Onderdelen uitzetten

Doe je je facturen al in je boekhoudpakket, werk je zonder checklists, of rijd je nooit voor je werk, dan hoeft dat niet elke dag in beeld te staan. Onder Instellingen › Onderdelen zet je uit wat je niet gebruikt. Het verdwijnt dan uit je zijbalk, je dashboard en je AI. Je gegevens blijven staan, en zet je het weer aan, dan is alles terug.

Op die pagina staan dertien onderdelen. Elf daarvan zet je uit als je ze niet gebruikt: Financieel, Offertes, Agenda, Checklists, SEO, Kilometers, Tijdlijn, Opvolgen, Sites, Planning en Evenementen. Al het andere staat altijd aan, zoals je dashboard, Vandaag, Taken, Klanten, Tijd en de pagina van een project.

De andere twee zijn Gripp en WeFact: een pakket als bron, voor wie zijn klanten, offertes en facturen daar al heeft. Ze staan in elke werkruimte uit. De eigenaar kan ze aanzetten, maar koppelen kan nog niet: op Instellingen › Koppelingen staat hun kaart dan op “Nog niet beschikbaar”.

In een nieuwe werkruimte staan SEO, Sites en Planning al uit. De meeste mensen hebben geen klantsites in Search Console, en een lijst met websites per klant is vooral iets voor wie websites bouwt. Een werkruimte die er al was, houdt zijn stand: daar staat Sites aan. Planning is voor wie met een ploeg of met monteurs werkt, en staat in elke werkruimte uit tot je hem aanzet. Hetzelfde geldt voor Evenementen, ook in een werkruimte die er al was.

Wie het mag

Alleen de eigenaar van de werkruimte zet onderdelen aan of uit. Werk je alleen, dan ben jij dat. Wat je uitzet, staat uit voor iedereen in je werkruimte, en ook voor hun AI.

De agenda is de uitzondering. Werk je met een team, dan is de stand van de eigenaar een standaard, en zet ieder de agenda voor zichzelf aan of uit. Zie Agenda uit.

Ben je geen eigenaar, dan zie je Onderdelen niet in de rail van Instellingen. Staat er bij jou iets uit wat je nodig hebt, vraag het dan de eigenaar.

Een onderdeel uitzetten

1. Ga naar Instellingen en kies in de rail, onder Jij en je bedrijf, voor Onderdelen.
2. Zet de schakelaar van het onderdeel om. Onder de beschrijving staat al kort wat er dan verandert, en naast de naam staat hoeveel AI-tools bij het onderdeel horen. Bovenaan staat hoeveel tools je AI nog kan gebruiken; taken, uren, klanten en projecten zijn de kern en gaan nooit uit.
3. Klik op Opslaan. Er verschijnt een venster, bijvoorbeeld Financieel uitzetten?, dat per onderdeel zegt wat er gebeurt. Zet je er meer tegelijk uit, dan noemt de kop ze allemaal, zoals Agenda en Checklists uitzetten?. Heb je openstaande facturen, dan staat er hoeveel, en dat ze ook uit de bel verdwijnen. Onderaan staat altijd: “Je AI krijgt te horen dat het uit staat.”
4. Klik op Zet uit. Twijfel je, dan houdt Laat aan alles zoals het was.

Weer aanzetten gaat op dezelfde plek: zet de schakelaar aan en klik op Opslaan. Na het opslaan staat er “Opgeslagen!”. Daar komt geen venster bij, want er verdwijnt niets.

Heeft iemand anders de onderdelen intussen omgezet, bijvoorbeeld jij zelf in een ander tabblad, dan wordt er niets opgeslagen. Je ziet dan “Niets opgeslagen: de onderdelen zijn intussen ergens anders omgezet. Laad de pagina opnieuw en kies nog eens.”

Op het scherm Financieel staat ook een korte vraag: “Doe je je facturen in je boekhoudpakket?”, met de link Zet Financieel uit. Die zie je als eigenaar alleen zolang je nog nooit een factuur hebt verstuurd, en je klikt hem één keer weg.

