Outlook
Outlook en Microsoft 365 verbinden voor mail en agenda. Werkt ook waar app-wachtwoorden uitstaan.
De Outlook-koppeling doet twee dingen: mail versturen en je agenda. Geen zoekcijfers, die horen bij Google.
Werkt voor Microsoft 365 en voor Outlook.com. Dit is ook de weg op werkaccounts waar app-wachtwoorden zijn uitgezet door de beheerder: daar lukt je eigen mailserver niet en deze koppeling wel.
Staat de teamfunctie aan voor je werkruimte, dan is dit de koppeling van het bedrijf, en die maakt de eigenaar of een beheerder. Wie verbond, staat erbij. Je eigen agenda koppel je dan los, op de kaart Outlook-agenda onder Jouw agenda’s; zie Agenda. Staat de agenda uit, voor de werkruimte of alleen voor jou, dan koppelt Zakenmaat daar niets. Begon je het verbinden nog voor het uitzetten, dan kom je terug op Koppelingen met “Niet gelukt: dit onderdeel staat uit, voor de werkruimte of alleen voor jou. Laad de pagina opnieuw.” De koppeling van het bedrijf gaat wel gewoon door, want die draagt ook de mail.
Staat de agenda uit bij Instellingen › Onderdelen, dan blijft deze koppeling je mail versturen, maar haalt hij geen afspraken meer op. Zie Onderdelen uitzetten.
Wat je goedkeurt
- Mail versturen namens jou.
- Je hoofdagenda lezen en aanvullen.
Je mailbox zelf wordt niet gelezen. Zakenmaat mag alleen versturen.
Stap voor stap
- Ga in de app naar Instellingen › Koppelingen.
- Klik op de Outlook-kaart op Verbinden. Er opent een venster met de stappen.
- Klik daarin op Outlook verbinden.
- Log in bij Microsoft met het account waarmee je wilt versturen. Microsoft laat je altijd eerst kiezen met welk account, ook als je al ingelogd bent. Heb je een privé- en een werkaccount, kies dan degene van het adres waarmee je mailt.
- Microsoft laat zien wat je goedkeurt. Geef expliciet toestemming om namens jou mail te versturen; zonder die toestemming komt de koppeling wel tot stand maar mislukt elke verzending. Gaf je Zakenmaat eerder al toestemming, of heeft een beheerder het voor de hele organisatie goedgekeurd, dan slaat Microsoft dit scherm over en ga je meteen door.
- Je komt terug in Zakenmaat, op hetzelfde blok.
Klaar als
De Outlook-kaart springt op Verbonden, en in het venster staat je adres met erachter of de agenda erbij zit. Klik daar op Testmail sturen en kijk in je eigen inbox. Dat is de enige controle die telt.
Waar het meestal misgaat
De testmail komt niet aan
Meestal ontbreekt de toestemming om namens jou te versturen. Ontkoppel Outlook en verbind opnieuw; ontbreekt of is de toestemming ingetrokken, dan vraagt Microsoft er opnieuw om. De app zegt dit ook in de foutmelding.
Mijn agenda blijft leeg
Is je koppeling van vóór de agenda-functie, dan dekt hij die niet. Mail blijft dan gewoon werken en alleen je agenda blijft stil. De app meldt dit met een knop om opnieuw te verbinden. Eén keer opnieuw koppelen lost het op.
Mijn afspraken staan op een verkeerde tijd, of ontbreken
Zakenmaat vraagt de tijden bij Microsoft expliciet in UTC op en weigert een afspraak waarvan de tijdzone daarvan afwijkt, in plaats van te gokken. Een afspraak die wordt overgeslagen is beter dan een die twee uur verschoven in je agenda staat. Kom je dit tegen, meld het dan met de feedbackknop.
Ik zie de knop Outlook verbinden niet
Dan staat de koppeling in deze omgeving nog niet klaar aan de serverkant. Op de Outlook-kaart staat dan “Nog niet ingesteld”, en het venster zegt hetzelfde. Dat kun je zelf niet oplossen; laat het weten met de feedbackknop.
Mijn beheerder moet toestemming geven
Dat kan op een werkaccount: veel organisaties laten een gewone gebruiker geen agendatoegang aan een app geven, omdat Zakenmaat je agenda leest en aanvult. Zakenmaat herkent dit. Je krijgt dan bij Instellingen › Koppelingen de melding “Outlook is niet verbonden. Bij je werkaccount mag alleen een beheerder Zakenmaat toegang geven tot je mail en agenda. Vraag je beheerder om Zakenmaat goed te keuren, en verbind Outlook daarna opnieuw.” Onder die melding staat een link, Zakenmaat goedkeuren als beheerder, met ernaast de knop Kopieer de link. Stuur die link naar je beheerder, of open hem zelf als jij de beheerder bent.
