Je bedrijfsgegevens · Zakenmaat documentatie

Je bedrijfsgegevens vul je één keer in en ze komen daarna op elke factuur en elke offerte die je maakt. Het is de saaiste tien minuten van je eerste dag, en tegelijk de enige stap die je niet kunt overslaan: een factuur zonder deze gegevens voldoet niet aan de wettelijke eisen.

Staat Financieel uit, dan maak je geen facturen. Bij Je bedrijf vallen dan het veld IBAN en de kaart Hoe je factuur eruitziet weg; je naam, KvK-nummer, btw-nummer en adres blijven. Zie Onderdelen uitzetten.

Waar je ze invult

Ga naar Instellingen, onderaan de zijbalk.
Kies Je bedrijf in de rail links.
Klik op de kaart Bedrijfsgegevens rechtsboven op Alles bewerken. Dan gaan alle rijen tegelijk open en staat je cursor in de eerste rij.
Vul de velden in en klik op Alles bewaren. Je krijgt Opgeslagen! in beeld.

Wil je later één gegeven aanpassen, dan hoef je niet alles open te zetten. Ga met je muis over de rij, klik op Wijzig en daarna op Bewaar. Op een aanraakscherm staat die knop er altijd. Bovenaan de kaart staat in een pil hoeveel rijen nog leeg zijn.

Weigert Zakenmaat iets, bijvoorbeeld een lege bedrijfsnaam, dan staan de rijen die je net invulde weer open met jouw invoer erin en staat de cursor in de eerste. Zo zie je meteen wat niet is opgeslagen, en lijkt een geweigerde waarde niet op een bewaarde.

Je kunt hier later altijd terug, en een wijziging verandert niets aan wat je al verstuurd hebt. Op het moment dat een factuur of offerte zijn nummer krijgt, legt Zakenmaat je bedrijfsgegevens en die van je klant in dat document vast: je naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, voorwaarden en betaaltermijn, en de naam, het adres, het e-mailadres en het btw-nummer van je klant. Ben je verhuisd en druk je een oude factuur opnieuw af, dan staat je adres van toen erop, net als in de PDF die je klant destijds kreeg. Ontbrak er toen iets, dan meldt het vel dat ook nu nog.

Twee dingen volgen wel je instellingen van nu. Een concept heeft nog geen nummer en toont dus altijd je huidige gegevens. En je logo wordt niet vastgelegd: dat is geen wettelijk gegeven, dus een nieuw logo staat ook op een herdruk van een oude factuur. Je IBAN ligt vast vanaf het moment dat je de factuur verstuurt.

Wat er in de velden hoort

Bedrijfsnaam

Het enige veld dat je echt moet invullen, want zonder naam slaat het formulier niets op. Dit is de naam die bovenaan het vel komt.

Adres, postcode en plaats

Je vestigingsadres, niet dat van je klant.

KvK-nummer

Acht cijfers, zoals het in het Handelsregister staat.

Btw-nummer

De vorm is NL, negen cijfers, B, en twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Let op dat dit je btw-identificatienummer is en niet je omzetbelastingnummer; die twee lijken op elkaar maar het eerste hoort op je factuur.

IBAN

Het rekeningnummer waarop je betaald wilt worden. Op een factuur staat het rechtsboven bij je gegevens, in groepjes van vier zoals NL12 RABO 0345 6789 01, en nog een keer in de betaalzin onderaan. Op een offerte staat het niet, want daar valt nog niets te betalen. Hoe je het typt maakt niet uit: de groepjes zijn alleen de weergave op het vel. Staat dit er niet, dan weet je klant niet waarheen hij moet overmaken.

Wat er op een factuur moet staan

Zakenmaat controleert vier van je eigen gegevens en twee van je klant, plus of de factuur een omschrijving van het werk heeft. Open je een factuur om hem af te drukken en ontbreekt er iets, dan staat er bovenaan het vel een waarschuwing met precies wat er mist. Gecontroleerd worden:

je KvK-nummer
je btw-nummer
je adres: straat, postcode en plaats
je IBAN, behalve op een offerte, want daar hoeft nog niets betaald te worden
de klant zelf
een omschrijving van het werk, behalve op een creditnota
het adres van de klant, ook straat, postcode en plaats, dat je op de klantkaart invult en niet hier

Reken je op een factuur 0% btw, dan komen er twee bij: de reden dat je geen btw rekent, en bij verlegde btw of een levering binnen de EU ook het btw-nummer van je klant.

Je krijgt hem op twee momenten te zien: op het afdrukvel voor je verstuurt, en nog een keer meteen na het versturen. Die tweede is een nette maar machteloze melding, want de factuur is dan al weg en heeft zijn definitieve nummer. Aanvullen helpt dan alleen nog voor de volgende. Loop het dus na op het afdrukvel, niet erna.

