Snel boeken

Het scherm Uren boeken is er voor het moment dat je net klaar bent met iets en het even wilt vastleggen: op je telefoon na een afspraak, of tussen twee klussen door. Je kiest een klant, een duur en een dag, en tikt op de gouden knop. Alles wat je niet nodig hebt zit onder een uitklapblok.

Je komt er op twee manieren. Op Tijd staat de link Snel boeken onderaan de kaart Uren toevoegen, naast de knop Toevoegen. Op je telefoon (een smal scherm) staat op Vandaag de knop Uren boeken; op een breed scherm niet, want daar staat het formulier op Tijd binnen handbereik. Het scherm heeft geen eigen plek in de zijbalk.

Wil je niet een blok maar je hele dag in één keer boeken, gebruik dan de link Hele dag in een keer bovenaan. Die opent Je dag afsluiten.

Zo boek je een blok

1. Kies onder Klant voor wie je werkte. Staat hij er niet tussen, kies hem dan bij Andere klant. Werk dat bij geen klant hoort boek je met Zonder klant.
2. Kies onder Hoe lang een van de duurknoppen, of typ de duur bij Of typ zelf.
3. Kies onder Wanneer de dag: Vandaag, Gisteren of Andere dag.
4. Tik op de gouden knop. Die zegt precies wat er gebeurt, bijvoorbeeld “Boek 1u30 op Bakkerij Jansen”.

Zolang je geen duur hebt gekozen staat er “Kies hoe lang” op de knop en kun je nog niet boeken. Is de boeking binnen, dan staat er bovenaan bijvoorbeeld “Geboekt: 1u30 op Bakkerij Jansen, 7 oktober”. De duur, het project, de taak en de omschrijving worden weer leeg, de klant en de dag blijven staan voor je volgende blok.

Recent en de klantknoppen

Onder Recent staan de laatste drie verschillende combinaties van klant en project waar je de afgelopen veertien dagen zelf op boekte. Eén tik zet de klant en het project allebei goed.

Onder Klant staan je vaste klanten. Heb je die niet gekozen, dan staan er je vijf meest geboekte klanten van de laatste 30 dagen. Je vaste klanten kies je in Instellingen, zie hieronder. In beide rijen, en ook in de lijst Andere klant, staan alleen je actieve klanten, en geen klant uit het archief. De lijst Andere klant staat er alleen als je meer actieve klanten hebt dan er knoppen zijn. Een klant op pauze, een afgeronde klant of een verloren lead staat hier niet, en bij Uren toevoegen op Tijd ook niet. Wil je er toch op boeken, zet de klant dan eerst weer op actief.

Een duur typen

Bij Of typ zelf mag je de duur schrijven zoals je hem zou zeggen. Onder het veld staat meteen hoe de app hem leest, voluit, zoals “1 uur en 30 minuten”. Dit wordt allemaal begrepen:

• uren en minuten met een u of h: 1u30, 2u, 2 uur, 1h30m;
• alleen minuten: 90m, 90 min, 45 minuten;
• met een dubbele punt: 1:30;
• een getal zonder eenheid is in uren: 1,5 en 2.

Typ je een kaal getal boven de 24, zoals 90, dan vraagt de app “Bedoel je 90 minuten? Typ 90m”. Kan hij er niets mee, dan staat er “Ik lees dit niet als een duur”. Een duur van nul, een negatieve duur en meer dan 24 uur worden geweigerd. Moet je te veel geboekte tijd rechttrekken, pas de regel dan aan op Tijd.

Meer: project, taak en omschrijving

Onder het uitklapblok Meer staan Project, Taak en Omschrijving. Ze zijn alle drie optioneel. Heb je er iets ingevuld, dan staat dat ingeklapt achter Meer, zodat je ziet wat er meegaat zonder het blok open te klappen. Bij Taak betekent “Geen specifieke taak” dat de uren aan geen taak hangen.