Financieel uit

Financieel omvat je facturen, offertes, kosten, belasting, rendement en je geldoelen. Zet je het uit, dan verdwijnt dit:

• In de zijbalk Financieel, met alles eronder. In het menu Nieuw vallen Nieuwe factuur, Nieuwe offerte en Kostenpost weg.
• Op je dashboard de bedragen. Een kerncijfer over geld valt weg uit je keuze; blijven er minder dan twee over, dan vult het dashboard aan met Open taken, Uren deze week en Lopende projecten. Het blok Zo begin je slaat de stappen voor je bedrijfsgegevens en je eerste factuur over.
• Bij je klanten, projecten en uren elk bedrag, het uurtarief per klant en Klaar om te factureren op Tijd.
• Bij je doelen de doelen die geld of facturen tellen, zoals omzet, winst en het aantal verstuurde of betaalde facturen, plus elk doel in euro.
• In Instellingen het item Belasting, en bij Je bedrijf het veld IBAN en de kaart Hoe je factuur eruitziet. Je KvK-nummer, btw-nummer en adres blijven staan.
• Op Instellingen › Gegevens in de kaart Openen in Excel of Numbers de bestanden Facturen en offertes, Factuurregels, Offertes en Kosten. Ritten blijft voor de eigenaar staan zolang Kilometers aan is.

Offertes hangt aan Financieel: met Financieel uit is ook Offertes weg, wat zijn eigen schakelaar ook zegt. Zie Offertes uit.

Dit blijft gewoon staan: je ritme, je doelen voor uren en afgeronde taken, het vrije telveld, en je dashboard zelf.

Open je toch een scherm van Financieel, bijvoorbeeld via een oude bladwijzer, dan zie je de kaart Financieel staat uit. Als eigenaar staat daar “Je hebt dit onderdeel uitgezet. Je facturen, kosten en geldoelen staan er nog; zet het aan en alles is terug.”, met de knop Zet Financieel aan. Een teamgenoot ziet dat jij het hebt uitgezet, met de knop Naar Vandaag.

Eerst je terugkerende facturen op pauze

Heb je terugkerende facturen die automatisch gemaakt worden, dan kun je Financieel niet uitzetten. De schakelaar staat dan vast op aan, met de regel “Zet ze eerst op pauze bij Facturen, dan kan Financieel uit.” en de link Naar Facturen. Dat is met opzet: anders wordt er elke maand een factuur klaargezet, of zelfs verstuurd, in een onderdeel dat je niet meer ziet. Pauzeer ze bij Terugkerende facturen en kom dan terug.

Offertes uit

Offertes is je offertescherm: “Je offertes als bord en lijst, met fasen die je zelf kiest.” In elke werkruimte staat het aan. Doe je je offertes ergens anders en wil je ze ook niet in Zakenmaat volgen, zet het dan uit. Je facturen blijven gewoon werken.

Zet je het uit, dan verdwijnt dit:

• Bij Financieel het tabblad Offertes, en de eigen regel in je zijbalk als je hem daar had neergezet. In het menu Nieuw valt Nieuwe offerte weg.
• In Instellingen de pagina Offertes, met je fasen, de actiedatum en de kans.
• Op Instellingen › Gegevens het bestand Offertes. Facturen en offertes en Factuurregels blijven staan.
• Bij je AI de handelingen voor je fasen en de instellingen van Offertes.

Het venster zegt het zo: “Offertes verdwijnt uit Financieel, en uit je zijbalk als je hem daar had vastgezet. Je offertes blijven bewaard en staan er weer zodra je het aanzet.”

Een factuur aan een bestaande offerte hangen blijft wel kunnen, op Facturen bij Hoort bij offerte, optioneel. Zo telt een termijnfactuur nog steeds af van wat er van die offerte open staat.

Staat Financieel uit, dan staat Offertes ook uit, wat zijn eigen schakelaar ook zegt. Onder Offertes staat dan “Staat uit zolang Financieel uit staat.”, met de knop Zet Financieel aan.

