Wat de AI kan

De koppeling geeft je AI een vaste set handelingen. Niet meer en niet minder: hij kan precies deze dingen en verder niets. Hieronder staan ze allemaal, gegroepeerd zoals de rechten in je instellingen.

Deze lijst hoort bij koppeling 1.46.0 en telt 107 handelingen. Mist je AI iets ervan, bijvoorbeeld de fasen van je offertebord, de deelnemers van een evenement of de naam van een gekoppelde agenda, dan werkt hij nog met een oudere lijst. Die vernieuw je door opnieuw te verbinden, in claude.ai met Refresh tools list bij je connector; hoe dat gaat staat op Je AI koppelen. Voor het offertebord van koppeling 1.46.0 is dat nodig: zonder nieuwe lijst kent je AI de vier handelingen van het bord en de nieuwe velden op een offerte niet.

Opvragen

Dit valt onder lezen en gaat standaard meteen door.

• Een overzicht van je bedrijf: de stand van zaken in één keer.
• Je taken, klanten, projecten, uren en facturen opvragen. Bij een taak ziet hij ook op wie en waarop hij wacht, welke taak eerst af moet en hoe lang hij ongeveer duurt. Bij een afgevinkte taak ziet hij op welke dag hij af ging, en hij kan opvragen wat er sinds een bepaalde dag is afgevinkt. Zo weet hij bij het afsluiten van je dag wat je gedaan hebt, ook in een nieuw gesprek.
• Bij je uren kan hij alleen de uren opvragen die nog op geen factuur staan, en bij elke regel zien op welke factuur hij staat of dat hij op een concept staat. Dat hoort bij het geld, dus het kan alleen als jij het geld mag zien (sinds koppeling 1.37.0).
• Bij een factuur ziet hij bij welke offerte hij hoort, en of hij door een terugkerende factuur is gemaakt en voor welke periode. Heeft de factuur regels, dan krijgt hij ze allemaal, met aantal, eenheid en prijs. Staan alle regels op een ander btw-tarief dan het document, bijvoorbeeld 9 procent op een factuur van 21, dan noemt hij ook het tarief dat echt geldt (sinds koppeling 1.44.0; opnieuw verbinden hoeft daarvoor niet). Bij een geaccepteerde of gefactureerde offerte ziet hij hoeveel er al gefactureerd is, wat er nog open staat, en het betaalschema per termijn.
• Je offertebord, zoals op Offertes: de fasen op volgorde, elk met waar hij als telt (open, verstuurd, akkoord of afgewezen), hoeveel offertes erin staan en voor welk bedrag, plus de instellingen van het bord en de opgeslagen weergaven. Bij elke offerte ziet hij zijn fase, het nummer van buiten, de actiedatum, de kans, de lijst, of hij uit een ander pakket komt en de laatste notitie. Zijn lijst met facturen en offertes kan hij beperken tot een fase, een lijst of een weergave. Dit vraagt het recht op geld, en een nieuwe lijst: sinds koppeling 1.46.0.
• Bij je klanten ook hoe ze op Rendement meetellen: of een klant erbuiten staat en waarom, en vanaf welke datum hij meetelt. Het eigen uurtarief ziet hij alleen als jij het geld mag zien. Sinds koppeling 1.30.0 krijgt hij bij elke klant ook de mailadressen van de klant en zijn contactpersonen, met de naam erbij. Dat zijn de enige adressen waarnaar hij die klant kan mailen.
• Je kosten, doelen en belastingstand opvragen. Bij een kostenpost ziet hij aan welke klant hij hangt. Bij elk doel zegt hij of je op tempo ligt, in dezelfde zin als op het scherm Projecten, tab Doelen. In je belastingstand staat de btw ook per kwartaal, met het saldo en de laatste dag voor de aangifte, zoals in Btw per kwartaal (sinds koppeling 1.26.0). Bij je belastingstand en je ritten krijgt hij ook mee dat het een raming is: met de tarieven van welk jaar gerekend is, wat er wel en niet in de berekening zit en op welke aannames hij rust, zodat hij dat voorbehoud noemt als hij je een bedrag geeft (sinds koppeling 1.42.0). Opnieuw verbinden hoeft daarvoor niet.
• Je ritten opvragen, voor een jaar, een maand of een klant, met de kilometers en het bedrag dat je van je winst aftrekt. Wil je de hele rittenstaat van het jaar, dan levert hij hem als csv, dezelfde als de knop CSV op Kilometers. Die houdt het tarief en het bedrag per rit ook als Financieel uit staat, want hij is voor je boekhouder; in de lijst ziet je AI dan alleen de kilometers. In je belastingstand zegt hij ook hoeveel van je kosten kilometers zijn. Zie Kilometers.
• Je terugkerende facturen opvragen: welke er lopen, voor welke klant en welk bedrag, en wanneer de volgende komt.
• Je checklists, je checklist-sjablonen, je agenda en je documenten opvragen. Bij elke afspraak zegt hij welke soort het is: een gewone afspraak, of een werklocatie, afwezigheid of focustijd uit Google (sinds koppeling 1.28.0). Zo leest hij “Thuis” niet als een afspraak die Thuis heet, en telt hij een vrije dag niet als volle dag. Zie Agenda.
• Met teams zegt hij bij elk checklist-item dat aan jou hangt dat het van jou is, zoals de kaart Checklist-items van jou op Vandaag (sinds koppeling 1.38.0).
• Bij elke checklist aan welk project hij hangt, als dat zo is (sinds koppeling 1.39.0).
• Wat er op een checklist gebeurde, nieuwste eerst: gestart, afgevinkt, een notitie, op pauze of gearchiveerd, met de dag erbij. Dat zijn dezelfde regels als de kaart Activiteit bij de checklist in de app (sinds koppeling 1.37.0).
• Kijken of er een timer loopt.
• Het voorstel om je dag af te sluiten: hoe je dagtotaal over je klanten gaat, met dezelfde berekening en jouw instellingen als het scherm Dag afsluiten. Noem je werk dat niet in de app staat, zoals een telefoontje met een klant, dan rekent hij dat mee. Dit boekt nog niets.
• De tijdlijn van een project of klant: wat er gebeurde, wie het deed en wanneer, met dezelfde zinnen als in de app. Zie De tijdlijn en Hoe staat het hieronder.
• Hoe staat het met een project: dezelfde stand en signalen als de kaart op de projectpagina. Staat Planning aan, dan tellen de open fases van het planbord mee, net als op de kaart.
• De stappen van een project op volgorde, zoals de tab Stappen: per stap of hij af is, wanneer, en zijn datum, plus hoe ver het project is. Een stap is een mijlpaal, dus dit hoort bij de tijdlijn (sinds koppeling 1.37.0).
• Opvolgen opvragen: per klant het stadium, de volgende stap en of die te laat is, vandaag valt, gepland staat of nog ontbreekt, het dringendste eerst. Standaard alleen de leads, zoals op het scherm Opvolgen. Sinds koppeling 1.37.0 ziet hij per lead ook de warmte, het laatste contact, de omvang en het pakket, in een team wie hem trekt, en als jij het geld mag zien de geschatte waarde en waar die vandaan komt. De verloren leads vraagt hij apart op, met hun reden. Hij kan de lijst smaller maken tot de leads van één persoon of tot warm, lauw of koud. Sinds koppeling 1.38.0 krijgt hij bij een actieve klant ook de uren van deze maand, als jij alle uren mag zien, en in een team per persoon de stappen die openstaan en wat er opvalt: bij wie de meeste stappen liggen, welke lead het langst te laat is en welke leads van niemand zijn. Dat is hetzelfde als Per persoon in de app, en het is een verdeling van open werk, geen ranglijst. Ben jij de eigenaar of een beheerder en mag je het geld zien, dan krijgt hij sinds koppeling 1.39.0 ook wie de meeste euro’s trekt en wie nog geen lead trekt, net als jij op het scherm; voor een medewerker laat hij dat weg. Bij elke stap ziet hij ook het kanaal: telefoon, mail, gesprek of bericht.
• De notities op een klantpagina, de vastgezette eerst, met een team ook wie elke notitie schreef (sinds koppeling 1.39.0; bij een notitie van voor 23 oktober 2026 staat er dat het onbekend is), en de websites die je bij een klant bijhoudt.
• Je planning: per project de fases op het planbord met start, eind, status, wie erop staat en wie ze is aangeboden, en wat er nog zonder datum ligt. Sinds koppeling 1.39.0 krijgt hij ook de kerncijfers van de strook boven het planbord: hoeveel fases vandaag lopen en in hoeveel projecten, hoeveel te laat zijn, hoeveel geen datum hebben en hoe bezet de week is. Elk lid van de werkruimte leest het bord.
• Je rendement per klant: uren, omzet, het uurtarief dat daaruit volgt tegen je meetlat, en of die meting compleet is, met de kerncijfers van het scherm Rendement. Een evenement staat daarin als één rij, met zijn opbrengst, kosten en resultaat.
• De deelnemers van een evenement: naam en stand, en als jij het geld mag zien ook het bedrag en hoe het met de factuur staat. Zijn lijst met projecten kan hij beperken tot evenementen of gewone projecten (sinds koppeling 1.40.0).
• De status van de koppeling opvragen: welke versie van de koppeling er nu draait en wanneer de lijst met handelingen voor het laatst wijzigde. Ook noemt hij de werkruimte waarin je AI werkt en jouw rol daar (eigenaar, beheerder of medewerker). Ook noemt hij je gekoppelde agenda’s, met hun naam, kleur, aanbieder en of hij er iets in kan zetten, en een koppeling met Gripp of WeFact als die er is. Nooit een token, sleutel of wachtwoord. Dat antwoord komt van Zakenmaat zelf, dus het zegt niet of je AI al met de nieuwste lijst werkt, zie Je AI koppelen.
• Tijden in je agenda, bij de timer, in de tijdlijn, bij notities en bij documenten komen ook in Nederlandse tijd mee. Een hele dag uit een CalDAV-agenda loopt van 00:00 tot 23:59 Nederlandse tijd.

