Je gegevens meenemen

Heb je je klanten en je uren al ergens staan, tik ze dan niet over. Zakenmaat leest een CSV-bestand in, en dat exporteert elke tool en elk spreadsheetprogramma. Onder Instellingen neem je twee soorten mee: klanten en uren. Je offertes haal je binnen op Offertes zelf, zie Offertes importeren. Importeren kan de eigenaar en een beheerder. Klanten kun je op twee plekken importeren: onder Instellingen, zoals hieronder staat, en op de klantenlijst zelf, zie Klanten importeren vanaf Klanten. Andersom haal je elke lijst eruit als CSV, zie Je gegevens openen in Excel of Numbers.

De snelste route

1. Exporteer je gegevens uit je huidige tool als CSV, of sla je Excel-blad op als CSV.
2. Zorg dat de eerste regel kolomkoppen bevat, met de namen die hieronder staan.
3. Ga in Zakenmaat naar Instellingen › Gegevens, kaart Importeren.
4. Kies bij Wat importeer je voor Klanten of Uren, selecteer je bestand en klik op Importeer.

Je krijgt daarna een melding met het aantal geïmporteerde regels. Er staat bijvoorbeeld “Import klaar: 12 rijen geïmporteerd”. Zijn er regels overgeslagen, of vielen er regels buiten de grens van duizend, dan staan die aantallen er apart bij. Bij uren kan er nog een derde aantal staan: regels die niet geboekt zijn omdat meer klanten die naam dragen, zie hieronder. Zie je alleen het eerste getal, dan is alles goed gegaan.

Welke kolommen je nodig hebt

Voor klanten is alleen naam verplicht. Optioneel zijn contact voor de contactpersoon en email.

Dat e-mailadres is de moeite waard om mee te nemen, want dat is precies het adres waar je facturen straks naartoe gaan. Neem je het niet mee, dan moet je het later per klant alsnog invullen voordat je kunt versturen.

Voor uren zijn datum en uren verplicht. Optioneel zijn klant en omschrijving.

Hoofdletters in je kolomkoppen maken niet uit, want die worden voor het vergelijken kleingemaakt. De volgorde van de kolommen maakt ook niet uit. Kolommen die Zakenmaat niet kent worden genegeerd, dus je hoeft je export niet op te schonen.

Hoe je bestand eruit moet zien

Een klantenbestand ziet er zo uit:

• eerste regel: naam;contact;email
• daarna per regel een klant, bijvoorbeeld Bakkerij Janssen;Jan de Vries;jan@bakkerijjanssen.nl

Puntkomma of komma als scheidingsteken mag allebei. Zakenmaat kijkt naar je eerste regel en telt welke van de twee er het meest in staat; bij een gelijkspel wint de puntkomma. Dat is precies wat een Nederlandse Excel uitspuugt, dus meestal hoef je hier niets aan te doen.

Velden tussen aanhalingstekens werken, ook als er een regeleinde in zit, zoals bij een meerregelige cel uit Excel. Wil je een letterlijk aanhalingsteken in een veld, typ hem dan twee keer. De onzichtbare tekens die Excel aan het begin van een bestand zet worden herkend en weggehaald.

Wat er met datums en uren gebeurt

Een datum mag in drie vormen: 2026-07-27, 27-07-2026 of 27/07/2026. Iets anders wordt niet gelezen en die regel wordt overgeslagen.

Uren mag je met een punt of een komma schrijven, dus 2.5 en 2,5 zijn allebei goed. Ze worden afgerond op twee decimalen. Drie soorten regels worden overgeslagen: uren die geen getal zijn, uren die precies nul zijn, en regels van meer dan 24 uur. Dat laatste is bijna altijd een export waarin minuten of een bedrag in de urenkolom terecht zijn gekomen.

Die 24-uurgrens geldt per regel en niet per dag, dus vier regels van tien uur op dezelfde datum komen er gewoon in. En de controle kijkt naar de absolute waarde, dus een negatief getal als -8 wordt zonder klacht geïmporteerd als min acht uur. Staan er minnen in je export, haal die er dan eerst uit.

Wat er met onbekende klanten gebeurt

Staat er in je urenbestand een klantnaam die nog niet bestaat, dan wordt die klant aangemaakt. Handig, maar zo’n klant heeft dan alleen een naam: geen e-mailadres, geen factuuradres, geen tarief. Wil je facturen kunnen sturen, importeer dan eerst je klanten en daarna je uren.

Die klantnaam wordt vergeleken zonder op hoofdletters te letten. Schrijf je dezelfde klant een keer als “Bakkerij Janssen” en een keer als “BAKKERIJ JANSSEN”, dan krijg je één klant en komen alle uren daaronder te staan. De eerste schrijfwijze in je bestand is de naam die je terugziet. Ook witruimte telt niet mee: een dubbele spatie, een tab of een regeleinde in een naam (bijvoorbeeld uit een meerregelige Excel-cel) wordt één spatie, en levert dus geen tweede klant op.

