie er de meeste heeft, dus wie het drukst is heeft een vol balkje. Vanaf vier open stappen kleurt het. Het telt alleen open werk, geen uren en niets wat iemand al gedaan heeft: het is een verdeling, geen ranglijst. Heeft iemand open stappen, dan brengt Toon in de lijst je naar de lijst met alleen de leads en stappen van die persoon, in alle stadia.

De kaarten zijn hier kleiner dan op het bord: de naam met de warmte, de stap met wanneer, en onderaan de waarde en het laatste contact. Een lead geef je aan iemand anders door hem naar diens rij te slepen, met Shift en pijl omhoog of omlaag, of met het menu van de kaart: Geef aan met de naam erachter, of Geef aan niemand. Slepen naar een andere kolom zet hem tegelijk in dat stadium.

Wat opvalt bij Per persoon

Boven de rijen staan hooguit vier regels over hoe het werk verdeeld is. Is er niets te melden, dan staat er niets.

• Bij wie de meeste open stappen liggen, naast de rest van het team samen, bijvoorbeeld “Sanne heeft 5 opvolgstappen open, de rest van het team samen 3.” Eronder staat hoeveel daarvan vandaag of eerder moeten, en Bekijk de rij van met de naam brengt je naar die rij. Dit staat er alleen met minstens twee mensen in de werkruimte.
• Wie de meeste euro’s trekt, van wat er samen getrokken wordt, bijvoorbeeld “Sanne trekt €8.400 van de €12.400 die iemand trekt.” Eronder staat wie nog geen lead trekt, zoals “Jij trekt nog geen lead.”, of “Iedereen trekt minstens een lead.” Alleen leads met een trekker tellen mee. Deze regel zien alleen de eigenaar en een beheerder, met minstens twee mensen in de werkruimte; een medewerker ziet hem niet, ook niet met Mag bij het geld. Zie Wie wat ziet.
• De lead die het langst te laat is, met bij wie de stap ligt en hoeveel dagen te laat, of dat de stap bij niemand ligt. Open de lead opent Details.
• De leads die van niemand zijn, met hooguit drie namen en de rest als “en 2 andere”. Met Geef hem aan iemand, of Geef de eerste aan iemand, open je Details om er een trekker bij te kiezen.

Opvolgen uitzetten

Opvolgen is een onderdeel. Gebruik je het niet, dan zet de eigenaar het uit bij Instellingen › Onderdelen. Je taken en de status van je klanten blijven dan gewoon staan, maar de knop Mail bij een klant verdwijnt ook, net als Instellingen, Opvolgen. Zie Onderdelen uitzetten.