Op een offerte controleert Zakenmaat niets van dit alles. Niet de IBAN, en ook je KvK-nummer, je adres en het adres van je klant niet: de hele waarschuwingsbalk wordt op een offerte overgeslagen, en na het versturen krijg je ook niets te zien. Een offerte is geen fiscaal document, dus dat is met opzet. Het betekent wel dat een offerte met gaten er ongemerkt uit gaat, en die gaten kom je pas tegen bij de factuur die erop volgt.

Wat er verder allemaal op een geldige factuur hoort en waarom, staat in de kennisbank op zakenmaat.nl. Deze handleiding gaat over de knoppen, niet over de regels van de Belastingdienst.

Je logo toevoegen

Een logo is optioneel en komt rechtsboven op je facturen en offertes, dus ook in de PDF die je klant per mail krijgt. Laat je het leeg, dan staan daar de initialen van je bedrijfsnaam in een vlak: de eerste letter van de eerste twee woorden, dus “Studio Heidelicht” wordt SH. Het voorbeeld op de kaart Hoe je factuur eruitziet doet hetzelfde.

Je vindt hem op de tweede kaart van Je bedrijf, Hoe je factuur eruitziet, in de rij Logo. Kies je bestand en klik onderaan die kaart op Opslaan.

Wijst Zakenmaat het logo af, bijvoorbeeld omdat het te groot is, dan staat de melding bij de rij Logo zelf. Sla je dan op, dan wordt er ook van de rest van je gegevens niets opgeslagen: bij elke logomelding staat “De rest van je gegevens is niet opgeslagen.”

De eisen: PNG, JPEG of WebP, maximaal 256 kB, en niet breder of hoger dan 3000 pixels. Kies er een met een doorzichtige of witte achtergrond, anders staat er een gekleurd blok op het witte vel. Wil je hem later weg, dan zet je het vinkje Verwijderen naast je logo aan en sla je opnieuw op.

Voorwaarden onderaan de factuur

Op dezelfde kaart staat de rij Betaalvoorwaarden. Daar kun je een verwijzing naar je algemene voorwaarden kwijt. Die komt onderaan je facturen en offertes, precies zoals je hem typt: elke regel wordt een regel op het vel, en je hebt zeshonderd tekens.

Verwijs naar de plek waar je voorwaarden staan, plak ze er niet helemaal in. Laat je dit leeg, dan blijft het blok gewoon weg.

Betaaltermijn en aantal op de factuur

Ook op de kaart Hoe je factuur eruitziet staat de rij Betaaltermijn: het aantal dagen dat een klant heeft om te betalen, van 1 tot en met 365, en 14 zolang je niets anders kiest. Dat komt op elke nieuwe factuur te staan. Vul je iets anders in dan een heel aantal dagen, dan staat er “Vul de betaaltermijn in als een heel aantal dagen, van 1 tot en met 365. Er is niets opgeslagen.”

Op de kaart staat een Voorbeeld van je factuur, met je bedrijfsnaam, je adres, je opgeslagen logo en twee voorbeeldregels. Het vinkje Toon aantal en eenheid op facturen voegt de kolommen Aantal en Eenheid toe, en op de factuur komt dan “12 uur x 75,00 euro” te staan in plaats van alleen het totaal. Factureer je vaste prijzen, laat hem dan uit.

Waar je op moet letten

Alleen de bedrijfsnaam is verplicht in het formulier. Alle andere velden mag je leeg opslaan, en dat gaat zonder klacht. Je merkt het pas als je je eerste factuur openslaat en de waarschuwing ziet, en dat is een vervelend moment om erachter te komen. Vul ze dus in één keer volledig in.

Eén daarvan is geen waarschuwing maar een slot: je btw-nummer. Zolang dat leeg is kun je een factuur niet op verstuurd zetten en niet mailen. De app weigert, met de melding dat deze factuur niet de deur uit kan. De rest laat je gewoon door en zetten alleen een waarschuwing op het vel. Zit je vast bij je eerste factuur, kijk dan dus eerst of je btw-nummer erin staat.

Zakenmaat controleert niet of je nummers kloppen. KvK-nummer, btw-nummer en IBAN worden opgeslagen zoals je ze typt, zonder enige vormcontrole. Eén cijfer verkeerd valt nergens op en rolt mee op elke factuur die je daarna verstuurt, ook bij je klant en zijn boekhouder. Kopieer ze liever dan dat je ze overtypt.

De bedrijfsnaam hier is dezelfde naam als die je bij je registratie invulde: dat ene veld benoemt je werkruimte én staat bovenaan je factuur. Pas je hem hier aan, dan verandert hij dus op allebei de plekken. Er is geen aparte handelsnaam voor op de factuur.

Daarna

Met je gegevens compleet kun je je eerste klant aanmaken en uren gaan boeken. De volgorde staat op Je eerste week, en hoe een factuur eruit rolt op Facturen maken.