Kilometers uit

Zet je Kilometers uit, dan verdwijnt het tabblad Kilometers bij Financieel en tellen je ritten niet meer mee in je winst. Dat zie je overal waar winst staat: op Financieel, Rendement, Belasting, je dashboard en je projecten. Op Kosten verdwijnt de regel met wat er aan kilometers bij komt. Op Instellingen › Gegevens verdwijnt het bestand Ritten. Je inkomstenbelasting op Belasting gaat daardoor omhoog, want de kilometeraftrek valt weg. De rittenstaat voor je boekhouder is er ook niet meer.

Je ritten zelf blijven bewaard. Zet je Kilometers weer aan, dan tellen ze meteen weer mee.

Kilometers zonder Financieel

Andersom kan ook: Financieel uit en Kilometers aan. Kilometers krijgt dan een eigen plek in de zijbalk, onder Tijd. Je legt je ritten vast zoals altijd, alleen zonder bedragen: je ziet de kilometers en het aantal ritten, en de CSV voor je boekhouder blijft. In een team kan dan alleen de eigenaar bij de ritten.

Hoe je een rit vastlegt staat op Kilometers.

Agenda uit

Zet je de agenda uit, dan verdwijnt dit:

• In de zijbalk Agenda. In het menu Nieuw valt de afspraak weg.
• Op je dashboard het blok Komende agenda.
• Op Vandaag de afspraken in je dag. Sluit je je dag af, dan tellen je afspraken daar ook niet mee.
• Bij je AI het lezen en aanmaken van afspraken.

Je agendakoppeling blijft bestaan, maar haalt niets meer op. Wil je hem kwijt, ontkoppel hem dan bij Instellingen › Koppelingen. Op de kaart Andere agenda (CalDAV) en op de kaarten onder Jouw agenda’s staat dan “De agenda staat uit. Je koppeling bestaat nog; ontkoppel hem als je hem niet meer wilt.”, met de knop Ontkoppelen. Bij de agenda van de bedrijfskoppeling staat in plaats daarvan dat de afspraken niet opgehaald worden en dat de koppeling bij het bedrijf hoort, omdat de mail eraan hangt. Is zo’n kaart niet gekoppeld, dan staat hij er met de agenda uit niet. Op de Google-kaart staat bij Agenda dat je hoofdagenda niet gelezen of aangevuld wordt en dat de toestemming blijft staan; je mail blijft gewoon werken.

Het venster zegt het zo: “Je agendakoppeling blijft bestaan maar haalt niets meer op. Ontkoppelen doe je bij Koppelingen.”

De agenda in een team

Werk je met een team, dan is de agenda van ieder zelf. Wat de eigenaar bij Onderdelen kiest, is de standaard voor de werkruimte. Onder het segment staat dan: “Dit is de standaard voor [werkruimte]. Ieder kan de agenda voor zichzelf omzetten bij Instellingen, Jij.”

Zet de eigenaar de agenda uit, dan zegt het venster er nog iets bij: “Wie de standaard volgt, ziet de agenda niet meer. Wie zijn agenda zelf heeft omgezet, houdt zijn eigen stand. Ieder kan hem voor zichzelf weer aanzetten.”

Voor jezelf omzetten doe je bij Instellingen › Jij, op de kaart Agenda; hoe dat gaat staat op Account en werkruimte. Dat kan ook als je geen eigenaar bent, en het geldt alleen voor jou.

Staat de agenda voor jou uit, dan kun je ook geen eigen agenda verbinden onder Jouw agenda’s. Probeer je het toch, bijvoorbeeld vanuit een tabblad dat nog openstond, dan wordt er niets gekoppeld en zie je “Niet gelukt: dit onderdeel staat uit, voor de werkruimte of alleen voor jou. Laad de pagina opnieuw.”

Checklists uit

Zet je Checklists uit, dan verdwijnt dit:

• In de zijbalk Checklists, met je sjablonen. In het menu Nieuw valt de checklist weg.
• Op je dashboard het blok Lopende checklists.
• Bij je klanten de checklists op de klantkaart.
• Bij je taken de link naar de checklist waar een taak bij hoort.
• Bij je AI het lezen en afvinken van checklists.