Aanmaken

Dit valt onder aanmaken en gaat standaard ook meteen door.

• Een taak, een klant, een notitie of website bij een klant, een project, een kostenpost, een rit, een doel of een afspraak toevoegen. Een afspraak kan hij ook in een andere agenda zetten dan je standaard, of de hele dag.
• Een evenement maken, met de datum, de deelnameprijs en het btw-tarief, en er deelnemers op zetten. Een nieuwe deelnemer wordt een klant met de soort deelnemer, zodat hij niet tussen je leads staat. Er gaat dan nog niets de deur uit.
• De facturen voor de deelnemers van een evenement maken. Eerst rekent hij uit wat er gebeurt, met dezelfde regels als de knop Facturen maken: wie een concept krijgt, wie wordt overgeslagen en waarom. Daarna maakt hij de concepten pas na jouw ja, ook als aanmaken op Mag meteen staat. Op 0 procent zet hij geen vaste reden op de concepten; die kies je zelf per concept voor je hem verstuurt. Dit vraagt het recht op geld.
• Een afspraak kan hij bij een klant en een project zetten. Noemt hij alleen het project, dan hoort de afspraak ook bij de klant van dat project. Noemt hij allebei, dan moet het project bij die klant of bij zijn hoofdklant horen, anders weigert de app het. Dat kan sinds koppeling 1.23.0.
• Bij een taak kan hij erbij zetten wie hem oppakt: jij of hij. Laat hij dat leeg, dan kom je hem zelf tegen in je lijst. Hij kan ook meegeven dat de taak wacht, op wie en waarop, in welke taak de vraag staat, welke taak eerst af moet en hoe lang hij ongeveer duurt. Een taak die wacht krijgt geen datum: wachten en een datum sluiten elkaar uit. Hij kan de taak ook aan een project hangen; noemt hij dan geen klant, dan krijgt de taak de klant van het project. Een taak kan hij laten herhalen, dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks, en aan een checklist hangen. Een opvolgstap kan hij een kanaal geven: telefoon, mail, gesprek of bericht. Vinkt hij een stap af met een volgende stap erachter, dan krijgt die hetzelfde kanaal (sinds koppeling 1.39.0).
• Een doel kan over een week, een maand, een kwartaal of een jaar gaan. Een weekdoel zonder weeknummer begint elke week opnieuw; met een weeknummer gaat het over die ene week. Uren gewerkt en taken afgerond telt de app zelf, net als je omzet.
• Uren boeken, eventueel op een project.
• Een nieuw project kan hij meteen een budget in uren geven, en een eigen uurtarief als jij het geld mag zien.
• Een nieuwe klant kan hij meteen het uurtarief geven dat op je factuur komt, als jij het geld mag zien, net als het veld Uurtarief op je factuur in de app (sinds koppeling 1.38.0).
• De timer starten en stoppen, ook op een project. Stoppen zit hier ook in, want dat boekt uren. Loopt er al een timer, dan vraagt je AI eerst of hij mag wisselen; zeg je ja, dan stopt hij de lopende, boekt hij zijn uren en start hij de nieuwe in één handeling. Dat werkt met dezelfde regels als Stop die en start deze op Taken: alleen de timer die hij net zag, en niet een van een eerdere dag. Sinds koppeling 1.31.0.
• Hangt hij uren of een timer aan een taak, dan moet die taak bij dezelfde klant horen, bij zijn hoofdklant, of bij geen klant. Noemt hij een taak van een andere klant, dan weigert Zakenmaat dat en is er niets geboekt. Noemt hij geen klant, dan boekt hij op de klant van de taak. Heten twee open taken hetzelfde, dan pakt hij die van de klant die hij noemt. Dat kan sinds koppeling 1.24.0; daarvoor kwamen zulke uren stil bij de verkeerde klant terecht.
• Noemt hij bij uren of een timer geen klant en staat de taak bij meer klanten open, dan vraagt Zakenmaat eerst welke klant het is en is er niets geboekt. Hoort de taak bij een project, dan tellen de uren ook bij dat project. Bij taken en uren kan hij een klant ook op id kiezen in plaats van op naam; heten twee klanten hetzelfde, dan wijst Zakenmaat hem die weg. Dat kan sinds koppeling 1.25.0.
• Je dag afsluiten: het voorstel zoals je het goedkeurde in één keer boeken. Loopt je timer nog, dan stopt hij die in dezelfde handeling. Hoe dat gesprek gaat staat op Een werkdag met je AI.
• Een kostenpost kan hij aan een klant hangen, als die post aantoonbaar voor die klant is, of aan een evenement. Allebei kan niet: een kost op een evenement draagt geen klant, en dat weigert hij. Een privépost hangt nooit aan een klant of evenement. Zie Kosten.
• Een factuur of offerte aanmaken, als concept en eventueel aan een project gehangen. Ook een creditnota kan hij als concept maken op een verstuurde, betaalde of vervallen factuur, zoals de knop Crediteren in de app. Deelcrediteren mag in stappen, maar samen nooit meer dan het factuurbedrag, concepten meegerekend. Heeft de factuur meer btw-tarieven, dan kiest hij het tarief van het deel dat hij terugdraait, of crediteert hij het hele restant per tarief. Versturen is een eigen stap, zie Geld. Een factuur kan hij meteen aan een geaccepteerde offerte hangen, zodat hij afgaat van wat er nog te factureren is. Een offerte kan hij een betaalschema meegeven, bijvoorbeeld 25 procent bij akkoord en 75 procent bij oplevering. Maakt hij een losse factuur voor een klant met een geaccepteerde offerte, dan krijgt hij de vraag terug of die factuur daarbij hoort.
• Een nieuwe offerte kan hij meteen in een fase van je offertebord zetten die als open telt; noemt hij er geen, dan komt hij in de eerste open fase. Hij kan ook het nummer van buiten, een actiedatum, een kans van 0 tot 100 procent en een lijst meegeven. Die velden horen alleen bij een offerte: bij een factuur weigert hij ze. Staat op het bord ingesteld dat je offertes in een ander pakket maakt, dan krijgt een nieuwe offerte geen nummer van Zakenmaat en mailt Zakenmaat hem niet (sinds koppeling 1.46.0, met een nieuwe lijst).
• Een nieuwe fase op je offertebord maken, met een naam van hooguit 40 tekens, een kleur, de plek op het bord en waar hij als telt. Noemt hij niet waar hij als telt, dan neemt de fase dat over van de fase ervoor. Dit vraagt beheer (sinds koppeling 1.46.0).
• Een factuur of offerte kan sinds koppeling 1.37.0 regels hebben, net als in de app: per regel een omschrijving, eventueel een toelichting eronder, een aantal, een eenheid zoals uur of stuks, en een prijs per eenheid zonder btw. Het zijn er 1 tot 50, en het bedrag is hun som. Een negatief aantal is een korting; een aantal van 0 kan niet. Sinds koppeling 1.39.0 heeft elke regel zijn eigen btw-tarief, 21 of 9 procent, zoals de kolom Btw in de app. 0 procent kan alleen voor de hele factuur, met de reden erbij, en dan staat elke regel op 0. In je facturenlijst ziet hij het tarief per regel, en bij een factuur met meer tarieven de grondslag en de btw per tarief.
• Een factuur of offerte dupliceren, zoals Dupliceren in de app: een nieuw concept met dezelfde klant, regels, bedrag en btw, met de datum van vandaag en zonder nummer. Dat kan ook van een verstuurde factuur. Uren die op het origineel staan gaan niet mee, en een creditnota dupliceert hij niet (sinds koppeling 1.37.0).
• Een rit vastleggen voor je kilometeraftrek. Noem je geen afstand, dan neemt hij die van een eerdere rit vanaf hetzelfde vertrekadres naar dezelfde klant of hetzelfde adres, en zegt hij van welke rit. Noem je de hele rit heen en terug, dan legt hij de enkele reis vast. Zonder klant vraagt hij een doel. Ritten vastleggen en bijwerken mag alleen de eigenaar van de werkruimte, want ze tellen in diens aangifte.
• Een checklist maken: leeg, uit een sjabloon of als kopie voor een andere klant. Ook een sjabloon maken, of een checklist als sjabloon bewaren, de drie voorbeeldsjablonen laden en een item of fase aan een checklist of sjabloon toevoegen. Met teams kan hij bij een nieuw item zeggen wie het doet; die persoon komt dan vanzelf in het team van de checklist. Een checklist kan hij aan een project hangen; dat project moet van de klant zijn of van zijn hoofdklant, en noemt hij geen klant, dan krijgt de checklist de klant van het project (sinds koppeling 1.39.0). Zie Checklists.
• Een fase op het planbord zetten, bij een project. Heeft hij een start en een eind, dan staat de fase meteen op het bord, anders komt hij in Zonder datum. Plannen vraagt beheer.
• Een lijst klanten in één keer in Zakenmaat zetten, bijvoorbeeld uit een spreadsheet die je hem geeft. Eerst laat hij zien wat er binnenkomt: een naam die al bestaat komt er niet nog een keer in, en een regel zonder naam of met een e-mailadres waar Zakenmaat niet heen kan mailen valt weg. Daarna vraagt de app, als aanmaken op Eerst vragen staat, één bevestiging voor de hele lijst. Dit kan alleen met beheer, net als de import in de app.
• Een terugkerende factuur instellen. Zet die regel elke periode alleen een concept klaar, dan valt hij hier. Verstuurt en mailt hij de factuur zelf, dan valt hij onder geld en vraagt je AI altijd eerst om akkoord, ook als geld op Mag meteen staat. Dat geldt ook als hij versturen later aanzet of een regel die verstuurt weer laat lopen; versturen uitzetten niet (sinds koppeling 1.36.0).
• Een notitie, besluit, contactmoment of oordeel in de tijdlijn schrijven, en een nieuwe mijlpaal op een project zetten.
• Een document opslaan, zie hieronder.
• Een verwijderd item terugzetten. Dat staat hier en niet bij weggooien, want het maakt iets: zou het onder verwijderen vallen, dan zou dezelfde rem die het weggooien stopt ook je herstel tegenhouden.

Wijzigen

Dit valt onder bewerken en vraagt standaard eerst om akkoord.