De beheerder logt in bij Microsoft, keurt Zakenmaat goed voor de hele organisatie en komt terug op een eigen pagina, Zakenmaat is goedgekeurd. Hij heeft daar geen account bij Zakenmaat voor nodig. Daarna verbind jij Outlook opnieuw, en dan lukt het ook voor collega’s. Drukte de beheerder op annuleren, dan staat er Zakenmaat is niet goedgekeurd; hij kan de link dan opnieuw openen.
Zei Microsoft niets over een beheerder en drukte je zelf op annuleren, dan staat er “Outlook is niet verbonden, want Zakenmaat kreeg geen toestemming”. Verbind dan gewoon opnieuw. De link voor de beheerder is er per koppeling: die voor de kaart Outlook vraagt mail en agenda, die voor Outlook-agenda onder Jouw agenda’s alleen de agenda, zonder mail.
Nog een account koppelen, of een ander
Dit geldt voor Google, Outlook en CalDAV. Heb je twee bedrijven, of een privé- en een werkagenda, koppel ze dan allebei. Klik bij Instellingen › Koppelingen, onder Jouw agenda’s, op de kaart van de aanbieder op Nog een agenda koppelen. Het nieuwe account komt naast het eerste, met een eigen kaart en een eigen kleur; er gaat niets weg en er komt geen vraag. Tot vijf agenda’s in totaal. Heb je er vijf, dan staan die knoppen er niet meer en staat er: “Je hebt 5 agenda’s gekoppeld, en meer kan niet. Wil je er een andere bij, ontkoppel er dan eerst een.”
Wil je een koppeling écht op een ander account zetten, klik dan op zijn kaart op Beheren en daarna op Opnieuw verbinden, en kies het andere account. Dan vraag ik eerst, bovenaan Koppelingen, met beide adressen erin, bijvoorbeeld: “Je had al jan@bakkerij.nl gekoppeld. Vervangen door info@bakkerij.nl?”
- Vervangen: het nieuwe account komt in de plaats van alleen deze koppeling. De afspraken van het oude account gaan uit je agenda in Zakenmaat, behalve de afspraken met een klant of project: die blijven staan als je eigen afspraak. Je andere koppelingen blijven zoals ze zijn. In Google of Outlook zelf verandert niets.
- Niet vervangen: alles blijft zoals het was.
Koppel je opnieuw met hetzelfde account, bijvoorbeeld omdat de app om een nieuwe toestemming vraagt, dan komt er geen vraag en verandert er niets aan je afspraken. Dat geldt ook als je adres deze keer met andere hoofdletters terugkomt. Kies je bij Nog een agenda koppelen een account dat je al gekoppeld hebt, dan werk ik alleen die koppeling bij. Kies je bij Opnieuw verbinden een account dat je al als een andere agenda hebt, dan verandert er niets en staat er: “Dit account heb je al gekoppeld. Er is niets gewijzigd. Verbind deze agenda opnieuw met het account dat erbij hoort, of ontkoppel hem.”
De koppeling van het bedrijf. Gaat het om de mailbox van het bedrijf, dan zegt de vraag dat de mail van het bedrijf voortaan via het nieuwe account gaat. Koppelde een collega die eerder, dan vraagt Zakenmaat of je hem wilt overnemen. Kwam de agenda van die collega uit dat account, dan gaan die afspraken uit Zakenmaat, op die met een klant of project na, en krijgt die collega een melding in de bel.
Ontkoppelen
In hetzelfde venster staat een ontkoppelknop. Die vraagt om bevestiging en zegt erbij wat er weggaat, want dit raakt ook je opgehaalde afspraken.
Staat de agenda uit en heb je onder Jouw agenda’s een eigen Outlook-agenda gekoppeld, dan staat op die kaart “De agenda staat uit. Je koppeling bestaat nog; ontkoppel hem als je hem niet meer wilt.”, met de knop Ontkoppelen. Komt de agenda binnen via de koppeling van het bedrijf, dan staat er “De agenda staat uit, dus deze afspraken worden niet opgehaald. De koppeling zelf hoort bij het bedrijf, want daar hangt ook de mail aan.”, en heet de knop Beheren.