Zakenmaat documentatie handleiding
Over Zakenmaat Open de app
De AI-koppeling

Wat de AI mag

Zet per groep vast wat je assistent zonder vragen mag doen.

Een gekoppelde AI mag niet automatisch alles. Onder Instellingen › Koppelingen, blok “Wat je AI mag doen”, bepaal je per soort handeling of hij het zelfstandig doet, eerst vraagt, of helemaal niet mag.

Dit geldt alleen voor wat via de koppeling binnenkomt. Voor jezelf verandert er niets: in de app kun je gewoon alles.

De zes groepen

Lezen

Je lijsten en overzichten bekijken: taken, wie je moet opvolgen, klanten met hun notities, websites en mailadressen, projecten, uren en je timer, facturen, kosten, ritten, terugkerende facturen, doelen, rendement per klant, de belastingstand, checklists en sjablonen, de agenda, documenten, de mensen in je werkruimte, de planning, de tijdlijn van een project of klant, de stappen van een project, wat er op een checklist gebeurde, Hoe staat het, de deelnemers van een evenement en de fasen van je offertebord. Ook je gekoppelde agenda nu ophalen valt hier, want dat leest alleen.

Aanmaken

Nieuwe dingen toevoegen: een klant (ook een hele lijst in één keer), een notitie of website bij een klant, een taak, een project, een afspraak, geboekte uren, een kostenpost, een rit, een doel, een factuur- of offerteconcept, een creditnota als concept op een verstuurde factuur, een terugkerende factuur die alleen concepten klaarzet, een nieuw document, een regel in de tijdlijn van een project of klant, een nieuwe mijlpaal, een fase op het planbord, een kopie van een factuur of offerte als concept, een fase op je offertebord, een notitie op een offerte, of een checklist, een sjabloon of een item of fase daarin. Ook een evenement, een deelnemer op zijn lijst, en de conceptfacturen voor de deelnemers vallen hier. Ook de timer starten en stoppen, want stoppen boekt uren, en je dag afsluiten, want dat boekt je uren van die dag. En iets terugzetten wat je AI eerder weggooide, want terugzetten maakt iets en valt dus hier.

Eén handeling vraagt je AI altijd eerst, ook als Aanmaken op Mag meteen staat: de facturen voor de deelnemers van een evenement maken. Dat is een hele rij concepten in één keer, dus hij laat eerst zien wie er een krijgt en wie niet. Werk je in een team, dan mag elk lid deelnemers bekijken, toevoegen, bijwerken en van de lijst halen, maar een bedrag zetten en de facturen maken vragen het recht op geld. Sinds koppeling 1.40.0.

Bewerken

Wijzigen wat er al staat: een klantgegeven, een klant archiveren of terughalen, een notitie bij een klant, een project, een taak, geboekte uren, een kostenpost, een rit, een afspraak die alleen in Zakenmaat staat (bij een gekoppelde agenda alleen klant en project), een doel en zijn stand, een factuurconcept of een terugkerende factuur (ook pauzeren en hervatten), open uren als regels op een conceptfactuur zetten, een lead op Verloren zetten of terughalen, wie er in het team van een project of checklist zit, een taak of een checklist-item afvinken, taken naar volgende week schuiven, een stap van een klant op gedaan zetten zoals in Opvolgen, een checklist, sjabloon of een item of fase daarin wijzigen, een fase op het planbord bijwerken, verzetten of aanbieden, een fase op je offertebord wijzigen of verplaatsen, de instellingen van je offertebord, het nummer van buiten, de actiedatum, de kans en de lijst van een offerte (ook als hij verstuurd is), een bestaand document overschrijven, je eigen regel in de tijdlijn aanpassen, een mijlpaal verzetten, hernoemen, op bereikt of weer op niet bereikt zetten, de stand, het bedrag of de notitie van een deelnemer, de naam, kleur of standaard van je eigen gekoppelde agenda’s, en je eigen wachtdrempel. Een verstuurde factuur ligt vast en verandert hier niet mee, op de koppeling met een project of een offerte en het betaalschema van een offerte na: die kan je AI nog zetten of losmaken, en ook dat vraagt hij onder deze groep.

Eén handeling vraagt je AI altijd eerst, ook als Bewerken op Mag meteen staat: een nieuw e-mailadres bij een klant of een van zijn contactpersonen zetten. Daar gaan je facturen en mails naartoe, dus een adres uit een mail of een document komt er niet stil in. Een adres dat al bij de klant stond, bijvoorbeeld een contactpersoon die het hoofdadres wordt, gaat gewoon door. Sinds koppeling 1.38.1.