• Een taak afvinken. Ja, ook dat: afvinken verandert iets wat er al stond. Vinkt hij een vraag af waar andere taken op wachten, dan blijven die wachten: afgevinkt betekent dat de vraag verstuurd is, niet dat het antwoord er is.
• Een stap van een klant op gedaan zetten, net als Gedaan op het scherm Opvolgen (sinds koppeling 1.29.0). Een stap is een open taak bij een klant. Hij geeft mee hoe het contact was: telefoon, mail, gesprek, bericht, of geen contact. Was er contact en staat de tijdlijn aan, dan komt er een contactmoment op de tijdlijn van de klant. Hij kan meteen de volgende stap plannen, met een omschrijving van hooguit 500 tekens en een datum: allebei of geen van beide. Afvinken, het contactmoment en de volgende stap gaan in één keer, dus er blijft nooit de helft staan. Plant hij een volgende stap, dan telt ook aanmaken mee: staat die groep strenger dan bewerken, dan geldt die. Een taak zonder klant is geen stap; die vinkt hij gewoon af.
• Een taak bijwerken: de naam, de klant, de datum, de prioriteit, wie hem oppakt, de notitie, de duur, welke taak eerst af moet, waarop hij wacht en bij welk project hij hoort. Alleen wat hij noemt verandert. Is het antwoord binnen, dan haalt hij de blokkade eraf, net als de knop Antwoord binnen op Taken: de taken die erop wachtten komen ook vrij, en wat geen datum heeft komt op vandaag.
• Een urenregel bijwerken: de uren, de datum, de klant, het project of de omschrijving. Alleen wat hij noemt verandert. Staat de regel op een verstuurde factuur, dan mag alleen de omschrijving nog, en weigert hij de rest met de code uren-gefactureerd.
• Een project bijwerken: de naam, de start of de doeldatum wijzigen, het stoppen met een einddatum, het weer laten lopen, of het in het archief zetten. Een doeldatum vóór de start weigert hij met de code project-doel-voor-start, ook als hij maar een van de twee wijzigt. Ook het kenmerk uit een ander systeem, zie Projecten.
• Een project dat loopt op Ter review of Wacht op klant zetten, en weer terug op Loopt. Gepland en Afgerond zet hij niet: die volgen uit de start en uit het stoppen, net als in de app. Hij zet ook het budget in uren en, als jij het geld mag zien, het uurtarief van het project. Dat tarief gebruikt Haal open uren op; laat hij het leeg, dan geldt dat van de klant of van je werkruimte (sinds koppeling 1.37.0).
• Een eigen regel in de tijdlijn bijwerken, en een mijlpaal verzetten, hernoemen, op bereikt zetten of op een andere plek in de stappen van het project zetten.
• Een deelnemer bijwerken: zijn stand, zijn bedrag of zijn notitie. Meldt hij iemand af die al een factuur heeft, dan blijft die factuur staan en vraagt hij jou wat ermee moet; crediteren of een concept weggooien doet hij niet op eigen houtje. Het bedrag zetten vraagt het recht op geld.
• Een van je gekoppelde agenda’s een naam of kleur geven, of hem je standaard maken voor een nieuwe afspraak. Alleen je eigen agenda’s, en de standaard is van jou alleen. Ontkoppelen kan hij niet; dat doe je zelf bij Koppelingen.
• Een afspraak bijwerken. Een afspraak die alleen in Zakenmaat staat wijzigt hij helemaal. Bij een afspraak uit Google, Outlook of CalDAV, of een werklocatie, afwezigheid of focustijd uit Google, verandert hij alleen de klant en het project: in je gekoppelde agenda verandert niets.
• Een klant onder een andere klant hangen als subklant weigert hij als die klant zelf subklanten heeft (code parent-heeft-subklanten), zoals in de app.
• Een klant archiveren en weer terughalen. Zijn subklanten gaan mee, en er gaat niets weg. Nieuw werk hangt hij niet aan een klant in het archief; hij zegt dan dat de klant in het archief staat en hoe je hem terughaalt.
• Een notitie bij een klant aanpassen of vastzetten.
• Een of meer taken naar volgende week schuiven, zoals de knop Naar volgende week op Taken: dezelfde weekdag in de week hierna, en wat te laat is of geen datum heeft naar maandag. Een afgevinkte taak en een taak die wacht slaat hij over en noemt hij.
• Een doel bijwerken en de stand zetten van een doel dat je met de hand bijhoudt.
• Een checklist bijwerken: de titel, de klant, het project, de startdatum, pauzeren met een reden, hervatten, archiveren of terugzetten. Een item of fase wijzigt hij of verplaatst hij ook, en met teams zet hij bij een item wie het doet. Zet hij de checklist bij een andere klant en past het project daar niet, dan hangt hij daarna aan geen project, en dat zegt het antwoord.
• Met teams het team van een checklist aanpassen, zoals Aanpassen in de app: mensen erbij zetten of eruit halen. Items houden wie ze al hadden, en het team is nooit leeg (sinds koppeling 1.37.0).
• Een fase op het planbord bijwerken: de naam, de status, de begrote uren, hoeveel mensen er nodig zijn en de notitie. Een fase verzetten kan hij ook, naar een nieuwe start of een aantal werkdagen op; wat erna komt in hetzelfde project schuift mee, tenzij hij dat uitzet, en de reden komt in de tijdlijn van het project. Een collega op een fase zetten of de fase aan een opdrachtnemer aanbieden, en dat intrekken, kan hij ook. Is de fase al definitief, dan krijgt de opdrachtnemer net als in de app een mail via de mailkoppeling van het bedrijf, en zegt het antwoord of die mail weg is (sinds koppeling 1.36.0). Definitief maken doe je zelf in de app en aannemen doet de opdrachtnemer zelf. Dit vraagt beheer, en staat Planning uit, dan weigert hij het.
