Waarom je twee keer bevestigt

Staat een groep op “eerst vragen”, dan doet je assistent iets wat omslachtig aanvoelt: hij vertelt eerst wat hij gaat doen, wacht op je ja, en voert het pas daarna uit. Twee rondjes voor één opdracht. Dat is met opzet, en deze pagina legt uit waarom het je een keer gaat redden.

Hoe het eruitziet

Je vraagt bijvoorbeeld om factuur 2026-004 te mailen. In plaats van dat te doen, antwoordt de assistent met wat hij van plan is en wat het gevolg is. Bij het stoppen van een timer is dat bijvoorbeeld: de timer stoppen en 2,25 uur boeken op Bakkerij Janssen, met als gevolg dat die uren in je urenlijst komen en meetellen in je rendement.

Zeg je ja, dan voert hij het uit. Zeg je niets of iets anders, dan gebeurt er niets. Er wordt niets klaargezet en er blijft niets in de wacht staan.

Het antwoord van Zakenmaat zegt je AI zelf dat de handeling eerst jouw akkoord vraagt en dat er nog niets is gedaan. Je AI hoort je dan in eigen woorden te vragen of het mag, met wat er gebeurt en wat het gevolg is, en de opdracht pas na een duidelijke ja opnieuw te sturen. Zeg jij nee of iets anders, dan stuurt hij het akkoord niet mee. Hij hoort het ook niet zelf te bevestigen, ook niet als je opdracht er al om vroeg. Krijg je een handeling uitgevoerd zonder dat je AI het je vroeg, meld dat dan en zet de groep op Eerst vragen; het is een afspraak met je AI en geen slot waar niemand omheen kan.

Waarom de inhoud in de bevestiging staat

Dit is de kern. De bevestiging gaat niet over “mag je een factuur mailen”, maar over “mag je déze factuur naar dít adres mailen”.

Het verschil is groter dan het lijkt. Als je akkoord alleen aan de handeling en het document zou hangen, dan zou je ja op “mail FACT-2026-004 naar klant@klant.nl” ook gelden voor diezelfde factuur naar een heel ander adres. Je bevestigt dan een handeling in plaats van een gebeurtenis, en dat is een blanco volmacht.

Daarom zit alles wat het resultaat verandert in wat je bevestigt. Wijzigt er tussen de vraag en de uitvoering ook maar één veld, dan hoort je akkoord niet meer bij wat er gaat gebeuren en wordt er opnieuw gevraagd.

Lees dus wat er staat, niet alleen dát er iets staat. Het adres, het bedrag en de klantnaam in die bevestiging zijn precies wat er gebeurt als je ja zegt.

Daarom staat er altijd bij om welk ding het gaat, en niet alleen wat er gebeurt. Bij een taak lees je de taaknaam, bij een factuur het nummer en het bedrag, bij een klant de klantnaam, bij een project de projectnaam met wat er verandert, en bij een checklist het item en de lijst waar het in staat. Zie je een vraag waarin je het onderwerp niet herkent, zeg dan nee: een akkoord dat je niet kunt controleren is geen akkoord.

Je hebt anderhalve minuut

Een bevestiging is negentig seconden geldig. Dat is ruim voor iemand die “ja” typt, en kort genoeg dat een AI die in een lus belandt niet ver komt.

Ben je te laat, dan is er niets stuk. De assistent vraagt gewoon opnieuw, met dezelfde uitleg. Kom je er middenin achter dat het bedrag niet klopt, laat het venster dan gewoon verlopen.

Als je akkoord niet meer past

Een akkoord geldt voor precies de handeling die je zag. Past het meegestuurde akkoord niet meer, dan voert Zakenmaat niets uit en zegt het antwoord waarom, zodat je AI het niet blijft proberen. Er komt dan een nieuwe vraag, en een eerder ja telt daar niet voor. Er zijn vier redenen:

• Het akkoord is geen akkoord van Zakenmaat, of het is onderweg veranderd.
• Het hoort bij een andere handeling: een andere tool, een ander item, een andere werkruimte of een andere persoon.
• Het hoort bij dezelfde handeling, maar met andere velden of waarden dan nu. Je AI moet dan dezelfde velden meesturen als in de aanroep waarop hij het akkoord kreeg, niets erbij en niets anders.
• Het is verlopen, want een akkoord geldt negentig seconden.

Stond een veld er al zo, dan telt het niet als wijziging. Past je AI bijvoorbeeld een klant, project of taak aan en is alles wat hij meestuurt al zo ingesteld, dan krijgt hij terug dat er niets is gewijzigd, en vraagt Zakenmaat niets. Je hoeft dus niet te bevestigen wat niets verandert.