Staan er in je werkruimte al twee klanten met een naam die op deze manier samenvalt, bijvoorbeeld een oude tweeling met een dubbele spatie, dan boekt de import de uren op die naam niet. Bij Import klaar staat dan hoeveel regels “niet geboekt zijn omdat meer klanten die naam dragen”; die boek je met de hand.

De uren komen op jouw naam te staan, ook als iemand anders ze oorspronkelijk had geschreven. Wie de uren schreef staat niet in een CSV-bestand, dus de app noteert degene die importeert.

Klanten importeren vanaf Klanten

Op de klantenlijst staat een tweede weg, die je eerst laat zien wat er binnenkomt. Onder de lijst staat “Staan je klanten nog in een spreadsheet?” met de knop Importeer ze in één keer uit een CSV-bestand; heb je nog geen klanten, dan staat dezelfde vraag onder Nieuwe klant toevoegen, met een link naar Instellingen. Alleen de eigenaar en een beheerder zien dit.

1. Kies bij CSV-bestand je bestand en klik op Bekijk wat binnenkomt. Een voorbeeldbestand haal je op met Voorbeeldbestand.
2. Je ziet per regel wat er gebeurt: Komt erbij, Bestaat al of Valt weg, bij de laatste twee met de reden erbij. Een regel valt weg bij een lege naam, een naam van meer dan 200 tekens, een te lang veld of een e-mailadres waar Zakenmaat niet heen kan mailen. Er is dan nog niets opgeslagen.
3. Klik op Importeer met het aantal klanten erachter. Met Ander bestand kiezen begin je opnieuw.

Deze lade kent meer kolommen dan de import onder Instellingen: naam, contactpersoon, e-mail, telefoon, plaats en branche. Alleen naam is verplicht. Een paar gangbare koppen worden herkend, zoals bedrijfsnaam, klant of company voor de naam, en contact, e-mailadres, mail of tel. Een telefoonnummer komt bij de contactpersoon te staan. Ook hier geldt maximaal 1 MB en duizend regels; is je bestand groter, dan staat er “Dit bestand is groter dan 1 MB. Splits het in twee bestanden.” Wat er na de eerste duizend regels staat, wordt niet gelezen en staat apart in het overzicht. Je AI kan dezelfde import doen.

Offertes importeren

Je offertes neem je mee op Offertes, met Importeer uit een CSV-bestand in het menu Meer voor je offertes. Ook hier zie je eerst per regel wat er binnenkomt, voor er iets wordt opgeslagen, in vier stappen: je bestand, welke kolom wat is, je fasen en klanten, en een voorvertoning. Er passen tot 1000 offertes in een bestand. Staan nummer, klant en omschrijving in één kolom, gescheiden door ” – “, dan splitst Zakenmaat ze voor je. Een klant die nog niet bestaat maak je in de derde stap aan, sla je over of hang je aan een bestaande klant.

Anders dan bij de klanten en uren hierboven komt een offerte die er al staat er niet nog een keer bij, en haal je een import tot zeven dagen later in één keer weg. Alles wat je importeert is een offerte van buiten: Zakenmaat geeft hem geen nummer, mailt hem niet en telt hem niet mee in wat je nog moet factureren. Importeren kan de eigenaar en een beheerder, en alleen als het onderdeel Offertes aan staat.

Waar je op moet letten

Een import voegt toe, hij werkt niets bij. Bestaat er al een klant met dezelfde naam, dan wordt die regel overgeslagen en blijft de bestaande klant zoals hij is. Hetzelfde geldt voor een regel met een e-mailadres waar Zakenmaat niet heen kan mailen, bijvoorbeeld zonder apenstaart of met twee adressen in één veld: die regel telt als overgeslagen en de naam blijft vrij. Verbeter het adres in je bestand en draai het opnieuw. Je kunt de import dus niet gebruiken om gegevens van bestaande klanten aan te vullen; dat doe je met de hand op de klantkaart.

Dat overslaan gaat op naam en let niet op hoofdletters of op extra witruimte, dus “Bakkerij Janssen” en “bakkerij janssen” gelden als dezelfde klant. Dubbele regels in je eigen bestand worden op dezelfde manier gefilterd. Een klantenbestand kun je dus gerust twee keer draaien zonder dubbele klanten te krijgen.

Twee grenzen, en ze werken verschillend. Je bestand mag maximaal 1 MB zijn: daarboven wordt er niets geïmporteerd en krijg je een foutmelding. En er worden maximaal 1000 regels per keer verwerkt: alles tot regel 1000 komt binnen, wat daarna komt niet, en dat aantal staat apart in de melding. Heb je meer, knip je bestand dan in stukken.