Verwijderen

Eén ding tegelijk weggooien: een taak, een afspraak, een urenregel, een kostenpost, een rit, een document, een factuurconcept, een terugkerende factuur, een project, een notitie of website bij een klant, een checklist of sjabloon of een item of fase daarin, een doel, een fase van het planbord of van je offertebord, een regel uit de tijdlijn, een mijlpaal of een deelnemer van de lijst van een evenement (de klant zelf blijft bestaan). Ook je lopende timer weggooien zonder de tijd te boeken, een dagafsluiting ongedaan maken en de deellink van een document dichtzetten vallen hier. Een klant kan niet, en een factuur met een nummer ook niet. Zie verderop op deze pagina.

Eén handeling vraagt je AI altijd eerst, ook als Verwijderen op Mag meteen staat: een opruiming in Gripp of WeFact goedkeuren. Zakenmaat haalt dan weg wat in dat pakket niet meer bestaat, en dat komt pas terug als het daar weer te lezen is. Alleen de eigenaar mag het. Die koppeling is nog in de bouw, dus deze vraag krijg je nog niet. Sinds koppeling 1.45.0.

Geld

Een factuur, offerte of creditnota versturen, of de status ervan zetten, ook door een offerte naar een andere fase van je offertebord te zetten. Versturen geeft een concept zijn definitieve nummer, en dat kan niet terug. Ook een factuur of offerte opnieuw mailen valt hier, ook als herinnering, net als een terugkerende factuur die zelf verstuurt instellen of weer aanzetten, want die stuurt elke periode een factuur de deur uit zonder dat iemand ernaar kijkt.

Drie handelingen vraagt je AI altijd eerst, ook als Geld op Mag meteen staat:

  • Een concept versturen. Hij noemt dan vooraf het nummer, de klant, het bedrag en het adres. Een nummer kan niet terug, en Mag meteen is bedoeld voor het bijhouden van statussen, niet voor een nummerreeks die je AI zelf vult.
  • Een factuur of offerte opnieuw mailen naar een adres dat niet bij de klant of een van zijn contactpersonen staat. Zo gaat er geen factuur naar een adres dat in een mail of een document stond zonder dat jij het noemde. Naar de klant zelf mailt hij op Mag meteen gewoon.
  • Een terugkerende factuur die zelf verstuurt instellen of weer aanzetten. Die deelt daarna elke periode een nummer uit. Versturen uitzetten vraagt niets extra.

Dat zijn de enige handelingen die een rem houden als je de groep openzet. Sinds koppeling 1.36.0.

Mailen

Een mail sturen aan een klant, naar een adres dat bij die klant of een van zijn contactpersonen staat, vanuit de mailbox van het bedrijf. Alleen voor wie zelf mag mailen, en alleen met Opvolgen aan. Per persoon gaan er hooguit 50 per dag de deur uit, samen met wat je in de app met de knop Mail verstuurt. De mail zelf bewaart Zakenmaat niet; staat de tijdlijn aan, dan komt er een regel met het adres en het onderwerp bij de klant. Sinds koppeling 1.30.0, zie Wat je AI kan.

Mailen is een eigen groep en zit niet onder Geld. Een mail aan een klant is geen geld, en zo blokkeert Financieel uit het mailen niet.

Crediteren zit niet in de groep Geld maar in Aanmaken: je AI maakt een creditnota alleen als concept, zoals de knop Crediteren in de app, en dat concept gaat niet de deur uit. Versturen is de stap die onder Geld valt en die altijd eerst vraagt. Deelcrediteren mag in stappen, maar samen nooit meer dan het factuurbedrag.

De drie standen

Per groep kies je uit Uit, Eerst vragen en Mag meteen.

Bij “eerst vragen” vertelt de assistent je precies wat hij gaat doen en voert hij het pas uit als je in dat gesprek ja zegt. Dat is geen ruwe schets maar de exacte inhoud, en waarom dat zo werkt staat op Waarom je twee keer bevestigt.

Lezen is de uitzondering met maar twee standen: aan of uit. Bij elk lijstje apart akkoord geven is namelijk geen rem maar een hindernis, en zoiets zet je binnen een dag uit om ervan af te zijn.

