Je dag afsluiten · Zakenmaat documentatie

Niet iedereen timert. Veel mensen weten aan het eind van de dag wel ongeveer hoeveel uur ze hebben gewerkt, maar niet meer precies hoe dat over hun klanten verdeeld was. Daar is Dag afsluiten voor. Je geeft één getal op, je dagtotaal, en de app stelt voor hoe dat over je klanten gaat, op basis van wat hij die dag van je ziet. Jij schuift tot het klopt, en boekt alles met één knop.

Het idee erachter: je hoeft niet te meten wat je deed, je verdeelt een getal dat je al vertrouwt.

Waar je het vindt

Op Tijd staat de knop Dag afsluiten onder het formulier in de kaart Uren toevoegen, naast Toevoegen en Snel boeken.
Op Uren boeken staat in de kop de link Hele dag in een keer. Andersom staat op Dag afsluiten in de kop de link Losse uren boeken.
Op Vandaag staan, als je de herinnering aan hebt, hooguit twee regels die je erheen brengen. Zie verderop.

Het scherm sluit standaard vandaag af. Een eerdere dag open je met de dagenstrook bovenaan het scherm, of via de regel op Vandaag die zegt dat die dag nog leeg staat. Hoe ver terug dat mag, stel je zelf in; standaard is dat tot zeven dagen. Ligt een dag verder terug, dan zegt het scherm “Boek hem op Tijd.”

De dagenstrook

Bovenaan staat een strook met de dagen die je mag afsluiten, van het aantal dagen terug dat je instelde tot en met vandaag. Per dag zie je de eerste letters van de weekdag, de datum en een stip: groen als je die dag al afsloot, klei als hij nog open staat. Een dag die niet in je werkdagen staat is gedempt, tenzij je hem afsloot. Tik op een dag om hem te openen. Heb je maar één dag binnen bereik, dan staat er geen strook.

De vier stappen

Het scherm groeit van boven naar beneden. Elke stap staat onder de vorige.

1. Hoeveel uur heb je gewerkt?

De vraag noemt de dag: “Hoeveel uur heb je vandaag gewerkt?”, of gisteren of de naam van de weekdag. Kies een van de snelkeuzes, of typ je dagtotaal bij Of typ zelf, bijvoorbeeld 7u30. Dat lezen werkt net als op Uren boeken. Pauzes reken je er niet bij.

Heb je een gewone dag ingesteld, dan staat die al klaar. Kies je een ander totaal, dan verschijnt Onthoud dit als mijn gewone dag. Vink je dat aan, dan staat dat totaal de volgende keer klaar.

Weet je het niet, tik dan op Overslaan. De app telt dan op wat hij ziet in plaats van te verdelen, en zegt dat er ook bij: “Schatting: zonder dagtotaal tel ik op wat ik zie.”

Heb je die dag niet gewerkt, tik dan op Ik heb vandaag niet gewerkt (of de naam van de dag). Dan staat de dag afgesloten zonder uren en vraagt Vandaag er niet meer naar. Loopt je timer nog, dan zie je die knop niet.

2. Wat ik zie

Hier staat alles wat de app die dag van jou terugvindt, elk met een label ervoor:

Al geboekt: uren die al op die dag staan, met de klant en de omschrijving.
Timer: je lopende timer, of een timer die op die dag startte en nooit stopte.
Afgevinkt: de taken die je die dag afvinkte, per klant.
Checklist: de checklist-stappen die je afvinkte.
Factuur: facturen en offertes die je die dag maakte.
Notitie: notities die je bij een klant schreef.
Agenda: je afspraken van die dag, uit je gekoppelde agenda. Een werklocatie of een afwezigheid uit Google staat hier niet, want dat is geen werk; focustijd wel. Zie Agenda.

Hangt een afspraak aan een klant, omdat je die in het afspraakvenster bij Klant, optioneel koos, dan telt hij voor die klant en staat er niets achter. Staat die klant op pauze, op afgerond, in het archief of als verloren lead, dan telt de afspraak voor niemand: zo’n klant staat niet in de keuzelijst, en de app gaat dan ook niet voor een andere klant raden. Hoe je een afspraak aan een klant hangt, staat op Agenda.