Taken uit een checklist blijven gewoon op Taken staan. Het venster zegt hoeveel lopende checklists er uit beeld gaan, bijvoorbeeld “3 lopende checklists verdwijnen uit beeld.” Werk je met een team en staan er taken van collega’s in, dan staat erbij hoeveel, met de zin “Die verdwijnen ook voor hen.”

SEO uit

Zet je SEO uit, dan verdwijnt dit:

• In de zijbalk SEO, met de klanten eronder.
• Op Vandaag de tegels met het zoekverkeer.
• In Instellingen de pagina SEO.
• Bij je klanten het label SEO en de Search Console-property op de klantkaart. Wat je daar had ingevuld, blijft bewaard.

Er worden dan ook ’s nachts geen zoekcijfers en geen indexatiemetingen meer opgehaald. Je Google-koppeling blijft staan, want die doet ook je mail en je agenda. Op de Google-kaart bij Koppelingen staat dan “SEO staat uit. Zet het aan bij Onderdelen om je zoekcijfers te zien.”, met de link Naar Onderdelen.

Zet je SEO weer aan, dan haalt de eerstvolgende nacht de cijfers van de twaalf dagen ervoor op. Wat ouder is, komt niet vanzelf terug: stond SEO een maand uit, dan houd je in je grafiek een gat voor de weken daarvoor. Zie ook De SEO-tegels blijven leeg.

Zet je SEO aan zonder Search Console gekoppeld, dan staat er bij Onderdelen al bij: “Je hebt Search Console niet gekoppeld, dus hier staat nu weinig.”, met de link Naar Koppelingen.

Tijdlijn uit

Tijdlijn is het logboek, de mijlpalen en Hoe staat het bij je projecten. In een nieuwe werkruimte staat het aan. Zet je het uit, dan verdwijnt dit:

• Op de pagina van een project het tabblad Tijdlijn, het tabblad Stappen, de mijlpalen, de kaart Hoe staat het en de knop Exporteer als CSV. De pagina zelf blijft, met de taken, de uren en de facturen. Zie De projectpagina.
• Bij je klanten de tab Tijdlijn. Recente activiteit toont dan weer de laatste tien dingen die bij die klant gebeurden, in plaats van het laatste uit de tijdlijn.
• Op je dashboard, in het blok Stand van je projecten, de stip en de volgende mijlpaal. Daar staat dan de doeldatum, als die er is. Zie Dashboard.
• Op Projecten de stip voor de projectnaam, de streepjes voor de mijlpalen en de knop Achter. Zie Projecten.
• Bij je AI het lezen en schrijven in de tijdlijn, het zetten van mijlpalen, de lijst met stappen van een project en Hoe staat het. In zijn lijst met projecten staan dan geen Hoe staat het en geen volgende mijlpaal meer.

Uitzetten is hier echt verbergen: Zakenmaat blijft bijhouden wat er rond je projecten en klanten gebeurt. Zet je Tijdlijn weer aan, dan staat alles er nog, ook wat er gebeurde terwijl hij uit stond. Het venster zegt het zo: “Geen tijdlijn en mijlpalen op je projecten en klanten. Zakenmaat houdt het wel bij, dus zet je hem weer aan, dan staat alles er nog.”

De twee instellingen bij Tijdlijn

Staat Tijdlijn aan, dan staan er op die kaart nog twee instellingen. Ze gelden voor de hele werkruimte, en net als de rest van Onderdelen zet alleen de eigenaar ze.

• Een project is stil na zoveel dagen, tussen 3 en 90, standaard 14. Komt er zo lang geen taak, uur, notitie, besluit, contact of bereikte mijlpaal bij, dan meldt Hoe staat het dat een lopend project stil is. Doorlopende projecten tellen niet mee. Dezelfde grens geldt voor Klanten zonder contact op je dashboard; staat Tijdlijn uit, dan blijft die op 14 dagen. Typ je een getal buiten die grenzen, dan zie je “Kies tussen 3 en 90 dagen voor een stil project. Er is niets opgeslagen.”
• Toon Hoe staat het, standaard aan. Uit haalt de kaart op de projectpagina, de stip en de streepjes op Projecten en het filter Achter op schema weg. Het logboek en de mijlpalen blijven. Zet hem uit als je het logboek wil houden maar de check niet nodig hebt.