• Jouw wachtdrempel zetten: na hoeveel dagen een wachtende taak oranje wordt, tussen 3 en 60. Standaard is dat 14. Dat is altijd jouw eigen drempel, nooit die van een collega.
• Je vertrekadres onthouden en of je standaard heen en terug rijdt, bij het vastleggen of bijwerken van een rit.
• Een klant bijwerken. Hij vult ook adres, kvk, btw-nummer, contactpersonen, tags, kleur, hoofdklant en het startsaldo op Rendement in. Een klant met meer dan één platform geeft hij door met een komma ertussen, bijvoorbeeld “WordPress, Exact”, net als in het veld Platform of systeem in de app. Bij een lead zet hij ook de omvang (klein, middel of groot), in een team wie hem trekt, en als jij het geld mag zien de geschatte waarde. Zonder eigen bedrag tellen de waarderegels uit je instellingen weer. Die drie horen bij Opvolgen en bestaan niet als Opvolgen uit staat. Als jij het geld mag zien zet hij ook het uurtarief van de klant, dat Haal open uren op gebruikt. Dat staat los van het eigen uurtarief voor Rendement hieronder. Een nieuw e-mailadres bij de klant of een contactpersoon vraagt hij altijd eerst, ook als bewerken op Mag meteen staat (sinds koppeling 1.38.1).
• Een lead op Verloren zetten, met de reden: te duur, koos een ander, geen budget nu, geen reactie meer, past niet bij het bedrijf of anders, en eventueel een toelichting. De eerstvolgende open stap met een datum vervalt dan, en je AI zegt welke. Een verloren lead terughalen naar nieuw, offerte, prospect of actief kan hij ook; de reden gaat dan weg, en een stap die verviel komt niet terug. Vervalt er een stap, dan geldt de strengste stand van bewerken en verwijderen. Dit hoort bij Opvolgen (sinds koppeling 1.37.0). Zie Opvolgen.
• Bij een nieuwe of bestaande klant de regels voor Rendement zetten: Buiten het rendement met de reden, de datum bij Meet vanaf, en het eigen uurtarief, alleen als meetlat. Dezelfde drie velden als op het tabblad Gegevens, met dezelfde controle: een datum die niet bestaat, een jaar buiten 2000 tot 2100 of een tarief boven de 1.000 euro weigert hij. Het eigen tarief hoort bij het geld. Mag je dat niet zien, of staat Financieel uit, dan zegt hij dat hij het tarief niet kan zetten, en doet hij de rest wel. Zie Klanten.
• Een kostenpost bijwerken, ook de klant of het evenement waar hij aan hangt, of hem daarvan losmaken. Zet hij een kost op een evenement, dan gaat de klant eraf, en dat zegt hij erbij: “De klant gaat eraf, want een kost op een evenement draagt geen klant.”
• Een rit bijwerken. Alleen wat hij noemt verandert; zet hij alleen heen en terug om, dan blijft de enkele reis staan.
• Een terugkerende factuur bijwerken, pauzeren of weer laten lopen.
• Een factuurconcept bijwerken, of een offerteconcept, en bij een offerte ook een eigen geldig tot. Een verstuurde factuur ligt vast en kan hier niet mee veranderen, op twee dingen na: hij kan hem nog aan een project en aan een offerte hangen, of ervan losmaken. Het nummer, het bedrag en de regels blijven zoals ze waren. Geeft hij bij een concept nieuwe regels mee, dan vervangen die alle regels: een regel die hij weglaat gaat weg, en de uren die daarop stonden zijn weer open.
• Bij een offerte zet hij het nummer van buiten, de actiedatum, de kans en de lijst, of maakt hij ze leeg, ook als de offerte al verstuurd is. Alleen die velden veranderen dan; de offerte zelf blijft zoals je klant hem kreeg (sinds koppeling 1.46.0, met een nieuwe lijst). Een offerte naar een andere fase zetten is een eigen handeling, zie Geld.
• Een fase op je offertebord hernoemen, een andere kleur geven, verplaatsen of laten tellen als iets anders, en de instellingen van het bord zetten: hoeveel dagen vooruit een actiedatum opvalt (0 tot 30), de drie grenzen van de kansbanden (standaard 25, 50 en 75 procent) en of je offertes in een ander pakket maakt en ze hier alleen bijhoudt. Die instellingen gelden voor de hele werkruimte. Allebei vraagt beheer (sinds koppeling 1.46.0).
• Open uren ophalen op een conceptfactuur, zoals de knop Haal open uren op in de app: de uren van de klant die nog op geen factuur staan komen als regels op het concept, een per project, tegen het uurtarief van het project, de klant of je werkruimte. Hij kan een laatste dag noemen; anders telt alles tot vandaag. Stond er nog een los bedrag op, dan wordt dat eerst een regel (sinds koppeling 1.37.0).
• Het betaalschema van een offerte zetten, wijzigen of weghalen, in elke status. Het schema staat niet op de offerte die je klant kreeg, dus die verandert er niet door.
• Een checklist-item afvinken.
• Een datum die buiten het jaar 2000 tot 2100 valt, weigert hij met de code datum-jaar en het bereik erbij. Dat geldt sinds koppeling 1.38.0 ook voor de maanden bij een kostenpost en de termijnen van een offerte.
• Geeft hij bij een afspraak een tijd met een andere tijdzone, dan rekent Zakenmaat die om naar de Nederlandse tijd. Een tijd in een vorm die Zakenmaat niet kent, weigert hij met de code tijd-vorm, in plaats van hem stil in te korten (sinds koppeling 1.38.0).
• Een bestaand document overschrijven.