Waar het standaard op staat

  • Lezen: Mag meteen
  • Aanmaken: Mag meteen
  • Bewerken: Eerst vragen
  • Verwijderen: Eerst vragen
  • Geld: Eerst vragen
  • Mailen: Eerst vragen

Een project aanmaken gaat dus standaard meteen door, een project wijzigen vraagt eerst. Voor de meeste soorten geldt hetzelfde: toevoegen valt onder aanmaken, wijzigen onder bewerken. Een paar uitzonderingen: een factuurstatus zetten en een concept versturen vallen onder geld, een lijst klanten importeren en de timer stoppen onder aanmaken, en taken naar volgende week schuiven onder bewerken. Een fase op het planbord zetten is aanmaken en een bestaande fase wijzigen of verzetten bewerken, en vraagt in alle gevallen beheer. Bij het offertebord gaat het net zo: een fase maken is aanmaken, wijzigen bewerken en weghalen verwijderen, steeds met beheer. Een offerte naar een andere fase zetten valt onder geld, want de status kan meeveranderen.

Een stap van een klant op gedaan zetten valt onder bewerken, want het vinkt een taak af. Plant je AI er meteen een volgende stap bij, dan maakt hij ook iets aan, en dan krijg je de strengste stand van bewerken en aanmaken. Het blijft één vraag, voor de stap en de volgende stap samen.

Een lead op Verloren zetten valt onder bewerken. Vervalt daarbij zijn volgende stap, dan haalt dat een taak weg, en dan krijg je de strengste stand van bewerken en verwijderen.

Je dag afsluiten valt onder aanmaken, ook als je AI daarbij je lopende timer stopt. Staat aanmaken op Eerst vragen, dan krijg je één vraag voor de hele dag: alle posten met hun duur, en het stoppen van je timer, in één beschrijving. Staat aanmaken op Mag meteen, dan vraagt Zakenmaat zelf niets meer. Het voorstel zegt je AI wel dat hij het jou eerst laat nakijken en pas daarna boekt.

De redenering daarachter: lezen en aanmaken zijn goed te overzien, want iets wat erbij komt zie je staan en gooi je zo weer weg. Alles wat bestaande gegevens overschrijft, geld in beweging zet of een mail de deur uit stuurt, begint met een tussenstap.

Een rem uitzetten

Zet je bewerken, verwijderen, geld of mailen op Mag meteen, dan verschijnt er een vinkje dat je moet aanzetten: je bevestigt dat je het hebt gelezen en de rem bewust uitzet. Erboven staat een waarschuwing met wat dat concreet betekent.

Die waarschuwing verschijnt alleen op het moment dat je een groep omhoog zet. Dat is met opzet, want een vinkje dat er altijd staat is een vinkje dat niemand meer leest.

Wat er in die waarschuwingen staat is de moeite waard om serieus te nemen. Bij bewerken: begrijpt de assistent een opdracht anders dan je bedoelde, dan is je oude gegeven overschreven voor je het ziet. Bij geld: een factuur die de deur uit is, is bij je klant. Bij mailen: een mail die verstuurd is, haal je niet meer terug.

Je akkoord wordt vastgelegd bij de instelling. Zet je de groep later weer terug, dan blijft daar niets van staan; de geschiedenis van wat je wanneer hebt gewijzigd zit apart in de gebeurtenissen van je werkruimte.

Verwijderen, en hoe je het terugdraait

Tot 31 juli 2026 stond deze groep er wel maar kon je hem niet zetten, want er bestond geen enkele verwijder-opdracht. Die zijn er nu, dus de schuif doet echt iets. Stond hij bij jou al ergens op, dan staat hij weer op Eerst vragen en word je opnieuw om akkoord gevraagd zodra je hem omhoog zet: een toestemming die je gaf toen er nog niets bestond, telt niet voor opdrachten die er daarna bij kwamen.

Je AI gooit altijd één ding tegelijk weg. Er is bewust geen opdracht die een hele lijst leegmaakt. Begrijpt hij een opdracht anders dan je bedoelde, dan kost dat één item en geen tabel.

Drie dingen kan hij sowieso niet weggooien:

  • Een klant. Daar hangen facturen, uren en notities aan die met de klant meeverdwijnen, en die komen niet compleet terug. Een halve terugzetting is erger dan geen, want die ziet er af uit.
  • Een factuur of offerte met een nummer. De nummering moet opeenvolgend blijven. Vraag je het toch, dan wijst hij je naar crediteren, en dat doe je zelf in de app.
  • Je instellingen. De schuiven van dit scherm staan buiten de koppeling, want een rem die zichzelf kan uitzetten is geen rem.