De lijst bij Taak hoort bij de klant die je bovenaan koos: je ziet zijn open taken, die van zijn hoofdklant en de taken zonder klant. Boek je zonder klant, dan staan er alleen taken zonder klant. Kies je een andere klant terwijl er al een taak gekozen was die niet bij die klant past, dan valt die taak weg, ook in wat er achter Meer staat. Zo komen uren op een taak altijd bij de klant van die taak terecht.

Een dag in het verleden

Met Andere dag kies je een datum. Verder dan vandaag kan niet: uren voor een dag die nog moet komen boek je hier niet. Kies je toch een dag in de toekomst, dan zegt de melding dat er niets is opgeslagen.

Als je timer nog loopt

Loopt er een timer op jouw naam, dan staat bovenaan een kaart met de klant, je omschrijving en hoe lang hij al loopt, bijvoorbeeld “Loopt: Bakkerij Jansen, homepage, 1u15”. Met Stop en boek stop je hem en worden de uren meteen geboekt, net als met Stop op Tijd.

Begon de timer op een eerdere dag, dan waarschuwt de kaart je: stop je hem nu, dan komen al die uren op vandaag, en dat klopt bijna nooit. Je krijgt dan twee knoppen. Weggooien gooit de timer weg zonder uren te boeken, na een vraag of je het zeker weet. Boek de echte uren daarna onder Andere dag. Met Toch stoppen en boeken stop je hem toch.

Een boeking terugdraaien

Na elke boeking staat onder de melding de knop Ongedaan maken. Die haalt die ene boeking weer weg en zegt dan “Je boeking is weggehaald.” Een oudere boeking, of een die je later wilt aanpassen, corrigeer je op Tijd met het potloodje of het kruisje achter de regel.

Zonder bereik

Op je telefoon valt het bereik weleens weg. Daar is het scherm op gebouwd:

• Heb je geen bereik, dan zegt de melding dat je uren niet zijn opgeslagen. Je invoer blijft staan, en met Opnieuw probeer je het nog een keer zodra je weer bereik hebt.
• Kwam je boeking niet aan, bijvoorbeeld omdat je was uitgelogd, dan staat je invoer er nog. Met Opnieuw inloggen log je in en boek je daarna opnieuw.
• Sloot je het scherm terwijl er nog een boeking onderweg was, dan zet de app je invoer terug als je terugkomt, met de regel “Je vorige boeking is misschien niet aangekomen. Kijk hem na en boek opnieuw.”

Twee keer tikken boekt nooit twee keer. Kwam je eerste poging wel aan en tik je daarna opnieuw met iets anders ingevuld, dan zegt de melding dat je eerdere boeking wel is aangekomen en je wijziging niet. Kijk dan op Tijd wat er staat.

Je knoppen aanpassen

De duurknoppen en de vaste klanten stel je zelf in, bij Instellingen › Jij, kaart Uren en je werkdag, onder Meer. De link Andere knoppen onder de duurknoppen brengt je daar ook. Zie Uren en je werkdag.

• Duurknoppen op het boekscherm: twee tot zes duren. Standaard zijn dat 15m, 30m, 1u, 2u en 4u. Je typt ze met een komma of een puntkomma ertussen, bijvoorbeeld 15m, 30m, 1u30, 2u. Een komma in een kommagetal met een uureenheid erachter, zoals 1,5u, blijft één duur. Een komma ertussen zonder eenheid maakt losse knoppen: 4,6,8 zijn drie knoppen van 4, 6 en 8 uur, en 1,2 zijn twee knoppen van 1 en 2 uur, want een getal zonder eenheid is in uren.
• Vaste klanten op het boekscherm: tot zes klanten. Kies je er geen, dan staan er je vijf meest geboekte klanten.

In een team

Op dit scherm boek je altijd voor jezelf, ook als je eigenaar of beheerder bent. Recent, de klantknoppen en de timer gaan over jouw eigen uren. Uren voor een collega boek je op Tijd met Voor wie.

Uren zonder klant komen op geen enkele factuur. Ze staan wel op Tijd, maar niet in het blok Klaar om te factureren. Hoort zo’n blok achteraf toch bij een klant, zet de klant er dan bij met het potloodje op Tijd.