Dat afvinken van een taak in deze groep zit, verrast mensen. Het gevolg is dat je assistent daar standaard eerst toestemming voor vraagt. Vind je dat te omslachtig, dan kun je bewerken op “mag meteen” zetten, maar bedenk dat je daarmee ook het bijwerken van klanten en concepten losmaakt.

Geld

Vier handelingen, en die vragen standaard eerst om akkoord.

• Een factuur of offerte mailen naar je klant. Noemt hij geen adres, dan gaat hij naar het e-mailadres van de klant. Een adres dat niet bij de klant of een van zijn contactpersonen staat, vraagt hij altijd eerst, ook als geld op Mag meteen staat (sinds koppeling 1.36.0). Bij een verstuurde of vervallen factuur die nog niet betaald is kan hij er een herinnering van maken, met de standaardtekst voor een herinnering; bij een ander document weigert hij dat (sinds koppeling 1.37.0).
• Een concept versturen: een factuur, offerte of creditnota krijgt zijn definitieve nummer en gaat met de PDF naar het e-mailadres van je klant, met dezelfde controles als de knop Versturen in de app. Dit vraagt je AI altijd eerst, ook als geld op Mag meteen staat, en de vraag noemt het nummer, de klant, het bedrag en het adres. Een nummer kan niet terug: een verstuurde factuur zet je daarna alleen nog recht met een creditnota.
• De status van een factuur zetten, bijvoorbeeld op betaald of vervallen, of vanaf daar terug naar verstuurd. Een offerte kan hij ook op geaccepteerd of geweigerd zetten. Zet hij iets op betaald, dan kan hij de dag meegeven waarop het geld binnenkwam; zonder die dag wordt het vandaag. Ligt die dag vóór de factuurdatum, dan vraagt Zakenmaat eerst of je klant vooruit betaalde. Je AI vraagt het dan aan jou, en alleen als je ja zegt gaat het door met vooruitbetaald erbij. Dat kan sinds koppeling 1.24.0, zie Facturen opvolgen.
• Een offerte naar een andere fase op je offertebord zetten. Telt die fase anders, bijvoorbeeld akkoord in plaats van verstuurd, dan verandert de status mee, en daarom valt dit onder geld. De vraag vooraf noemt de offerte, het bedrag en van welke naar welke fase hij gaat. Een concept zet hij niet in een verstuurde fase, want dat is versturen en dat gaat met de stap hierboven. Een offerte met een nummer gaat niet terug naar een open fase, en een gefactureerde offerte verschuift niet. Dit vraagt het recht op geld en een nieuwe lijst (sinds koppeling 1.46.0).

Let op dat mailen onomkeerbaar is zodra de mail weg is. Antwoordt je mailkoppeling niet op tijd, dan probeert Zakenmaat geen tweede koppeling, want de mail kan al weg zijn; je AI zegt dan dat het niet zeker is en vraagt je eerst te kijken of hij aankwam (sinds koppeling 1.27.0). Een concept kan de assistent niet mailen: dat weigert hij, met de mededeling dat hij hem eerst moet versturen zodat hij een nummer krijgt.

Mailen

Sinds koppeling 1.30.0 kan je AI een klant mailen, met dezelfde regels als de knop Mail op de klantpagina. Dat is een eigen groep, Mailen, en die vraagt standaard eerst om akkoord. Het hoort bij het onderdeel Opvolgen: staat dat uit, dan mailt hij niet.