Ze gaan mee met dezelfde knop Opslaan onderaan; die zie je pas als Tijdlijn aan staat. Pas je alleen deze twee aan, dan komt er geen venster. Wat de check precies meet, staat op Mijlpalen en Hoe staat het.

Opvolgen uit

Opvolgen is het scherm met je leads en klanten per stadium, met de volgende stap bij elk, plus het mailen vanuit een klant. In een nieuwe werkruimte staat het aan. Zet je het uit, dan verdwijnt dit:

• In de zijbalk Opvolgen. Zie Opvolgen.
• Bij je klanten de knop Mail bovenaan de klantpagina. Zie Een klant mailen.
• In Instellingen de pagina Opvolgen, met de warmte van een lead en de regels voor de geschatte waarde.
• Bij je AI het mailen naar een klant, het afvinken van een stap met het contact erbij, en een lead op verloren zetten of terughalen.

Je taken en de status van je klanten blijven gewoon staan, want die bestaan los van dit onderdeel. Een volgende stap is een gewone taak, dus je vindt hem nog steeds op Taken en Vandaag, en je potentiële klanten staan nog steeds in hun eigen sectie op Klanten. Het venster zegt het zo: “Geen Opvolgen in je zijbalk, geen melding over een lead zonder volgende stap en geen knop Mail bij een klant. Je taken en de status van je klanten blijven gewoon staan.”

Mag een teamgenoot mailen, dan houdt hij dat vinkje bij Mensen, maar zolang Opvolgen uit staat, mailt niemand vanuit de klant. Zet je het weer aan, dan mag hij meteen weer.

Sites uit

Sites is de tab bij een klant waarin je de websites bijhoudt die je voor hem bouwt of beheert, met een label als je er een geeft. In een nieuwe werkruimte staat het uit. Zet je het uit, dan verdwijnt de tab Sites bij al je klanten. Zie Klanten.

De websites zelf blijven bewaard. Het venster zegt het zo: “Geen tab Sites meer bij je klanten. Wat je er al invulde blijft bewaard, dus zet je hem weer aan, dan staat alles er nog.”

Twee dingen blijven de sites wel gebruiken. Noemt een kostenpost een domein dat bij een klant als website staat, dan stelt de kaart Kosten aan een klant koppelen op Kosten die klant nog steeds voor. En gooi je een klant weg, dan gaan zijn sites mee, ook met Sites uit, en het venster telt ze.

Je AI heeft geen eigen handelingen voor sites. Hij ziet alleen dat het onderdeel uit staat.

Planning uit

Planning is je planbord: de fases van je projecten in de tijd, wie eraan werkt en de klussen die je aanbiedt. Zet je het uit, dan verdwijnt dit:

• In de zijbalk Planning, onder Projecten.
• Op de pagina van een project het planningblok en de keuze Open in Planning.
• In je agenda je klussen uit de planning, en ook in Google Agenda, Outlook of Apple Agenda als je daar je agendalink in zette.
• In Hoe staat het de fases: een te late fase geeft dan geen signaal meer. Zie Mijlpalen en Hoe staat het.
• Bij je AI de vijf handelingen voor de planning: de planning bekijken, een fase opslaan, verschuiven, aanbieden en verwijderen.

Je fases en opdrachtnemers blijven bewaard. Het venster zegt het zo: “Geen Planning in je zijbalk, en je fases verdwijnen ook uit de agenda waarin je je agendalink zette. Je fases en opdrachtnemers blijven bewaard, dus zet je hem weer aan, dan staat alles er nog.” Open je Planning terwijl hij nog nooit aan stond, dan staat er “Planning staat nog uit in deze werkruimte. Zet hem aan om je fases in de tijd te zetten.”