Hangt een afspraak nergens aan, dan raadt de app de klant uit de titel en de locatie. Dan staat er “(geraden)” achter. Klopt het niet, kies dan bij Telt voor: de goede klant, of Telt niet als de afspraak niet bij een klant hoort. Dat kan ook bij een afspraak die al aan een klant hangt. Een afspraak van een hele dag telt nooit mee.

Boekte je die dag een correctie met min-uren op een klant waar minder op stond, dan staat hier ook hoeveel daarvan niet meetelt, bijvoorbeeld “30 minuten van je min-regels telt niet mee in je dag”. Waarom staat hieronder bij hoe het voorstel tot stand komt.

Tijdens het laden staat er “Ik haal je agenda op”, en daarna hoe laat hij is opgehaald. Kon niet alles worden opgehaald, dan staat er “Je agenda is misschien niet volledig”. Staat er niets, dan zegt het scherm dat het die dag geen afspraken, afgevinkte taken of notities ziet.

3. Mijn voorstel

Zodra je een dagtotaal koos of op Overslaan tikte, staat hier per klant een regel met een duur. Bovenaan staat hoe ver het voorstel is, bijvoorbeeld “7u van 7u verdeeld”, of in klei “Nog 30 minuten niet verdeeld” en “1 uur meer dan je dagtotaal”. Eronder staat een balk die laat zien wat al geboekt stond, elke regel van het voorstel en wat zonder klant blijft (gearceerd).

Per regel kun je:

een andere klant kiezen, of Zonder klant;
een project kiezen, als de klant projecten heeft die nog lopen en niet in het archief staan. Onder de klant staat dan een tweede keuzelijst die begint op Geen project. Ook bij één project kiest de app niet zelf, want een uur op het verkeerde project is erger dan een uur zonder project. Kies je daarna een andere klant, dan staat het project weer op Geen project;
de duur met de min en de plus een eenheid omlaag of omhoog zetten, standaard een half uur;
de regel weghalen met het kruisje;
het blokje Omschrijving openklappen en zelf een omschrijving typen. Doe je dat niet, dan maakt de app er een uit wat hij zag, zoals de taken die je afvinkte en de tijd van een afspraak.

Onder elke regel staat waarom die klant erin staat, bijvoorbeeld hoeveel taken je afvinkte. Mist er een klant, voeg hem dan toe met Klant toevoegen.

Het project kiezen loont. Uren met een project tellen mee bij dat project, op Projecten en op de projectpagina. Uren van de laatste 30 dagen zonder project, bij een klant met een lopend project, noemt Hoe staat het onder Wat ontbreekt; zie Mijlpalen en Hoe staat het.

Ziet de app weinig, dan komt een groot deel bij Zonder klant terecht en zegt het scherm “Ik zie weinig sporen. Hoort een deel bij een klant? Kies hem hier.” Kies dan bij die regel de klant waar het bij hoort.

4. Boeken

De gouden knop onderaan zegt wat er gebeurt, bijvoorbeeld “Boek 7u op 3 klanten”, of met tijd zonder klant “Boek 7u, waarvan 1u zonder klant”. Loopt je timer nog, dan begint de knop met “Stop je timer en boek”. Zolang je geen dagtotaal koos staat er “Kies eerst je dagtotaal”. Staat er niets te boeken, dan staat er “Sluit de dag af”, en is de dag al compleet afgesloten dan “Je dag staat erin”.

Na het boeken staat bovenaan bijvoorbeeld “Je dag staat erin. 7u geboekt op 3 klanten.” met een link Naar Tijd. Daar staan de nieuwe regels bij die dag, en daar corrigeer je ze later ook.