Terugzetten

Wat je AI weggooit, kan hij ook terugzetten, op twee na: een losse regel uit de tijdlijn en een losse mijlpaal zijn meteen weg. In de tijdlijn blijft wel staan dat ze er waren. Zet je AI een weggegooid project terug, dan komen de mijlpalen en de tijdlijn van dat project wel mee. Vraag hem het item terug te zetten met het id dat in zijn antwoord stond, en het staat er weer, met hetzelfde id, dus verwijzingen ernaar kloppen ook weer.

Dat kan twaalf maanden, want zo lang bewaart de app de logboekregel waar die kopie in zit. Daarna ruimt de bewaartermijn hem op en is het echt weg.

Let op het verschil dat hier telt: dit geldt alleen voor wat je AI weggooit. Verwijder je zelf iets in de app, dan is het meteen weg en is er geen prullenbak. Dat is een bewuste keuze: een prullenbak achter elk scherm betekent dat de hele app rekening moet houden met dingen die er half nog zijn, en dan duikt een weggegooide klant een keer op in een keuzelijst of in een totaal.

Soms hangt er iets aan wat je weggooit, en dat staat altijd in de bevestiging voordat er iets gebeurt. Gooi je een factuurconcept weg waar een eigen ontwerp bij hoort, dan gaat dat document mee en werkt de deellink erheen niet meer; terugzetten haalt ze allebei terug. Gooi je een taak weg waar uren op geboekt staan, dan blijven die uren staan maar raken ze hun koppeling met die taak kwijt. Gooi je een project weg, dan geldt hetzelfde voor de uren, de facturen en een lopende timer die eraan hingen: ze blijven staan, alleen de koppeling gaat los.

Terugzetten legt die koppelingen opnieuw, maar alleen waar dat nog kan. Heb je een urenregel of factuur intussen aan een andere taak of een ander project gehangen, dan blijft hij daar en haalt het terugzetten hem niet weg. Je AI zegt in zijn antwoord hoeveel regels er daardoor niet terug zijn gegaan.

Bij dat document hoort één ding dat je moet weten: het komt terug met een nieuwe deellink, en de oude blijft dood. Had je die link al naar je klant gestuurd, stuur dan de nieuwe. Dat is met opzet zo. De kopie die de app bewaart om te kunnen terugzetten draagt de oude link niet: die wordt er bij het weggooien uit gehaald, samen met elke andere link waarmee iemand zonder inloggen binnenkomt. Je logboek en je gegevensexport laten dus wél zien dát er een document is gedeeld, maar niet met welke link. Bij het terugzetten valt er daardoor niets aan ouds te herstellen en maakt de app een verse link. Je AI zegt het er zelf bij als hij het document terugzet.

Lezen uitzetten

Je mag lezen uitzetten, het is jouw werkruimte. Weet dan wel wat er gebeurt: je AI kan niets meer opvragen, dus geen taken, klanten, uren of cijfers, en hij kan ook niet meer nakijken wat hij zelf heeft aangemaakt. In de praktijk is je koppeling daarmee uit.

De app waarschuwt daar ook voor als je het doet. Zonder die waarschuwing zou je de oorzaak in je AI-client gaan zoeken in plaats van hier.

Waar je op moet letten

De instelling geldt voor de hele werkruimte en niet per sleutel. Heb je drie koppelingen, dan gelden voor alle drie dezelfde regels. Opslaan mag alleen de eigenaar van de werkruimte; werk je alleen, dan ben jij dat. In een team geldt de instelling voor de AI van iedereen, en mag elke AI daarbinnen nooit meer dan wie hem koppelde. Een medewerker zonder toegang tot het geld krijgt via de eigen AI dus ook geen factuur te zien, wat hier ook aan staat. De anderen zien in plaats van de schuiven een tabel met de stand per groep. Wie niet bij het geld mag, ziet in de rij Geld Niet voor jou. Staat Financieel uit, dan staat daar voor ieder ander dan de eigenaar Financieel staat uit, want dan weigert de koppeling elke geldhandeling, wat er ook is ingesteld. In de rij Mailen ziet wie niet mag mailen Niet voor jou, en staat Opvolgen uit, dan staat daar Opvolgen staat uit. Wie mag mailen, zet de eigenaar per persoon bij Mensen, met het vinkje Mag mailen. Zie Wie wat ziet.

Wat de assistent sowieso niet kan, en wat er gebeurt als een opdracht verkeerd valt, staat op Grenzen en remmen.

Zet je iets op “eerst vragen”, dan is die vraag onderdeel van je gesprek met de AI. Je krijgt geen melding in de app en geen mail; sluit je dat gesprek, dan gebeurt er simpelweg niets.