• De mail gaat via de mailbox van je bedrijf: de Gmail, Outlook of eigen mailserver die bij Instellingen › Koppelingen gekoppeld is. Is er geen mailbox gekoppeld, dan zegt hij dat de eigenaar of een beheerder dat eerst in de app doet.
• Alleen naar een adres dat bij die klant staat: het mailadres van de klant zelf of van een van zijn contactpersonen. Een ander adres weigert Zakenmaat. Hoort het adres wel bij je klant, zet het dan eerst bij de klant in de app. Zet je AI het adres van een klant alleen bij de contactpersoon, dan zegt Zakenmaat erbij dat daar niet gemaild kan worden en waar het wel hoort: in het veld e-mailadres, of bij een contactpersoon als de klant al een e-mailadres heeft. Een nieuw e-mailadres dat geen geldig adres is, slaat Zakenmaat niet op.
• Een onderwerp op één regel van hooguit 200 tekens, en een tekst van hooguit 10.000 tekens. De tekst gaat als platte tekst: een lege regel wordt een nieuwe alinea, en opmaak gaat niet mee.
• Per persoon gaan er hooguit 50 mails per dag naar klanten, samen met wat je met de knop Mail verstuurt.
• Dezelfde mail aan hetzelfde adres op dezelfde dag gaat maar één keer weg. Stuurt je AI hem na een haperende verbinding nog een keer, dan krijgt hij terug dat de mail al verstuurd was.
• De tekst van de mail bewaart Zakenmaat niet. Staat de tijdlijn aan, dan komt er bij de klant een contactmoment met kanaal mail en de tekst Mail aan, het adres en het onderwerp. Die regel leest elk lid van de werkruimte.

Een verstuurde mail haal je niet terug. Antwoordt je mailbox niet op tijd, dan weet Zakenmaat niet of de mail weg is. Je AI zegt dat dan, en vraagt je in je verzonden mail te kijken voor hij hem opnieuw stuurt.

Mail lezen kan je AI via Zakenmaat niet: Zakenmaat ontvangt geen mail. Kan je AI zelf bij je mailbox, lees dan Mails op de tijdlijn.

Documenten, de uitzondering

Je assistent kan een document opslaan: een stuk opgemaakte tekst dat een eigen webadres krijgt, zodat je het naar een klant kunt sturen. Denk aan een voorstel of een verslag dat hij voor je opstelt.

Hier moet je één ding van weten: hiervoor bestaat geen scherm in de app. Je ziet deze documenten alleen terug als ze aan een factuur hangen; dan staat de deellink in je facturenlijst en kun je hem daar ook intrekken. Los daarvan vraag je ze op via je AI, die de deellink ook voor je dichtzet. Wie de link al had, ziet daarna dat hij niet meer werkt, en dat is niet terug te draaien.

Hangt zo’n eigen ontwerp aan een factuur of offerte die al verstuurd is en dus een nummer heeft, dan kan je assistent het niet meer overschrijven. Dat weigert hij, en terecht: je klant opent dezelfde link en zou daar dan iets anders zien dan de PDF die hij ooit kreeg. Corrigeren doe je met een creditnota, en bij een offerte maak je een nieuwe.

Zo’n deellink is openbaar voor wie hem heeft. Stuur je er een naar de verkeerde persoon, trek hem dan in. Hij verloopt sowieso na negentig dagen; sla je het document opnieuw op of mail je de factuur opnieuw, dan begint die termijn opnieuw. Opent je klant een kwartaal na je laatste mail zijn oude link, dan is dat de reden dat hij niets meer ziet. Een ingetrokken link gaat nooit vanzelf weer open; mail je de factuur daarna, dan krijgt je klant een nieuwe.

Vraag je je AI om je documenten, dan krijgt hij de lijst zonder de links erbij: wel de titel, bij welke factuur het hoort en of de link nog werkt, niet de link zelf. Dat is met opzet. Opvragen valt onder lezen, en dat staat standaard aan, dus één vraag zou anders in één keer de openbare links van al je facturen naar je AI-aanbieder sturen. Heb je er één nodig, dan vraag je die van dát ene document op en krijg je hem alsnog.

Projecten

Een project hoort altijd bij een klant. Vraag je je AI om je projecten, dan krijgt hij per project de stand (lopend, doorlopend, afgerond of in het archief), de status zoals de app hem toont (Gepland, Loopt, Ter review, Wacht op klant of Afgerond, en Archief voor een project in het archief, sinds koppeling 1.38.0), hoe lang het loopt, geteld op de Nederlandse dag, de geboekte uren, het budget in uren en wat er gefactureerd en betaald is. Als jij het geld mag zien, krijgt hij ook het eigen uurtarief van het project. Staat de tijdlijn aan, dan ziet hij ook hoe het project ervoor staat, de stappen en wat de volgende mijlpaal is, in de volgorde van de tab Stappen. Hij kan de lijst smaller maken tot één status, of tot je eigen projecten, zoals Van mij in de app. Het archief laat hij weg, tenzij je er zelf om vraagt. Bij een subklant staan de projecten van de hoofdklant erbij, want daar mag je die uren ook op boeken.

Boekt hij uren of start hij de timer op een project zonder een klant te noemen, dan neemt hij de klant van het project over. Noemt hij wel een klant, dan moet het project bij die klant of bij zijn hoofdklant horen, anders weigert de app het. Vraag je de uren van één project op, dan krijg je alles wat erop staat en niet alleen de laatste dertig dagen.

Een project kan een eigen kenmerk uit een ander systeem krijgen, zoals het projectnummer uit AFAS. Dat kenmerk is uniek in je werkruimte, en een ander systeem vindt het project er zo op terug zonder het id van Zakenmaat te kennen. Maak je het leeg, dan gaat het eraf.

Op de klantkaart zie je dezelfde projecten terug, op het tabblad Projecten; zie Projecten bij een klant. Gebruik je de REST-API rechtstreeks, dan staan ze op /api/v1/projecten (opvragen en aanmaken) en /api/v1/projecten/<id> (wijzigen). De routes voor de tijdlijn en de mijlpalen staan op Je AI koppelen.

De tijdlijn en Hoe staat het

Sinds koppeling 1.22.0 leest en schrijft je AI in de tijdlijn van een project of klant, dezelfde als op de projectpagina. Vijf handelingen horen erbij:

• De tijdlijn opvragen, van een project of van een klant, nieuwste eerst. Hij kan het smaller maken tot bepaalde soorten (project, taak, geld, mijlpaal, notitie, besluit, contact, stand, uren of afspraak), tot een periode, of op een woord zoeken. Zoekt hij op een woord, dan vallen de uren weg en zoekt hij niet in wie iets deed. Ziet je rol alleen je eigen uren, dan krijgt hij ook alleen die. Sinds koppeling 1.23.0 staan je eigen afspraken die al begonnen zijn erin, zodat hij weet wanneer je je klant voor het laatst sprak. Alleen de afspraken opvragen kan sinds koppeling 1.23.1. Sinds koppeling 1.46.0 vraagt hij ook alleen de notities op één offerte op, als jij het geld mag zien. Lezen.
• Iets in de tijdlijn schrijven: een notitie, een besluit, een contactmoment met hoe je contact had (telefoon, mail, gesprek of bericht), of een oordeel over het project: op schema, let op of achter op schema. Hij kan het op een eerdere dag zetten, nooit op een dag die nog moet komen. Een oordeel zet hij altijd op vandaag; een eerdere dag weigert de app. Een oordeel kan alleen op een lopend project en alleen als Hoe staat het aan staat. Noemt de tekst een bedrag, een prijs of een documentnummer, dan zet hij de regel op alleen voor wie bij het geld mag. Een oordeel kan alleen op een lopend project, en leest iedereen in het project. Sinds koppeling 1.46.0 zet hij ook een notitie op een offerte: die komt in de tijdlijn van de klant van die offerte, en vraagt het recht op geld. Een besluit, contactmoment of oordeel op een offerte kan niet. Aanmaken.
• Een eigen regel bijwerken: de tekst, hoe je contact had, of hij alleen voor het geld is, en de eerste 24 uur ook de dag. Een oordeel wijzigt hij niet; hij schrijft een nieuw, zodat het verloop blijft staan. Wat Zakenmaat zelf schreef, over een taak, uren, geld of een mijlpaal, verander je via dat ding zelf. Bewerken.
• Een mijlpaal zetten, verzetten met een reden, hernoemen, op bereikt zetten of weghalen. Hij zoekt de mijlpaal op naam, waarbij hoofdletters niet tellen. Een naam die niet bestaat maakt hij alleen aan als je echt een nieuwe mijlpaal bedoelt, zodat er geen tweede naast de eerste komt. De oorspronkelijke datum blijft altijd staan. Een nieuwe mijlpaal valt onder aanmaken, verzetten en de rest onder bewerken, en weghalen onder verwijderen.
• Hoe staat het opvragen van een project: de stand, de signalen, wat ontbreekt, de mijlpalen met hun oorspronkelijke datum, het laatste oordeel en de kerncijfers. Staat Planning aan, dan tellen de open fases van het planbord mee: een project met fases heet dan niet meer Geen planning, en een open fase waarvan de einddatum voorbij is geeft het signaal dat hij af had moeten zijn, met de fase erbij (sinds koppeling 1.37.0). Kon hij iets niet zien, zoals het geld of de uren, dan zegt het antwoord dat, en hoort je AI het ook te zeggen. Lezen.

Een regel weghalen valt onder verwijderen. Er blijft dan staan dat er een regel was, zonder de tekst. Hij haalt alleen zijn eigen regels weg; een regel van een ander weghalen kan alleen een eigenaar of beheerder.

Je AI rekent de stand van een project nooit zelf uit. Hij neemt over wat Zakenmaat zegt, zodat hij niets anders beweert dan de kaart. Wil je dat in één zin laten doen, gebruik dan de routine “hoe staat project De Brug” van Je AI instellen. Die zet de stand, wat ontbreekt en wat er gemist is onder elkaar, met één volgende stap, en schrijft niets zonder je ja.

Weggooien, en terughalen

Sinds 31 juli 2026 kan je AI ook iets weggooien, en het weer terugzetten. Altijd één ding tegelijk: een taak, een afspraak, een urenregel, een kostenpost, een rit, een document, een factuurconcept, een terugkerende factuur, een project, een notitie of website bij een klant, een checklist of sjabloon, een doel, een regel uit de tijdlijn, een mijlpaal of een deelnemer van de lijst van een evenement. Een item of fase uit een checklist of sjabloon haalt hij ook weg. Er is bewust geen opdracht die een hele lijst leegmaakt. Een urenregel die op een verstuurde factuur staat, gooit hij niet weg; dat zegt hij met de code uren-gefactureerd (sinds koppeling 1.38.0).

Daarnaast gooit hij je lopende timer weg zonder de tijd te boeken, bijvoorbeeld als hij per ongeluk liep, en draait hij een afgesloten dag terug zodat de regels van die afsluiting uit je urenlijst gaan en de dag weer open staat. Een fase haalt hij van het planbord, alleen met beheer; de vraag vooraf noemt wie de klus al aannam. Een fase van je offertebord haalt hij ook weg, alleen met beheer. Staan er offertes in, dan gaan die naar een andere fase die net zo telt, en elke soort houdt minstens één fase. De offertes zelf blijven staan.

Gooit hij een project weg, dan blijven de uren en facturen die eraan hingen gewoon staan; alleen hun koppeling met het project gaat los. Zet hij het project terug, dan hangen ze er weer aan, behalve wat je intussen aan een ander project hebt gehangen.

Wat hij weggooit blijft twaalf maanden terug te halen: vraag hem het item terug te zetten met het id uit zijn antwoord. Een losse regel uit de tijdlijn en een mijlpaal zijn de uitzondering: die zijn meteen weg, en de tijdlijn houdt bij dat ze er waren. Zet hij een weggegooid project terug, dan komen de mijlpalen en de tijdlijn van dat project wel mee. Ook een doel, een item of fase uit een checklist of sjabloon, een weggegooide timer, een teruggedraaide dag, een dichtgezette deellink, een fase van het planbord en een fase van het offertebord zijn meteen weg en niet terug te zetten; bij een checklist-item noemt het antwoord wat er stond, zodat hij het opnieuw kan toevoegen. Wat je zelf in de app weggooit is meteen weg, daar is geen prullenbak. Hoe dat precies zit staat op Wat je AI mag doen, samen met de schuif waarmee je het aan of uit zet.

Eén uitzondering, en die is makkelijk te missen: een afspraak die uit je gekoppelde agenda komt. Vraag je je AI die weg te gooien, dan verdwijnt alleen de kopie hier in Zakenmaat. Bij Google of Outlook blijft hij gewoon staan, en zodra je de agendapagina weer opent staat hij hier ook weer. Wil je hem echt kwijt, gooi hem dan weg in je eigen agenda. Hetzelfde geldt voor aanpassen: bij zo’n afspraak kan je AI alleen de klant en het project wijzigen, niet de titel of de tijd. Een afspraak die alleen in Zakenmaat staat wijzigt hij helemaal, en nieuwe afspraken zet hij wél echt in je agenda.

Een werklocatie, afwezigheid of focustijd uit Google weggooien weigert hij helemaal, net als het scherm. Die soorten pas je alleen in Google aan.

In een team

Staat de teamfunctie aan, dan werkt je AI onder jouw naam en mag hij wat jij mag in je rol. Wat hij doet, staat op jouw naam, net als wat je zelf in de app doet.