Hoe het voorstel tot stand komt

Een spoor zegt dat je iets voor een klant deed, niet hoe lang. Daarom rekent de app met schattingen die je zelf instelt:

Standaard is een afspraak in je agenda vaste tijd (dat zet je om onder Uren en je werkdag). Zijn duur gaat eerst naar zijn klant. Twee afspraken die elkaar overlappen tellen één keer.
Elk ander spoor heeft een gewicht in minuten. Standaard telt een afgevinkte taak 30 minuten, een checklist-stap 15, een factuur of offerte 15 en een notitie 10. Heeft een taak een eigen duur, dan telt die duur.
Elke klant krijgt minstens zijn gewicht, als je dagtotaal daar ruimte voor heeft; anders gaat alles naar verhouding. Wat er dan nog over is van je dagtotaal, gaat naar verhouding naar de klanten, tot een plafond van drie keer hun gewicht, plus de tijd van hun afspraken.
Wat boven die plafonds uitkomt gaat naar Zonder klant. Daar beslis jij wat het was.
Uren die al op die dag staan gaan van je dagtotaal af. Wat je al op een klant boekte telt mee voor zijn plafond.
Een regel met min-uren trekt alleen af van wat er die dag op dezelfde klant staat. Boekte je een uur min op een klant waar die dag niets op stond, dan telt dat uur niet mee: anders zou het voorstel boven je dagtotaal uitkomen. Het scherm zegt dan hoeveel er niet meetelt.
Een taak of timer zonder klant telt niet mee in de verdeling.
Alles wordt afgerond op je kleinste eenheid.

Klopt het voorstel vaak niet, pas dan de gewichten aan. De link Pas aan hoe ik je dag verdeel onder het voorstel brengt je naar de kaart Uren en je werkdag in Instellingen. Het plafond van drie keer het gewicht stel je niet in.

Als je timer nog loopt

Sluit je vandaag af terwijl je timer loopt, dan zegt een kaart bovenaan sinds hoe laat hij loopt en op welke klant. De app telt hem mee tot nu, en stopt hem als je boekt. Dat is één handeling: de timer stopt, zijn uren worden geboekt en de rest van je dag komt erbij. Lukt het stoppen niet, dan wordt er ook niets geboekt en loopt je timer gewoon door. De kaart zegt er vooraf bij dat de tijd van je timer geboekt blijft als je de afsluiting daarna ongedaan maakt.

Vult je lopende timer je hele dagtotaal al, dan staat er dat je hem moet stoppen en boeken, of je dagtotaal moet aanpassen.

Startte je timer op een eerdere dag, dan stopt de app hem niet bij het afsluiten van vandaag: al die uren kwamen dan op vandaag, en dat klopt bijna nooit. Je krijgt dan Weggooien en Toch stoppen en boeken, en Sluit met de dag waarop hij startte erachter, als die dag binnen het aantal dagen valt dat je terug mag. Kies je voor die eerdere dag, dan telt de timer daar mee als spoor. Na het boeken staat er “Je timer loopt nog. Deze dag staat nu geboekt, dus gooi hem weg.”

Hierheen stuurt je ook het venster op Taken als je van timer wilt wisselen terwijl er een van een eerdere dag loopt. Zo’n timer wisselt niet, want stoppen zou al zijn uren op vandaag boeken.

Een afsluiting terugdraaien

Na het boeken staat bovenaan de knop Ongedaan maken. Die haalt alle regels van deze afsluiting in één keer weg en zegt “Je afsluiting is weggehaald.”

Heeft de afsluiting je timer gestopt, dan blijven zijn uren staan en loopt de timer niet opnieuw. De melding zegt dat er dan bij: “De tijd van je timer op Bakkerij Janssen blijft geboekt, en de timer loopt niet opnieuw. Klopt die tijd niet, pas hem dan aan op Tijd.”

Ook een oudere afsluiting kun je terugdraaien. Open de dag opnieuw in Dag afsluiten, dan staat elke eerdere afsluiting van die dag in een kaart Eerder afgesloten, met hoe laat je hem boekte en wat er nog van in Tijd staat: “Afgesloten om 14:02: 2 regels, samen 1u30.” Daarachter staat Ongedaan maken. De app vraagt het eerst: “Dit haalt die 2 regels (1u30) uit Tijd, en dat zet je niet terug. Uren die je los boekte blijven staan.” Kies je Ja, maak ongedaan (of Laat staan om te stoppen), dan staat er “De afsluiting van 14:02 is weggehaald.” en is die dag niet meer afgesloten. Staat er niets meer van in Tijd, omdat je de regels al weghaalde, dan haalt de knop alleen het afgesloten-zijn weg.

Later aanpassen doe je op Tijd, regel voor regel, met het potloodje of het kruisje.

