Terugkerende facturen

Stuur je een klant elke maand hetzelfde bedrag voor hosting of onderhoud, of eens per jaar voor een licentie, dan leg je dat één keer vast als terugkerende factuur. Op de dag die je kiest maakt Zakenmaat de factuur zelf aan. Standaard als concept, zodat jij hem nog nakijkt; wil je dat hij meteen de deur uit gaat, dan kan dat ook.

Je vindt ze op Financieel, tabblad Facturen, in het blok Terugkerend. Dat staat er alleen als je bovenaan Facturen kiest, onder Verwacht per maand en boven de lijst.

Een terugkerende factuur aanmaken

1. Klik in het blok Terugkerend op + Terugkerende factuur. Het venster Nieuwe terugkerende factuur gaat open.
2. Kies de klant en vul een omschrijving en het bedrag ex btw in.
3. Kies bij Hoe vaak of het elke maand of elk jaar is, en op welke dag.
4. Laat Meteen versturen en mailen uit als je elke factuur eerst wilt zien.
5. Klik op Toevoegen.

De regel staat daarna in de tabel. Onder Wanneer staat in kleine letters “volgende” met de datum van de eerste factuur.

Wat de velden betekenen

Klopt er iets niet, bijvoorbeeld een dag van 31 of geen bedrag, dan zegt de app wat er mist en is er niets opgeslagen. Wat je had ingevuld blijft in het venster staan.

Wanneer de factuur verschijnt

Zakenmaat kijkt elke ochtend welke regels aan de beurt zijn, rond zeven uur in de zomer en rond zes uur in de winter. De factuur die dan ontstaat krijgt de datum van die dag. Als concept heeft hij nog geen nummer; in de lijst staat er “(automatisch)” in de kolom Nr.

Is een ochtend gemist, dan maakt de volgende ochtend de factuur alsnog. Dat reikt één periode terug: bij een maandelijkse regel de vorige maand, bij een jaarlijkse het vorige jaar. Een factuur voor dezelfde periode komt er nooit twee keer, ook niet als die ochtend om wat voor reden dan ook twee keer draait.

Het concept is een gewone factuur. Je kunt hem aanpassen met Bewerken in het menu Acties van zijn regel, versturen of weggooien. Gooi je hem weg, dan maakt de regel hem voor die periode niet opnieuw.

Wat de tabel laat zien

Als een regel aandacht vraagt

Er zijn een paar dingen die de app niet voor je kan oplossen. Dan maakt hij de factuur niet, of alleen als concept, en zet hij een melding onder de tabel:

• De klant staat op pauze. Dan komt er geen factuur. Zet de klant met Hervatten op de klantenlijst weer aan, dan haalt de regel de gemiste periode de volgende ochtend in. Is de klant echt klaar, pauzeer de regel of verwijder hem.
• De klant staat in het archief. Dan komt er ook geen factuur, en de melding wijst je naar het archief. Haal je de klant daar terug, dan maakt de regel de periodes niet alsnog die verstreken terwijl de klant in het archief stond, net als een regel die je pauzeert en weer aanzet. Wat daarna aan de beurt is, komt gewoon. Moet zo’n gemiste periode toch gefactureerd worden, maak die factuur dan zelf. Hervatten helpt hier niet, dat is voor een klant op pauze. Is de klant echt klaar, pauzeer de regel of verwijder hem.
• Het adres van de klant is niet compleet en de regel staat op versturen. Dan staat de factuur als concept klaar. Vul adres, postcode en plaats aan bij de klant en verstuur hem zelf.
• Versturen lukte niet, bijvoorbeeld omdat je mailkoppeling ontbreekt, je klant geen mailadres heeft of je eigen btw-nummer nog niet bij je bedrijfsgegevens staat. Ook dan staat de factuur als concept klaar en zegt de melding waarom.

Gaat de volgende factuur van die regel wel goed, dan verdwijnt de melding vanzelf. Pauzeren haalt hem ook weg.

Bewerken, pauzeren en verwijderen

In de kolom Acties staan drie knoppen. Het potlood (Bewerken) opent Terugkerende factuur bewerken, met dezelfde velden als bij het aanmaken. Een wijziging geldt voor de facturen die nog komen; wat al gemaakt is verandert niet mee.

Verander je de dag of het bedrag, dan loopt de regel gewoon door. Verander je Hoe vaak, van maand naar jaar of andersom, dan begint hij opnieuw bij de eerstvolgende dag in het nieuwe ritme en haalt hij niets in.

Met de pauzeknop zet je een regel stil, bijvoorbeeld als een klant een paar maanden niets afneemt. Zet je hem later weer aan, dan gaat hij verder bij de eerstvolgende dag. De maanden van de pauze worden niet alsnog gefactureerd, want dat bedoelde je met pauzeren. Wil je er toch één, maak die factuur dan met de hand.

Met de prullenbak verwijder je de regel. De app vraagt eerst of je het zeker weet. Er komen daarna geen nieuwe facturen meer uit, en de facturen die hij al maakte blijven staan met hun nummer.

Vooruitkijken

Actieve regels tellen mee in het blok Verwacht per maand, direct boven Terugkerend op hetzelfde scherm. Een maandelijkse regel staat daar in elke maand, een jaarlijkse alleen in zijn eigen maand. Zo zie je wat er de komende maanden aan vaste facturen aankomt, naast wat er nog open staat op je offertes. Zie Offertes.

En je AI-koppeling

Je assistent ziet bij elke factuur of hij door een terugkerende regel is gemaakt en voor welke periode. Sinds koppeling 1.15.0 kan hij ook de regels zelf opvragen, aanmaken, wijzigen, pauzeren en weer laten lopen. Een regel die alleen concepten klaarzet valt onder aanmaken; een regel die zelf verstuurt valt onder geld, en die vraagt hij altijd eerst, ook als geld op Mag meteen staat. Dat geldt ook voor versturen aanzetten op een bestaande regel en voor een regel die verstuurt weer laten lopen. Zie Wat de AI kan.