• Mensen opvragen: wie er in de werkruimte werkt, met naam, rol en of die persoon er nog is.
• De planning plannen kan alleen met beheer, dus als eigenaar of beheerder: een fase maken, verzetten, aanbieden of weghalen. Lezen mag elk lid. Ook een lijst klanten importeren vraagt beheer.
• Een taak op naam van iemand zetten, bij het aanmaken of later, en taken opvragen van één persoon. Je noemt de persoon bij naam, of zegt “mij” of “niemand” voor wat nog van niemand is.
• Bij een project de verantwoordelijke zetten, en projecten per verantwoordelijke opvragen. De verantwoordelijke komt vanzelf in het team van het project, en de vorige blijft erin.
• Het team van een project aanpassen: mensen erbij zetten of eruit halen. Wie het project trekt haalt hij er niet af; kies dan eerst een ander als verantwoordelijke. De projectenlijst noemt per project wie er in het team zit (sinds koppeling 1.37.0).
• Het team van een checklist aanpassen en bij een item zetten wie het doet, en zien wie een item afvinkte. Wie een item krijgt, komt vanzelf in het team van de checklist.
• Bij een lead zetten wie hem trekt, en Opvolgen opvragen voor de leads van één persoon.
• Het offertebord lezen en een offerte naar een andere fase zetten kan alleen als je het geld mag zien. De fasen en de instellingen van het bord inrichten vraagt beheer.
• In de tijdlijn bewerkt hij alleen regels die jij schreef. Een regel alleen voor het geld zet hij alleen als jij bij het geld mag.
• Een klant mailen doet hij alleen als jij dat mag: de eigenaar mag het altijd, en de rest alleen als de eigenaar bij Mensen Mag mailen heeft aangezet. Zonder dat vinkje weigert Zakenmaat de mail. De daglimiet van 50 geldt per persoon.
• Uren van één persoon opvragen, en uren boeken voor een ander. Dat laatste kan alleen als je zelf de uren van iedereen ziet, dus als eigenaar of beheerder, en het komt in het logboek bij Mensen. Een medewerker ziet en boekt alleen de eigen uren.

De timer die je AI start, is die van jou, en “stop mijn timer” stopt alleen de jouwe. Ziet je rol de uren van iedereen, dan kan je AI ook de timer van een collega stoppen; die uren komen dan op naam van die collega. Facturen, kosten en de belasting ziet je AI alleen als jij ze in de app ziet; zie Wie wat ziet.

Als een onderdeel uit staat

Heeft de eigenaar een onderdeel uitgezet, zoals Financieel, Offertes, Kilometers, Agenda, Checklists, SEO, Tijdlijn, Opvolgen, Sites, Planning of Evenementen, dan weet je AI dat. Het overzicht noemt welke onderdelen uit staan, en vraag je toch naar iets daaruit, zoals je facturen, kosten, de belastingstand, je ritten, je afspraken, je checklists of de tijdlijn van een project, dan weigert hij met de uitleg dat dat onderdeel uit staat in je werkruimte. Hij zegt er ook bij dat je gegevens er nog zijn, zodat hij niet doet alsof er niets is.

Met Financieel uit houdt hij je doelen voor uren en afgeronde taken; alleen de geldoelen vallen weg. Staat Kilometers nog aan, dan geeft hij je ritten zonder bedrag.

Met Tijdlijn uit vallen ook de mijlpalen, de stappen van een project en Hoe staat het weg, en geeft de projectenlijst niet meer hoe een project ervoor staat en wat de volgende mijlpaal is. Staat de tijdlijn aan maar Hoe staat het uit, dan krijgt hij voor de stand van een project de melding dat Hoe staat het uit staat, en de tijdlijn zelf werkt gewoon.

Met Opvolgen uit kan hij geen stap van een klant op gedaan zetten, geen klant mailen en geen lead op Verloren zetten of terughalen; de trekker, de omvang en de waarde van een lead zet hij dan ook niet. Je taken en de status van je klanten blijven gewoon staan, en een stap vinkt hij dan af als gewone taak, zonder contactmoment.

In een team staat de agenda per persoon. Heb je hem voor jezelf uitgezet, dan zegt je AI dat je hem zelf weer aanzet, bij Instellingen › Jij; zie Je agenda in een team.

Met Planning uit weigeren de planningtools, en zegt je AI waarom. Met Sites uit kan hij de websites bij een klant niet opvragen of toevoegen.

Met Offertes uit weigert hij de handelingen van het offertebord, maakt hij geen nieuwe offerte, dupliceert hij er geen en zet hij geen notitie op een offerte. Je facturen werken gewoon. Offertes hangt aan Financieel: staat Financieel uit, dan staat Offertes ook uit.

Aan- of uitzetten kan hij niet. Vraag je het hem, dan zegt hij dat dat alleen in de app kan. Hoe dat werkt staat op Onderdelen uitzetten.

Gripp en WeFact

Twee handelingen horen bij een koppeling met Gripp of WeFact, waarbij dat pakket de bron blijft van je klanten, uren of facturen. Die koppeling is nog in de bouw en kun je nog niet maken. Tot dan doen deze twee niets.

• Nu ophalen wat er in het pakket veranderde, in plaats van te wachten op de ronde van elk kwartier. Dit valt onder lezen. Zonder koppeling zegt hij dat er niets op te halen is.
• Een opruiming goedkeuren. Pauzeert de koppeling omdat er in één keer veel uit het pakket verdween, en heb je daar zelf opgeruimd, dan zet hij de koppeling hiermee weer aan. Dit vraagt hij altijd eerst, ook als verwijderen op Mag meteen staat, en alleen de eigenaar mag het.

Opnieuw verbinden hoeft hiervoor nu niet (koppeling 1.43.0 en 1.45.0). Werkt je werkruimte later met Gripp of WeFact en kent je AI deze handelingen nog niet, dan zegt de status van de koppeling hem dat hij een nieuwe lijst nodig heeft.

Wat hij niet kan

Een klant weggooien kan niet. Daar hangen facturen, uren en notities aan die meeverdwijnen en niet compleet terugkomen, en een halve terugzetting is erger dan geen. Een factuur of offerte met een nummer kan ook niet weg: de nummering moet opeenvolgend blijven, dus crediteren is daar de vorm. Een creditnota maakt hij als concept en verstuurt hij pas na jouw akkoord.

Hij kan ook niet bij je instellingen. Je bedrijfsgegevens, het uurtarief van je werkruimte, de waarderegels en de warmte van Opvolgen, je mailkoppelingen (naam, kleur en standaard van je agenda’s wel, zie Wijzigen), je onderdelen en de rechten zelf staan buiten zijn bereik, dus hij kan zichzelf geen ruimere rechten geven. De instellingen van je offertebord zijn de uitzondering: die zet hij met beheer, zie Wijzigen.

De SEO-cijfers zitten niet in de koppeling, en de code van Zakenmaat zelf is onbereikbaar. Verder blijft alles binnen de werkruimte waarvoor je hem koppelde. Zit je in twee werkruimtes, dan ziet een koppeling er maar één.

Hoe je het vraagt

Je hoeft geen commando’s te leren. Zeg gewoon wat je wil in je eigen woorden: boek drie uur op Bakkerij Janssen van gisteren, of maak een factuur van mijn uren van juli voor die klant.

Wees wel concreet over bedragen, data en namen. Je assistent vult niet aan wat je niet zegt, en bij alles wat om akkoord vraagt zie je toch eerst de exacte inhoud voordat er iets gebeurt.

Wat hier misgaat

Laat je een factuur mailen en komt hij niet aan, dan ligt dat bijna nooit aan de koppeling zelf maar aan het adres of je mailinstelling. De stappen staan op De factuurmail komt niet aan.