Wanneer je het wel en niet ziet

Je krijgt deze tussenstap alleen bij groepen die op “eerst vragen” staan. Standaard zijn dat bewerken, verwijderen, geld en mailen. Lezen en aanmaken gaan meteen door, want die zijn goed te overzien. Drie handelingen vragen altijd, ook als je Geld op “mag meteen” zet. Een concept versturen: dan krijgt het concept zijn definitieve nummer en gaat het naar je klant, en een nummer kan niet terug. Een factuur of offerte mailen naar een adres dat niet bij de klant of een contactpersoon staat. En een terugkerende factuur die zelf verstuurt instellen of weer aanzetten. Daarnaast vraagt een nieuw e-mailadres bij een klant of een contactpersoon altijd, ook als je Bewerken op “mag meteen” zet.

Een paar voorbeelden van hoe dat uitvalt. Een taak, een project of uren toevoegen gaat meteen door, ook een taak die op iemand wacht. Een taak afvinken, een project wijzigen of stoppen, en een factuur aan een project hangen vragen eerst, ook als die factuur al verstuurd is. Iets weggooien vraagt eerst, iets terugzetten niet: terugzetten valt onder aanmaken. Je dag afsluiten valt ook onder aanmaken. Zet je die groep op eerst vragen, dan zie je de hele dag in één vraag, met elke klant en zijn duur en het stoppen van je timer erbij. Schuift je assistent daarna nog een post, dan wordt er opnieuw gevraagd.

Zet je een groep op “mag meteen”, dan verdwijnt de tussenstap voor bijna alles in die groep. Een paar handelingen vragen het altijd eerst, ook dan: een concept versturen, een terugkerende factuur die zelf verstuurt, de facturen voor de deelnemers van een evenement, het e-mailadres van een klant wijzigen, een factuur mailen naar een adres dat niet bij die klant hoort, en een grote opruiming uit een gekoppeld pakket goedkeuren. Dat je de tussenstap voor de rest uitzet, bevestig je in de app met een vinkje. Zie Wat de AI mag.

In de app zelf krijg je deze vraag nooit. De bevestiging hoort bij de koppeling, niet bij jou: klik jij in de app op versturen, dan is dat je bevestiging.

Waar je op moet letten

De vraag verschijnt in je AI-gesprek en nergens anders. Er komt geen melding in Zakenmaat en geen mail, dus sluit je dat gesprek, dan is de opdracht weg.

Binnen die negentig seconden kan dezelfde bevestigde actie in principe nog een keer worden uitgevoerd. Dat kan alleen exact dezelfde actie zijn, met dezelfde inhoud, dus je loopt niet het risico dat er iets anders gebeurt dan je hebt gelezen.

Bij het mailen van een factuur is dat apart afgevangen: dezelfde factuur gaat binnen een minuut niet twee keer de deur uit, zodra de eerste verzending klaar is. Twee opdrachten die elkaar overlappen terwijl de eerste PDF nog wordt opgebouwd, worden niet gevangen. Een mail aan een klant is strenger afgevangen: dezelfde mail aan hetzelfde adres op dezelfde dag gaat maar één keer weg, ook als twee opdrachten elkaar overlappen. Zie je bij iets anders een dubbele boeking, kijk dan of je assistent het commando twee keer heeft gestuurd.

Een bevestiging is geen ondertekening. Zakenmaat legt niet per handeling vast dat jij ja hebt gezegd, en er is in de app geen scherm waarop je achteraf terugleest wat je assistent heeft gedaan. Wat hij schrijft komt wel in een logboek, maar dat zie je alleen terug in de JSON-export onder Je gegevens meenemen. Wat er wél gebeurt is dat het resultaat gewoon in je lijsten staat: het uur staat op Tijd, de factuur in je facturenlijst. Wil je zeker weten wat er is gebeurd, kijk dan daar.

Waarom dit zo is gebouwd

Een assistent die je opdracht net anders begrijpt dan je bedoelde is geen randgeval maar de normale gang van zaken bij taal. Bij lezen kost dat niets: je krijgt een antwoord dat je niet zocht en je vraagt het opnieuw.

Bij een factuur die de deur uit gaat kost het wel iets, want die is bij je klant. De tussenstap is er voor precies die categorie: handelingen waarvan het resultaat naar buiten gaat of iets overschrijft dat je niet terugkrijgt.