Evenementen uit

Evenementen zijn “Projecten met meerdere deelnemers, ieder met een eigen factuur, zoals een netwerkevent of een groepstraining.” Het onderdeel staat in elke werkruimte uit tot je hem aanzet. Hoe het werkt staat op Evenementen.

Zet je het uit, dan verdwijnt de keuze Evenement bij Nieuw project, het tabblad Deelnemers op een evenement, het filter Alleen evenementen op Projecten, het veld Evenement bij een kostenpost en bij je AI de handelingen voor deelnemers. Het venster zegt het zo: “Geen keuze Evenement bij Nieuw project en geen tabblad Deelnemers. Je evenementen blijven projecten met hun facturen, en je deelnemers blijven bewaard, dus zet je hem weer aan, dan staat alles er nog.”

Zolang Evenementen uit staat, zie je als eigenaar onder de velden van Nieuw project de regel “Meerdere deelnemers, ieder met een eigen factuur? Zet Evenementen aan bij Onderdelen.”

Een scherm dat uit staat

Open je toch een scherm van een onderdeel dat uit staat, bijvoorbeeld via een oude bladwijzer, dan zie je de kaart [onderdeel] staat uit, zoals Checklists staat uit. Als eigenaar staat daar “Je hebt dit onderdeel uitgezet. Je gegevens staan er nog; zet het aan en alles is terug.”, met de knop Zet Checklists aan. Een teamgenoot ziet wie het heeft uitgezet en dat hij het die persoon kan vragen, met de knop Naar Vandaag.

Bij de agenda in een team zie je in plaats daarvan dat de agenda standaard uit staat of dat je hem voor jezelf hebt uitgezet, met de knop Zet je agenda aan. Die brengt je naar de kaart Agenda bij Instellingen, Jij.

Had je een tabblad open van voor het uitzetten en klik je daar iets aan, dan gebeurt er niets en zie je “Niet gelukt: dit onderdeel staat uit, voor de werkruimte of alleen voor jou. Laad de pagina opnieuw.”

Je dashboard indelen

Op dezelfde pagina staat onder de onderdelen nog de kaart Je dashboard, die voor jou persoonlijk geldt: een lijst met de blokken van je dashboard. Je zet een blok aan of uit, en verplaatst het omhoog of omlaag. Met Standaard terug zet je de standaardindeling terug. Bovenaan staat hoeveel van de blokken je nu ziet; op je dashboard zelf kan het ook, met Bewerken.

Wat je AI ervan merkt

Je AI ziet welke onderdelen uit staan. Vraag je toch naar iets van Financieel, bijvoorbeeld je openstaande facturen, dan zegt hij dat Financieel uit staat in je werkruimte. Hij doet niet alsof er niets is, want je gegevens bestaan nog.

Dat geldt voor elk onderdeel. Vraag je om je afspraken terwijl de agenda uit staat, of om een checklist af te vinken terwijl Checklists uit staat, dan zegt hij dat hij dat nu niet kan, en waarom: het staat uit in je werkruimte, of je hebt de agenda voor jezelf uitgezet. Staat SEO uit, dan noemt zijn overzicht dat ook.

Omzetten kan je AI niet. Vraag je hem Financieel weer aan te zetten, dan zegt hij dat dat alleen in de app kan. Met Financieel uit houdt hij wel je uren- en takendoelen. Ritten zonder Financieel noemt hij zonder bedrag.

Je hoeft daarvoor niets opnieuw te verbinden. Hoe die weigering eruitziet staat op Wat de AI kan.

Je gegevens

Uitzetten is verbergen en geen weggooien. Er verdwijnt geen factuur, offerte, kostenpost, doel, rit, afspraak, checklist, zoekcijfer, website, mijlpaal of regel uit de tijdlijn. De export bij Instellingen › Gegevens, blok Je gegevens meenemen, geeft daarom ook met een onderdeel uit al je gegevens mee, facturen, ritten, checklists en de tijdlijn inbegrepen.