Behalve klanten, uren en offertes kun je niets importeren. Facturen, kosten en taken neem je niet mee; die begin je in Zakenmaat opnieuw.

Als er niets gebeurt

Krijg je een foutmelding in plaats van een resultaat, dan is het bijna altijd een van deze vier: je bestand is groter dan 1 MB, je bestand is leeg of heeft alleen een kopregel, de verplichte kolom ontbreekt, of het is geen CSV. Controleer als eerste je kopregel, want daar gaat het het vaakst mis. Noemt de melding de 1 MB, dan is er niets geïmporteerd en hoef je niets op te ruimen.

Zijn er veel regels overgeslagen, kijk dan naar je datum- en urenkolom. Een export met een datum als “27 juli 2026” of uren als “2:30” wordt niet gelezen; zet die eerst om in je spreadsheet.

Je gegevens openen in Excel of Numbers

Andersom kan ook. Onder Instellingen › Gegevens staat de kaart Openen in Excel of Numbers, met per lijst een eigen bestand en de knop Download CSV. Zo geef je je boekhouder je facturen, of reken je zelf verder in een spreadsheet. Bovenaan de kaart staat hoeveel lijsten je ziet, bijvoorbeeld “6 lijsten, elk als eigen CSV-bestand, met Nederlandse kolomnamen en bedragen met een komma.”

• Klanten: elke klant met contactpersoon, adres, KvK en btw-nummer.
• Facturen en offertes: elk document met klant, datum, bedrag ex en incl btw en de status.
• Factuurregels: elke regel van elk document, met het nummer erbij om ze te koppelen. Tel je omzet in Facturen en offertes: een creditnota heeft geen regels, en hier staan ook offertes en concepten tussen.
• Offertes: elke offerte met klant, fase, bedrag ex btw, kans, actiedatum en de laatste notitie. De kolommen hebben dezelfde koppen die de import van offertes herkent, dus dit bestand lees je zo weer in. Alleen de eigenaar en een beheerder zien het.
• Uren: elke urenregel met klant, project en omschrijving.
• Kosten: elke kostenpost met categorie, herhaling en btw. De btw staat per post op centen afgerond, dus een som in Excel kan een cent naast het totaal op het scherm liggen.
• Ritten: elke rit met afstand, doel en het bedrag: de kilometers maal je kilometertarief.

Het bestand opent zo in een Nederlandse Excel of in Numbers: puntkomma’s tussen de kolommen, een komma in de bedragen en Nederlandse kolomnamen, zoals Datum, Klant, Ex btw en Incl btw. Waar een klant, project of factuur hoort, staat de naam of het nummer en geen code. Het bestand heet naar de lijst, je werkruimte en de dag, bijvoorbeeld zakenmaat-facturen-studio-heide-2026-10-24.csv. Een tekst die begint met =, +, – of @ krijgt een apostrof ervoor, zodat Excel hem niet als formule uitvoert.

Excel en Numbers maken van een telefoonnummer of KvK-nummer met een nul vooraan een getal, en dan valt die nul weg. In Excel houd je die nul door het bestand te openen via Gegevens › Uit tekst/CSV en zet je die kolommen op Tekst.

Je ziet alleen de bestanden van wat je mag zien. Zonder toegang tot het geld zie je alleen Klanten en Uren, en bij Uren alleen die van jou; dat staat er dan ook bij. Staat Financieel uit, dan vallen Facturen en offertes, Factuurregels, Offertes en Kosten weg; staat alleen het onderdeel Offertes uit, dan valt Offertes weg; staat Kilometers uit, dan Ritten. Bij Kosten krijgt een collega zonder toegang tot Belasting de privéposten niet mee. Met een team komt er bij Uren en Ritten een kolom Geboekt door bij.

Op Klanten, Tijd en Kosten staat dezelfde download rechtsboven, als Exporteer klanten als CSV, Exporteer uren als CSV en Exporteer kosten als CSV. Die geeft alles, ook wat je met een filter of een ander jaar uit beeld had. Wil je alleen wat er nu op het scherm staat, gebruik dan bij Facturen de knop Exporteer, of bij Kilometers de rittenstaat van één jaar.

Lukt het lezen niet, dan krijg je geen bestand maar de zin “Het bestand kon niet volledig gelezen worden. Probeer het opnieuw.” Breekt de download halverwege af, dan meldt je browser dat hij mislukt is; probeer het dan opnieuw. Heb je intussen in een ander tabblad een andere werkruimte geopend, dan krijg je het bestand van de werkruimte waarin je klikte; hoort die niet meer bij je account, dan staat er “Deze werkruimte hoort niet (meer) bij je account. Open de pagina opnieuw en download dan.”

Wil je alles in één keer, met elke tabel en elk veld, dan is dat de export als JSON in de kaart Je gegevens meenemen erboven. Die is bedoeld om over te stappen, de CSV-bestanden om in te lezen.