Een dag twee keer afsluiten

Dat mag. Open je een dag die je al afsloot, dan staat er “Je hebt vandaag al afgesloten. Wat je nu boekt, komt erbij.” Wat er al stond, staat in het voorstel bij Al geboekt en telt mee. Dekt dat je hele dagtotaal al, dan zegt het scherm dat ook en is er niets te verdelen.

Herinneringen op Vandaag

Staat in je instellingen Herinner me op Vandaag aan, dan kan Vandaag je op twee manieren aan je uren helpen herinneren. Het zijn gewone regels met een link, zonder getal en zonder melding in de bel:

“Dinsdag staat nog leeg. Sluit hem af.” verschijnt bij de meest recente werkdag zonder uren en zonder afsluiting, binnen het aantal dagen dat je terug mag. Je ziet hem pas als je ooit uren boekte of een dag afsloot, en nooit voor een dag van voordat je bij de werkruimte kwam.
“Klaar voor vandaag? Sluit je dag af.” verschijnt op een werkdag vanaf je herinneringstijd, standaard 16:00. Hij gaat weg als je vandaag hebt afgesloten of als je geboekte uren je dagtotaal halen.

Op een dag die geen werkdag is krijg je geen herinnering, maar afsluiten kan wel. Zet je de herinnering uit, dan zie je geen van beide.

Instellingen

Alles wat de afsluiting gebruikt, staat bij Instellingen › Jij in de kaart Uren en je werkdag: je gewone dagtotaal, je werkdagen, de herinnering, de kleinste eenheid, en onder Meer hoe ver terug je mag, de gewichten, de snelkeuzes voor je dagtotaal en of een afspraak vaste tijd is. Het geldt alleen voor jou, in deze werkruimte. Zie Uren en je werkdag.

Onderdelen die uit staan

Staat Agenda uit, dan ziet de afsluiting geen afspraken. Staan Checklists uit, dan geen checklist-stappen, en staat Financieel uit, dan geen facturen of offertes. De verdeling gebruikt dan wat er overblijft. Zie Onderdelen uitzetten.

Met meer mensen in je werkruimte

De afsluiting gaat altijd over jou: je eigen uren, je eigen timer en je eigen sporen. Werk je met meer mensen in je werkruimte, ook zonder de teamfunctie, dan telt de app minder mee, omdat hij niet altijd weet wie iets deed:

Notities, facturen en checklist-stappen tellen niet mee. Het scherm zegt dat er ook bij.
Een afgevinkte taak telt alleen als hij aan jou is toegewezen.

Je dagtotaal zelf is van jou. Je werkgever ziet niet welk totaal je opgaf. Wie alle uren ziet, ziet wel de uren die je boekte, op Tijd, net als uren die je op een andere manier boekt.

Grenzen en meldingen

Er gaan hooguit 20 regels in één afsluiting. Staan er precies 20 in je voorstel, dan zegt het scherm dat al boven de knop. Staan er meer, dan staat dat er in klei en blijft de knop dicht tot je onder de grens zit. Voeg dan regels op dezelfde klant samen, of boek de rest daarna op Tijd. De grens is er tegen een vergissing, van jou of van je AI: twintig klanten op één dag heeft bijna niemand.
Elke regel ligt tussen 1 minuut en 24 uur.
Een afsluiting is alles of niets. Lukt er iets niet, dan zegt de melding “Er is niets geboekt.” en staat je voorstel er nog. Eén uitzondering: is je timer al gestopt en geboekt en mislukt daarna de rest, dan staat er “Je timer is gestopt en geboekt, je dag nog niet. Probeer het opnieuw.”
Werk je over middernacht door met het scherm open, dan zegt de app bij het boeken dat het intussen een nieuwe dag is. Reken dan opnieuw.
Komen er tijdens het afsluiten afspraken bij in je agenda, dan staat er “Er zijn nieuwe afspraken.” met de knop Reken opnieuw. Dat gooit je eigen aanpassingen weg, dus doe het voor je gaat schuiven.
Kon de app niet alles lezen, dan zegt hij dat het voorstel onvolledig is en boekt hij niet. Ververs de pagina.

Je AI kan je dag ook voor je afsluiten, met dezelfde berekening als dit scherm. Zie Een werkdag met je AI.